Transcription

• Tanguy El Mouahidine

  Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. Quand on lance un projet, une question qui revient toujours, combien cela va nous coûter ? On ne peut pas aimer les estimations, penser que c'est inutile et toujours faux, mais au final, on a toujours besoin d'avoir une idée de ce que l'on va dépenser. Les ressources financières et humaines sont rarement illimitées. Alors, comment faire pour connaître le budget nécessaire pour réaliser le projet ? On voit cela ensemble dans cet épisode de Focus Projet. Bon, commençons par la base. Pourquoi est-il important d'estimer le budget du projet ? Si vous souhaitez faire des travaux chez vous, vous allez rapidement vous demander combien ça coûte. En entreprise, c'est pareil. On a besoin de savoir combien les projets vont coûter pour décider si cela vaut le coup de les réaliser. Ce coût peut être des euros mais aussi parfois du temps des personnes dans l'entreprise. Comme pour chez vous, vous n'avez pas forcément besoin d'un prix précis à l'euro près pour évaluer si le gain que vous allez en retirer, la valeur va être suffisante par rapport au coût pour réaliser le projet. Souvent, au tout début, on souhaite juste avoir un ordre de grandeur du coup pour voir si on va plus loin. Et on précise des choses, ce que l'on va réellement faire et le prix associé ensuite. Si vous voulez rénover votre maison, vous allez d'abord essayer de savoir approximativement combien ce que vous souhaitez faire peut coûter. Et si ça vous parait cohérent, vous allez passer plus de temps pour décider ce que vous allez faire dans les détails et faire des devis pour cela. A travers ça, on voit donc qu'une des principales raisons d'estimer le budget du projet, c'est de voir la viabilité de celui-ci, ce qui va coûter par rapport à ce que l'on va en retirer. C'est cette information qui va permettre de convaincre les parties prenantes du bien fondé du projet et qui va être utilisé pour l'arbitrage entre les projets. Comme je l'ai dit un peu avant, on associe souvent le coût à des euros, mais cela peut dans certains cas être du temps de travail. Si on a besoin d'arbitrer entre faire travailler quelqu'un sur différents projets, on va plutôt regarder le temps à y consacrer par rapport aux gains qui sont attendus pour les différents projets. L'une des définitions d'estimer, c'est calculer approximativement. On voit donc qu'estimer le budget nécessaire pour réaliser le projet, ce n'est pas garantir le coût final à l'euro près. Il est possible d'estimer le coût du projet de manière plus ou moins précise en fonction des informations disponibles et des techniques utilisées. Il est donc indispensable d'associer l'estimation à une précision. Cela se fait généralement en indiquant une marge d'erreur, plus ou moins 50%, plus ou moins 30%, plus ou moins 10% par exemple. Il est aussi possible d'indiquer un montant avec la manière dont ce montant a été obtenu et le degré de confiance qu'on y porte. Par exemple, de manière très grossière, le projet va coûter X euros. Mais mon conseil pour les chefs de projet qui évoluent dans des structures où les marges d'erreur autour des estimations ne sont pas bien appréhendées, c'est plutôt de donner une fourchette de prix, plutôt qu'un seul prix, avec une marge d'erreur. Cela est beaucoup plus parlant pour les décideurs. Par exemple, plutôt que d'indiquer que le budget du projet est de 200 000 euros à plus ou moins 50%, il est souvent préférable de dire que le projet va coûter entre 100 000 et 300 000 euros. Toutes les estimations qu'on peut réaliser ne vont pas forcément avoir le même degré de précision. Il faut donc savoir quand on fait une estimation le degré de précision que l'on souhaite obtenir. Quel va être le but de cette estimation ? Pour cela, il faut arriver à bien connaître le besoin des décideurs ou des autres destinataires de l'estimation. Cela va nous orienter sur les méthodes et les techniques à utiliser pour produire une estimation appropriée, c'est-à-dire une estimation qui va répondre aux besoins en termes de précision et qui ne va pas nous prendre trop de temps non plus. Parce que d'une manière générale, comme vous pouvez vous en douter, au plus on va vouloir une estimation précise, au plus cela va nous demander du travail et du temps. Donc, si on vous demande combien va coûter le projet, essayez d'en savoir plus. Est-ce que le but, c'est juste d'avoir une première estimation pour savoir si on va plus loin avec cette idée, que l'on veut voir si le projet va être viable, ou si c'est pour prévoir son financement et, je ne sais pas, par exemple, aller demander un prêt à une banque pour obtenir les fonds pour pouvoir réaliser le projet. On voit bien que le but n'est pas du tout le même. Le degré de précision nécessaire ne va pas être le même, et les justifications qu'on va atteindre avec cette estimation ne vont pas être les mêmes non plus. Si le but c'est d'aller voir des banques pour obtenir un financement, il va falloir un niveau de précision qui va être plus fin et plus précis, et il faudra être en mesure de justifier ce que l'on a fait. Par rapport au cas où l'on souhaite juste arbitrer entre deux éventuels projets et décider lequel on va faire passer en priorité en fonction des ressources qui sont disponibles, c'est pas tout à fait la même chose. Donc il faut arriver à bien saisir le besoin pour faire l'estimation qui va correspondre à celui-ci. Soit suffisamment précise, soit dans l'autre sens, ne pas passer trop de temps à essayer de faire quelque chose de très précis alors qu'on n'a pas forcément ni les bonnes informations disponibles et qu'on n'a pas forcément le temps nécessaire non plus. Maintenant qu'on a vu tout ça, quelles sont les principales méthodes d'estimation ? Tout d'abord, l'analogie. Alors là, on est sur quelque chose d'assez simple. L'idée, c'est qu'on a fait d'autres projets, on sait globalement ce qu'on veut obtenir. Et à la louche, on va se dire que ce que l'on souhaite faire, c'est assez semblable à un autre projet que l'on a déjà fait et dont on connaît le coût. On peut avoir des petites différences, mais elles ne vont pas forcément être décisives par rapport à notre connaissance du projet et à son coût global. Du coup, on peut aller voir combien a coûté ce projet précédent pour se dire que ce nouveau projet va coûter à peu près pareil. Peut-être éventuellement un peu plus ou un peu moins si on anticipe qu'il y a plus ou moins de travail à faire. Dans l'ensemble, l'idée est de se baser sur un projet déjà existant, un ou des projets d'ailleurs, parce qu'on peut le faire aussi avec plusieurs projets, et de voir combien ils ont coûté. A partir de ces informations-là, on définit un montant pour le projet. Cette estimation va dans ce cas là être assez peu précise vu que l'on se base principalement sur des comparaisons entre des projets pour l'obtenir. C'est ce qu'on appelle la méthode par analogie. C'est assez empirique, c'est un peu le doigt mouillé. On voit les autres projets que l'on a menés précédemment et le coût qu'ils ont eu et à partir de ceci on estime à la louche le coût du projet. Donc en général, sur ce type de méthodologie, pour la précision, on est plutôt autour de plus ou moins 50% au niveau de la marge d'erreur. Après, si on a beaucoup de projets qui sont très similaires, on pourrait dire que la marge d'erreur est un peu inférieure. Mais d'une manière générale, on est plutôt dans cet ordre de grandeur-là. Cette méthode va plutôt être utilisée pour avoir un budget macro pour le projet, avoir une première idée de combien le projet va coûter. Cela ne va pas permettre d'avoir un prix précis. La seconde méthode, qui est plutôt un groupe de méthodes, ce sont les modèles paramétriques. Ça peut aller de quelque chose de très simple, avec une règle de 3. On va se dire, je ne sais pas, j'ai une maison, si je construis une maison qui fait 100 m², elle coûte 200 000 Si j'en construis une qui fait 200 m², elle va coûter le double. Ce que je dis dans ce cas là n'est pas forcément valable pour la maison, les prix des constructions ne vont pas forcément être linéaires par rapport au mètre carré. Mais voilà, l'idée c'est de définir une ou deux des caractéristiques principales et d'appliquer une formule mathématique qui va avoir été définie à partir de l'expérience des projets précédents. Ça demande donc d'avoir un historique de référence de prix ainsi que d'avoir analysé ces données. Quand on a des choses assez simples, comme l'on a vu avec une règle de 3, ça peut demander quelques projets, quelques références précédentes. Il faut bien identifier la caractéristique principale qui va faire varier le prix des projets, et on va faire dans ce cas-là, pour une règle de 3, une régression linéaire. Après, on peut mettre en place des modèles paramétriques plus compliqués, soit avec un seul paramètre, mais pas forcément l'IDR, avec d'autres formules mathématiques, ou même, dans certains cas, avec plusieurs paramètres. La difficulté avec cette méthode, c'est d'obtenir le modèle en faisant de l'analyse de données. Une fois qu'on a le modèle qui indique comment les prix évoluent en fonction des paramètres, c'est assez simple à utiliser. On rentre juste là où les caractéristiques principales et on obtient un prix. La difficulté, c'est d'arriver à créer le modèle. Il faut pour cela un nombre important de références précédentes, bien identifier la ou les caractéristiques principales qui peuvent faire évoluer le prix des projets et des compétences en analyse de données. C'est une méthode qui nécessite une analyse de données un peu poussée en amont pour obtenir le modèle paramétrique. Ce modèle paramétrique peut être créé et appliqué pour des projets dans leur ensemble, pour des portions du projet ou pour des tâches précises à réaliser. La dernière méthode, ça va être la méthode ascendante. C'est une méthode qui peut être assez précise et qui est souvent ce que l'on met en œuvre quand on fait une estimation. L'idée, c'est de voir tout ce que l'on a à acheter, à faire sur le projet, puis d'identifier le coût de chaque élément. La première chose à dire, c'est que contrairement aux autres méthodes précédentes, il est nécessaire de savoir assez précisément ce que l'on va réaliser dans le projet, et pas seulement les grandes lignes. Ensuite, il faut arriver à trouver le coût des différents éléments identifiés. Cela peut se faire à partir de données connues, de devis que l'on réalise, des prix publics pour le matériel disponible sur catalogue ou sur étagère, etc. L'idée c'est de rentrer dans le détail et d'aller voir tout ce que l'on va devoir faire ou acheter et combien toutes ces choses vont nous coûter. Pour obtenir le prix de certains éléments, il peut être possible, bien entendu, de se baser sur les méthodes précédentes, l'analogie et les modèles paramétriques. On va appliquer ces méthodes à des périmètres plus réduits et on peut obtenir un niveau de précision global qui peut être meilleur que si on applique ces méthodes au projet entier. En appliquant ces méthodes à quelque chose qui est plus précis et mieux connu, on peut donc avoir un peu plus de précision, même avec des méthodes telles que l'analogie. Dans la méthode ascendante, l'idée c'est d'identifier l'ensemble de ce qu'on a à faire, les livrables que l'on a à produire, et de mettre un prix derrière chacun de ces éléments. Une fois que c'est fait, on additionne le tout pour avoir le prix global du projet. Alors après, comme je l'ai dit, on peut sur des parties plus ou moins connues utiliser d'autres méthodes telles que l'analogie ou les modèles paramétriques pour les chiffrer. Il est tout à fait possible de faire un mix de ces différentes méthodes pour obtenir le coût global. D'une manière générale, quand on fait une estimation, on se base très souvent sur un historique. Si c'est la première fois que l'on réalise quelque chose, ça va être toujours beaucoup plus compliqué d'avoir une idée de combien ça va coûter. Donc, pour arriver à faire des estimations qui soient précises et fiables, il faut prendre l'habitude et tracer les coûts, et ou le temps passé quand c'est du temps, sur les différentes tâches et les différents projets. Cela va permettre par la suite de pouvoir s'y référer et voir combien les projets précédents ont coûté. Combien de temps on a passé sur les actions sur les projets précédents ? C'est à partir de ces éléments-là que l'on pourra calculer ou évaluer le prix des projets futurs. Lorsque l'on n'a pas ou très peu d'historique, c'est toujours beaucoup plus compliqué d'arriver à faire une estimation. Et que cette estimation soit fiable et précise. Il n'est pas impossible de faire une estimation sans historique de prix, mais cela va demander soit beaucoup plus de temps pour obtenir des prix pour l'ensemble des éléments, soit on ne va pas pouvoir être précis car on n'a pas d'historique. En plus de toutes ces méthodes qui vont nous permettre d'obtenir un prix de base, basé sur l'historique comme je l'ai dit, il est souvent nécessaire d'apporter quelques corrections. Ça va être tout d'abord les réserves. Ce sont des provisions que l'on met en place par rapport aux risques que l'on va avoir sur le projet. On peut en mettre en place pour des éléments précis et assez connus, comme des choses qu'on n'a pas forcément pris en compte de manière fine, ou pour lesquelles on n'a pas forcément de précision mais qu'il est nécessaire d'anticiper. mais aussi de manière plus générale pour prendre en compte les risques associés au projet. Dans le cas des risques, ça peut être fait très globalement pour prendre en compte l'ensemble des risques d'une manière globale. On peut aussi, avec une analyse de risque plus fine, essayer d'estimer un peu plus le niveau de réserve qui est nécessaire par rapport aux risques qui sont susceptibles de se produire sur le projet. Mais, d'une manière générale, si au moment où on fait l'estimation, on prend zéro réserve, on est quasiment sûr, enfin on est sûr à 95 ou 99% que le budget sera dépassé, parce qu'il y a toujours des imprévus. Si on ne les prend pas en compte, forcément, on va dépenser plus que ce qui est prévu. Il est donc nécessaire de prendre en compte ces imprévus et de prévoir un budget, une réserve, pour ceci. Après, la difficulté c'est toujours d'évaluer la taille de cette réserve pour que ce soit suffisant sans être trop important. Il ne faut pas que ce soit trop important pour ne pas fausser l'estimation du projet, mais il faut qu'elle soit suffisante pour couvrir une partie des risques qui sont susceptibles de se produire. L'autre élément à prendre en compte dans les corrections à apporter sur l'estimation, c'est l'impact de l'inflation. Pendant de nombreuses années, on n'avait pas ou très peu d'inflation, donc ce n'était pas forcément nécessaire. On est revenu avec une inflation qui n'est plus négligeable. Donc du coup, si on se base sur des prix qui datent d'il y a 2 ou 3 ans et que le projet est prévu de se passer dans 6 mois ou dans un an, on va avoir des problèmes. On va avoir un décalage de quelques années entre nos références et le moment où on va réaliser le projet. Et du coup, l'inflation va faire que les prix vont avoir augmenté. Il est donc nécessaire de corriger ça avec ce que l'on appelle l'escalation. C'est un coefficient que l'on va appliquer à l'estimation pour prendre en compte l'inflation. En ce moment, on doit être autour de 3 à 4% d'inflation par an. Si on a un projet qui se passe dans un an et que nos références de prix utilisées pour l'estimation datent d'il y a un an, il va falloir ajouter 2 fois 3%, soit environ 6%, sur le montant estimé pour qu'il colle au prix au moment où l'on va réaliser le projet. On peut avoir d'autres corrections à apporter sur nos estimations avec d'autres facteurs qui vont influer sur les prix. La localisation par exemple, si on fait des travaux habituellement en France et si on a un projet en Belgique ou en Pologne, le coût pour une même réalisation ne va pas forcément être le même. Il va donc falloir corriger notre estimation pour prendre en compte la différence de prix en fonction des pays. C'est un exemple mais il peut y en avoir d'autres. Cela va varier en fonction du type de projet que l'on mène. Mais l'idée c'est de voir ce qui peut affecter le coût du projet et corriger ses impacts avec un facteur de correction. Pour conclure, que faut-il retenir pour estimer le coût de son projet ? Tout d'abord, connaître le besoin pour avoir une idée du niveau de précision requis. Une estimation a toujours une marge d'erreur. Il faut en être conscient et ne pas oublier de l'indiquer. Mon conseil, donnez une fourchette de prix plutôt qu'un seul prix. Ensuite, il y a trois méthodes d'estimation principales. L'analogie, c'est le doigt mouillé, la vie d'expert. Les modèles paramétriques, on utilise un nombre important de références de prix pour établir une formule mathématique pour avoir un prix en fonction d'un ou des paramètres. La méthode ascendante, on cherche le prix de tout ce que l'on va avoir à faire ou à acheter, et on en fait la somme. D'une manière générale, il est préférable d'avoir un historique de prix pour pouvoir faire des estimations plus facilement et de manière plus fiable. Enfin, il est nécessaire de corriger un peu l'estimation pour prendre en compte les différents paramètres comme les risques et l'inflation. Voilà, j'espère que cet épisode vous permettra de saisir la démarche à mettre en place pour estimer le budget de votre projet. Vous avez des questions, des choses à rajouter ? Venez m'en faire part sur LinkedIn. Si cet épisode vous a plu, n'hésitez pas à le partager avec les personnes auxquelles vous avez pensé en l'écoutant. Et n'oubliez pas de vous abonner ! A bientôt sur Fawkesprojet.