Speaker #0L'eau, les passionnés d'industrie et de RH, nouvel été, nouveau format. T'es RH et tu commences sérieusement à attendre que tout le monde soit en vacances et que tu puisses enfin bosser sur tes sujets ? T'as déjà enfilé tes tongs, ça sent la crème solaire à plein nez dans les bureaux. Moins de réunions, moins d'urgences, moins de mails. C'est la calme estivale avant de te faire broyer par le mois de septembre. Alors, plutôt que d'attendre cet habituel tsunami, je te propose un truc. C'est un cahier de vacances RH, c'est une série audio et vidéo et la promesse est simple, un été pour muscler tes process RH et surtout éviter de te faire broyer à la rentrée. Des épisodes courts et des cas contraires. Il y a à chaque fois un outil, un exercice ou un cas d'usage à tester dans ton coin ou en équipe que tu reçois dans ta boîte mail. Parce qu'on ne va pas se mentir, c'est jamais le bon moment de s'y mettre, donc c'est maintenant. Et si tu as envie d'aller plus loin après tout ça, je t'en reparle. au courant de cet été. Mais d'abord, tongs pas en attaque. Écoute, c'est parti pour le premier épisode de cette série spéciale, cahier de vacances estival. Donc vraiment, je suis très contente de t'avoir aujourd'hui. Je suis très contente de lancer cette série spéciale même si entre toi et moi, j'ai quand même pas mal mouillé la chemise. Ça fait quelques semaines que je bosse dessus. Donc là, c'est un peu le stress. le premier épisode que j'enregistre. Donc vraiment, j'espère que ça va te clair, que tu ailles trouver des solutions et surtout l'envie de bosser tes process. Alors justement, c'est le sujet d'aujourd'hui. Bosser ses process RH, pourquoi faire ? Parce qu'on va se le dire, c'est quand même un peu souvent le truc qu'on procrastine tous. Et il y a quelques années, je t'aurais dit clairement, je n'ai pas le temps, je fais déjà tout ce que je peux. Merci, au revoir. D'ailleurs, bon... Entre nous, je crois que ma manager de l'époque, je fais une dédicace à Pascale, je sais qu'elle ne va pas m'entendre, elle ne doit pas m'écouter. Je pense que j'ai dû lui dire plus d'une fois. Là, dans cet épisode, le but, c'est vraiment de t'expliquer un petit peu les constats, les symptômes, les signaux faibles qui poussent à nous dire, OK, on a un sujet sur les process RH. Alors, un jour, j'ai commencé à en avoir vraiment marre de courir partout. et quand je dis, moi, c'est pas que moi, J'avais une équipe, j'étais directrice d'agence et j'avais une équipe de 6 à 7 collaborateurs. Et là, j'ai compris que le vrai problème, pardon, ce n'était pas le manque d'outils, c'était qu'on avait une absence de process et en tout cas de process optimisé. Alors, je vais te partager trois constats qui m'ont fait changer de regard sur le sujet et qui m'ont vraiment poussé à structurer. Et je suis persuadée que tu vas te retrouver. dans plusieurs de ces constats, parce que c'est ce que j'observe un peu au quotidien, finalement, chez les RH, chez les clients, que je peux accompagner sur ces sujets. Alors, le premier constat, c'est évidemment, tu dois t'en douter, la perte de temps, mais aussi d'énergie et un peu de santé mentale. Je te pose un peu de contexte. À l'époque, j'étais donc directrice d'une agence d'intérim spécialisée dans l'aéro. On était une des plus grosses agences de la région. On était 6 à 7 personnes. En interne, on avait en moyenne 350 intérimaires, 350 équivalents temps plein. Et franchement, chaque vendredi, c'était le carnage, c'était l'enfer, le chaos, tout ce que tu veux. Dès 8h le matin, on avait les clients qui nous appelaient pour les urgences de recrutement pour lundi prochain. En même temps, on avait tous les recrutements qu'on avait déjà bouclés, où il fallait lancer les intégrations pour le lundi. Et on avait tout un tas de choses à faire. C'était des tests, des documents imprimés. Alors, un peu de contexte, c'était jusqu'en 2019, de 2016 à 2019. Donc, on avait encore beaucoup, beaucoup de papiers. On avait aussi plein de choses, du coup, à scanner, à retrouver dans tous les sens. Et surtout, il y avait des éléments qu'on ne maîtrisait pas, comme les intérimaires qui n'avaient pas vraiment compris qu'on calait les rendez-vous et qui venaient se présenter à l'heure qu'ils le souhaitaient. et bref, tout le monde se marchait dessus en plus on avait l'activité très forte du vendredi on avait beaucoup de passages à l'agence pour nous poser des questions on avait aussi le téléphone qui sonnait sans cesse c'était vraiment le branle-bas de combat on oubliait des infos et surtout franchement le vendredi on finissait rincé on finissait extrêmement tard et le pire, tu sais quoi, c'est que vraiment on se disait, c'est normal en agence d'intérim, le vendredi c'est le rush Mais on voyait bien que nous, dans mon agence, on était plusieurs sur le palier. On voyait bien que nous, on courait plus que les autres. Et en fait, c'était vraiment… Le symptôme de quoi ? Le symptôme de process qui ne sont pas bons. Donc, chez toi, dans ton équipe, ça peut se traduire évidemment de manière différente si tu es RH en entreprise, mais les symptômes sont les mêmes. Ça peut être que toute ton équipe croule sous le nombre de mails reçus, croule sous le nombre de passages dans le bureau sur des questions qu'on vient de te poser qui sont des questions qui te semblent un peu basiques. Bref, tu es dans le jus. Tu vois que toi, en termes d'énergie, tu donnes beaucoup et que surtout, tu commences un peu à perdre le fil des sujets. Donc, c'était mon premier constat. Le constat 2, c'était vraiment que sans process, on ne parle pas le même langage que la prod. Un jour, je suis en visite client. Alors, il faut savoir que j'étais extrêmement proche de mes clients avec une grande proximité du fait de la typologie de mon agence, mais je ne vais pas rentrer dans les détails. et j'ai passé la matinée auprès des managers et responsables de prod à parler de routine, d'outils d'excellence opérationnelle, de PDCA. Et en fait, je reviens de cette matinée-là, je pousse la porte de l'agence et c'était jeudi, du coup, fin de matinée et je reviens et c'était le feu, le chaos là-dedans parce que là, on avait eu un nombre record vraiment de recrutement et d'intégration et là, je me disais, ce n'est pas possible. En fait, j'étais... toute la matinée à voir un environnement extrêmement structuré où tous les process sont mesurés, clairs et optimisés et moi je reviens et en fait ça tient par la route alors attention je ne m'en veux absolument pas à mes collaboratrices, c'est pas du tout une question de coupable on est vraiment sur une question de on ne donne pas les bons moyens pour travailler ni les bons outils et là je me suis dit mais pourquoi nous aussi On ne s'inspirerait pas de ce qui se fait en production pour l'appliquer à nos méthodes, à notre quotidien. Et c'est là que j'ai compris qu'en fait, on travaillait ensemble et pour la production. Encore une fois, je répète, on était vraiment extrêmement en proximité avec nos clients. Et finalement, on ne se comprenait pas parce qu'on ne partageait pas les mêmes outils, pas les mêmes repères, pas les mêmes standards. et forcément derrière quand il s'agissait de travailler sur des projets un peu plus profonds et un peu plus stratégiques que le recrutement, c'est des choses qu'on pouvait faire aussi, je ne sais pas, travailler sur des sujets autour de la sécurité, on les accompagnait aussi à les former justement sur la partie recrutement, etc. En fait, si nous nos process, ils n'étaient pas bétons et optimisés, je me suis aperçue qu'on manquait aussi de légitimité dans l'approche. Donc... finalement qu'on ne parlait pas le même langage. Et je dis bien langage, pourquoi ? Parce qu'un langage, c'est quelque chose qui s'acquiert. C'est-à-dire qu'on ne naît pas en sachant parler français, anglais, japonais ou que sais-je. Donc là, il y avait vraiment un sujet, et ça m'a vraiment percuté, d'apprendre à parler le même langage. Et du coup, nous permettre de bosser mieux ensemble, de structurer, de visualiser et de cadrer. Finalement, tout comme eux. Donc, si c'était mon deuxième constat. Ensuite, le troisième constat, c'est que sans process, tu prends des risques. Parce que quand on fait, finalement, pas forcément à l'arrache, parce que le job, on le fait bien, mais quand on fait un peu au fil de l'eau, en mode pompier, on oublie des trucs, toujours. Et un jour, on a un rappel URSAF, un risque URSAF en tout cas qui grandit, un document qui nous manque, un intérimaire qui n'a pas... pas été, par exemple, informé de ses droits. Alors, si je te parle de ça, c'est parce que c'est des choses qui me sont arrivées. Ou un mail d'un client ou d'un manager qui dit, ben, on devait intégrer Adrien aujourd'hui, mais il ne s'est pas présenté au bon endroit. Encore une fois, c'est des choses qui me sont arrivées. Pour te donner un exemple, un jour, on a envoyé un intérimaire sur le mauvais site. Le même client, mais le mauvais site. Parce que dans le jus, parce que dans le jus, parce que pas structuré, parce que on ne lui a pas donné les bons standards pour lui permettre d'aller au bon endroit. Ce n'est pas juste une question de confort, en fait, de travailler ces process RH. C'est aussi une question de conformité dans notre rôle de RH, de qualité, de crédibilité. J'ai aussi eu des retours de mes clients, mais aussi d'intérimaires qui m'ont dit, dans mon rôle aussi de directrice, c'était le genre de choses que je recevais, qui m'ont dit, Claire, on a été... mal reçu. Mal reçu, encore une fois, pas de coupable. Mais le coupable, c'est l'absence de process. Mal reçu parce qu'on subissait cette journée-là, parce qu'on subissait ces intégrations à la chaîne. Il faut se rendre compte qu'on pouvait intégrer jusqu'à 23, 24, 25 personnes par vendredi. Donc, si ce n'est pas au carré, ça ne tient pas la route. Il n'y a pas de secret. Donc, poser un process, ce n'est pas juste pour faire joli. Ce n'est pas juste un standard que personne ne va regarder derrière. C'est vraiment se protéger, protéger son entreprise et aussi limiter les risques. Et une fois qu'on a retravaillé ces sujets avec l'agence, clairement, la mesure de notre risque URSAF a baissé. C'était des indicateurs que j'étais en charge de piloter chaque mois. Et en fait, l'impact positif, il a été très important. Et au bout de deux mois, trois mois, il s'est avéré que notre risque URSAF avait fortement diminué. Bosser ces processerages, on est d'accord que ce n'est pas le truc le plus sexy. Mais pourtant, c'est le seul moyen. d'arrêter de faire du rafistolage, d'arrêter de faire et défaire, d'arrêter de subir et surtout de limiter, comme je te l'ai expliqué, le risque. Donc, c'est tout là l'enjeu de cette série, de cet été, de cette série Cahiers de vacances. D'ailleurs, dans le Cahiers de vacances que tu peux recevoir mardi prochain dans ta boîte mail, j'ai pensé qu'il était intéressant de commencer un peu à se positionner par rapport à tes processerages. Donc, tu peux recevoir un quiz. Ce quiz-là, c'est combien tu te mets en process RH. Tu as le lien juste en dessous dans la description du podcast et tu vas voir, je pense que ça va t'aider à y voir plus clair. Et voilà, c'est tout pour aujourd'hui. Bon, tu as écouté, tu as pas mal cogité. Maintenant, il est temps de passer à l'action. Et déjà, bravo parce que tu as officiellement avancé sans même t'en rendre compte. Alors, on se retrouve pour un nouvel épisode, une nouvelle thématique ou alors même... mardi directement dans ta boîte mail et toujours court, toujours concret, toujours plus utile. Je te dis à très vite et gardez ton pas trop loin pour quand même profiter de ton été. Allez, bye !
