Speaker #0Hello les passionnés d'industrie et de RH, nouvel été, nouveau format, c'est RH et tu commences sérieusement à attendre que tout le monde soit en vacances et que tu puisses enfin bosser sur tes sujets ? T'as déjà enfilé tes tongs, ça sent la crème solaire à plein nez dans les bureaux, moins de réunions, moins d'urgence, moins de mails, c'est la calme estivale avant de te faire broyer par le mois de septembre. Alors plutôt que d'attendre cet habituel tsunami, je te propose un truc. C'est un cahier de vacances RH, c'est une série audio et vidéo et la promesse est simple, un été pour muscler tes process RH et surtout éviter de te faire broyer à la rentrée. Des épisodes courts et des cas contrés. Et à chaque fois, un outil, un exercice ou un cas d'usage à tester dans ton coin ou en équipe que tu reçois dans ta boîte mail. Parce qu'on ne va pas se mentir, c'est jamais le bon moment de s'y mettre, donc c'est maintenant. Et si tu as envie d'aller plus loin après tout ça, je t'en reparle. au courant de cet été. Mais d'abord, tongs ou pas, on attaque. Hello ! Bon, je suis trop contente de vous recevoir. C'est déjà le troisième épisode de notre série. Donc, si tu nous rejoins, alors ce n'est pas grave, tu peux prendre le train en marche. Mais l'idéal, c'est quand même que tu ailles écouter les deux premiers épisodes. Et surtout, on est lundi, donc demain, c'est le premier jour pour recevoir le premier épisode de notre série. ... Ton cahier de vacances, j'y ai déjà mis des outils et des ressources avec beaucoup de valeur. Donc surtout, j'ai hâte que tu me fasses tes retours une fois que tu l'auras reçu demain. Donc c'est parti. Aujourd'hui, le thème du jour, c'est comment on prépare l'arrivée de son alternant RH ou de son nouveau collaborateur. Ça marche aussi, mais forcément, au mois de septembre, c'est la rentrée des classes. Donc c'est la bonne occasion de faire. un focus sur l'accueil et l'intégration d'un alternant RH. Alors, voilà, tu l'as recruté au mois de juin, tu t'es dit que c'était un super profil, il ou elle arrive en septembre et tu te dis probablement, bon, écoute, on verra en septembre, on a un petit peu une vague idée de ce qu'on va lui donner à faire, mais on verra bien. Alors, clairement, si tu ne veux pas cramer deux mois à l'oeuf ou l'avoir pataugé dans ton drive, ou à répéter 15 fois où sont les grilles d'entretien, où est-ce que je peux trouver telle information, ou bien à improviser l'intégration d'un opérateur ou d'un technicien. Tu peux faire trois choses qui sont assez simples. Dès maintenant, c'est des choses que vraiment j'ai testées à titre personnel lorsque j'étais manager, ou bien que j'ai testées auprès de mes clients. Il y a des choses qui sont simples, qui ne te nécessitent pas forcément de temps. Et surtout, dans le cahier de vacances de la semaine prochaine, je t'ai préparé une ressource vraiment indispensable et qui va te mâcher le travail que tu n'auras plus qu'à compléter. Et je vous passe, c'est ce qu'on appelle le roadbook, il m'a sauvé la vie plus d'une fois. Alors, c'est parti, on démarre. Alors, la première chose, le premier cap à avoir en tête, c'est justement de lui donner une vision claire. Donc, un alternant, bon après, je sais que tu es RH et que forcément, je vais un peu enfoncer là-dessus des portes ouvertes parce que je suis persuadée que tu y es très concernée, mais parfois, ça fait du bien de répéter des choses simples. Un alternant, ce n'est pas une main-d'œuvre entre guillemets bonus, tu vois. Mais pourtant, ce que j'observe souvent chez mes clients, c'est que la fiche de poste, elle reste floue. Tu vois, je vois souvent des choses comme soutien, recrutement et RH opérationnel. Clairement, ça ne veut rien dire en fait. Si tu veux la faire grandir, qu'il ou elle progresse, qu'elle t'apporte des choses et du bénéfice aussi, la première des choses, c'est de lui donner une mission qui soit claire et une feuille de route qui soit claire. Alors, je t'explique, je vais te donner un exemple concret qui est l'exemple le plus récent. Au moment où j'enregistre cet épisode, on est le 20 mai. Je viens moi-même dans mon équipe d'intégrer une freelance en assistante digitale pour m'aider sur le podcast parce que oui, c'est beaucoup de boulot. Et du coup, ce que j'ai fait qui est vraiment ultra simple que tu peux faire dès maintenant, c'est que j'ai créé une base de données. Alors moi, je le fais sur Notion et tu peux très bien le faire sur Excel. J'ai listé toutes les tâches qu'il y a à faire pour publier un épisode. Donc, il y a beaucoup de choses à faire en amont. Mais il y a aussi beaucoup de choses à faire en aval une fois que j'ai fait l'enregistrement. Parce que l'enregistrement, c'est clairement pas ce qui prend le plus de temps. Tu vois, c'est un peu comme quand tu te mets à la couture, tu t'imagines que tu vas passer ton temps à coudre. Que nenni, tu passes, que nenni, personne ne dit ça sauf moi. Mais tu passes carrément plus de temps à préparer que derrière ta machine. Et bien là, c'est le même principe. Donc, j'ai pris cette base de données, j'ai listé toutes les tâches que je gère. Et ensuite, j'ai marqué quelles sont les étapes où je suis indispensable. Forcément, elle ne peut pas enregistrer à ma place, typiquement. Elle ne peut pas préparer les épisodes, les enregistrements à ma place. Et à l'inverse, qu'est-ce qui est délégable ? Par exemple, les visuels, les mises en ligne. J'ai beaucoup d'éléments à télécharger, de data à copier-coller. J'ai automatisé aussi certaines tâches grâce à l'IA. Tout ça. c'était délégable. Et pour faciliter son autonomie, avoir un cadre aussi pour qu'en amont, je puisse lui expliquer le sens de chaque étape, comment ça s'intègre dans mon process de production de podcast complet, j'ai enregistré simplement avec une capture d'écran sur mon PC. J'ai fait une capture d'écran vidéo, j'ai posé ma voix dessus, donc je lui explique chaque étape. Et comme ça, elle voit mon écran. Et à chaque fois, comment je fais ci, ou comment je fais ça. Du coup, je n'ai vraiment pas perdu de temps parce que j'ai réalisé ça en même temps que je faisais la production de mon épisode. Donc, le résultat, c'est que Claire, coucou si tu nous écoutes, elle sait ce qu'elle doit faire. Elle sait aussi quand elle doit venir me voir parce que pour le coup, il y a une étape de validation sur des sujets comme les contenus. Elle me propose par exemple des angles. préparer mes contenus sur LinkedIn, c'est moi qui vais lui dire, ok, ça, je trouve ça intéressant. Par contre, ça, j'aimerais bien plutôt que tu mettes ça en valeur. Et après, c'est moi qui les prépare. Donc, voilà, elle sait ce qu'elle doit faire. Elle sait aussi où venir me chercher quand elle n'a pas les leviers d'action pour elle-même. Alors, si je te parle de ça, c'est parce que, ok, moi, c'est adapté à une freelance. Donc, on travaille en asynchrone et en distanciel. Mais clairement, c'est pas parce que ton internant, il est dans le bureau à côté de toi. que tu ne peux pas faire la même chose. Je trouve que c'est un tips hyper facile à mettre en œuvre qui ne te demande pas de temps, qui te demande juste de te dire, tiens, sur tel process sur lequel je vais le faire bosser, je ne sais pas, je vais le faire bosser sur les mobilités internes, quelles sont la liste entière des étapes que nous devons faire, qu'est-ce que je peux lui déléguer et on peut aussi y mettre des étapes un peu progressives en fonction de son appréhension des sujets. et en fonction de sa rapidité à prendre, tout simplement. La deuxième étape, c'est vraiment de prévoir un vrai onboarding, même si c'est light. C'est vrai que j'enfonce un peu une porte ouverte parce que je sais que tu es RH et je ne vais pas te convaincre de l'intérêt de faire un onboarding structuré. Je sais pertinemment que tu en as conscience. Mais ici, l'idée, c'est de te donner un peu des outils et des astuces un peu faciles à mettre en œuvre. Alors, pourquoi travailler vraiment son intégration, son onboarding ? C'est que sans repère clair, il ou elle risque de se mettre en retrait, de poser peut-être trop peu de questions, de ne pas être à l'aise ou à l'inverse, de t'interrompre toutes les 12 minutes. En plus, il faut aussi considérer que ton alternant, peut-être que c'est la première fois qu'il met les pieds dans une entreprise, donc il n'a pas les codes. C'est vrai qu'il y a un double challenge aussi au travers de cette intégration. Ce n'est pas juste une intégration dans ton entreprise, pardon. C'est une intégration dans le monde professionnel. Donc, à chaque fois, moi, ce que je recommande, c'est déjà de poser une présentation de l'entreprise. On va faire l'entonnoir, mais ça, c'est un basique. Une présentation de l'équipe. puisse, toi, caler dans ton agenda en amont un temps dédié avec toi dès qu'il arrive. Un livret de bord aussi pour qu'il puisse se repérer. L'idée, encore une fois, ce n'est pas de faire un truc un peu crado, un peu moche sur un Word qui ne va jamais ouvrir. Aujourd'hui, on a des outils hyper faciles avec Canva ou autre pour que tu puisses lui faire un livret d'accueil qui soit visuel, qui soit sympa, limite qui soit animé, etc. Donc ça, ça peut être top. Tu peux aussi le faire sur Notion ou je ne sais pas quel outil tu peux utiliser en interne, mais il y a plein de choses qui se font. Et le conseil aussi, c'est vraiment sur ses premières semaines, peut-être pendant ses deux premiers mois au total et ses premières semaines sur lesquelles il est vraiment en entreprise, de faire un point hebdo avec lui. Encore une fois, il n'a pas les codes de l'entreprise probablement, donc Donc, hyper, hyper important. D'ailleurs, sur cette étape-là, je t'ai parlé du livret de bord juste avant. C'est exactement ce que je te glisse dans la newsletter, enfin, pardon, dans le cahier de vacances que tu recevras mardi prochain. Je t'ai fait le template complet. de plusieurs pages qui te préparent tout ça. Et toi, tu n'auras plus qu'à le compléter afin qu'il ait sa feuille de route claire, la présentation de l'équipe claire, les sujets sur lesquels il va bosser, etc. Tout est marqué dedans. Je te le livre. Il est sympa. Il est stylisé. Il donne envie de le lire. Voilà. Franchement, je t'ai carrément prémâché le boulot. Et en faisant ça, tu vas transmettre, en fait, ta culture RH. Tout simplement. Tu vas le rassurer aussi parce qu'il va se sentir accueilli, attendu. Il va voir que tu as travaillé en amont pour lui. Donc, ça a un côté aussi valorisant et c'est une forme de reconnaissance, de dire, tu vois, on prend soin de t'intégrer et de t'intégrer correctement. Le troisième point, c'est de créer un cadre qui soit simple, mais cadré quand même. Alors forcément, ton alternant, il va faire des erreurs. Il va te poser des limitations et c'est normal. Et les erreurs, c'est vrai que forcément, on est sur des sujets plus ou moins sensibles en fonction de ce que tu vas lui donner. Leurs erreurs peuvent avoir des répercussions importantes, mais ce n'est pas grave parce que quelque part, c'est comme ça qu'ils vont progresser. La bonne astuce à ce moment-là, c'est aussi dans ce roadbook-là que je te partagerai dans le cahier de vacances de la semaine prochaine, c'est aussi de noter quelle est l'attitude qu'il a, qu'est-ce qu'il a le droit de tester. qu'est-ce qu'il doit valider, qu'est-ce qu'il doit te demander en amont avant de mettre en place ce qu'il a en tête. Typiquement, je reviens sur l'exemple précédent que je te donnais avec Claire qui m'aide sur une partie du podcast. Je t'expliquais que j'avais marqué à quel endroit elle avait besoin de ma validation. Possiblement, dans quelques semaines, dans quelques mois, je n'aurai plus besoin de cette validation. Je te rassure, je n'ai pas mis de dévalidation sur tout. Évidemment, ce n'est pas du tout le but. Mais en tout cas, les points de validation qui sont essentiels. Et au fur et à mesure de l'avancement et de la progression de ton internant, tu lâches un peu du lest sur les points qui nécessitent à être validés. Il va pouvoir vraiment s'adapter, avoir des règles qui soient claires. Tu peux lui poser d'ailleurs les règles. Tu vois, sur ce sujet-là, tu peux me proposer. En revanche, tu me fais valider. avant de tester. Vous pouvez aussi décider en équipe de créer une routine, je ne sais pas moi, le lundi matin, dire, ben voilà, est-ce qu'il y a des sujets que vous avez envie de tester, de mettre en place et d'ajuster le curseur, de dire, ok, explique-moi, quelle est ton idée derrière, pourquoi, etc. Ça, c'est des choses qui fonctionnent très bien pour que l'ensemble de l'équipe d'ailleurs puisse prendre un peu de hauteur. L'autre système qui fonctionne extrêmement bien sur le fait de créer un cadre qui soit souple mais avec des règles et une structure tout de même, c'est d'essayer au maximum de créer et de travailler de façon asynchrone. Alors, ce n'est pas pour t'empêcher ou pour t'éviter le plus possible d'avoir à l'accompagner en face-à-face, au contraire. L'idée, c'est justement de venir faire du face-à-face un temps dédié et à forte valeur ajoutée. C'est vraiment seulement ça. Tout ce qui peut se faire en asynchrone, ça permet aussi de créer une culture de la traçabilité. Et donc ça, ça permet vraiment d'aller chercher de la mesure, d'aller comprendre, etc. Tu vas dédier tes temps vraiment en one-to-one ou en équipe à des sujets qui sont vraiment les plus importants. à ce que l'on n'arrive pas à régler de manière asynchrone. Et surtout, toi, si tu le manages ou si tu le tuteurs, l'intérêt que tu vas avoir, c'est que tu vas aussi être en capacité de gérer plus facilement ton planning, de pu être en mode pompier et de l'aider à le faire grandir par justement l'asynchrone. Alors, ce que je recommande sur la partie asynchrone... Moi, j'utilise Notion, mais je sais qu'en entreprise, en corporate, évidemment, ce n'est pas forcément l'outil que vous utilisez. Mais tu peux structurer un Google Doc, ou je ne sais pas ce que tu... Ça peut être aussi via des Teams, équipes ou ce genre de choses, où il peut noter ses différentes questions. Évidemment, les questions urgentes, il vient te voir. Mais si ce n'est pas urgent, on note la question et on revient dessus plus tard. Ça peut être un process, comme je t'expliquais, tu as fait la capture d'écran de ton process, il peut venir la noter. Tiens, j'ai rencontré telle problématique à telle étape, pourquoi ? Est-ce qu'il y a quelque chose que j'ai mal fait ? Peut-être que je n'ai pas les accès, etc. Et ensuite, lorsque vous voyez en point hebdo, vous rebalayez tous ces sujets-là. Comme je te l'ai dit. Le gros avantage de la synchrone, c'est la traçabilité et de garder du temps de qualité où on ne se regarde pas dans le blanc des yeux, où on a vraiment des éléments tangibles, voire discutés autour de tout ça. Et quand tu traces, ça permet aussi de voir les points d'amélioration où tu peux itérer sur tes process, faire des tests, réajuster, te dire « ok, c'est vrai que j'avais calé tel process, mais peut-être pour toi c'était très pratique » . T'inquiète, on va le faire ensemble. Est-ce que tu as une idée ? C'est vraiment ça. Un process qui fonctionne, qui est bon, n'est pas figé. Maintenant qu'on a rabattu ces trois sujets pour t'aider à intégrer ton alternant, comme je te le disais en intro, je t'ai préparé vraiment une ressource spéciale. J'y ai mis tellement d'infos et tellement d'outils que je t'avoue que j'avais même hésité à le mettre en version gratuite parce que souvent, c'est... Vraiment quelque chose que je déploie pour mes clients, c'est ce qu'on appelle un roadbook. Donc, dedans, tu vas y retrouver en fait des outils simples et actionnables pour poser les bases dès maintenant et gagner du temps au mois de septembre. Donc, concrètement, tu as quoi ? Tu as une checklist de préparation pour ne rien oublier, un modèle de livret d'accueil forcément allégé mais complet, que tu pourras d'ailleurs rajouter des éléments et surtout... mettre toi le cadre de ce que vous vivez à l'intérieur, un canevas de missions, de projets et aussi un tableau pour tracer ces questions. Tu as ensuite un plan d'intégration semaine par semaine que tu pourras adapter et un modèle de débrief, de feedback que vous pourrez utiliser tout au long de sa progression. Donc, tu télécharges ici, tu as l'accès en fait au cahier de vacances dans la description du... podcast. Et voilà, c'est tout pour aujourd'hui. Bon, t'as écouté, t'as pas mal cogité. Maintenant, il est temps de passer à l'action. Et déjà, bravo parce que t'as officiellement avancé sans même t'en rendre compte. Alors, on se retrouve pour un nouvel épisode, une nouvelle thématique ou alors même mardi directement dans ta boîte mail. Et toujours court, toujours contraire, toujours plus utile. Je te dis à très vite et garde ton pas trop loin pour quand même profiter de son été. Allez, bye !
