Speaker #0Hello les passionnés d'industrie et de RH ! Nouvel été, nouveau format ! Tu es RH et tu commences sérieusement à attendre que tout le monde soit en vacances et que tu puisses enfin bosser sur tes sujets ? Tu as déjà enfilé tes tongs, ça sent la crème solaire à plein nez dans les bureaux, moins de réunions, moins d'urgences, moins de mails, c'est la calme estivale avant de te faire broyer par le mois de septembre. Alors plutôt que d'attendre cette habituelle tsunami, je te propose un truc. C'est un cahier de vacances RH, c'est une série audio et vidéo et la promesse est simple, un été pour muscler tes process RH et surtout éviter de te faire broyer à la rentrée. Des épisodes courts et des cas concrets. Et à chaque fois, un outil, un exercice ou un cas d'usage à tester dans ton coin ou en équipe que tu reçois dans ta boîte mail. Parce qu'on ne va pas se mentir, c'est jamais le bon moment de s'y mettre, donc c'est maintenant. Et si tu as envie d'aller plus loin après tout ça, je t'en reparle. au courant de cet été. Mais d'abord, tongs ou pas, on attaque. Hello, hello. Eh bien, écoute, on est dans le cinquième épisode de cette série un peu spéciale Cahiers de vacances Process RH. Si tu nous rejoins, donc tu sais, on est sur un concept un peu à part juste cet été. Tu vas avoir 25 épisodes à écouter et le but, c'est un été pour muscler tes process RH. Chaque mardi, tu reçois un outil, un support et un conseil pour te faire un outil pour te faire un outil à utiliser directement dans ta boîte mail. Alors, si tu peux écouter cet épisode-là tout de suite, mon conseil, c'est de recommencer au début de la série par l'épisode qui s'appelle « 3 raisons de structurer tes process » . Allez, on attaque ! Alors, je vais te donner 3 citations que j'entends tout le temps. Je devrais en faire plus. Je devrais structurer mes process RH. Je devrais faire ci ou ça, mais je manque de temps. On le voit, c'est quelque chose qu'on rencontre hyper souvent. Moi aussi, je l'ai eu. Je le vis d'ailleurs encore au quotidien où je me dis, si je n'ai pas eu tel résultat, c'est que je n'ai pas fait assez. Franchement, c'est une croyance qu'il faut vraiment qu'on abatte. Et je t'ai expliqué dans des épisodes précédents que j'étais directrice d'une grosse agence de travail temporaire, qu'on avait 350 intérimaires ETP, que le vendredi, on bossait comme des dingues jusqu'à 18h qu'on finissait épuisé et pourtant on avait toujours l'impression et cette douloureuse impression même de ne pas avancer. Donc aujourd'hui, cet épisode, c'est 100% déculpabilisation. Le but, c'est vraiment 10 minutes pour te faire arrêter de déculpabiliser et casser un peu ce mythe de toujours faire plus pour avoir de meilleurs résultats. Donc concrètement, ce que je vais te dire dans cet épisode, c'est que non, tu n'as pas besoin de faire plus, que tu dois juste... poser ce que tu fais déjà et du coup, je vais t'expliquer pourquoi. Première chose, c'est que tu fais déjà énormément, mais tu l'as oublié. Dans ton quotidien, tu fais plein de choses. Tu vas faire, je ne sais pas moi, des briefs manager un peu à la volée. Tu vas suivre tes candidats, mais dans trois outils différents. Tu vas préparer un codire, tu vas préparer un disciplinaire, une procédure disciplinaire parce qu'il y a peut-être un tel qui n'a pas mis sa ceinture sur son chariot. Et ça fait déjà au moins quatre fois que tu lui rappelles. Tu passes ta vie à répondre à des urgences à toc à ton bureau, etc. Et à la fin de journée, le sentiment, souvent, c'est une forme de culpabilité parce que tu ne vois plus tout ce que tu as géré dans ce mode un peu pompier, tout ce que tu as tenu à bout de bras. Et ce n'est pas parce que tu es désorganisé, en fait. C'est juste parce que... tu n'as pas suffisamment de clés pour structurer et que du coup, tu finis en surcharge et donc tu te fais happer par ce côté opérationnel. Donc, ce n'est pas une question de volonté. C'est vraiment une question d'outils, de méthodologie et un peu de discipline, surtout au départ. Mais finalement, une fois qu'on a pris les automatismes, eh bien, voilà, ça roule. Il faut aussi retenir que faire mieux, c'est poser le cadre de ce que tu fais déjà. Tu n'as pas besoin d'inventer une nouvelle façon de travailler. Tu n'as pas besoin de repartir from scratch à chaque fois que tu lances un process. La première des choses à faire, c'est de noter noir sur blanc ce que tu fais lorsque tu rencontres telle situation. Ce n'est pas plus compliqué que ça. Et te créer un cadre qui finalement te soulage et surtout sortir de ce côté « Ah, il faut que je garde ça en tête et que je fasse comme ça la prochaine fois. » ou simplement de... Je garde ça en tête, il faut que je le fasse plus tard. Et ça peut commencer avec des choses ultra simples, vraiment pas besoin de complexifier. Tu peux écrire un process avec des post-it, et quand je parle d'un process, c'est juste les étapes qu'on doit réaliser pour faire son action. Tu prends des post-it et tu les affiches sur un tableau blanc. Si tu n'as pas de tableau blanc ou qu'il est déjà plein, tu peux prendre un tableau partagé avec le reste de ton équipe dans lequel tu viens noter tes tâches. Ça peut être un template aussi que tu fais dans un Word. Vraiment, ne cherchons pas d'abord l'outil idéal. Encore une fois, faire mieux, c'est poser un cadre. On ne cherche pas un truc complètement démentiel pour démarrer. Donc, structurer, c'est de faire gagner du temps à toi, pour le toi du futur en quelque sorte, et surtout pour te permettre de te soulager. et d'arrêter ce sentiment de culpabilité. Et franchement, la majorité des RH que je rencontre me disent la même chose. C'est ça, on a l'impression d'en faire toujours plus, plus, plus, plus, plus. Et pour autant, on a le sentiment que ce n'est jamais assez. C'est terrible ça. Donc structurer, c'est ce qui va te permettre d'arrêter de te reposer aussi à 100% sur ta mémoire, qui permet à ton équipe de bosser sans que toi... tu sois mobilisé toutes les trois minutes pour une question X ou Y. Et c'est aussi ce qui va venir rendre les tâches visibles, délégables et partageables. La troisième chose, c'est que la charge mentale, c'est aussi ça le problème. Tu sais, ce moment où tu te dis, bon allez, je le ferai ce soir, ou là, il faut que je parte parce que je ne sais pas, il faut que j'aille chercher les enfants ou j'ai un rendez-vous chez le médecin ou je ne sais quoi. Et tu te dis que tu vas rallumer ton PC pour le faire le soir. ou tu t'en veux d'avoir oublié de faire quelque chose, ou tu te bloques deux heures pour faire une mission que tu fais chaque semaine, mais les deux heures de bloc-temps que tu t'es prévues, en fait, tu es happé par les urgences et tu ne les bloques pas. En fait, tout ça, toute cette forme de charge mentale, on a tellement pris l'habitude de conjuguer avec que c'est devenu un classique, que c'est normal, on le banalise. Et le souci, c'est que petit à petit, ça continue d'alimenter ta culpabilité. Bon alors, assure-toi évidemment, on passe... tous par là. Il y a plein d'explications. Moi, les explications que je vois souvent chez mes clients, c'est un peu le manque de routine aussi d'équipe, mais aussi de routine individuelle. Une routine, ça peut être des choses très simples, je vais t'en parler après. Ça peut être aussi l'absence de traçabilité dans les informations. Et ce mode pompier, j'en ai déjà parlé dans des épisodes précédents, mais ce mode pompier qu'on a pris l'habitude d'endosser. Alors franchement, il n'y a pas 15 000 solutions pour remédier à tout ça. En termes d'orgas, que ce soit Orga individuel pour toi ou Orga d'équipe, moi, je te conseille de batcher au maximum. Tu scans et tu fais un point de toutes les tâches habituelles, en tout cas que tu dois faire sur une journée, une semaine et mensuellement. Et tu viens les regrouper sur des blocs temps dans ton agenda. C'est ça le batch com, le batch cooking, tu sais, du dimanche. Voilà, c'est pareil. Comme ça, au début, ça ne donne pas envie. Je te jure que moi, depuis que je l'ai fait, au début, c'est un peu de discipline de te dire « Non, je me focus, j'avais dit que je faisais ça. » Mais vraiment, une fois que tu as pris le coup de main, ça change la vie. Et te créer une petite routine aussi, ça, ça marche super bien. Le matin, tu te prends cinq minutes sur quels sont les trois prios, les trois actions prio que je m'engage envers moi-même à réaliser aujourd'hui. Je précise qu'ils ne sont pas les urgences. qui ne sont pas les urgences qui vont tomber dessus dans la journée. C'est vraiment toi, tu t'engages à faire quoi envers toi-même pendant cette journée-là. Et le soir, tu te fais un point. Est-ce que j'ai bien réalisé mes trois actions ? Non. Ok, mince. Pourquoi ? Qu'est-ce qui s'est passé un peu dans ma journée ? À plus de cinq minutes, vraiment un truc qui ne te prend pas de temps. Tu peux aussi le faire en hebdo et en mensuel. L'autre solution, je t'ai parlé de routine collective. C'est vraiment de créer avec ton équipe RH une routine qui soit claire le lundi matin. C'est forcément l'idéal. Je pense que c'est ce que vous faites généralement. Donc vraiment une routine de 30 minutes. Il ne suffit pas grand-chose. Un tableau blanc sur lequel vous abordez un peu toujours le même sujet, toujours vraiment la même routine de quoi on parle au cours de ce point hebdo. Et 30 minutes. Voilà, c'est quoi les prios de la semaine ? C'est quoi les enseignements de la semaine dernière ? quels problèmes on a dans la chaussure et du coup, comment on s'engage à les remédier au cours de la semaine. Voilà, ça peut être extrêmement simple. L'idéal, c'est de faire une petite routine très courte de 5 minutes le matin. C'est quoi tes prio toi aujourd'hui ? Est-ce que tu as eu des cas particuliers hier ? Est-ce qu'il y a des points qui sont remontés ? Et point, fini, basta. Ensuite, la quatrième chose dont je voulais te parler dans cet épisode aujourd'hui, c'est quelques petites actions à mettre en œuvre pour soulager un peu ta charge mentale cette semaine. Je vais te proposer un peu des trucs qui sont assez… actionnable et facile à mettre en œuvre pour justement gagner en espace mental. Je pense que le premier point sur cette partie-là, c'est vraiment d'identifier quel est le process, quelle est la tâche qui plombe ta semaine. Tu sais, celui qui revient tout le temps, celui qui te gratte le plus, qui te donne le plus de boutons, celui sur lequel tu passes aussi le plus de temps, qui t'y tente en fait. Vraiment. mettre le doigt dessus, celui que tu redoutes chaque semaine. Celui-là, peut-être que tu en trouves deux, mais t'emballes pas, commençons par un. Celui-là, c'est vraiment le process où tu as la tâche qu'il faut que tu commences à diagnostiquer, à comprendre. Une fois que tu l'as, tu vas repérer quelles sont ce qu'on appelle les zones de gaspillage. Alors là, tu peux te demander où est-ce que je perds du temps, où est-ce que je répète les mêmes choses, possiblement inutilement, où est-ce que les infos se perdent. entre les différents interlocuteurs de ce process là. Et déjà, tu y verras beaucoup plus clair et tu vas voir que naturellement, en posant les choses, tu vas penser à des solutions pour le résoudre et donc te soulager. Et du coup, je t'ai mis dans le cahier de vacances que tu recevras mardi prochain un outil pour te permettre de cartographier justement et te poser les bonnes questions pour identifier les gaspillages. donc tu vas voir c'est quelque chose qui est très facile à mettre en œuvre, mais une fois que tu as conscience des différents types de gaspillage, ça va vraiment te permettre d'identifier les bonnes problématiques que tu rencontres. Encore une fois, dans l'idée de te soulager et de te limiter cette forme de culpabilité que tu as envers toi, et qui va finir par te dire « Ah oui, mais ok, ce n'est pas que je n'en fais pas assez, c'est qu'en fait, je multiplie les actions ... Ou peut-être que je fais de la surqualité. Voilà. Donc, on va souffler un coup et tu vas prendre un peu de recul sur tout ça. Alors, donc c'est vraiment le point de départ. Dernier petit conseil que je te donne sur cet épisode-là, c'est ne pense pas parfait tout de suite. Mieux vaut fait que parfait. Ça, c'est vraiment... Un process et une structuration, ça se construit en fait, ça vit. Le problème, c'est aussi pour ça que souvent, on s'empêche de le faire parce qu'on s'en fait une montagne. On se dit, ah oui, mais pour que ce soit le rendu que j'attends, il va falloir que j'ai un niveau extrêmement haut. Alors que non, en fait, ce niveau-là presque de perfection, tu vas l'atteindre en avançant. Voilà, donc vraiment, accepte qu'au départ, ce ne soit pas parfait, mais juste que tu viennes petit pas par petit pas. améliorer la situation que tu vis, te permettre de libérer de la charge mentale et surtout te permettre de te déculpabiliser, de te dire non, je n'ai pas besoin de faire plus. J'en fais déjà beaucoup, par contre, je peux faire mieux. Donc, comme d'habitude, tu la recevras mardi dans ta boîte mail si tu es déjà inscrit, si tu n'es pas inscrit. Tu as le lien juste en dessous dans la description du podcast pour que tu puisses t'inscrire au cahier de vacances. Et voilà, c'est tout. tout pour aujourd'hui. Bon, t'as écouté, t'as pas mal cogité, maintenant, il est temps de passer à l'action. Et déjà, bravo parce que t'as officiellement avancé sans même t'en rendre compte. Alors, on se retrouve pour un nouvel épisode, une nouvelle thématique ou alors même mardi directement dans ta boîte mail. Et toujours court, toujours concret, toujours plus utile. Je te dis à très vite et garde ton pas trop loin pour quand même profiter de ton été. Allez, bye !
