Transcription

• Speaker #0

  Salut à tous et bienvenue dans Oser l'Efficacité. Moi, c'est Perrine Thiebaud, passionnée d'optimisation et de performance depuis plus de 10 ans et fondatrice de Digitik. J'en ai marre de voir des processus qui patinent, des pertes de temps récurrentes, des empilements d'outils irréfléchis. On met des pansements partout, alors qu'un check-up général serait plus que nécessaire. Dans ce podcast, je partage avec vous mes outils, méthodes et analyses pour simplifier, améliorer et booster vos performances. Seule ou avec mes invités ? On explore comment rendre vos processus plus efficaces et adaptés à vos besoins. Et quand la base est bien saine, on parle aussi d'outils numériques. Alors, et à oser l'efficacité et à vraiment faire la différence, c'est parti ! Depuis septembre, je vous parle d'efficacité sous toutes ses coutures, personnelles et professionnelles, individuelles et collectives, au travers de méthodes, d'outils et de retours d'expérience. Mais est-ce qu'on s'est vraiment arrêté pour la définir ? Spoiler alert, non, la réponse est non. Alors j'ai profité de la semaine de l'industrie pour aller me promener au CPM à Grenoble pour poser la question, qu'est-ce que l'efficacité ? J'ai vu chauffer quelques neurones parce qu'en vrai, ce mot, on l'utilise tous les jours, mais se poser pour le définir, c'est une autre paire de manches. L'idée, c'est de découvrir les formes que prend l'efficacité dans les différentes entreprises et ce qui la rend mesurable. Vous allez voir, les réponses sont aussi variées que pertinentes.

• Speaker #1

  Pour ma part, donc... L'efficacité, ça va être une utilisation optimale des ressources qu'on a à disposition.

• Speaker #0

  Simple, clair. Et pour augmenter cette efficacité, on cherche à optimiser le temps passé sur les mêmes tâches. Aujourd'hui, on a des outils pour ça, comme l'intelligence artificielle. Elle permet d'optimiser plusieurs domaines.

• Speaker #1

  On va pouvoir optimiser, améliorer l'ordonnancement, la planification industrielle, la qualité de la production, le contrôle qualité et la maintenance des parcs-machines. Mais on va aussi et surtout améliorer les conditions de travail. La qualité de vie au travail, l'IA vient augmenter l'humain et lui permet de se soustraire à des tâches qui sont rébarbatives, qui vont être pénibles, lui permettant de se concentrer sur des tâches plus humaines, à plus haute valeur ajoutée.

• Speaker #0

  Parce que oui, l'efficacité, ce n'est pas juste s'assurer que nos machines tournent à plein régime, c'est aussi prendre soin de nos collaborateurs. Et ça passe par une attention particulière sur la qualité de vie au travail. Alors c'est ça l'efficacité ? Faire toujours plus et plus vite ?

• Speaker #2

  L'efficacité, c'est déjà définir des objectifs, savoir où on va pour pouvoir prendre les bonnes décisions qui mènent à l'atteinte de ces objectifs. Parce que sinon, on peut se décréter efficace, mais finalement de façon assez floue.

• Speaker #0

  Ah voilà, je me disais qu'il fallait rajouter un brin de contexte à la définition. Donc l'efficacité, c'est faire les bonnes choses avec les bons moyens, mais surtout au bon moment, sans objectifs clairs. on se retrouve à avoir des machines qui tournent 100% du temps, ce qui est génial en soi, sauf si elles produisent des pièces dont personne n'a besoin à court terme. Là, ce n'est plus de l'efficacité, c'est du gaspillage. Et pire, on immobilise des ressources, on crée un stock inutile qui coûte cher et si une urgence se présente, la machine n'est pas disponible. Bref, ce n'est pas de l'efficacité, c'est de l'occupation de ressources.

• Speaker #3

  Pour moi, l'efficacité industrielle, c'est réussir à combiner deux choses. Le fait qu'on soit productif. et le fait qu'on puisse améliorer en permanence son outil sans pour autant renier sur sa rentabilité.

• Speaker #0

  Et oui, l'efficacité, ce n'est pas une finalité en soi. C'est un travail quotidien, mais qui doit toujours servir l'objectif principal de toute entreprise, être rentable. D'ailleurs, une définition glanée sur le salon résume bien tout ça. Être efficace, c'est livrer dans les temps. Rien à ajouter. De mes échanges, j'ai aussi obtenu des idées très concrètes. Par exemple...

• Speaker #1

  On s'attache vraiment à l'amélioration de la gestion des connaissances. On a pas mal de clients qui nous disent que c'est un vrai sujet chez eux, et notamment un partenaire qui nous a expliqué que lorsqu'il y a un départ à la retraite, c'est une bibliothèque qui brûle, c'est-à-dire que c'est une perte de savoir sèche. Et en améliorant cette gestion des connaissances, en les diffusant et en les explicitant, on s'assure que cette bibliothèque ne brûle pas, mais qu'elle reste bien au sein de l'entreprise.

• Speaker #0

  Quand un collaborateur part sans que ce ne soit ni anticipé, ni géré, il part avec toutes ses connaissances. Soigner ses transitions, ses départs collaborateurs, c'est s'assurer une continuité d'activité efficace et sans ralentissement. Et parfois, l'efficacité, c'est aussi choisir ses combats.

• Speaker #2

  Ça nous arrive très régulièrement, par exemple, d'avoir des clients qui ont énormément de demandes entrantes, mais qu'ils n'arrivent pas à gérer. Sauf que c'est ce qu'on leur dit, est-ce que toutes ces demandes entrantes ont vocation à être traitées ? Il y en a peut-être par exemple une grosse partie qui ne sont pas du tout dans votre cible, qui sont du coup des demandes entrantes pas qualifiées pour vous. Donc déjà pouvoir faire cet écrémage en amont, ça participe à une efficacité commerciale derrière qui fait qu'on ne s'épuise pas à traiter des sujets, à analyser des cas, des demandes.

• Speaker #0

  Car parfois être efficace, c'est carrément dire non. Supprimer ou remettre à plus tard des tâches qui n'ont pas d'impact réel sur ses objectifs. Et pour la mesurer, cette efficacité, il faut aussi un cadre clair.

• Speaker #3

  Comment on peut mesurer l'efficacité ? Déjà, être assuré que ce qu'on a chiffré soit en accord avec ce qui sort. Si vraiment il y a une incohérence, c'est qu'on a loupé quelque chose quelque part.

• Speaker #0

  L'efficacité, c'est aussi agir plutôt que réagir.

• Speaker #3

  Et puis aussi qu'on ne soit pas en mode pompier. Parce que si on est toujours en train de réparer au lieu d'anticiper, ça veut dire que pareil, on n'a pas suffisamment bien roué son process.

• Speaker #0

  Lorsqu'un événement survient sans qu'on l'ait prévu, on se retrouve souvent un peu démuni. Alors que dans l'anticipation... quand on a un coup d'avance, on ne se retrouve pas pris au dépourvu. Attention tout de même à ne pas dépenser trop d'énergie sur des événements hautement improbables. Et l'efficacité au niveau de l'entreprise, elle s'évalue également collectivement.

• Speaker #3

  Eh bien, déjà le fait que les choses ne soient pas faites plusieurs fois à plusieurs niveaux, c'est-à-dire qu'on est vraiment un rôle de client-fournisseur au sein de l'entreprise.

• Speaker #0

  Il n'est pas possible de voir des tâches effectuées en double par plusieurs services pour un simple manque de communication. Pour finir, l'efficacité, elle s'évalue aussi à l'échelle planétaire. Tout ce qu'on fera mieux qu'hier avec moins de ressources, eau, énergie, matières premières, sera plus efficace et bénéfique pour le futur. L'efficacité, on l'a vu, c'est bien plus qu'une course à la productivité. C'est avant tout une démarche réfléchie qui repose sur trois piliers essentiels. 1. Optimiser l'utilisation des ressources disponibles. Que ce soit grâce à des outils comme l'intelligence artificielle qui libère les collaborateurs de tâches répétitives, ou en soignant la gestion des connaissances pour éviter les pertes de savoir, l'objectif est clair, faire plus avec ce qu'on a, sans épuiser les humains ni les machines. 2. Définir des objectifs clairs et pertinents. Sans vision, on risque de tourner à vide, comme cette machine qui produit à plein régime des pièces inutiles. Être efficace, c'est savoir prioriser les bonnes actions au bon moment et avec les bons moyens. Et parfois, c'est aussi dire non aux tâches qui ne servent pas à nos objectifs. 3. Anticiper plutôt que réparer. Une efficacité durable passe par des processus bien rodés qui nous permettent de prévoir et de nous adapter. Si on est toujours en mode pompier, c'est qu'il faut revoir nos bases. Et ce qui vaut pour l'entreprise vaut aussi pour la planète. faire mieux avec moins est une nécessité pour un avenir durable. Alors l'efficacité, ce n'est pas une destination mais un chemin, jalonné de réflexions et d'améliorations continues. Un immense merci à Mathieu Poissard d'Araico, Émilie Lodoiron du cabinet MITI et Manon Cuiera de CentraMétho pour leur contribution. Vous retrouverez leur lien en description de cet épisode si vous souhaitez les contacter. Mon conseil du jour, jetez un œil à votre planning. Est-ce que toutes les actions que vous entreprenez aujourd'hui servent vos objectifs ? Si ce n'est pas le cas, c'est peut-être le moment de réajuster. Je vous laisse réfléchir à ça et je vous dis à très bientôt pour un nouvel épisode d'Osez l'Efficacité. Et voilà, c'est la fin de cet épisode d'Osez l'Efficacité. Je serais curieuse de savoir ce que tu en as pensé. En tout cas, si cet épisode t'a plu, n'hésite pas à laisser un commentaire et à donner un avis 5 étoiles. Ça m'aide énormément. Tu peux aussi me suivre et me contacter sur LinkedIn et Instagram pour continuer la discussion. Je serais ravie d'échanger avec toi. Rendez-vous la semaine prochaine pour un nouvel épisode plein de conseils et d'astuces pour oser l'efficacité. A très vite !