Transcription

• Speaker #0

  Le monde des petites entreprises est fascinant. C'est un mélange unique de débrouillardise et d'adaptabilité. Mais parfois, on manque de compétences clés pour aller plus loin. Tu le ressens aussi ? Alors ce podcast est fait pour toi. Je suis Perrine Thiebaud, consultante en transformation numérique et je déniche pour toi les meilleurs outils, méthodes et technologies pour gagner en efficacité. Seul ou avec mes invités, je te partage des conseils actionnables pour avancer en toute sérénité. Alors, prêt à oser l'efficacité ?

• Speaker #1

  Ok Mathieu, on a créé notre base de connaissances, elle est prête à être utilisée. Maintenant, comment on encourage les employés à y contribuer activement au quotidien ?

• Speaker #2

  Tu touches du doigt un enjeu stratégique sur la gestion des connaissances. Parce que comme je disais, une base de connaissances, elle doit être dynamique, elle doit être enrichie continuellement et ne pas rester statique. Il n'y a rien de pire que de se reposer sur ses lauriers. Et du coup, il y a plusieurs façons de pousser les collaborateurs à contribuer. Donc on va avoir par exemple un programme d'incentive, faire en sorte que les top contributeurs soient récompensés. Ça peut être en matériel, ça peut être en numéraire, ça dépend, mais il faut vraiment qu'il y ait en fait cette logique dans l'entreprise et qu'on se donne les moyens de ses ambitions. Une autre façon de faire, c'est d'intégrer un peu le jeu en caractère ludique à ce projet, avec un petit peu de gamification. Comme on dit, il y a par exemple des outils qui vont permettre d'obtenir des points et de se positionner par rapport à ses collègues. Voilà, je suis un top contributeur, voilà, j'ai créé toutes ces fiches de connaissances. Donc voilà, je me positionne vraiment comme un sachant d'entreprise et mon expertise est reconnue. À côté de ça, tout peut être un petit peu lié, on peut faire un petit mix de tout ça. Et on va dire que le plus important, ça reste vraiment de la pédagogie. Il faut expliquer... et concrètement, pourquoi en fait c'est une question stratégique, la gestion des connaissances, et pourquoi ils ont quelque chose à y gagner. Donc là, ça demande un petit peu de travail, ça demande un petit peu de projection, mais il faut vraiment qu'on arrive à expliquer le pourquoi du comment, on se lance là-dedans, pourquoi on modifie cette culture d'entreprise, et qu'est-ce qu'ils ont à y gagner dans le temps. Il y a plusieurs choses qui semblent assez naturelles, déjà la pérennité de l'entreprise, c'est quelque chose qui va intéresser les salariés, parce que du coup ça donne de la visibilité, on ne se dit pas, bon... Peut-être que l'entreprise va couler et qu'est-ce que je vais devoir faire demain. Donc voilà, il y a pas mal de choses à creuser et d'informations à pousser pour faciliter cette contribution. Et dernièrement, je dirais, on va dire que la chose la plus primordiale quand on veut se lancer sur des connaissances, c'est vraiment se doter des bons outils. Ça va aider à tous les niveaux, dans la création des connaissances, dans l'accès à l'information. Si on a les bons outils, c'est beaucoup plus simple de jouer le jeu. Si on essaie par exemple d'enfloncer un clou avec une disqueuse... Je suis prêt à parier qu'en fin de journée, on n'aura pas cloué beaucoup de planches.

• Speaker #1

  Ça marche. Je reviens sur ce que tu disais sur inviter les gens à collaborer par le jeu ou par des récompenses. Tu n'as pas peur de diluer le savoir en augmentant la quantité ? Est-ce que les gens sont quand même conscients qu'il faut faire des fiches de qualité avant d'en faire beaucoup ?

• Speaker #2

  Oui, effectivement. Souvent, la qualité sera plus importante que la quantité. Et c'est là qu'on va retrouver l'importance d'avoir différents rôles avec des personnes qui vont vraiment venir valider ou non une fiche de connaissances. Et concrètement, si on inonde ces valideurs, ces experts, il faut qu'ils puissent faire savoir aussi aux éditeurs qu'ils vont un petit peu trop loin, qu'ils en font un petit peu trop. Et en fait, c'est du management. Après, aussi simplement que ça, il faut faire passer l'information et déplacer le curseur. Mais ça, encore une fois, ça se fait dans le temps.

• Speaker #1

  Ça marche. Tu as commencé à nous parler d'outils. Alors à l'heure où l'intelligence artificielle explose de partout, comment on intègre la techno justement à la gestion de connaissances ?

• Speaker #2

  Oui, alors il y a pas mal de choses qui ont évolué, notamment avec l'arrivée des LLM.

• Speaker #1

  Alors LLM pour nos auditeurs, c'est les modules d'IA comme ChatGPT qui ont fait de la génération de contenu.

• Speaker #2

  Exactement, LLM c'est Large Language Model. Donc en gros, c'est les grands modèles de langage qui sont en fait capables de générer des réponses à des questions, mais aussi des images et ainsi de suite. Du coup, en 2024-2025, on trouve principalement de l'IA dans la recherche d'informations. On appelle ça de différentes manières, ça va être de l'enterprise AI, de l'IA d'entreprise ou de la recherche par IA. Et en gros, si tu connais ChatGPT, j'imagine que oui, et si les auditeurs aussi les connaissent, c'est un peu le même fonctionnement. Au lieu d'aller chercher un document ou des informations un petit peu partout sur le net, elles vont en fait, ces technologies de recherche par IA, se concentrer sur votre documentation uniquement, sur une documentation interne. Donc en fait, une base de connaissances qui est validée et éprouvée. c'est en quelque sorte en fait un moteur de recherche 2.0 plus humain, plus naturel que ce qu'on peut avoir avec Google. En fait plutôt que de refaire une requête basée sur des mots clés, on va poser une question très naturelle et bien plus précise. En fait plus la question est précise, plus l'information retournée sera très précise elle aussi et spécifique. Donc là on est vraiment sur un usage qui se démocratise, qui est très présent, il y a une myriade de solutions sur le marché mais elle ne s'intéresse qu'à la recherche d'informations. C'est-à-dire que ces technos n'aident pas aujourd'hui à créer ou à expliciter des connaissances. Et comme on l'a dit, ce qui est important dans une base de connaissances, c'est de l'enrichir continuellement et de la rendre dynamique. Et on voit quand même avec l'IA, et c'est ce qu'on a fait avec Chirou, il est possible d'utiliser l'IA pour générer des connaissances de manière automatique. Ou en tout cas, de faciliter la génération de ces connaissances. Donc on a eu plusieurs IA, l'une qui va... ce qu'on lui raconte ou ce qu'on filme. On va lui expliquer concrètement un processus, une bonne pratique. Et il y a une autre intelligence artificielle qui, après avoir eu la transcription, va générer, synthétiser une fiche de connaissances en nettoyant toutes les informations non importantes, non pertinentes qu'on a pu donner. Et générer cette fiche de connaissances synthétisée qu'on va pouvoir ensuite éditer, valider et ajouter à la base de connaissances pour l'enrichir. En fait, on a l'IA aujourd'hui qui se positionne vraiment de bout en bout sur la valeur apportée quand on parle de gestion des connaissances. On peut utiliser l'IA pour générer et faciliter la génération des connaissances et utiliser l'IA pour aller trouver la bonne connaissance au bon moment.

• Speaker #1

  Et est-ce que tu as un cas concret pour nous où tu as implémenté votre solution et les bénéfices que ça génère pour les utilisateurs ?

• Speaker #2

  C'est vraiment que tu me poses cette question, parce qu'on a eu un retour dernièrement. L'application Chirou fonctionne très bien chez Anjos Ventilation, comme son nom l'indique, qui travaille dans la ventilation. Après, il faut aussi dire que nos utilisateurs pilotes sont assez visionnaires sur la question, ils avaient ciblé cette problématique très tôt. Aujourd'hui, ils utilisent Chirou assez massivement pour formaliser des procédures. Et avant cela, avant d'utiliser Chirou, C'est une tâche qui leur prenait par procédure 30 à 45 minutes. Et en utilisant Chirou, ça ne leur prend plus que 7 à 8 minutes en moyenne. Donc on voit bien ici qu'on a un gain de temps qui est plus que substantiel. Et en fait, tout le monde est satisfait, puisque la direction voit qu'on capitalise sur l'expertise de la société, et les techniciens gagnent un temps fou lorsqu'ils doivent formaliser ces procédures-là. Encore une fois, c'est une tâche qu'ils n'aimaient pas beaucoup faire. et aujourd'hui, en fait, ça leur enlève un peu une épine du pied dans leur quotidien. Donc, on voit là que c'était quelque chose qu'ils faisaient déjà, ils n'avaient pas forcément les bons outils, c'était vraiment en fait un caillou dans la chaussure. Et aujourd'hui, en se dotant d'un bon outil, ça fluidifie en fait toutes ces tâches-là.

• Speaker #1

  Super. Eh bien, on va s'arrêter là pour aujourd'hui, parce que j'ai l'impression qu'on sait maintenant comment bien vivre avec sa base de connaissances. Donc, on plongera demain dans les bénéfices tangibles qu'apporte la base de connaissances au quotidien.