Transcription

• Speaker #0

  Le monde des petites entreprises est fascinant. C'est un mélange unique de débrouillardise et d'adaptabilité. Mais parfois, on manque de compétences clés pour aller plus loin. Tu le ressens aussi ? Alors ce podcast est fait pour toi. Je suis Perrine Thiébaut, consultante en transformation numérique et je déniche pour toi les meilleurs outils, méthodes et technologies pour gagner en efficacité. Seule ou avec mes invités, je te partage des conseils actionnables pour avancer en toute sérénité. Alors, prêt à oser l'efficacité ? Nouvelle semaine, nouvelle thématique. Chaque jour, du lundi au vendredi, on décortique un sujet en profondeur avec des doses courtes et actionnables de moins de 15 minutes. Bonne semaine et bonne écoute !

• Speaker #1

  Tu sais que 70% des projets IT n'atteignent pas leurs objectifs ? Personnellement, ça me fait froid dans le dos. Du coup, je me suis dit qu'on allait se faire une petite série pour bien préparer son projet et tu vas voir qu'on va pas parler que de numérique, loin de là. Ce sujet, c'est celui qui m'occupe au quotidien avec mes clients et c'est celui aussi que j'aborderai en masterclass à Metz le 12 juin. Ça se passe à 15h30 à l'événement Production temps réel au stade Saint-Symphorien. Je serai sur place toute la journée, donc n'hésite pas à venir me voir, on discutera de ton projet. Mais en attendant, revenons à nos moutons. Tu crois que tu te lances dans un projet informatique, mais en réalité, tu t'attaques à tes façons de travailler. Et c'est là que ça devient vraiment intéressant. Donc, avant chaque projet qui fonctionne, il y a une étape de diagnostic, d'audit, d'analyse. Appelle ça comme tu veux, mais l'idée c'est d'aller creuser ce qu'il se passe en vrai dans ta façon de travailler. Je te donne en 5 points les idées clés à ne pas rater sur cette étape essentielle. Déjà, la digitalisation, c'est une occasion en or de faire le ménage. Avant de penser outils, on va penser flux. On va penser comment circule l'information, qui fait quoi et surtout combien de fois. Est-ce qu'il y a des choses qui se répètent ? Est-ce qu'il y a des choses qu'on commence à avoir un peu de mal à faire au quotidien parce que c'est pénible, parce que c'est toujours la même chose et qu'on y voit de moins en moins sa valeur ajoutée ? C'est ça qu'on va creuser dans cette idée-là. En deuxième point, l'idée c'est de commencer par cartographier ces flux métiers. Ici, on n'a pas besoin de logiciel. Une bonne grosse feuille A3, ou plus, on peut voir grand, des post-it. Tu dessines le parcours d'une commande, d'un recrutement, d'une production, d'un service après-vente, ce qui te préoccupe. Et tu verras vite que certains chemins sont quelque peu sinueux, voire même peuvent se croiser. Parfois, on a bâti deux autoroutes en parallèle pour aller exactement du même point au même point et on ne s'en rend compte qu'une fois que c'est sur papier. Un peu dommage, mais c'est pour ça que cette étape est ô combien importante. Troisième point, on n'oublie personne, aucun service, on implique tout le monde là-dedans. Le grand classique, c'est qu'on a l'atelier de production d'un côté qui fait son reporting sur Excel pendant que le service qualité refait le même tableau avec des infos très approchantes mais qui ne sont pas calculées exactement de la même manière. En fait, on pourrait très bien fusionner les deux en faisant juste un bon atelier de cadrage pour savoir exactement qui a besoin de quoi et comment. on arrive à travailler plus efficacement avec les bonnes données pour tout le monde. Pourquoi ça arrive ? Simplement parce qu'on ne se parle pas assez, qu'on ne réalise pas que le collègue du service d'à côté peut avoir des outils de travail qui sont très proches des siens. Et globalement, on a tous tellement la tête dans le guidon que personne n'a une vue d'ensemble. En quatrième point, sache que les tâches en doublons sont de véritables bombes à retardement. Déjà, ce sont des pertes de temps, tout simplement. Mais ce sont aussi de grosses sources d'erreurs, la preuve d'un manque de communication, est la meilleure façon de générer des incohérences dans ton système et dans tes fichiers et même dans ta façon de travailler globalement. Si tu les identifies, tu gagneras en efficacité sans avoir à changer le moindre outil, simplement grâce à de la réorganisation. Parce que, je te l'avais dit, dans ce sujet-là, il n'y a pas que le numérique. Il y a aussi parfois juste une bonne réorganisation qui te permettra d'atteindre tes objectifs et de simplifier tes process de manière simple. Le cinquième point, c'est d'arrêter de croire que c'est trop complexe. C'est ton entreprise, tu la connais mieux que personne. Ce qu'il te faut, c'est juste une méthode pour la regarder autrement. C'est exactement ce que je te propose avec cette première étape. Tu cartographies, tu diagnostiques ton existant et tu as cette capacité de prise de recul sur ce qui se passe. Bon, malheureusement, je sais que ce qui te manque aussi souvent, c'est un peu de temps pour pouvoir faire tout ça. Mais crois-moi, le gain est énorme si tu arrives à prendre ce recul nécessaire pour tes projets de demain. Je te donne un exemple concret, et assez classique d'ailleurs, c'est le pointage. Tu demandes à tes équipes de remplir leur fichier de suivi des temps en production, parce que tu as besoin de savoir qui a travaillé sur quoi, puis ils en ont un autre pour le suivi de leur présence, qui permet de gérer la paye. Une fois sur deux, il y en a un qui passe à l'as, parce que ça fait trop de données, parce qu'on ne pense pas toujours à tout, parce que... parce que Michel était pressé de sortir, parce qu'il était en retard pour chercher sa fille. Bref, tu as des écarts entre tes fichiers, tu ne sais plus qui a bossé quand, il y a des oublis en paye, ça devient vite le bazar. Je ne vais pas aller plus loin sur cet exemple pour l'instant, parce que l'idée de départ vraiment de cette première étape, c'est simplement de se rendre compte du problème avant de passer à la suite. Donc on ne va pas anticiper pour l'instant. Je te propose le petit challenge de passage à l'action. Un petit défi pour appliquer tout de suite ce qu'on vient de se dire. Je pense que tu peux t'en douter, c'est d'aller cartographier un flux métier complet de A à Z. Tu choisis un processus simple. Tu n'as pas besoin de t'attaquer à une montagne si c'est la première fois que tu le fais. Tu prends ce que tu veux, que ce soit la validation des congés, le traitement d'un monde commande, le suivi d'une pièce dans l'atelier de bout en bout. Comme tu veux. Essaie quand même de trouver un processus où tu sens qu'il y a des irritants, des trucs qui te gênent ou qui gênent tes équipes au quotidien. Liste toutes les étapes, toutes les personnes impliquées, tous les documents échangés. Les questions à se poser, c'est qui a besoin de quoi ? Quand ? Pourquoi faire ? Et pour qui ? Tu risques d'être très surpris par ce que tu vas découvrir. Bien sûr, si tu veux un regard extérieur pour t'aider à faire cette première cartographie, tu peux prendre un rendez-vous avec moi. 30 minutes offertes pour discuter de ton projet et voir ce qu'on peut faire pour te sortir d'une mauvaise passe avec tes processus. Je te mets mon calendrier en description et tu pourras prendre rendez-vous. Et comme je te le disais en introduction, pour se rencontrer en vrai, ça se passe le 12 juin à Metz, au salon Production Temps Réel, au stade Saint-Symphorien. En attendant, je te retrouve dans l'épisode suivant pour la deuxième étape de notre process qui va être de simplifier toutes nos trouvailles de cette étape de diagnostic.