Transcription

• Speaker #0

  Le monde des petites entreprises est fascinant. C'est un mélange unique de débrouillardise et d'adaptabilité. Mais parfois, on manque de compétences clés pour aller plus loin. Tu le ressens aussi ? Alors ce podcast est fait pour toi. Je suis Perrine Thiébaut, consultante en transformation numérique et je déniche pour toi les meilleurs outils, méthodes et technologies pour gagner en efficacité. Seule ou avec mes invités, je te partage des conseils actionnables pour avancer en toute sérénité. Alors, prêt à oser l'efficacité ?

• Speaker #1

  Tu sais que je donne une masterclass le 12 juin 2025 à Metz ? Ça s'appelle Digitalisation des processus industriels, de l'idée à la mise en œuvre et ça se passe au salon Production Temps Réel à 15h30 au stade Saint-Symphorien. Mais en attendant, revenons à nos moutons. T'as fait l'inventaire de tes flux ? C'est parfait. Maintenant, on attaque la partie la plus satisfaisante du projet, le grand ménage. Et tu vas voir, parfois, il suffit simplement de supprimer pour gagner énormément. Parce que déjà, le numérique, ça n'a rien de magique. Si tu digitalises un processus bancal, il va fonctionner plus vite, voire même tout seul, mais toujours mal. Résultat, tu as juste payé pour aller dans le mur plus vite et plus cher. D'où l'importance de simplifier et de maîtriser avant d'informatiser tout ça. Ensuite, une des clés de l'efficacité, c'est la mutualisation. Il y a souvent plusieurs versions d'un même fichier dans ton entreprise, qui se baladent entre les services, qui se baladent dans des dossiers où on ne sait plus vraiment où ils sont. Le but ici, c'est de centraliser les informations. d'établir une version de référence. Un seul document partagé, une seule vérité, ou une seule façon de faire en tout cas. On ne va peut-être pas garder ce fichier, souvent Excel, Google Sheets, ou peu importe, sous cette forme-là, dans notre projet, mais en tout cas de garder une référence, une manière de calculer sur laquelle les différents services qui vont l'utiliser sont d'accord. En troisième point, il faut éliminer les documents morts. Ces fichiers Excel ou autres, ces Word, ces PDF, ces procédures, ... que l'on remplit, que l'on écrit, et que plus personne ne comprend, ou qu'on va juste garder au cas où. Ces rapports imprimés, mais jamais lus, ceux qu'on met à la poubelle directement, ou ceux qui sont mis à la poubelle par un autre service, on leur a donné, mais en fait, plus personne ne s'en sert, et donc ils encombrent, et puis ils font perdre du temps aux gens qui prennent justement du temps pour les éditer, alors que plus personne n'en a besoin. Et crois-moi, des documents comme ça, il y en a beaucoup, des documents qui viennent des habitudes. Avant, j'avais besoin de ce document à donner à mon transporteur lorsqu'il venait chercher mes marchandises. Aujourd'hui, c'est informatisé. Sauf que la personne qui édite cette fiche n'a jamais eu l'information. Et c'est beaucoup plus courant qu'on ne le croit. En dernier point, on va chercher à instaurer des règles simples qui vont poser les bases de tes futurs processus. Qui valide quoi ? Quel format de nommage pour quel fichier ? Où est-ce que je les range ? Quelles sont les informations obligatoires dans un mail de commande par exemple ? Comment éviter qu'il y ait des erreurs ? Est-ce qu'il faut que je fasse des procédures pour certaines actions ? Est-ce qu'il faut avoir un fil rouge pour dérouler certaines actions, pour qu'on n'oublie jamais rien ? Toutes ces petites choses vont permettre de simplifier et de purifier des processus au fur et à mesure. Ces mini-décisions évitent des dizaines d'allers-retours et surtout, elles faciliteront grandement l'automatisation plus tard. On en revient toujours à ça, ce qui est clair aujourd'hui dans des processus manuels, le sera tout autant quand il s'agira de les digitaliser. Je donne un exemple extrêmement concret. J'ai accompagné une PME de 35 personnes qui avait trois services qui suivaient grosso modo les mêmes indicateurs sur trois fichiers différents. Chacun avait fait son fichier, un pour la prod, un pour les achats, un pour le commerce, mais l'idée était toujours de savoir qu'est-ce qui sortait de la prod. Alors certes, la prod en avait besoin pour son plan de production, les achats pour savoir s'il y avait des composants à racheter justement et qu'il y ait toujours du stock. et le commerce avait besoin de savoir quand est-ce que ces commandes étaient livrées, mais globalement, ça se basait plutôt sur les mêmes informations. Sauf que les chiffres ne collaient jamais, parce qu'ils n'étaient pas collectés à la même fréquence, on n'avait pas tout à fait les mêmes références. Bref, on a tout remis à plat, avec un seul fichier partagé, des filtres par service et une règle unique pour l'alimentation des données par un seul moyen. Donc qu'on soit toujours à la même page, et évidemment, celle qui correspond le mieux à la réalité de notre production. La prochaine étape, ce sera sûrement de supprimer cet Excel. Mais bon, chaque chose en son temps. Inutile d'aller plus vite que la musique. Si cette solution convient à la société à ce moment-là, c'est déjà parfait. Le résultat, c'est qu'on a quand même divisé le nombre de réunions par deux, qu'il y a moins de conflits internes, parce que tout le monde parle le même langage et qu'on a une base très solide pour aller plus loin un peu plus tard. Mais pour l'instant, ça fonctionne très bien. Le challenge du jour, ça va être de repérer trois éléments que tu peux supprimer ou mutualiser cette semaine. Ça peut être un fichier, un document papier, un processus même ou un bout de processus qui est devenu inutile, un reporting inutile que personne ne lit, qui est mis à jour et qui ne sert plus, une info qui est transmise deux fois, recopiée, toutes ces petites choses qui font que quelqu'un perd du temps quelque part sur une action qui n'est plus utile. Tu te fais une petite liste et tu te poses la question, est-ce que ça sert encore à quelqu'un ? Sinon, ça dégage. Si tout ça, ça te parle et que tu veux reprendre le contrôle de tes processus, prends rendez-vous avec moi pour parler de ton projet. Mon lien Calendly est dans la description de l'épisode. Et puis, si tu veux qu'on se rencontre en vrai, je serai le 12 juin à Metz au Salon Production Temps Réel au Stade Saint-Symphorien et je t'attends là-bas. D'ici là, on se retrouve dans le troisième épisode pour parler d'identification des priorités de ton projet.