Transcription

• Speaker #0

  Le monde des petites entreprises est fascinant. C'est un mélange unique de débrouillardise et d'adaptabilité. Mais parfois, on manque de compétences clés pour aller plus loin. Tu le ressens aussi ? Alors ce podcast est fait pour toi. Je suis Perrine Thiebaud, consultante en transformation numérique et je déniche pour toi les meilleurs outils, méthodes et technologies pour gagner en efficacité. Seule ou avec mes invités, je te partage des conseils actionnables pour avancer en toute sérénité. Alors, prêt à oser l'efficacité ?

• Speaker #1

  Oser l'efficacité fait son podcasthon. Dans l'épisode précédent, on a eu un beau témoignage d'une entreprise accueillante pour l'association Bureaux du Coeur. Aujourd'hui, c'est le retour de Marine pour aborder les détails pratiques. Marine, quelles sont les premières démarches à réaliser pour une entreprise qui est intéressée pour accueillir quelqu'un dans ses locaux ?

• Speaker #2

  La première démarche à réaliser, c'est tout simplement de s'informer. Pour s'informer, il y a la possibilité de participer à un webinaire national chaque semaine en s'inscrivant sur le site des Bureaux du Coeur. de façon à avoir déjà les informations globales et complémentaires. Ensuite, l'entreprise peut rencontrer un délégué de sa région, voire être mise en contact avec d'autres entreprises hautes pour pouvoir répondre aux premières questions qui se posent. Dans un deuxième temps, il faut vérifier que l'accueil est envisageable dans les bureaux ou bien faire les aménagements nécessaires. Alors, il n'est pas demandé un aménagement de type hôtelier, un coin nuit avec un lit, par exemple. canapé convertible, un lit escamotable, et puis le fait de fournir du linge de lit adapté est vraiment le minimum requis. Généralement, il faut absolument quand même que l'invité puisse se nourrir, donc mettre à disposition la petite kitchenette, c'est-à-dire un four à micro-ondes, un frigidaire, éventuellement un peu de vaisselle, et puis avoir un accès obligatoire à des sanitaires, donc des toilettes, idéalement une douche, sachant qu'on peut se passer de douche à partir du moment où une structure associative ou publique propose une douche à moins d'un kilomètre. Enfin, parce que l'invité a également quelques affaires et doit pouvoir bénéficier de son intimité et de sa sécurité, il convient de mettre à disposition un placard, une armoire, afin que l'invité puisse ranger sous clé ses affaires.

• Speaker #1

  Ok, très clair. Je me posais la question sur le linge de lit. Du coup, c'est à la charge de l'entreprise de s'assurer du lavage, par exemple, ce genre de choses ?

• Speaker #2

  Alors, au niveau de la fourniture, c'est l'entreprise effectivement qui va fournir le linge de lit. Au niveau de la blanchisserie, ça va être convenu lors de la signature de la convention. Donc la plupart du temps, c'est à la charge de l'invité. Après, dans certaines entreprises, ils ont également une blanchisserie sur place puisque les conditions professionnelles nécessitent de laver du linge sur place par exemple et peuvent mettre à disposition dans ces cas-là la machine à laver. Mais ça, c'est vraiment des détails qui sont réglés localement au moment de l'entrée de l'invité dans l'entreprise.

• Speaker #1

  On s'adapte quand même au contexte de l'entreprise. Ok, ça marche très clair. Est-ce qu'il y a des aspects administratifs ou juridiques à prévoir ?

• Speaker #2

  Oui, bien évidemment. Déjà au niveau des locaux, il y a une légère différence si l'entreprise est propriétaire de ses locaux ou si elle est locataire. Si elle est propriétaire, finalement, le chef d'entreprise va simplement s'assurer de l'adhésion des salariés à la démarche en les informant, en proposant une réunion d'information, une rencontre avec un délégué des bureaux du coeur. Par contre, si l'entreprise est locataire, il s'agira d'informer et d'obtenir l'accord du bailleur. Donc ça, c'est quand même quelque chose d'important. Enfin, il va falloir effectuer des démarches auprès de l'assurance. Effectivement, la mise en place des bureaux du cœur exige que les hôtes aient contacté et étendu leur couverture auprès de leur assurance. Donc, ça va être une clause à rajouter au niveau de l'assurance multirisque et de la responsabilité civile. Et puis, une clause spécifique. dans laquelle l'assurance va garantir qu'elle ne se retournera pas contre l'invité en cas de dommage. La bonne nouvelle, c'est qu'au niveau des bureaux du cœur, nous avons des liens qui sont importants avec un bon nombre d'assureurs et certains, on a trois assureurs qui ont créé vraiment une close bureaux du cœur qui permet d'être assuré sans sub-coût dans le cadre de l'accueil d'un invité.

• Speaker #1

  Chouette, on est encore sur une belle collaboration comme tu en parlais dans le premier épisode. Est-ce qu'il y a des outils, des partenaires qui peuvent aider, en plus des bureaux du cœur, une entreprise à se lancer dans la démarche, à ne pas se sentir seule et à mieux vivre finalement l'implantation ?

• Speaker #2

  Oui, bien sûr. Alors déjà, dans un premier temps, la plupart des entreprises, autant se font un plaisir vraiment de partager leur expérience. Et on peut mettre en relation les entreprises qui souhaitent accueillir avec des entreprises qui accueillent déjà. Soit dans la phase de réflexion, pour vraiment répondre aux premières questions, et autres. voir un petit peu quels sont les doutes et quelles sont les réponses aux inquiétudes qui sont parfois présentes. Soit dans la phase opérationnelle, pour échanger tout simplement sur la réalisation concrète de l'accueil, de l'aménagement et puis de ce qui a pu être mis en place, mais également, pourquoi pas, d'échanger sur les difficultés, parfois un petit peu matérielles, très techniques. Parfois, il s'agit d'alarmes, de badges, d'accès sécuritaires qui sont à résoudre et qui se résolvent assez rapidement. Ensuite, les bureaux du coeur mettent à disposition vraiment tout un pack qui permet d'accompagner les démarches de façon très très facile. Donc notamment un mail pré-rédigé pour contacter son assureur, la clause également qui est à rajouter sur le contrat d'assurance. Donc il y a vraiment toutes les démarches sont entre guillemets pré-machées de façon à faciliter au maximum l'engagement de l'entreprise. Et puis enfin, lorsque c'est un petit peu plus compliqué, notamment au niveau des assurances qui n'ont pas entendu parler du dispositif et qui, du coup, ont plus de questions ou bien des démarches un petit peu plus lourdes en termes de remonter vers le national de ces assurances, il y a la possibilité de faire intervenir un consultant en assurance qui travaille avec les bureaux du cœur et qui va apporter un appui, soit pour... débloquer un petit peu les situations les plus complexes, soit pour lever les réticences de certaines assurances qui ne connaissent pas encore l'association.

• Speaker #1

  C'est hyper rassurant pour les entreprises qui voudraient se lancer, ils sont quand même bien accompagnés de bout en bout et l'administratif finalement a été bien préparé en amont pour que ça se fasse le plus naturellement possible quand on décide de se lancer, c'est chouette. Est-ce que tu as des bonnes pratiques à conseiller pour que l'accueil soit réussi ?

• Speaker #2

  Oui alors Immédiatement, il y a deux points qui me viennent à l'esprit. Le premier, c'est vraiment de s'assurer de l'information et de l'adhésion des salariés. C'est vraiment un projet d'entreprise avec le souci de créer du lien social. Il faut imaginer qu'un salarié va peut-être prêter son bureau la nuit, donc il va se poser des questions, dans quel état est-ce que je vais le retrouver le lendemain matin, etc. Donc c'est important que tous soient investis dans l'accueil. Et puis les premiers accueils, et puis depuis ces quelques années, montrent qu'il y a de réels liens humains qui se mettent en place. Donc ça, c'est vraiment important, l'adhésion des salariés. Et puis le deuxième point, c'est vraiment dialoguer. Forcément, il y a des petits ajustements en début d'accueil. Par exemple, un détecteur de mouvement qui va allumer la lumière la nuit, mais qui va déranger l'invité dans son sommeil. Ou bien, au niveau de l'invité, le rangement du matin qui va être optimisé. Il faut absolument, effectivement, que le dialogue soit mis en place dès le début. Et là, les bénévoles des bureaux du cœur sont là pour... mettre en place ce dialogue, la médiation et s'assurer que l'accueil se passe au mieux pour l'invité comme pour l'entreprise, notamment par le biais de réunions mensuelles de suivi qui ont pour objectif au début d'optimiser les conditions d'accueil pour chacun. Et puis comme ces réunions mensuelles sont des moments qui sont partagés également avec l'organisme partenaire, l'organisme social, ça permet aussi de s'assurer que l'accompagnement de l'invité vers la sortie, l'accompagnement de la sortie du dispositif et vers un hébergement plus pérenne se fait dans les meilleures conditions.

• Speaker #1

  Trop chouette, merci beaucoup pour ces partages, en tout cas c'est super clair, on a fait tomber pas mal de barrières techniques je pense aujourd'hui pour se lancer dans l'accompagnement, merci beaucoup Marine, dans l'épisode suivant on accueillera Kinda, directrice générale de l'association qui nous donnera sa vision de l'accompagnement et de l'association pour le futur.