Speaker #0Salut à tous et bienvenue dans Oser l'Efficacité. Moi, c'est Perrine Thiebaud, passionnée d'optimisation et de performance depuis plus de 10 ans et fondatrice de Digitik. J'en ai marre de voir des processus qui patinent, des pertes de temps récurrentes, des empilements d'outils irréfléchis. On met des pansements partout alors qu'un check-up général serait plus que nécessaire. Dans ce podcast, je partage avec vous mes outils, méthodes et analyses pour simplifier, améliorer et booster vos performances. Seul ou avec mes invités ? On explore comment rendre vos processus plus efficaces et adaptés à vos besoins. Et quand la base est bien saine, on parle aussi d'outils numériques. Alors, prêt à oser l'efficacité et à vraiment faire la différence ? C'est parti ! Pour ce sixième épisode d'Oser l'efficacité, je voudrais te parler d'un sujet qui me tient particulièrement à cœur. Je veux te parler de ces journées où tu as travaillé toute la journée, tu t'es épuisé à la tâche, et t'arrives à la fin et tu dis... Rien n'a avancé. Tu les connais ces journées ? Moi, ça m'arrive assez régulièrement. Ça, c'est la procrastination active. Tu as travaillé sur beaucoup de choses, mais pas ce sur quoi tu aurais dû travailler. Soit des tâches qui te sont personnelles, soit sur les projets que tu as à charge de faire avancer. Moi, de mon côté, je sais que je tombe assez facilement dans des tâches simples de comptabilité ou dans des services qu'on va me demander par e-mail ou via un Teams. plutôt que des fois me concentrer sur un projet beaucoup plus important. Dans cet épisode, je vais t'expliquer ce que c'est la procrastination active, comment on la reconnaît. Derrière, je vais te donner des exemples concrets de comment ça se passe chez moi et de ce que je peux voir aussi chez mes clients quand ça arrive. Et je te donnerai une méthode pour essayer de l'éviter parce qu'effectivement, ça va t'empêcher de vraiment avancer sur ce que tu devrais faire. Et parfois, tu auras l'impression de stagner parce que tu souffres de ce phénomène-là, justement. Déjà, qu'est-ce que c'est la procrastination active ? Contrairement à la procrastination qui est clairement de juste éviter de travailler ou de faire ce que tu aurais à faire, soit en scrollant sans s'arrêter sur ton téléphone, soit glandant sur ton canapé devant Netflix, la procrastination active ne consiste pas à ne rien faire. Tu fais des choses. Est-ce que c'est des choses importantes ? Est-ce que c'est des choses que tu devrais faire normalement ? Ça, c'est une autre question. Mais en tout cas, tu travailles. On ne peut pas te reprocher de ne pas travailler. On ne peut pas te reprocher d'attendre que les choses passent. Non, il y a de la production, mais pas au bon endroit. Souvent, la première personne que tu affectes, c'est toi, en fait. Parce que c'est toi qui t'es fixé tes objectifs. C'est toi qui as décidé sur quoi tu devais travailler. Et le résultat, c'est qu'à la fin de la journée, tu ne l'as pas fait. Et donc, la personne qui en souffre, c'est souvent pas les autres. On verra ça aussi dans les exemples que je vais te donner. C'est plutôt toi et ce que tu attendais de toi. pour cette journée. Donc souvent, le premier signe pour la détecter, c'est ça. C'est à la fin de la journée, tu sais que tu as travaillé, tu sais que tu t'es pas arrêté et pourtant, tu n'as pas rempli tes objectifs. Ta tout doux n'a pas franchement diminué, mais concrètement, t'as fait des choses quand même. Le deuxième signe de la procrastination active, ça va être que les tâches que tu as faites dans ta journée sont des petites tâches qui ont une fin. Ce ne sont pas des tâches qui font partie d'un plus gros projet et où tu retireras peut-être moins de satisfaction à les terminer que des petites tâches avec une vraie fin tangible dans le temps imparti d'une journée. Il est terriblement agréable pour le cerveau, pour nous, de cocher des cases, de faire avancer une tout doux, de pouvoir dire j'ai terminé. Donc forcément, quand on a le choix entre une tâche facile à faire Merci. rapide et une tâche longue et dont on n'est pas sûr d'arriver au bout dans le temps imparti, on va plutôt aller vers la petite tâche facile à faire. Donc clairement si ta journée a été remplie de ces petites tâches là, c'est peut-être un signe de procrastination active. C'est pas une vérité absolue bien évidemment, il y a des métiers où jongler entre les crises et jongler entre les petites tâches qui vont arriver à droite à gauche, ça va être le quotidien. Mais c'est plus si ces petites tâches n'étaient pas urgentes, n'étaient pas importantes, et que tu t'es plutôt dit, je vais les faire parce que justement, elles ne sont pas très longues, et que je pourrais après faire les tâches qui sont plus longues, mais au moins je me serais débarrassée de ce qui n'est pas long. C'est une manière de faire de la procrastination active. Globalement, si on fait ça tous les jours, on va avoir un problème de productivité et d'efficacité, parce que les projets long terme n'avanceront jamais. C'est ça en fait le truc qu'il faut se dire, c'est que Quand on se lance là-dedans, quand on a cette démarche, ce n'est pas un jour que ça arrive, c'est tout le temps. Et donc finalement, on va toujours mettre ces petites tâches avant. plutôt que d'attaquer les sujets de fonds. Je vais te parler de mon expérience là-dessus pour que ce soit plus clair, mais de mon côté, par exemple, gérer ma compta, c'est quelque chose que je n'ai pas besoin de faire au quotidien. Il y a une partie de moi qui est rassurée par le fait de savoir où j'en suis, au niveau de ma trésorerie, de savoir si je peux faire tel ou tel investissement, combien de salaires je peux me verser, mais concrètement, je n'ai pas besoin d'y être tous les jours. Pourtant, tous les jours, je pourrais avoir des factures à remplir. je pourrais avoir des notes de frais à faire, ce genre de choses. Et il y a une époque où je me disais, j'en fais un petit peu tous les jours, ce n'est pas long, ça ne me prend pas trop de temps et après j'avancerai. Sauf que si je fais ça pour la compta et pour les mails et pour ceci, pour cela, toutes les petites tâches, en fait ma journée je la remplis de ça et derrière je n'avance pas. Sur une ligne de production, ça peut commencer par, je vais d'abord mettre en forme mes indicateurs et puis après je me concentrerai sur l'analyse. Alors oui, il faut le faire, mettre en forme ces indicateurs, mais est-ce que c'est vraiment à toi de le faire ? Est-ce que tu n'as pas plus de valeur ajoutée à faire autre chose ? Est-ce qu'un logiciel ne pourrait pas le faire à ta place ? Ça, c'est ce qu'on verra tout à l'heure. Mais en tout cas, ça peut être problématique de se dire, plutôt que de concentrer du temps pour bosser sur un sujet seul et plutôt d'enchaîner les petites tâches, ça peut être un souci de productivité. Un autre truc qui peut m'interrompre assez facilement dans ce que je devrais faire et ce qui est important pour moi, les objectifs que je me suis fixés, c'est les choses que vont me demander de faire les autres. Rendre un service, ça peut être gratifiant. Ça dépend des personnes, mais personnellement, je sais que ça fonctionne bien avec moi. Quand on me demande de faire quelque chose, j'ai plaisir à le faire. J'aime rendre service aux autres. Le problème, c'est que si j'empile les services aux autres, je ne fais plus les tâches que je devrais faire. Donc... encore une fois, c'est gratifiant. Mon cerveau va avoir tendance à me dire « Vas-y, fais ça, il sera content et toi aussi » et à ne pas avancer sur les sujets. Ça aussi, c'est une manière de faire de la procrastination active et à ne pas avancer sur les sujets de fou. J'ai une méthode que j'applique depuis un moment maintenant pour essayer de me sortir de ça, parce qu'encore une fois, je suis la première concernée, qui est une méthode d'entonnoir dans laquelle je fais passer toutes les tâches que j'ai à faire pour essayer de me sortir Merci. de cette idée que je passe trop de temps sur des petites tâches rapides et que je ne peux pas me concentrer sur les sujets de fond. La première étape de l'entonnoir, ça va être de systémiser, de transformer les tâches en système. L'idée, c'est que les tâches faciles à faire, j'ai zéro question à me poser quand je dois les faire. Je note la procédure, je la rends extrêmement claire et je n'ai pas à réfléchir sur ce que j'ai à faire quand je la fais. Ça n'empêche pas en tant que tel de faire de la procrastination active, mais ça limite grandement le temps passé sur les tâches qui sont responsables de ça. Déjà, on va récupérer du temps en se disant, j'ai une règle claire, j'ai une ligne de conduite, quand je dois faire ça, je l'applique, je pose le cerveau, je me contente d'appliquer, je fais, quand c'est terminé, je peux passer à autre chose, mais le « je peux passer à autre chose » arrive beaucoup plus vite que quand on fait des tâches de manière un petit peu aléatoire. C'est une méthode qui marche très très bien pour réduire la fatigue mentale et qui rend l'exécution des tâches beaucoup plus fluide. Ça va vraiment permettre de te décharger et de faire ces tâches en mode automatique. Si vraiment, on verra dans les deux autres étapes, si vraiment dans les deux autres, tu ne peux pas aller jusqu'au deuxième ou troisième niveau de tâches, qu'on va voir tout de suite, si tu dois les garder ou si elles te font du bien parce qu'il y a des fois des tâches que tu aimes faire. des tâches qui sont faciles, simples, que tu ne veux pas déléguer, que tu ne veux pas qu'on y touche parce que tu as plaisir à les faire. Mais encore une fois, de savoir exactement ce que tu as à faire et de ne pas te dissiper va te permettre de les faire en moins de temps. Si vraiment tu ne veux pas les faire passer au niveau 2 et 3 de l'entonnoir, c'est quelque chose qui est intéressant aussi pour les tâches qui te font plaisir mais qui restent courtes et sans forcément avoir de réflexion à apporter dessus. Par exemple, c'est quelque chose que tu peux appliquer à la gestion de tes emails. Quand tu reçois un email, le traiter immédiatement, si ça te prend du temps, peut entacher toute ta journée derrière. Un système qui marche bien, par exemple, c'est de se dire « Ok, si cet email, je prends moins de deux minutes à y répondre, je le fais tout de suite. Si c'est plus, je le mets dans un dossier approprié, je le laisse en non-lu et quand je travaillerai sur le thème de ce dossier, je reprendrai l'email concerné et je le ferai à ce moment-là. » D'être dans cette démarche-là peut aussi te faire dire que Merci. Tu n'es pas obligé de regarder tes mails toutes les 5 minutes. Tu te prends des créneaux pour faire cette action, une fois par jour, deux fois par jour, ça va dépendre de ton métier, mais clairement, depuis que je fais ça, je me rends compte que des urgences, il n'y en a pas tant que ça, que j'ai beaucoup moins tendance à répondre dans les 5 minutes, alors que... Les gens n'attendent pas forcément de réponses dans les 5 minutes, mais en tout cas, ma boîte mail est tout le temps vide, donc je n'ai pas cette pression de me dire « Oh là là, j'ai tout ça à traiter » . Les mails sont rangés dans les dossiers, je me suis consacrée des créneaux pour travailler dessus, et du coup, je n'ai pas à réfléchir. Un mail qui prend moins de 2 minutes, je réponds, les autres, je les range, je passe à autre chose. Cette tâche me prend 10-15 minutes, et c'est tout, et après je passe à la suite. La deuxième étape, c'est de déléguer. Et ça... C'est rendu possible si tu as fait la première étape de systémiser. Parce qu'une fois que tu as posé tes process sur papier, s'ils sont clairs pour toi, ils seront clairs pour quelqu'un qui doit le faire à ta place. C'est ça qui va être intéressant. À partir du moment où tu l'as noté pour toi et que tu peux l'appliquer, ça veut dire que tu es capable de l'expliquer à quelqu'un d'autre. Alors bien sûr, je ne te demande pas de déléguer toutes les tâches pénibles que tu n'as pas envie de faire, en particulier si tu es un stagiaire dans ton service. Le but, ce n'est pas de le charger de choses qui ne sont pas intéressantes. Ce qui n'est plus intéressant pour toi peut être intéressant pour lui parce qu'il va monter en compétence. Par exemple, si tu as des indicateurs à mettre en forme, si je reprends l'exemple de tout à l'heure, toi, tu n'as pas forcément de valeur ajoutée à le faire parce que tu les connais par cœur, tes indicateurs. Ce dont tu as besoin, c'est qu'ils soient mis en forme pour que tu puisses les exploiter. Ton stagiaire, ton alternant, en lui faisant mettre à jour les indicateurs et en lui donnant les explications, Il va comprendre comment ils sont construits, il va comprendre comment ils sont utilisés, d'où viennent les données. Et ça, ça va lui permettre de mieux comprendre le métier et ce sur quoi vous vous basez pour prendre vos décisions et il va avoir une vision beaucoup plus globale. C'est très intéressant globalement sur ce genre de tâche de pouvoir te dégager du temps tout en faisant monter en compétence une autre personne. La délégation ne s'arrête pas là. On voit parfois qu'il y a une même tâche qui est faite sur plusieurs services de l'entreprise. alors qu'elles pourraient être mutualisées. Là encore, le fait de se renseigner, de voir comment les autres travaillent, peut vraiment te permettre de gagner du temps, ou en tout cas de faire gagner du temps au global, à l'entreprise, et de pouvoir te vider le cerveau de ces tâches-là. Après, il faut être capable de lâcher prise sur les tâches qui étaient faciles à faire et qui t'apportaient de la satisfaction, mais en tout cas, elles ne seront plus, une fois qu'elles sont déléguées, elles ne seront plus dans ton champ d'action, donc tu auras moins tendance à y aller plutôt que d'avancer sur les sujets de fond. Troisième étape, c'est l'automatisation. Alors, ça va un peu de paire avec la délégation, ça va dépendre des tâches, ça va dépendre des investissements que tu peux ou que tu veux faire, ça va dépendre des personnes disponibles pour te relayer aussi. L'automatisation, finalement, c'est un peu de la délégation, mais à la machine. Et de la même manière que la délégation, elle est rendue possible si ton process, il est clair et que tu l'as bien modélisé, que le système existe, que tu es capable de l'expliquer sans problème. parce que Au moment de l'automatiser, soit tu vas devoir le faire tout seul et de savoir où tu vas va t'aider énormément, soit il faudra que tu vois avec ton éditeur de logiciel ou ton intégrateur comment intégrer ce process-là au logiciel qu'il va te fournir. Et si tu n'es pas capable de lui expliquer très clairement ton process, il risque de te mettre à disposition une solution qui ne te convient pas. Donc là encore, c'est très important d'être passé à l'étape 1, même si ton idée derrière, c'est d'automatiser. L'automatisation, c'est quelque chose qui va te faire gagner encore plus en charge mentale parce que là, tu n'es pas non plus dépendant du planning d'une autre personne à qui tu as délégué, tu n'es pas dépendant de son organisation à elle. Bien sûr, si tu es en supérieur hiérarchique, tu peux lui imposer des limites de temps pour faire certaines tâches. Mais néanmoins, quand c'est une machine qui est derrière, tu peux programmer tes tâches à certains jours. Souvent, il y a des choses qui tournent en temps réel. Et donc, en particulier, si je reprends l'exemple des indicateurs, indicateurs à partir du moment où la machine a récupéré récupérer les données, il n'y a pas de souci, elle est capable de te la restituer sans problème. C'était mes trois étapes de l'entonnoir, je te donnerai un petit bonus qui permet aussi de ne plus se jeter sur les petites tâches qui sont si faciles à faire, c'est de faire devenir tes gros morceaux de sujets de fond, eux-mêmes, des petites tâches. Parce qu'un des gros soucis qu'on a avec les sujets lourds sur plusieurs semaines, plusieurs mois, voire plusieurs années, en fait on ne sait pas trop par quel bout les prendre. Le fait de les saucissonner et de te donner un objectif clair par jour pour faire avancer ce projet, ça va faire que les tâches de ce projet-là deviennent des petites tâches faciles à faire et que tu vas pouvoir vraiment te lancer là-dedans. Tu auras envie de te lancer là-dedans. En fait, en le faisant, ces tâches-là vont devenir attrayantes. Elles vont avoir le même effet psychologique de libération d'endorphine, de cocher cette case et de dire j'ai avancé, j'ai fait la tâche, mais en même temps... tu auras fait avancer le projet global et à la fin de la journée, tu n'auras peut-être fait que des petites tâches. Mais tu auras des petites tâches qui faisaient partie de tes gros sujets de fond, donc la sensation de fin de journée ne sera plus du tout la même. C'est un sujet que je connais depuis longtemps. Cette théorie, je l'ai entendue des dizaines de fois. Et je ne savais pas trop comment l'appliquer. Ça m'a frappée de plein fouet cet été quand j'ai installé dans le jardin une structure en bois pour les enfants. En fait, la structure, elle arrive avec son manuel, avec les différentes étapes à faire. C'était plusieurs jours de travail. Si j'avais dû me lancer en me disant « Bon, j'avance, on verra bien quand je finis, je n'aurai jamais avancé, parce que je n'aurais jamais pu libérer plusieurs jours pour faire cette structure. » Là, avec le manuel, je fais deux étapes aujourd'hui, j'en ferai trois demain, et on avance comme ça. Au final, le projet a duré deux mois entre la livraison des planches et l'utilisation par les enfants, mais tous les jours, j'ai pu avancer un petit peu, même si je n'avais pas pris spécialement de congés pour le faire. Là, je me suis dit qu'effectivement, ce manuel, c'était la décomposition en petites. tâches d'un projet qui m'aurait paru bien trop gros si je n'avais pas eu cette décomposition. Le dernier petit conseil que je peux donner, c'est d'essayer de bloquer des temps pour bosser sur des sujets précis, même si c'est plusieurs tâches que ça concerne le même domaine. Après, je suis bien consciente que dans l'industrie où une crise est vite arrivée, c'est quand même très difficile de se bloquer du temps. Mais bon, ça vaut le coup d'essayer. En résumé, je dirais que pour se rendre compte qu'on est victime de procrastination active, c'est repérer les signes. J'ai travaillé toute la journée. Pourtant, j'ai l'impression d'avoir rien fait. Je ne fais que des petites tâches qui n'ont pas vraiment de valeur ajoutée par rapport au projet que je voudrais faire avancer, mais c'est quand même celle-là que je choisis de faire. Pour s'en sortir, on essaye de matérialiser, de modéliser les processus des tâches qui nous font tant de peine et qui nous empêchent d'avancer sur les sujets de fond pour pouvoir soit nous faire gagner du temps, soit les automatiser, soit les déléguer. C'est les trois étapes de l'entonnoir. qui vont te permettre de renouer vraiment avec ce que tu voulais faire au départ dans ta journée. Le petit conseil actionable du jour, c'est évidemment d'essayer ce système. Prends une des tâches sur laquelle tu sais que tu reviens facilement, mais qui ne fait pas forcément partie de tes priorités, et vois à quelle tamine l'entonnoir tu peux l'attribuer. Commence par la modéliser par exemple, et après tu pourras voir si quelqu'un de ton équipe peut le faire à ta place, ou si un logiciel peut te permettre de l'automatiser. C'est tout pour aujourd'hui. mais je vous retrouve dès la semaine prochaine et je suis très heureuse de vous annoncer que ce sera mon premier épisode avec une invitée et pas n'importe laquelle j'aurai à mon micro Claire Tenayo Claire est consultante en ressources humaines et elle s'est donné une mission que je trouve admirable redonner envie de travailler dans l'industrie j'ai plus que hâte de faire cette interview et je crois que j'ai encore plus hâte de la partager avec vous je vous dis à mercredi prochain et d'ici là passez une bonne semaine Et voilà, c'est la fin de cet épisode d'Osez l'Efficacité. Je serais curieuse de savoir ce que tu en as pensé. En tout cas, si cet épisode t'a plu, n'hésite pas à laisser un commentaire et à donner un avis 5 étoiles. Ça m'aide énormément. Tu peux aussi me suivre et me contacter sur LinkedIn et Instagram pour continuer la discussion. Je serais ravie d'échanger avec toi. Rendez-vous la semaine prochaine pour un nouvel épisode plein de conseils et d'astuces pour oser l'efficacité. A très vite !
