Transcription

• Speaker #0

  Le monde des petites entreprises est fascinant. C'est un mélange unique de débrouillardise et d'adaptabilité. Mais parfois, on manque de compétences clés pour aller plus loin. Tu le ressens aussi ? Alors ce podcast est fait pour toi. Je suis Perrine Thiébaut, consultante en transformation numérique et je déniche pour toi les meilleurs outils, méthodes et technologies pour gagner en efficacité. Seule ou avec mes invités, je te partage des conseils actionnables pour avancer en toute sérénité. Alors, prêt à oser l'efficacité ?

• Speaker #1

  Épisode numéro 4 de notre série sur la méthode 5D. Si tu as écouté les trois premiers épisodes, tu sais maintenant comment collecter et faire voyager des données, ainsi que comment les enrichir avec la collaboration entre l'homme et la machine. Si ce n'est pas le cas, je t'invite à aller les écouter avant celui-ci. Tu es toujours là ? Alors c'est parti ! Aujourd'hui, on va parler de diagnostic. Comment donner à l'utilisateur toutes les informations dont il a besoin pour prendre des décisions éclairées et comment l'alerter quand son attention est requise. L'idée ici... ce n'est pas d'avoir à surveiller en permanence le processus. Grâce à l'automatisation des calculs d'indicateurs et la mise en place d'alertes pertinentes, l'utilisateur sait qu'il sera alerté dès qu'un problème survient et qu'il a les bons outils pour consulter l'état de santé de son activité. Il peut ainsi prendre des décisions rapides en toute confiance. Je vais te donner un exemple. Beaucoup de prospects viennent me voir parce qu'ils passent un temps fou à récupérer leurs données. Ça, c'est les piliers données et dynamisation. mais aussi à mettre en forme leurs indicateurs. Parfois, ils y passent jusqu'à une journée et demie par semaine. Et à la fin de la semaine, ils n'ont même plus le temps d'analyser ces indicateurs. Donc pas de décision, ou en tout cas, pas une décision en connaissance de cause. On continue à subir. Avoir des rapports avec des indicateurs mis en forme automatiquement et qui gardent la même mise en forme d'une semaine à l'autre permet d'agir vite et de suivre l'évolution de l'activité. Parce qu'en général, ce n'est pas seulement la valeur à un instant T qui compte, c'est la tendance. C'est cette tendance qu'il faut suivre pour pouvoir agir de manière proactive. Maintenant, parlons un peu des alertes. J'ai vu des entreprises où les systèmes d'alerte automatique étaient tellement poussés à l'extrême que les équipes recevaient des emails tout le temps pour tout et n'importe quoi. Elles ne savaient même pas comment les traiter et n'avaient pas le temps de s'y plonger tant le flux d'emails était énorme. Sans surprise, ces alertes partaient directement à la poubelle. Les alertes, c'est comme les notifications. Elles ne sont utiles que si elles mènent à une action. Elles doivent arriver à la bonne personne, au bon moment et par le bon canal. Par exemple, inutile d'envoyer un email à une personne qui ne les consulte jamais parce qu'il n'a pas accès à son téléphone sur le terrain. Une bonne alerte permet aussi de ne plus faire de ronde dans les locaux en attendant que les problèmes surviennent et d'abaisser la charge mentale. Je sais que je serai alertée en cas de problème et donc je me sens plus serein. Alors concrètement, comment on fait ? On commence par récupérer tous les rapports et indicateurs utilisés par tes processus. Puis, on réfléchit à comment créer des modèles communs. Et si plusieurs versions sont nécessaires, on réfléchit à l'utilité de ces versions. Par exemple, il peut y avoir différents niveaux de précision en fonction de niveau de management ou des rapports adaptés à chaque type d'activité. Il est tout à fait ok d'avoir plusieurs rapports tant que ça a un réel intérêt. On va juste éviter de maintenir 15 rapports qui font exactement la même chose sans justification. Ensuite, on vérifie qu'on a toutes les données nécessaires pour alimenter ces rapports correctement. Si ce n'est pas le cas, on réapplique les trois premiers piliers pour assurer une bonne collecte des données manquantes. Après, on s'intéresse à ce qui constitue la norme et dans quel cas on sort de cette norme. C'est là qu'un système d'alerte va intervenir, pour prévenir en cas de déviation. Mais attention, comme je l'ai déjà dit, une alerte doit être utile. Elle doit mener à une action, elle doit arriver à la bonne personne, au bon moment et par le bon canal. Je pense que le répéter une deuxième fois n'est vraiment pas de trop. Tout cela nous amène au dernier pilier de la méthode 5D, décision. Avec des données bien collectées, bien analysées, enrichies au bon moment et visuellement exploitables, tu seras en mesure de prendre des décisions éclairées et d'avoir un impact positif sur ton activité. Mais avant ça, une petite réflexion concrète pour toi. Dans ton entreprise, quels sont les indicateurs que tu dois suivre ? Par exemple, dans l'industrie, on va s'intéresser à la disponibilité des machines, leur cadence, la qualité, ce type d'indicateurs. L'important, c'est de trouver les indicateurs qui sont pertinents pour toi, pour ton activité. Qui en a besoin ? Avec quel niveau de détail ? quelle fréquence faut-il les suivre ? Quelles valeurs ou quels dépassements de seuil doivent être pris en compte rapidement ? Cela t'aidera à comprendre quels indicateurs sont réellement nécessaires et comment mettre en place un système d'alerte efficace. Si cet épisode t'a été utile, n'hésite pas à mettre 5 étoiles et à laisser un commentaire sur ta plateforme d'écoute préférée. Ça aide énormément à la visibilité du podcast. Tu peux aussi l'envoyer à quelqu'un à qui ça peut servir. Et bien sûr, on se retrouve demain pour parler de décisions et de comment suivre l'impact de celles que tu as prises. À demain !