Transcription

• Speaker #0

  Le monde des petites entreprises est fascinant. C'est un mélange unique de débrouillardise et d'adaptabilité. Mais parfois, on manque de compétences clés pour aller plus loin. Tu le ressens aussi ? Alors ce podcast est fait pour toi. Je suis Perrine Thiébaut, consultante en transformation numérique et je déniche pour toi les meilleurs outils, méthodes et technologies pour gagner en efficacité. Seule ou avec mes invités, je te partage des conseils actionnables pour avancer en toute sérénité. Alors, prêt à oser l'efficacité ?

• Speaker #1

  Épisode numéro 3 de notre série sur la méthode 5D. Si tu as écouté les deux premiers épisodes, tu sais maintenant comment collecter et faire voyager des données de manière fluide, et dans le cas contraire, je te conseille fortement d'aller les écouter avant celui-là. Tu es toujours avec moi ? Alors c'est parti ! Aujourd'hui, on va parler de dialogue. Comment permettre à la machine de donner de l'information claire à l'utilisateur ? Et comment l'utilisateur peut enrichir cette donnée pour qu'elle devienne encore plus précieuse ? Le but ici, c'est de permettre une vraie collaboration entre l'homme et la machine. Le numérique devient un soutien au métier et surtout pas une contrainte. C'est une prolongation naturelle du métier et c'est ce qu'on va explorer ensemble. Je te donne un exemple concret. Imaginons que tu sois sur une ligne de production avec des machines capables de remonter des informations sur leurs arrêts. Elles peuvent t'envoyer quand est-ce qu'elles démarrent, quand est-ce qu'elles s'arrêtent. Plutôt que de simplement collecter ces données brutes, on va les enrichir. Si la machine ne sait pas pourquoi elle s'est arrêtée, on va offrir à l'opérateur une interface simple où il pourra renseigner la cause de l'arrêt. Concrètement, ça fait... un écran où il a l'ensemble des arrêts qui sont survenus sur la machine et il pourra identifier simplement ceux qui n'ont pas encore été qualifiés. Il clique sur l'arrêt, choisit la cause. Il n'aura plus à noter tous les arrêts manuellement, ce qui est long et peu intéressant. Ici, on a un processus qu'on aurait pu définir au pilier de dynamisation. La machine remonte les données de l'arrêt et l'opérateur, lui, ajoute l'information qu'il est le seul à pouvoir connaître. Cette donnée est ensuite envoyée vers un outil d'analyse pour mieux comprendre les raisons de ces arrêts. La donnée voyage, c'est la dynamisation. Le dialogue intervient dans ce processus lors de l'enregistrement de la donnée, avec l'humain qui apporte son expertise. Autre exemple, les fameuses notes de frais, qui nous servent un peu de fil rouge dans cette série. Ici, le numérique peut vraiment simplifier les choses. On va proposer une interface simple à l'utilisateur pour qu'il puisse scanner ses justificatifs. De plus, on va intégrer des fonctionnalités comme la lecture automatique des scans, pour remplir les champs pertinents, ou encore des contrôles de cohérence sur les dates, Si, par exemple, la politique de l'entreprise veut qu'on ne voyage pas le week-end. Ou de vérifier que la TVA est correcte par rapport au montant global de la dépense. L'utilisateur n'a plus qu'à vérifier et compléter les champs qu'il est le seul à connaître, comme la raison de son déplacement, par exemple. C'est rapide, efficace et surtout, ça évite les erreurs. Maintenant, comment on fait concrètement ? L'idée, c'est de réfléchir au bon niveau d'information disponible pour chaque utilisateur. Le pilier Dialogue a pour but de fournir un niveau d'information suffisant sans surcharger l'utilisateur. Il ne doit pas se poser la question de ce qu'il doit faire, car l'interface doit lui donner toutes les informations nécessaires sans confusion. Je te donne un autre exemple. Si ton utilisateur est en train de remplir une note de frais, on ne va pas lui demander de calculer la TVA récupérable sur les factures de carburant. Ce n'est pas son métier, il ne sait pas faire, donc ce n'est pas à lui de se charger de cette information. Elle ne doit pas venir polluer ce que lui a à faire à son niveau. On préfère lui fournir des champs où il peut renseigner ce qu'il sait, ce sur quoi il a une valeur ajoutée et qui est nécessaire à son niveau du processus. La TVA apparaîtra plutôt au moment de la validation administrative. Sur la ligne de production, on peut également proposer des listes déroulantes de codes d'arrêt ou un système de scan pour éviter les erreurs de saisie. L'objectif, c'est de créer des interfaces dédiées, une pour déclarer les arrêts et une autre pour les rebuts. Ainsi, on évite les confusions et chaque interface a un but précis. Et tout ça nous mène naturellement au pilier de diagnostic. Car une fois que nous avons une donnée bien collectée, qui voyage au bon endroit et que nous avons enrichi au cours du processus, il devient possible d'analyser l'état de santé de nos activités. Mais avant ça, petite réflexion pour toi. Sur les processus que tu as dessinés au pilier dynamisation, chaque fois qu'un utilisateur intervient, demande-toi de quelle information il a besoin pour faire son travail correctement. Et à l'inverse, quelle information il peut fournir. C'est comme ça que tu vas commencer à esquisser tes besoins en interface homme-machine, les fameuses... IHM. Petite note en plus qui me tient à cœur, ce pilier, il présente également un vrai enjeu humain, car plus l'outil informatique sera utile, apportera de la valeur et sera facile d'utilisation, plus tes équipes auront du temps pour faire leur vrai métier et c'est un moteur pour beaucoup d'entre eux. J'ai plusieurs exemples de salariés refusant de prendre un poste managérial à cause de la complexité des outils qu'ils auront à utiliser, ou qui sont prêts à changer d'entreprise pour celle qui leur offrira plus de concret et moins de paperasse. Je te laisse réfléchir là-dessus. Si cet épisode t'a été utile, n'hésite pas à mettre 5 étoiles et à laisser un commentaire pour soutenir le podcast. Ça aide énormément à la visibilité. Tu peux aussi l'envoyer à quelqu'un à qui ça peut servir. Et bien sûr, on se retrouve demain pour parler de diagnostics et de comment analyser l'état de santé de tes activités. À demain !