Transcription

• Speaker #0

  Le monde des petites entreprises est fascinant. C'est un mélange unique de débrouillardise et d'adaptabilité. Mais parfois, on manque de compétences clés pour aller plus loin. Tu le ressens aussi ? Alors ce podcast est fait pour toi. Je suis Perrine Thiébaut, consultante en transformation numérique et je déniche pour toi les meilleurs outils, méthodes et technologies pour gagner en efficacité. Seule ou avec mes invités, je te partage des conseils actionnables pour avancer en toute sérénité. Alors, prêt à oser l'efficacité ? Nouvelle semaine, nouvelle thématique. Chaque jour, du lundi au vendredi, on décortique un sujet en profondeur avec des doses courtes et actionnables de moins de 15 minutes. Bonne semaine et bonne écoute !

• Speaker #1

  Aujourd'hui, on va parler de l'importance de prendre le virage numérique en entreprise. Concrètement, c'est un vrai levier pour booster ton efficacité et cela peut vraiment transformer ton quotidien et celui de tes équipes pour le meilleur. Le problème, c'est que ce sont les projets chaotiques avec de lourdes conséquences sur la vie de l'entreprise qui font la une des journaux. Du coup, ça ne donne pas envie de se lancer. Et ce serait dommage de passer à côté de tous ces bénéfices. juste par peur. Alors pour que ça se passe bien, il suffit de ne pas faire n'importe quoi. Parce que le numérique, c'est une vraie opportunité pour améliorer ta stratégie en offrant une vision quasi temps réelle de ce qui se passe dans ton entreprise ou réduire les tâches à faible valeur ajoutée grâce à l'automatisation par exemple. Et au-delà des chiffres, ça améliore aussi le bien-être de tes équipes en leur permettant de se concentrer sur ce qu'elles aiment faire, sur leur métier, sur leurs vraies compétences. Mais pour en tirer les meilleurs bénéfices, on doit d'abord s'assurer que les processus existants sont propres et bien structurés. Parce que soyons clairs, si on digitalise un processus bancal, il restera bancal. C'est exactement pour ça que j'ai créé la méthode 5D. La méthode 5D, c'est le médicament pour enfin te sortir du système D. Parce que oui, tu es hyper créatif pour te sortir de toutes les situations incroyables dans lesquelles tu te retrouves, mais parfois, ça fait du bien de sortir du mode pompier. Cette méthode, elle repose sur 5 piliers clés, conçus pour fluidifier tes processus et te guider vers la bonne solution digitale quand c'est nécessaire. Parce que parfois... un peu d'organisation, ça suffit à révolutionner ton activité. Cette semaine, on plonge justement dans ces 5 piliers. Le premier, c'est la donnée. La donnée, c'est un peu le carburant de tes processus. Mais pour s'assurer qu'elle soit bien collectée, il ne faut pas s'y prendre n'importe comment. Ce qu'on va chercher avec ce premier pilier, c'est de vérifier que la donnée est fiable, structurée et saisie une seule fois. Si je prends un exemple simple, sur une ligne de production, si un opérateur écrit ses temps sur papier, Puis que son responsable les ressaisit dans un Excel, puis que le service RH les utilise dans un logiciel de paye, il y a trop de saisies et un risque élevé d'incohérence. C'est un véritable piège à erreur et à perte de temps. Pareil pour les notes de frais. L'employé envoie ses justificatifs par mail, un assistant les rassemble dans un Excel et plusieurs échanges sont nécessaires pour la validation et le remboursement. Tout ça, c'est du temps gaspillé, des risques d'erreur et de l'information qui peut se perdre en chemin. Et en plus, ça alourdit le quotidien des salariés. qui ne peuvent pas se concentrer sur ce qu'ils font de mieux. Alors, concrètement, comment on fait ? Le but, c'est de saisir chaque donnée une seule fois et au plus proche de l'événement. Par exemple, en production, on saisit directement les données dans un système de pilotage ou on les récupère directement des machines. Pour les notes de frais, on choisit un logiciel qui permet une saisie simple de ces dépenses, qui indique seulement les informations utiles à chaque personne, comme la description de la dépense pour le salarié ou la vérification des TVA pour la validation administrative. et qui propose des flux de validation pour arrêter de se perdre dans les mails. L'objectif est d'éliminer les ressaisies et de gagner du temps tout en augmentant la fiabilité des informations. Une fois que tu as identifié où et comment tu souhaites collecter chaque donnée, il est temps de passer au deuxième pilier de la méthode 5D, la dynamisation, où comment s'assurer que ta donnée arrive automatiquement partout où elle est nécessaire. Et c'est ça que nous verrons demain. Mais avant de se quitter, je te propose une petite réflexion concrète. Choisis un de tes processus et note comment sont collectées les données dont tu as besoin pour le faire fonctionner. Puis demande-toi, ces données sont-elles saisies à plusieurs endroits différents ? As-tu déjà rencontré des incohérences problématiques sur ces données ? Par exemple, un de tes employés semble avoir pris une demi-journée de congé, mais le rapport de production montre qu'il a travaillé toute la journée. Et dernier point, le temps pour consulter ces données est-il trop long par rapport à la date à laquelle elles ont été générées ? Si tu as... Réfléchis au temps que tu mets pour analyser les données de production. Est-ce que tu as des délais de 48, 72 heures, voire parfois une semaine, comme j'ai déjà vu chez certains de mes clients ? Réfléchis bien à ces questions et note tes observations. Cela te permettra de mieux cerner où il est possible d'améliorer la collecte des données dans tes processus. Tu peux aussi partager avec moi sur LinkedIn, je serai ravie d'en discuter avec toi. Si cet épisode t'a été utile, n'hésite pas à me mettre 5 étoiles et à laisser un commentaire pour soutenir le podcast. Tu peux aussi l'envoyer à quelqu'un qui le trouvera utile. Dans tous les cas, je te dis à demain pour parler dynamisation. A bientôt !