Transcription

• Speaker #0

  Le monde des petites entreprises est fascinant. C'est un mélange unique de débrouillardise et d'adaptabilité. Mais parfois, on manque de compétences clés pour aller plus loin. Tu le ressens aussi ? Alors ce podcast est fait pour toi. Je suis Perrine Thiébaut, consultante en transformation numérique et je déniche pour toi les meilleurs outils, méthodes et technologies pour gagner en efficacité. Seule ou avec mes invités, je te partage des conseils actionnables pour avancer en toute sérénité. Alors, prêt à oser l'efficacité ?

• Speaker #1

  Épisode numéro 2 de notre série sur la méthode 5D. Si tu as écouté le premier épisode, tu sais maintenant comment collecter des données fiables et structurées. Sinon, je t'invite fortement à l'écouter avant pour bien poser le cadre. Tu es toujours avec moi ? Alors c'est parti ! Aujourd'hui, on va voir comment faire voyager ces données de manière fluide et logique à travers les différents services et logiciels de ton entreprise, afin que tout le monde ait toujours le même niveau d'information et au bon moment. Le but ici, ce n'est pas de noyer tes équipes sous des outils différents. On vise plutôt à centraliser l'information et à s'assurer que les bonnes informations circulent là où elles sont nécessaires. Prenons un exemple concret. Dans une entreprise qui a mis en place un ERP pour la gestion globale de l'entreprise et un MES pour le pilotage de la production, on a souvent des données en commun dans les deux systèmes. Et il est hors de question de maintenir deux référentiels en parallèle. On veut paramétrer nos données dans un système et qu'elles passent automatiquement dans le deuxième. Quel système choisir pour le paramétrage ? Comment faire communiquer les systèmes ? à quelle fréquence et quoi partager, ces questions sont très dépendantes du type de projet que tu mènes et de tes besoins et contraintes. Et il faudra y trouver une réponse pour la suite. Car il ne s'agit pas de tout partager, mais uniquement ce qui est utile. L'idée, c'est de choisir un système de gestion principal, ou maître, de façon logique. Par exemple, si l'équipe qui gère la création des articles utilise principalement l'ERP, alors c'est là qu'on mettra ce paramétrage. On peut aussi choisir le système maître parce qu'il est plus facile à configurer ou plus complet. On cherche à éviter de multiplier les outils et d'augmenter la complexité inutilement. Je te donne un autre exemple avec la gestion des versions des produits. Imaginons que ton bureau d'études travaille à l'amélioration de tes produits. Comment s'assurer que la production est toujours la dernière version à disposition ? On peut mettre en place un système de gestion des versions avec plusieurs statuts, une version brouillon, puis à valider, et enfin approuver ou applicable pour être mise à disposition de la production. Ainsi, Personne n'a besoin d'imprimer la dernière version ou de faire des copier-coller dans les dossiers. Il suffit de prévoir un petit message automatique pour prévenir la production que la version a changé. Parce que quand on change le code, on prévient. Maintenant concrètement, comment on fait ? Il faut d'abord lister tous les services et processus qui ont besoin de chaque donnée. Ensuite, on trace le flux logique de voyage de cette donnée. Normalement, tu sais déjà qui saisit la donnée grâce au premier pilier, Données. Maintenant, il faut savoir qui va l'enrichir, quand et comment. Si tu prends l'exemple des notes de frais du premier épisode, le processus peut commencer par la saisie des justificatifs par l'utilisateur, puis l'enrichissement par l'administration, en faisant des contrôles de TVA et en assignant les centres de coût par exemple, et enfin une validation à un ou plusieurs niveaux, en fonction des montants par exemple. Et là, on commence à poser les bases du pilier suivant. Le dialogue. Comment garantir la bonne communication entre l'homme et la machine ? Et comment faire en sorte que la donnée voyage bien, mais que son traitement reste... humainement compréhensible et bien interprété. C'est exactement ce qu'on va aborder dans l'épisode de demain. Avant de terminer, je te propose une petite réflexion concrète. Choisis un de tes processus et commence par décider le trajet de la donnée, depuis son point d'entrée jusqu'à son but final. Tu peux reprendre les notes que tu as prises dans le premier épisode pour ça. Ensuite, réfléchis à son trajet entre les services et logiciels. Où est-ce que cette donnée est complétée ? Existe-t-il des actions inutiles ou doublons dans ce processus ? Où est-ce que la donnée risque de se perdre ? En dessinant ce trajet, tu vas probablement identifier des actions sans finalité, à supprimer et des doublons à éliminer. L'objectif, c'est de redessiner tout ça pour obtenir ton processus idéal, fluide, rapide et efficace. N'hésite pas à partager tes trouvailles avec moi sur LinkedIn, mon profil est dans la description. Je serai ravie d'échanger avec toi. Si cet épisode t'a été utile, n'hésite pas à mettre 5 étoiles et à laisser un commentaire pour soutenir le podcast. Tu peux aussi l'envoyer à quelqu'un à qui ça peut servir. Et bien sûr, on se retrouve demain pour parler de dialogue et comment assurer une communication fluide. entre l'homme et la machine. A demain !