Speaker #0Bonjour, c'est Amale Cosma. Vous voulez booster la qualité d'accueil dans votre micro-crèche en donnant des super pouvoirs à votre équipe ? Vous êtes au bon endroit. On va parler de la petite enfance, comme vous n'en entendez jamais parler. Tout le monde reconnaît leur importance, mais rares sont les chanceux qui parviennent à les tenir. Il s'agit des réunions en crèche. Elles sont multiples. Les réunions de direction, les réunions d'équipe, le temps de travail de coordination, la réunion avec le psychologue, la réunion... institutionnel ou encore les réunions avec les parents. Déjà dans cette énumération on voit que ça représente beaucoup de temps. Mais notre métier est très opérationnel et nécessite de se dédier à 100% au public accueilli pendant le temps de travail. Comment placer tous ces temps de travail en dehors du temps de terrain ? La tentation est grande de faire sauter le temps de réunion puisqu'il est improductif et difficile à caser. Alors autant se concentrer sur l'essentiel, l'opérationnel. Les réunions est-ce que c'est du temps improductif ? C'est la question à laquelle répond Louis Varey, réuniologue. D'abord, il rappelle qu'une réunion, c'est simplement un moment programmé avec minimum deux personnes. Moi, ça me fait relativiser. Et il rappelle la formidable utilité de la réunion. Elle fait le collectif. Ce n'est pas négligeable à l'heure où on recherche le sens au travail et le lien à l'autre dans l'entreprise. La réunion, c'est là où on gère des projets, là où on s'organise avec une équipe, là où on la mobilise, là où on décide de ce qu'on va faire, des actions qu'on va prendre, où on les vérifie, où on les ajuste. Et c'est là où on célèbre nos succès. J'ajoute que les temps de réunion sont ce qu'on appelle des temps d'élaboration. La première fois que j'ai entendu cette expression, je ne savais pas du tout ce que ça voulait dire. C'est un terme que j'ai découvert quand je suis arrivée dans les crèches. L'élaboration, c'est une aptitude à penser une difficulté ou un événement et à en appréhender certains ressorts. Ça permet la recherche de solutions et ça conditionne la qualité. C'est des temps essentiels dans notre travail auprès des enfants. Parce que la meilleure façon de s'occuper des enfants, c'est de prendre le temps d'en parler. Dans l'épisode d'aujourd'hui, je traite de la réunion de direction et la semaine prochaine, je me concentrerai sur la réunion d'équipe. Ce que j'appelle une réunion de direction en micro-crèche, c'est une réunion à laquelle sont présents les responsables de chaque établissement et le siège social. Dans la mesure du possible, j'associe tous les pôles du siège à cette réunion pour éviter le travail en silo. Voyons ensemble quels sont les objectifs de la réunion, comment je la prépare et quelles modalités je vais mettre en œuvre. Louis Varey décrit trois types d'objectifs. pour une réunion. 1. Générer des idées, comment régler ce problème. 2. Prendre une décision, par exemple un plan d'action. Et 3. Obtenir l'adhésion de l'équipe, renforcer l'engagement. Et il conclut, pas d'objectif, pas de réunion. Un des secrets de la réuniologie, c'est de commencer par la fin, par l'objectif, être clair sur les objectifs. Louis Varey conseille de formuler l'objectif sous forme de questions, si possible, c'est-à-dire au lieu de dire un point RH, on dit de quel montant peut-on augmenter le budget de la formation. C'est important que l'équipe sache où on va, pourquoi on s'est réunis, qu'est-ce qu'on attend de cette équipe, qu'est-ce qu'on attend de cette réunion. Je vous donne quelques illustrations avec des objectifs qui ont été fixés dans mes équipes. Comment planifier les adaptations des nouveaux entrants sans perturber l'accueil des enfants déjà présents ? Selon quel calendrier anticiper la rentrée de septembre prochain ? Quel plan de formation continue pour les référents des bébés ? Comment réaliser les entretiens d'évaluation de l'équipe ? Quel matériel pédagogique choisir pour le groupe des moyens grands ? Comment modifier l'organisation de travail pour appliquer le nouveau protocole sanitaire ? Ça c'est un objectif qu'on a eu à l'ordre du jour pour pas mal de réunions sur 2020 et 2021. Deuxièmement, la préparation de la réunion. Je prévois une demi-heure à une heure de préparation, la veille si possible, pour préparer ma réunion. Ça m'est déjà arrivé de les préparer le matin même, mais je préfère les préparer la veille. Je commence par relire le compte-rendu de la semaine précédente. Ensuite, je rédige l'ordre du jour en reprenant les points de suivi du précédent. compte rendu. Et enfin, j'envoie la convocation et l'ordre du jour par mail aux participants. Troisièmement, quelle modalité je choisis pour ma réunion ? En micro-crèche, les référents techniques sont dispersés géographiquement. Je favorise les visios. On n'avait pas trop l'habitude avant 2020, surtout dans notre métier de crèche, mais maintenant, ça y est, on sait le faire. On gagne pas mal de temps et on conserve l'ancrage de nos référents techniques sur leur établissement auprès de leurs équipes. Je choisis la fréquence. si possible une fois par semaine, et toujours le même jour à la même heure. Ma proposition, c'est de le faire le jeudi à 13h selon mon organisation de travail. J'évite les lundis parce que les référents techniques ne sont pas trop dispo le lundi, il y a pas mal de réglages de début de semaine sur chaque établissement. En termes de durée, j'aime bien faire des réunions de 45 minutes parce qu'elles ne sont ni trop longues ni trop courtes, et quand c'est trop long, ça devient improductif. Pendant la réunion, j'affiche l'ordre du jour à l'écran et je tape le compte-rendu sur le même document. Et enfin... Quand je conclue la réunion, je formule le quoi, le qui et le quand. Je note les actions à prendre, qu'est-ce qu'on va faire, qui va le faire et la deadline de chaque action. Et ça, je le note directement sur le document Word de mon ordre du jour. Comme ça, je gagne du temps et je peux l'envoyer tout de suite après la réunion. J'écris de façon très synthétique sur un outil simple compris par toutes les personnes présentes, Word en général, et je l'envoie par mail le jour même. En conclusion, je vous encourage à organiser ces réunions. Elles sont très importantes pour l'équipe et peuvent donner de très bons résultats, notamment dans l'harmonisation des pratiques et dans la cohésion d'équipe. Elles permettent de générer des projets et de les mener jusqu'à leur terme. Elle sera plus difficile à organiser en physique. Moi, je préfère éviter de sortir les responsables de leur établissement trop souvent sur une plage horaire qui va vite devenir importante puisqu'il y aura des trajets. Donc ça prend au moins une demi-journée avec les trajets. Mais pour garder le lien physique, je privilégie de me rendre moi-même et mes collègues du siège dans les établissements. Être présent, c'est hyper important, bien sûr. Investir le terrain, ça reste nécessaire. Mais on a plein d'autres réunions pour ça. Les réunions de coordination, que je fais avec chaque référent technique individuellement. Les réunions avec le psychologue, les réunions institutionnelles si besoin. Donc la visio et le physique, c'est complémentaire. J'espère que je vous ai donné envie de tenir ces réunions dans la plus grande simplicité, dans un esprit opérationnel. avec des objectifs clairs. Avec ça, on booste le collectif et on fait plein de projets ensemble. Si cet épisode vous a plu, mettez 5 étoiles sur la plateforme d'écoute et abonnez-vous à la newsletter pour recevoir les documents et les bonus.
