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Référence Petite Enfance: les clés du travail en micro-crèche

81. Mais où est mon argent ? Facturer et recouvrer à la crèche, Antoine Makhlouf

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40min |17/02/2025
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40min |17/02/2025
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Description

Depuis 9 ans, Antoine Makhlouf travaille avec des centaines de crèches chez Meeko. Il a accumulé une mine de données sur leur gestion de la facturation, des impayés et de la trésorerie. Il connaît donc bien nos défis de gestionnaires de micro-crèches.

Dans cet épisode, il nous donne des solutions concrètes pour éviter les impayés et optimiser notre trésorerie :

  • Les erreurs les plus fréquentes dans la facturation

  • Qu’est-ce qui peut mettre en péril la trésorerie d’une crèche et comment l’éviter

  • Les astuces pratiques pour éviter les pertes de temps et les impayés

  • Les méthodes pour anticiper les paiements et éviter les litiges avec les familles

  • Comment alléger l'administratif au quotidien, simplifier les process et facturer sans stress.

Antoine partage son expertise pour t’aider à faire de la gestion financière une force pour ta micro-crèche, et non une source de stress.


Que tu sois confronté à des impayés ou que tu cherches à gagner du temps, cet épisode t’apportera des solutions concrètes pour améliorer la rentabilité de ta micro-crèche sans complications inutiles.


Bonne écoute !


                ...              ...              ...              ...    

  

Contacter Antoine


En savoir plus sur les solutions de Meeko


Envie d'écouter la série spéciale gestion de crèche? c'est une fois par mois, et voici les épisodes précédents :


76. Trucs et Astuces quand tu ouvres ta crèche

74. 10 conseils pratiques pour simplifier le planning de ta crèche

71. Transmissions digitales, transparence ou hyper-connexion ?

67. Les Enjeux de la Facturation : Forfait ou réel, quel tarif choisir ?


                ...              ...              ...              ...    


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Écriture & Voix : Amale Cosma

Montage : Aurélie Clément

Visuel : Emmanuel Perez agence cmondada.com


Hébergé par Ausha. Visitez ausha.co/politique-de-confidentialite pour plus d'informations.

Transcription

  • Speaker #0

    A quoi ressemblerait ta crèche si tu pouvais t'entourer des meilleurs ? Moi, c'est ce que j'ai fait. Pendant les 15 dernières années, de la crèche collective associative à la micro-crèche privée, j'ai tout expérimenté. La petite enfance est un métier à forte contrainte, mais aussi à forte valeur ajoutée. Avec les meilleurs psys, pédiatres, directeurs pédagogiques et les meilleures formations, j'ai pu développer la qualité d'accueil et la qualité de vie au travail. Alors si toi aussi tu es motivé par la qualité, Bienvenue dans Références Petite Enfance, bienvenue dans ton podcast. Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans notre série mensuelle dédiée à la gestion administrative des micro-crèches. Cette série qu'on a créée, qu'on a co-créée avec notre partenaire Miko. Et aujourd'hui, je suis avec quelqu'un que j'apprécie énormément, Antoine Maclouf, qui a co-fondé Miko avec ses acolytes. On va parler d'argent dans les crèches. Mais avant ça, est-ce que tu peux te présenter en deux mots, Antoine ? Tu es un tout jeune créateur d'entreprise.

  • Speaker #1

    Bonjour Amal. J'ai eu la chance de pouvoir créer l'entreprise directement à la sortie de mes études avec mon cousin, mon oncle. Donc, c'est très familial et un ami à nous. On est arrivé dans le milieu de la petite enfance et on en est ravi.

  • Speaker #0

    Je sais que tu adores travailler avec tous ces acteurs de la petite enfance qui sont passionnés. Et moi aussi, ça tombe bien.

  • Speaker #1

    C'est un vrai plaisir.

  • Speaker #0

    D'ailleurs, j'en profite pour dire aux auditeurs et aux auditrices que si vous voulez poser des questions, donc à moi ou à Antoine, Vous pouvez nous écrire, vous nous les envoyez et on tâchera d'y répondre. Donc je mets tous les liens dans les notes de l'épisode. On répond à tout le monde. Aujourd'hui, j'avais envie de parler avec toi d'un sujet crucial pour la qualité d'accueil de nos crèches. C'est un sujet d'argent. Comme tu le sais Antoine, beaucoup de gestionnaires de crèches sont seuls quand ils gèrent leur boîte ou en tout cas, ils n'ont pas un service administratif et financier. Alors peut-être que la gestion des flux d'argent, ce n'est pas leur... première préoccupation, la première chose qu'il regarde, alors que pourtant, c'est vraiment le nerf de la guerre. Mais souvent, on est débordé par le terrain, le management, les demandes des familles, les besoins des enfants. Enfin, tu connais bien tout ça. Et la facturation, ce n'est pas forcément notre passion. Et dans cette situation, on peut vite se retrouver avec des trous dans le budget juste parce qu'on n'a pas le bon process pour gérer nos factures. En tout cas, moi, ça m'est déjà arrivé. Alors, est-ce que les crèches avec qui tu travailles te parlent de ce problème ?

  • Speaker #1

    Oui, c'est un des gros points sur lesquels on échange avec nos utilisateurs. Souvent, c'est des passionnés qui ne pensent pas forcément tout de suite à la notion d'argent, même si on est dans du secteur privé, dans les micro-crèches. Mais j'aimerais dire que pour que la crèche tourne, il faut quand même qu'il y ait des revenus. Et donc, c'est un point essentiel à prendre en compte. Si jamais on n'a pas les fonds qui viennent ou qu'on ne s'en soucie pas vraiment, tout peut s'effondrer. Donc, l'idée, c'est d'avoir les points clés, de se dire comment mieux optimiser ou en tout cas le processus de tous les mois récupérer simplement les sommes dues. Comment faire pour trouver la bonne solution sans justement être un pro de la gestion de patrimoine ou gestion de fonds juste pour facturer des familles.

  • Speaker #0

    Sans passer son temps à surveiller son compte en banque.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Tu sais, c'est très important ton témoignage, parce qu'en ce moment, tout le monde est sur les dents. Il y a eu le livre Les Ogres qui est paru. Et donc, il y a beaucoup de gens qui s'étonnent, qui nous disent « Ah là là, mais c'est vraiment comme ça dans les crèches ? C'est vraiment des ogres, tous les fondateurs de crèches, etc. » Et tu témoignes, comme moi en fait, que finalement, tu travailles avec beaucoup de crèches et que tu vois surtout des gens passionnés qui veulent bien faire et qui ne se soucient pas assez presque de leurs finances.

  • Speaker #1

    Je vois même presque que ça. Souvent, en plus, en micro-crèche, quand on a créé son projet, etc., ça peut peut-être aussi faire réfléchir pas mal de gestionnaires en se disant « mais est-ce que je suis un bon gestionnaire ? Est-ce que je pense qu'à l'argent ? » Alors qu'en réalité, à chaque fois qu'on échange avec vous, tout ce qui ressort, c'est d'abord la passion pour les plus petits.

  • Speaker #0

    En tout cas, c'est important d'en parler, même si j'ai lu le bouquin avec beaucoup d'attention et je pense que ça peut aussi faire évoluer les choses. Mais en tout cas, on a aussi plein de gestionnaires de crèche et de micro-crèche. qui font vraiment leur maximum. Mais parfois, ce n'est pas forcément simple parce que ce sont des toutes petites entreprises et donc on n'est pas le couteau suisse qu'on voudrait être. On ne sait pas forcément tout maîtriser. Donc on a envie, on essaye d'être un peu l'homme orchestre quand on gère sa micro-crèche, c'est-à-dire avoir à la fois le bon management, la bonne gestion des finances, savoir faire des factures, savoir faire des plannings, savoir recruter les bonnes personnes, répondre aux... parents vendre ses places, c'est vraiment oui, c'est l'homme orchestrant.

  • Speaker #1

    Exactement. Donc nous, ce qu'on va essayer de faire, c'est peut-être donner quelques clés, quelques conseils pour que ce soit plus facile, au moins sur ce point-là.

  • Speaker #0

    Exactement, c'est un peu le principe de cette série. Dans les premiers épisodes qu'on a tournés ensemble, on avait parlé de tout ce qu'on pouvait mettre derrière la facturation dans une crèche, c'est-à-dire les choix qu'on allait faire sur notre mode de facturation, est-ce qu'on allait facturer au forfait, à l'heure, etc. Aujourd'hui, c'est un petit peu différent, on ne parle plus des choix dans notre mode de facturation, mais vraiment de la procédure, comment je fais entre le moment où je signe un contrat, voilà, je dois l'enregistrer, et le moment où j'ai les sous sur mon compte en banque. Donc, c'est quoi les étapes ? pour arriver à se faire payer et avoir son chiffre d'affaires sur son compte en banque et pouvoir ensuite payer nos salaires, payer nos frais, etc. Donc, quand on dit gérer nos factures, Antoine, on parle d'une chaîne d'action qui démarre, comme je disais, à l'enregistrement d'un contrat et qui va jusqu'à un encaissement. Mais entre les deux, qu'est-ce qui se passe ? Il y a quand même pas mal de points de vigilance. Alors, c'est quoi la clé ?

  • Speaker #1

    Je vais repartir en effet du contrat, comme tu l'as dit. Et une fois qu'on a signé ce contrat, on a le montant. Et en général, on a toutes les échéances ou en tout cas toutes les factures. Dans la grande majorité des cas, il y a des lissages. Et donc, c'est tous les mois la même chose. Après, il y a les petits suppléments qui arrivent au quotidien. Et donc, la première chose, en fait, de se dire, c'est que, OK, j'ai signé un contrat avec une famille. Il faut que quelque part, je sache que je dois facturer cette famille. C'est tout bête, mais il n'y a pas plus dommage, on va dire, de se dire que... On a fait signer un contrat qu'on a complètement oublié que cette famille était entrée dans la structure. Et donc, on oublie de lui préparer une facture. Ça peut paraître un peu bête, si je puis dire, mais en réalité, ça peut s'oublier vite.

  • Speaker #0

    C'est un cas d'école, en fait. On a l'impression comme ça que c'est le B.A.B.A.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Et en fait, on peut aussi avoir des problèmes d'exhaustivité de la liste des personnes à facturer.

  • Speaker #1

    Voilà, c'est ça. Donc, premier conseil, c'est dès que j'ai le contrat, je prépare mes factures. Même si je prépare ce qu'on appelle... techniquement des proformas. En fait, c'est simplement des factures brouillon. Au moins, j'ai toutes mes factures à l'avance. Ça me permet déjà de ne pas oublier et en plus d'avoir un petit œil sur le montant que je devrais recevoir au minimum tous les mois.

  • Speaker #0

    Dès que tu signes ton contrat, tu fais tes 12 factures, le nombre de factures qu'il faut et ensuite, tu vas les modifier et les valider au moment où la facture va être émise.

  • Speaker #1

    Voilà, ça, ça va être le quotidien mensuel. c'est de se dire, est-ce que j'ai bien pris en compte tous les suppléments ou les déductions ?

  • Speaker #0

    Ce que moi j'appelle les éléments de facturation, un peu comme les éléments de paye.

  • Speaker #1

    Exactement, c'est un bon parallèle. Et ça, l'idée, c'est d'éviter de faire des allers-retours avec la famille parce que c'est énergivore, c'est ce qui va faire en sorte que tout le monde sera un peu pas content parce que la facture ne correspond pas exactement à ce que j'avais prévu, donc je refais un aller-retour. Faire des allers-retours en facture, c'est... toujours un peu galère, surtout s'il faut commencer à émettre des avoirs, etc. Je ne rentre pas dans les détails pour l'instant. En tout cas, il vaut mieux se préparer à ça et éviter ça. Donc, être sûr qu'on a facturé le bon nombre d'heures, tout simplement, et les bons suppléments qu'on a bien déduits s'il y avait des absences.

  • Speaker #0

    Je ne suis pas forcément à l'heure, on avait parlé de forfait, mais en tout cas, ce que tu veux dire, c'est qu'il faut avoir facturé les bonnes lignes.

  • Speaker #1

    Oui, c'est ça.

  • Speaker #0

    Donc, les bons éléments de facturation. Donc là encore, c'est peut-être une question d'outils, c'est vraiment avoir une bonne traçabilité. de ce qui s'est passé ce mois-ci dans ma crèche et pouvoir exécuter les choses de façon très fluide.

  • Speaker #1

    Oui, d'ailleurs, je déconseille presque naturellement à tout le monde de faire des petits post-it à droite, à gauche, en disant, mois prochain, il faut que je rajoute ce temps pour la facture de telle famille.

  • Speaker #0

    Tu vas faire rigoler les directrices de crèche qui nous écoutent parce que c'est les spécialistes des post-it. On a tous des tas de post-it partout.

  • Speaker #1

    Je sais que les post-it sont très utiles, mais pour la facturation, ne passez pas par des post-it. C'est un conseil, en tout cas.

  • Speaker #0

    Donc, ton deuxième conseil, c'est d'avoir des éléments de facturation simples et efficaces, traçables et qu'on n'ait pas à discuter trop avec les familles de ce qu'elles ont fait ce mois-ci. D'ailleurs, ce genre d'échange, d'aller-retour, ça peut entraîner des négociations et être le début de la fin, le début de l'horreur.

  • Speaker #1

    Oui, parce que je dirais que tous les gens qui nous écoutent savent à quel point ce n'est pas agréable d'avoir un parent qui commence à se fâcher parce que soit il ne comprend pas, tout simplement, pourquoi il y a tant qui est facturé, soit parce que ce n'était pas attendu. Je suis sûr que tout le monde a un parent en tête sur qui on vérifie quatre fois la facture pour éviter tout problème.

  • Speaker #0

    Du coup, c'est vrai que moi, ce que je conseille beaucoup, c'est d'avoir un règlement très simple. Notre règlement de fonctionnement de crèche, c'est d'éviter au maximum les cas particuliers, les complexités.

  • Speaker #1

    Très bon conseil.

  • Speaker #0

    Comme ça, au moins, il n'y a pas 36 cas.

  • Speaker #1

    Notamment pour tout ce qui est heures supplémentaires. Si jamais il y a de la facturation d'heures supplémentaires parce qu'on est à l'heure et que le parent est venu en retard. Ou même en forfait. Ça arrive, c'est un forfait, mais le parent est venu plus tard que prévu. Oui, nous, on peut voir des utilisateurs qui ont des idées farfelues. En fait, c'est beaucoup de prise de tête pour essayer que les parents ne fassent pas de d'heures sub. Mais en réalité, moi, je dis d'aller au plus simple. C'est soit vous facturer vraiment très précis. Si la personne veut vraiment aller très loin dans la précision et dire toutes les 5 à 15 minutes, soit ça va être toutes les demi-heures en plus et d'avoir toujours un petit battement avant de facturer les premiers suppléments. C'est là aussi où on n'a pas envie de rentrer dans le débat. Je suis arrivé, il était 12, le temps de récupérer la veste. Il était 15, on n'a pas envie de rentrer dans ces débats-là.

  • Speaker #0

    Mais c'est vrai que parfois, c'est utile, comme tu dis. Il faut que ce soit très simple. Quand on a des problèmes de gros dépassements le soir, après la fermeture ou quoi, par exemple, tu peux avoir une grosse pénalité un peu plus importante. Ce n'est pas une heure sup, mais ça va être une pénalité de 25 euros.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Et dans ces cas-là, ça peut être un moyen aussi d'arrêter l'hémorragie d'heures des parents. qui parfois ne se rendent pas compte aussi de l'impact sur la crèche.

  • Speaker #1

    Oui, ou de retravailler le contrat d'ailleurs. Il y a beaucoup de structures qui disent aux parents, mais regardez, en fait, c'est le contrat qui ne vous va pas, vu que vous êtes là tout le temps, 30 minutes plus tard que prévu. Faisons un contrat qui prend en charge ces 30 minutes. Ce sera même plus avantageux pour le parent à terme, plutôt qu'à chaque fois, tous les mois, regarder quel jour il y avait en supplément, même si maintenant ça se fait automatiquement, mais éviter au plus les frictions.

  • Speaker #0

    Ça, c'était ton deuxième conseil. Alors ensuite, qu'est-ce que tu nous proposes ?

  • Speaker #1

    Donc là, on a nos factures. On a, on va dire, tous les éléments de facturation. Donc, on est censé être prêt à envoyer les factures. Il y a quand même un point qu'il ne faut pas oublier, c'est avant d'envoyer les factures, si jamais j'avais eu, par exemple, des trop perçus ou des avoirs à déduire. Qu'est-ce qu'on appelle des trop perçus ? C'est un parent qui a fait un chèque plus élevé que ce qu'il aurait dû. Et donc, sur son compte client, il a un solde positif. parce que, je ne sais pas, je prends un exemple tout bête. Il s'est trompé,

  • Speaker #0

    quoi.

  • Speaker #1

    C'est ça, il a fait un virement au lieu de payer 1 000 euros. Ben oui, surtout si d'un mois à l'autre, ce n'est pas forcément tout le temps pareil. Ce mois-ci, j'ai viré, je ne sais pas, 1 200 au lieu de 1 000 euros. Eh bien, les 200 euros, plutôt que de tout de suite faire un avoir ou rembourser le parent, ils peuvent rester dans le compte du parent. Ça fait un trop perçu de 200 euros. Et en fait, c'est de les utiliser pour payer la facture d'après. tout simplement.

  • Speaker #0

    Ouais, en fait, c'est un moyen de paiement. Tu fais une régule sur ta facture et du coup, ça va venir régler une partie du solde à payer.

  • Speaker #1

    Exactement. Donc ça, c'est avoir avec le parent. Il y a des parents peut-être qui ont besoin d'avoir le retour tout de suite. Et donc là, il faut faire par exemple un avoir et rembourser l'avoir directement. Ou alors, je l'utilise pour payer ma facture d'après. Et donc, ça, c'est juste avant d'envoyer les factures, je régularise mes comptes clients pour que tout le monde soit à zéro. Et surtout comme ça, quand le parent reçoit sa facture, eh bien, il la recevra avec la mention de vous avez déjà payé tant, donc il ne vous reste que tant à payer.

  • Speaker #0

    Puis ça prouve aussi notre bonne foi et ça le met en confiance. Donc, je pense que c'est aussi intéressant pour la relation qu'on peut avoir avec nos bénéficiaires, nos parents, nos utilisateurs.

  • Speaker #1

    Oui, tout à fait.

  • Speaker #0

    OK, donc ce troisième conseil, c'est vraiment dans le même esprit que le deuxième, c'est-à-dire sur le deuxième, c'était sur les éléments de facturation. Là, on est plutôt sur les moyens de paiement, mais c'est pareil, c'est ne rien oublier sur notre facture. Donc là, on est toujours dans notre première étape, c'est-à-dire qu'on est en train de préparer nos factures et on voudrait facturer sans rien oublier. Et en fait, on a parlé beaucoup des parents, mais tu sais, moi, je facture aussi pas mal d'entreprises. Alors, est-ce que c'est la même chose ? Est-ce qu'il y a des choses différentes ? Et est-ce que je risque d'oublier des entreprises ? Parce qu'en plus, elles ont des périodicités un petit peu... différentes aussi. C'est-à-dire que les parents, en fait, ils payent toujours tous les mois en fin de mois. Mais les entreprises, ça dépend de la date à laquelle on a signé le contrat. En tout cas, ça peut dépendre. Ce n'est pas aussi systématique. Donc, est-ce que tu as un conseil sur la facturation des entreprises ? Oui,

  • Speaker #1

    je te confirme que ça dépend beaucoup et ça dépend beaucoup des entreprises aussi. Il y a des entreprises qui demandent à ce que ce soit un paiement trimestriel. Ça peut être dès le début du contrat, mais ça peut être aussi un paiement mensuel comme pour le parent. Et donc là, c'est la même chose. Je conseille aussi d'avoir les mêmes étapes, c'est-à-dire de créer à l'avance les factures. En plus, en général, pour les entreprises, il ne va pas y avoir de déduction ou de supplément. Souvent, le contrat est fixe et on paye un montant qui ne va pas varier. Autant, pour cette raison encore plus, préparer les factures à l'avance. Encore une fois, ce sont des brouillons, des proformas. Donc en fait, on peut les valider au tout dernier moment et les envoyer aussi aux entreprises. Pour la périodicité, on voit vraiment de tout. Si jamais vous travaillez avec, par exemple, des entreprises spécialisées dans la réservation de berceaux, selon l'entreprise, ils pourront vous demander d'avoir trimestriel ou mensuel. Mais après, si vous travaillez directement avec d'autres entreprises autour de vous, par exemple, en général, vous vous mettez d'accord. Ce qui est le plus pratique, le plus simple, ça dépend vraiment de l'entreprise.

  • Speaker #0

    Et c'est vrai que si on y arrive, dans la mesure du possible, C'est bien d'imposer quand même, si ça ne gêne pas le client, l'entreprise, c'est bien de pouvoir proposer une périodicité qui soit un peu commune à au moins quelques-unes de nos entreprises pour ne pas se retrouver à faire des factures tous les trois jours.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Donc, si on peut se décider sur le début du mois, la fin du mois, trois mois, quelque chose d'un peu commun et ne pas se mettre à faire des factures aux dates anniversaires tous les mois, c'est quand même plus sympa. D'ailleurs, c'est encore mieux si l'entreprise peut payer... à terme à échoir, c'est-à-dire en début de période. Comme ça, pour la crèche, ça lui permet aussi d'avoir un peu plus de trésorerie. Donc, si c'est une entreprise qui a des finances saines, qui est bien dans ses finances et tout, en général, ils sont d'accord. Et donc, dans notre contrat avec l'entreprise, on leur dit, voilà, on va vous facturer en début de trimestre à terme à échoir. Et du coup, nous, ça ne nous fait qu'une facture pour le trimestre au lieu d'en faire trois. Et en plus, on est payé d'avance, donc on a de la trésorerie. Donc, c'est vraiment le système que... Moi, j'essaye de mettre en place quand c'est possible.

  • Speaker #1

    Oui, très bon conseil.

  • Speaker #0

    Alors Antoine, ça y est, on a préparé nos factures. On a fait notre étape facturée sans rien oublier. Et maintenant, on va passer à l'étape 2. Donc, on va transmettre nos factures.

  • Speaker #1

    C'est ça. Là, il faut les envoyer maintenant que je les ai. Il faut les envoyer à plusieurs personnes en réalité. Il y a déjà les familles et les entreprises concernées. Donc, l'idée, c'est d'oublier personne. Et pour oublier personne, c'est encore une fois le même principe. Vu que j'avais préparé mes factures à l'avance et que je les ai validées avec tous les éléments de facturation, normalement, je sais que je n'ai oublié personne. Et donc, au moment d'envoyer les factures, l'idée, c'est de le faire au même moment, de ne pas trop s'amuser à envoyer une partie des factures le premier, puis à d'autres familles le deux, etc.

  • Speaker #0

    De vérifier qu'on a le temps de faire tous nos envois, toute notre facturation au même moment. C'est ça. Pas être interrompu et puis se dire, je finirai demain ou ce genre de choses.

  • Speaker #1

    Exactement, parce que demain, il y a forcément aussi quelque chose qui peut interrompre. Et à la fin, on se retrouve à peut-être avoir oublié d'envoyer une facture. Ça peut arriver, mais on n'a vraiment pas envie aussi d'attendre que le parent nous dise, au fait, on n'a pas reçu la facture. En plus d'avoir une mauvaise image, niveau... assurance pour le parent, il se dit mais est-ce que c'est bien suivi ? Est-ce que du coup, je vais faire peut-être plus attention à ce qu'il y a dans la facture ? Est-ce qu'elle a bien été faite ? Enfin voilà, il ne faut pas que le parent se pose de questions.

  • Speaker #0

    Écoute, ça, j'en témoigne. Malheureusement, ça m'est déjà arrivé. Je ne me suis pas fait reprendre deux fois, mais c'est vrai qu'il y a eu des fois où tu as un doute sur un parent, tu te dis mais quand même, il ne me paye pas, etc. C'était au début quand je démarrais. En fait, tu te rends compte qu'il ne reçoit tout simplement pas tes mails. Et donc parfois, il y a des bugs entre ton logiciel et puis... la boîte mail du parent, ou alors tu as mal renseigné son adresse. Il peut y avoir mille raisons, mais en fait, parfois, il peut y avoir des malentendus comme ça. Et c'est vrai que ça, c'est dommage. D'ailleurs, je pense qu'il faut vraiment très, très bien vérifier quand on renseigne les adresses mail des parents dans nos outils.

  • Speaker #1

    Nous, pour ça, ce qu'on fait, c'est qu'on marque, à chaque fois qu'une facture est envoyée, on marque la date automatiquement de l'envoi. Et si jamais on détecte que l'adresse mail n'existe pas ou est fausse, on va prévenir. les utilisateurs en disant vous avez essayé d'envoyer un mail à cette personne mais apparemment le mail n'a pas pu aboutir ah très bien j'allais dire il faudrait avoir des accusés de réception ou d'ouverture et aussi on propose nous on a une application pour les parents quand les utilisateurs envoient les factures ça les envoie aussi sur l'application comme ça les parents peuvent directement la récupérer et surtout retrouver d'autres factures pour éviter de chercher dans tous ces mails j'ai l'historique de toutes mes factures

  • Speaker #0

    Ils les ont dans une app, en fait, sur leur téléphone. C'est ça. Alors, maintenant que j'ai envoyé toutes mes factures aux familles, qu'est-ce qui va se passer ? Est-ce que tu as d'autres conseils sur cette étape de transmission des factures ?

  • Speaker #1

    Il faut aussi maintenant transmettre à la CAF ce qu'on appelle un peu une attestation ou un accusé, comme quoi on a bien facturé telle famille. Et ça, ça va permettre aux familles d'obtenir ce qu'on appelle le complément de mode de garde, le CMG. Et c'est le montant que les familles reçoivent de la CAF en fonction, bien sûr, de la facture.

  • Speaker #0

    Il y a des auditeurs qui ne savent peut-être pas que ça s'appelle le CMG. Parce que parfois, on l'appelle la page et parfois, on l'appelle le CMG. Mais en fait, c'est la même chose.

  • Speaker #1

    C'est ça, exactement. La page, en fait, c'est, on va dire, le dispositif, le type d'allocation. Et le CMG, c'est vraiment ce qui est versé. Ça s'appelle le complément, justement, puisque c'est un complément que la CAF verse aux familles.

  • Speaker #0

    Le complément mode de garde.

  • Speaker #1

    Et donc, pour que ce soit efficace, la CAF, alors, ça fait maintenant peut-être 3-4 ans, quelque chose comme ça. Ils ont revu un peu tout ce système. Avant, on était obligés d'avoir des attestations à remplir.

  • Speaker #0

    Je m'en souviens, Antoine. Ah, ça, je m'en souviens.

  • Speaker #1

    Tu allais dire, ça devait être pénible.

  • Speaker #0

    C'était long, faire les attestations parent par parent. Ensuite, tu sais, on leur donnait et ils devaient eux-mêmes l'envoyer à la CAF.

  • Speaker #1

    C'est ça.

  • Speaker #0

    Et on ne pouvait pas faire de subrogation. Enfin, nous, en tant que crèche, envoyer les dossiers à la CAF. Donc, les parents se retrouvaient à essayer de comprendre pourquoi. Pourquoi ils ne touchaient pas la page ? Il y avait des énormes retards de paiement. C'était vraiment, au début, c'était vraiment compliqué. Et du coup, ça créait aussi des sujets de tension parce que parfois, ils se demandaient si on avait mal fait le travail. Après, quand on a eu cette possibilité d'envoyer nous-mêmes à la CAF, il y a eu aussi une période de flottement.

  • Speaker #1

    Alors ça, je peux en témoigner. Déjà, à la période d'avant, quand il fallait remplir manuellement les attestations, chaque département presque avait des attestations différentes. Et donc, nous, on essayait de les gérer pour que ça pré-remplisse automatiquement toutes les données. pour éviter de le faire parent par parent. Et il fallait qu'on gère chaque département. C'était vraiment une galère.

  • Speaker #0

    Tout ça pour que ça change à chaque fois, tous les deux ans, tous les six mois.

  • Speaker #1

    En plus.

  • Speaker #0

    C'est sympa de développer des logiciels pour la CAF.

  • Speaker #1

    Oui, alors heureusement, on essaye maintenant d'avoir des uniformisations. Les éditeurs aussi ont dû témoigner à la CAF et dire qu'il fallait trouver une autre solution. Et l'autre solution, c'est de dématérialiser tout ça. Et donc, la CAF a mis en place quelque chose d'uniforme pour toutes les CAF. Déjà, il n'y avait plus besoin d'avoir département par département et surtout, plus besoin d'envoyer aux parents. C'est-à-dire que la structure peut directement lister toutes les familles avec les factures, le nombre d'heures qui ont été réalisées, directement l'envoyer à la CAF et comme ça, la CAF peut le traiter plus facilement. Derrière, c'est un fichier Excel, il n'y a rien de sorcier. Ce fichier-là, on peut le générer nous aussi, mais maintenant, on n'a plus à gén��rer 50 fichiers différents PDF. On a un seul fichier Excel pour toutes les CAF.

  • Speaker #0

    C'est ça, parce que tu pouvais avoir, par exemple, 10 micro-crèches. Et dans une micro-crèche, tu pouvais avoir des familles qui venaient de deux départements.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Et donc, tu devais faire des fichiers pour chaque crèche, mais aussi pour chaque département. Oui. C'était un petit peu ingérable. Et puis, on avait aussi beaucoup de retard, beaucoup de délai. Est-ce que ça s'est un peu réglé ? Ah oui. Les parents sont réglés plus vite ou plus régulièrement, en tout cas.

  • Speaker #1

    C'est le premier retour qu'on a eu de toutes les structures. honnêtement, c'est que grâce à ce nouveau système, de transférer ce fichier sur ce qui s'appelle démarche simplifiée, chaque crèche a un compte, tout le monde nous a dit, ah oui, maintenant, les délais, c'est vraiment top. Au bout de maximum dix jours, les parents ont déjà reçu le montant CMG. Ça a changé vraiment, vraiment en termes de délais. Ça, on peut le témoigner.

  • Speaker #0

    Surtout que la page, c'est quand même un gros montant. Donc, l'avance de frais de la part des parents est importante. C'est des montants qui sont vraiment... de plus de 600 voire 900 euros. Et donc, quand on a la page deux mois plus tard, ça fait un sacré trou dans le budget. En tout cas, à l'époque où c'était manuel, comme tu dis, parfois les parents avaient deux voire trois mois de retard. Donc, ils avaient payé ce montant sur plusieurs mois. Ils attendaient le remboursement de la CAF. Et oui,

  • Speaker #1

    et beaucoup attendaient, comme tu dis, le remboursement pour payer la facture de la crèche et même encore maintenant.

  • Speaker #0

    C'est ça, ça mettait les crèches en difficulté, les parents en difficulté. Et puis par la chaîne de conséquences, il y avait la crèche derrière qui avait des retards de paiement énormes à couvrir.

  • Speaker #1

    Donc le conseil, c'est plus vous vous envoyez votre fichier CAF tôt, plus les parents sont remboursés tôt. Et donc logiquement, ceux qui attendent pour payer leur facture, ils paieront plus tôt aussi.

  • Speaker #0

    Ça marche beaucoup mieux qu'avant, c'est ça la conclusion.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Alors on a... préparé nos factures et on les a transmises. Et maintenant, on est à la dernière étape. L'étape clé, c'est le recouvrement. Antoine, est-ce que tu vas pouvoir nous donner des bons conseils pour éviter les impayés dans les crèches et me dire un petit peu comment faire la bonne procédure de recouvrement ?

  • Speaker #1

    La première chose, si c'est possible, je dirais de mettre en place le prélèvement CEPA, c'est-à-dire prélever les familles sans attendre que la famille fasse un virement, donne un chèque, etc. Dans la mesure du possible, pourquoi ? Parce qu'il y a des familles qui ont des chèques Césu, par exemple. Mais si on le met en place dès le début, au moins, c'est clair pour les familles. Et ça vous permet d'éviter énormément d'impayés. Ça, c'est des témoignages qu'on a eus vraiment tous les jours et qu'on a encore. Du moment où on met en place le prélèvement CEPA. eh bien il y a beaucoup moins d'impayés.

  • Speaker #0

    Ça enlève aussi une charge de travail, malgré tout. Parce que même si on est un petit peu obligé d'accepter, quand certaines familles qui travaillent dans certains domaines ont du cash, ou l'échec c'est vu, comme tu dis, il y a des cas où on est un petit peu obligé. Mais malgré tout, c'est vrai que ça génère du travail en plus. Et comme je disais tout à l'heure, le gestionnaire de crèche, au début, il est un petit peu couteau suisse tout seul. Il n'a pas beaucoup de monde autour de lui pour aller à la banque, encaisser ceci, encaisser cela. Donc, les flux de cash, de chèques, etc., ça ne simplifie pas forcément la tâche. C'est ça.

  • Speaker #1

    Et les banques, aujourd'hui, il y a des outils. Toutes les banques pro proposent aujourd'hui de faire du prélèvement CEPA. Donc, en fait, c'est quoi ? C'est simplement avoir un fichier bancaire qui regroupe tous les montants et toutes les familles à prélever. Donc, il faudra, bien sûr, au préalable, avoir mis les RIB des familles, leur faire signer un mandat. Mais une fois que ça, c'est fait, tous les mois, en fait, je vais directement prélever l'intégralité des familles à date fixe. Et surtout, je n'ai pas besoin de, comme tu dis, aller traiter un par un des différents types de virements,

  • Speaker #0

    de règlements, etc. Alors ça, c'est ton conseil sur le moyen de paiement. Donc c'est favoriser au maximum les prélèvements CEPA. Je rajoute aussi, quand on est obligé d'accepter des chèques CESU, parce que les familles ont besoin de les utiliser, c'est de leur demander, dans la mesure du possible, même d'imposer. de ne prendre que des chèques dématérialisés. Parce qu'en fait, il suffit de les échanger. Il y a des familles qui ont des chèques papiers, ce qui est quand même assez pénible pour la crèche à traiter. Mais en fait, ils peuvent très facilement les transformer en chèques dématérialisés. Et pour la crèche, c'est vraiment un gain de temps précieux. Parce qu'encore une fois, tous ces petits dossiers administratifs à gérer, toutes ces petites tâches, faire des dossiers de demande, de paiement des CESU, faire le courrier, etc. C'est quand même vraiment pas notre métier.

  • Speaker #1

    Et on peut combiner les deux. On peut très bien, comme tu dis, avoir les CESU de manière numérique et à côté de ça, faire le prélèvement du reste. Souvent, le CESU ne va pas payer l'intégralité de la facture.

  • Speaker #0

    Malheureusement.

  • Speaker #1

    Donc, on peut très bien combiner les deux. L'un n'empêche pas l'autre. Donc, l'idée, c'est qu'on fait d'abord l'encaissement des CESU. Et une fois que ça, c'est fait, on prélève le restant de la facture. Donc ça, d'ailleurs, on propose de prélever simplement le restant de la facture dans le fichier bancaire. Pas besoin d'aller... manuellement mettre qu'on veut prélever tant par famille.

  • Speaker #0

    Ok, donc premier conseil, c'est vraiment favoriser les moyens de paiement les plus simples et les plus fiables pour la crèche auprès de nos familles. Et ensuite, malheureusement, je vais quand même avoir des familles qui ne vont pas être prélevées ou qui vont avoir un compte non solvable, donc le prélèvement va être rejeté, ou bien qui ont refusé d'être prélevés et qui n'ont pas donné leur chèque ce mois-ci, etc. À ce moment-là, qu'est-ce que je fais ?

  • Speaker #1

    Eh bien, des relances. C'est... Les relances, une fois qu'on a détecté que la facture était en impayé, donc souvent c'est avec une date, on a mis qu'il y avait X jours pour régler la facture et on voit qu'il n'y a toujours rien, eh bien, il faut relancer des familles. Il ne faut pas avoir peur, je dirais, de relancer des familles puisque…

  • Speaker #0

    Les gens ont peur, tu sais de ça.

  • Speaker #1

    Je sais et je les comprends puisqu'on se dit, mais on va être vu encore une fois, quelqu'un qui va chercher l'argent, etc. Mais encore une fois, c'est… c'est quand même sur ça que repose le service. Il faut que tout tourne comme il faut pour qu'il n'y ait pas de grains dans l'engrenage. Et donc, il faut se dire que quand on va réclamer un impayé à une famille, c'est quand même la famille qui est en tort d'abord. Donc, si ça peut rassurer les structures, dites-vous, les gestionnaires, dites-vous que vous n'êtes pas en tort, vous avez fait tout ce qu'il fallait, la famille n'a pas pitié. Ça se trouve, c'est vraiment juste un oubli dans la majorité des cas.

  • Speaker #0

    Oui, c'est ça le truc.

  • Speaker #1

    Voilà, c'est « ah bah oui, j'ai pas fait le virement, j'ai juste oublié parce que j'étais en vacances, etc. » Si ça peut rassurer, dites-vous qu'à chaque fois presque c'est ça. Il y a des cas où c'était pas possible parce qu'il fallait attendre un petit peu, parce que la famille n'a pas eu le montant CMG tout de suite. Et donc là, je dirais qu'il faut être compréhensif, tout simplement. Et puis après, il y a des familles qui peut-être, ça va être ça tous les mois. Et là, je pense qu'il faut se mettre au clair avec ces familles-là. Parce que sinon, à la fin, ça ne va forcément pas bien finir. On n'a pas envie, encore une fois, d'aller dans un canal plus légal, dans des procédures. On n'a pas du tout envie de faire ça.

  • Speaker #0

    En fait, pour éviter ça, il faut réagir le plus vite possible. Et c'est vrai qu'au début, quand on démarre dans le métier, on a peur du conflit. On a peur de vexer les familles. On a peur de ne pas être assez humain. Donc, on va plutôt différer et se dire, je vais attendre encore quelques jours, etc.

  • Speaker #1

    Et ça s'aggrave.

  • Speaker #0

    Voilà, plus on attend, plus c'est difficile. On y met de plus en plus d'affect. On imagine des problèmes chez la famille, on se dit bah oui mais il n'a pas les moyens et ceci et cela. Et en fait, il y a quand même beaucoup de cas où comme tu dis, c'est parce qu'ils ont oublié ou pour des raisons x ou y qui peuvent se régler finalement assez simplement. Donc déjà, il faut écumer tous ces cas-là. Et on est déjà mieux, quoi. Donc, vraiment, enlever l'affect et se fixer une date. Les relances sont automatiques. Tout le monde est relancé en même temps. Et on a déjà une bonne partie des impayés qui vont être réglés de façon simple.

  • Speaker #1

    Puis, un tout dernier conseil aussi par rapport à ça. c'est de ne pas attendre le bilan de sa société pour se rendre compte qu'il y avait des impayés ou qu'on a oublié une fois.

  • Speaker #0

    Ça, ça sent le vécu. Tu as des crèches qui s'en rendent compte beaucoup trop tard.

  • Speaker #1

    Oui, il y en a qui attendent les bilans.

  • Speaker #0

    Ils ne se rendent pas compte qu'il y a des impayés jusqu'au dernier moment.

  • Speaker #1

    C'est ça. Donc, il faut bien avoir un fil. Voilà. Il faut vraiment qu'il y ait un compte client à côté. Il y a la famille, il y a le contrat de la famille, de l'enfant, des parents. Ça, c'est une chose. On va dire que c'est le côté humain. Et à côté de ça, compte client qui est là juste pour la facturation et ce compte client, il faut le suivre. Il faut qu'il y ait quelqu'un en comptabilité qui a ce Ausha. Souvent, on peut externaliser, bien sûr, mais si déjà, on a la possibilité d'avoir un œil dessus et de se dire « Ah oui, là, je sais que ce compte client, cette facture est en impayé, etc. depuis tant de temps, c'est déjà ça. »

  • Speaker #0

    Oui, déjà, avant que ça arrive jusqu'au comptable, suivre son compte bancaire et puis son outil de facturation et voir ce qui reste en impayé. Et ne pas attendre que ce soit trop tard. Parce que c'est vrai que, comme je disais au début de l'épisode, ce n'est pas notre sujet favori. Donc parfois, on peut rester longtemps, peut-être un mois, deux mois, voire trois mois. Et là, tu parlais même de certaines crèches qui mettent parfois près d'un an à temps de la clôture. C'est de mettre longtemps avant de se dire, tiens, mais en fait, ça fait un moment que je n'ai pas regardé où en sont les règlements de mes factures. Et c'est un peu se mettre des œillards. Donc, il vaut mieux regarder les choses en face. Parce qu'on va écumer déjà un certain nombre d'impayés. Et ensuite, il ne restera plus que les cas, soit des gens qui sont plus solvables, qui ont un vrai problème, ou soit les mauvais payeurs, on en a quand même. Comment on fait ? Qu'est-ce qu'on va faire quand on se retrouve dans cette situation ?

  • Speaker #1

    Je pense qu'il faut bien se couvrir légalement, que ce soit dans le contrat déjà de base, ou sur les factures, il y a des mentions légales à mettre et à bien indiquer aux familles. Donc, je pense déjà de bien se couvrir à l'avance.

  • Speaker #0

    faire le bon contrat et les bonnes mentions sur la facture.

  • Speaker #1

    Il ne faut pas attendre que ça arrive pour les mettre. On se dit, je ne vais pas mettre de pénalité, je sais que ça peut arriver une fois, deux fois. Mais en réalité, il vaut mieux tout mettre sur papier. Même si ça peut faire un peu peur, les familles vont comprendre. Et de toute façon, les familles, normalement, il n'y a pas de souci. Si elles règlent, elles n'auront pas de pénalité. Mais au moins, quand il y a vraiment des abus ou des mauvais payeurs, il ne faut pas qu'on soit perdant. en tant que structure.

  • Speaker #0

    Puis ça permet de s'appuyer sur quelque chose de formel, d'écrit. Donc, c'est important, encore une fois, pour être dans quelque chose d'objectif et pas dans une relation trop personnelle, trop affective, où c'est vrai qu'on se sent très prise à partie, en fait, en tant qu'entrepreneur, qu'en tant que gestionnaire. Moi, j'essaye de ne pas faire reposer ça sur l'équipe et la directrice parce que je trouve que c'est difficile d'accueillir un enfant.

  • Speaker #1

    Oui, c'est bien de se séparer les deux.

  • Speaker #0

    Oui, voilà, de gérer ça. Donc moi, en tant que gestionnaire, je prends ça sur moi. Je pense que c'est normal. Ça prend un peu au trip quand même, parce que nous, on a l'impression de ne pas être respecté, que notre travail n'est pas pris en compte. Et on ne sait pas trop ce que pense la famille. En tout cas, il y a peu de mauvais payeurs, mais il y en a. Et quand il y en a, c'est violent. Moi, j'en ai eu. Je peux te dire, je m'en souviens encore, la personne qui a toujours une bonne excuse, tu patientes et tous les mois, tu te dis non, mais là... Je comprends, elle a ci, elle a ça, etc. Puis tout d'un coup, elle te dit, en fait, j'ai une autre crèche, j'ai une crèche municipale qui m'a donné une place. Elle disparaît, elle avait tout prévu et elle s'en va avec trois ou quatre mois d'impayé. Et toi, tu te rends compte qu'en fait, il y avait un projet derrière.

  • Speaker #1

    C'était calculé. Toi, tu es déjà allée au juridique d'ailleurs ?

  • Speaker #0

    Est-ce que j'ai déjà fait des procédures ? Non, c'est vraiment ce cas-là, cette famille-là, c'est celle qui m'a le plus marquée parce que j'avais trouvé ça vraiment... mal intentionnée et j'étais vraiment hyper vexée.

  • Speaker #1

    C'est rassurant de se dire que tu n'as qu'un cas en tête sur toutes les structures et sur le nombre d'années où tu gérais les crèches.

  • Speaker #0

    Oui, sur les 17 ans. Après, j'ai eu des cas beaucoup plus faibles, de petits impayés ou des familles qui étaient vraiment en difficulté. Et là, ça ne met pas en péril ton activité. C'est des petits montants. Et en général, dans ces cas-là, on trouve des solutions. Et même... Souvent, la famille va faire un projet différent. Soit elle-même va dire qu'elle a la mamie qui va garder l'enfant. Il y a des choses qui changent. Mais dans ces cas-là, quand la famille est en difficulté, c'est un peu différent. Quand tu as quelqu'un qui te manque de respect, ce n'est pas la même chose. On a des mauvais payeurs. On en a très peu, heureusement. Quand on en a, comme tu dis, c'est quand même important d'être armé, d'avoir fait le bon contrat. d'avoir fait les bonnes factures, etc. Donc, je pense que c'est aussi pour ça. Tu sais que je n'ai pas eu tant de problèmes que ça. C'est parce qu'en fait... on avait une gestion assez carrée et des bons outils pour se défendre. Donc ça se passait bien, on avait des bons rapports avec les familles et tout. Et c'est vrai que malheureusement, tu te souviens toujours du truc qui s'est mal passé.

  • Speaker #1

    C'est vrai, oui.

  • Speaker #0

    Donc ça marque. Alors est-ce que parmi tes utilisateurs, tu as des retours justement ? Est-ce que tu sais si j'ai plutôt de la chance ou si c'est généralement le cas ? Est-ce que tu as des retours sur les taux d'impayés de tes utilisateurs ?

  • Speaker #1

    Souvent, quand des utilisateurs viennent nous voir pour des problèmes d'impayés, pour comment les gérer, etc., c'est souvent les mêmes qui vont avoir des impayés tout le temps, sur plusieurs années. Donc je dirais que c'est vraiment dans des zones, ça dépend vraiment des zones où on est. Et peut-être pas que, parce que si c'est à chaque fois les mêmes structures qui reviennent nous voir, c'est peut-être que finalement il y a encore des verrous à mettre, ou il y a encore une chose à changer, peut-être être plus direct avec les familles.

  • Speaker #0

    C'est un peu toujours les mêmes. Voilà,

  • Speaker #1

    je dirais que c'est plutôt toujours les mêmes. Est-ce que c'est parce que c'est la zone ou parce que c'est le process qui n'est pas forcément bien mis en place ? Je n'ai pas la réponse exacte, mais ça doit être un peu des deux.

  • Speaker #0

    Après, il y a un impayé peut-être sur lequel nous, on est un peu focus, les crèches, c'est l'impayé du mois d'août, parfois même le mois de juillet.

  • Speaker #1

    Ah bah oui.

  • Speaker #0

    Que tu connais bien. Oui, tout à fait. Est-ce que tu peux en dire quelque chose ? Est-ce que tu as un retour là-dessus d'expérience ? Oui. Excuse-moi. pour les auditeurs, pour rappeler un peu cette problématique du mois d'août et même du mois de juillet, c'est que les parents, ils se disent « Attends, moi, je n'ai pas envie de payer cet été, alors je ne suis pas là. Mon enfant, il entre à l'école en septembre, donc ni vu ni connu. Je vais partir en vacances en juillet, voire un peu avant, et puis je ne paye pas les deux derniers mois. » Bon, parfois, c'est que le mois d'août quand on a de la chance. Mais voilà, c'est comment bétonner en fait. Ce mois d'août, parce qu'on en avait parlé dans l'épisode sur les modes de facturation, si on privilégie un lissage, dans ce cas, la famille, elle paye tous les mois la même chose. Et donc, le mois d'août, il est dû puisqu'il est compris dans notre lissage.

  • Speaker #1

    Tout à fait. Donc, encore une fois, commencez par bien expliquer aux parents ça, parce que des fois, c'est des parents qui ne comprennent pas, alors qu'on leur avait peut-être dit au début, mais parce qu'ils ne comprennent pas... ils vont encore plus se dire, non, mais je ne vais pas payer cette facture parce que mon enfant, il était là une semaine au mois d'août. Donc vraiment, leur expliquer que, je reprends à chaque fois mon petit exemple, c'est un peu comme sa facture électricité où en été, on paye autant qu'en hiver alors qu'on ne consomme pas de la même manière, c'est parce qu'on a lissé sur toute l'année. Donc réexpliquer ça de manière simple aux parents. Vraiment, c'est le premier conseil pour éviter que les parents se questionnent sur pourquoi. Et ensuite... se couvrir. Alors nous, ce qu'on voit, c'est qu'il y a souvent, ça peut être des dépôts de garantie qui sont mis en place. Après, il y a plein de noms, ça peut être des accomptes, des cautions, des arbres. Tout ça, je les regroupe un peu dans le même panier, même si légalement, ce n'est pas exactement la même chose. Mais l'idée, c'est d'avoir un dépôt de garantie qui peut couvrir au cas où la famille se volatilise. Au 31 août, elle ne donne plus aucune nouvelle. Souvent, quand c'est l'enfant qui rentre à l'école, on se dit que l'année d'après, il ne va pas venir en crèche.

  • Speaker #0

    C'est ça, c'est souvent cette année-là. Et donc, oui, c'est vrai qu'on utilise le dépôt de garantie, qu'on appelle souvent caution en crèche. Et en fait, on va venir l'utiliser comme moyen de paiement de la dernière facture. Et puis, il y a aussi, bien sûr, tout ce qu'on va prévoir dans notre règlement de fonctionnement pour expliquer tout ça aux parents. Donc, c'est ce que tu dis, c'est vraiment être transparent, expliquer les choses. Avoir des règles simples, lisibles, qui sont faciles à expliquer, mais aussi faciles à comprendre. Et c'est comme ça qu'on va pouvoir réduire au maximum nos impayés. En général, ça se passe bien quand même, dans la globalité des cas. Mais c'est vrai que la procédure, tout ce qu'on met en place en fait pour faire les choses de façon très systématique, récurrente, simple, c'est ça qui va vraiment améliorer les choses, fluidifier, mettre de l'huile dans les rouages. Donc c'est vraiment... Avoir de bons outils, un bon process qui va nous sauver et nous permettre de retrouver nos sous à la fin de l'année. Tu souhaites ça à tous nos auditeurs, Antoine ?

  • Speaker #1

    Je souhaite en tout cas que ce ne soit pas un problème ou un poids. Vraiment se dire que ça fait partie du travail, mais il ne faut surtout pas que ce soit un poids du quotidien. Donc, pour éviter que ce soit un poids du quotidien, mettre en place les process comme tu viens de dire et tout ira beaucoup mieux après.

  • Speaker #0

    On va conclure là-dessus. Je pense que... C'est vraiment ça le message et c'est aussi pour ça qu'on a créé cette petite série d'épisodes mensuels sur la gestion administrative des crèches. C'est que ce n'est pas notre cœur de métier quand on ouvre une crèche, on ne fait pas ça pour gérer des factures et du recouvrement. Mais c'est le nerf de la guerre, donc autant le faire d'une façon simple et efficace. Et si on a des process récurrents et des outils efficaces, ça ne va pas être un poids, une charge. Ça doit sortir de notre charge mentale. Une fois que c'est mis en place, et ça peut se mettre en place de façon simple, très rapidement, ça va devenir quelque chose d'automatique. Et même si on a un outil informatique comme Nico, on va pouvoir faire tout ça en un seul clic. Et là, c'est encore mieux. Donc, je ne saurais que recommander aux auditeurs vraiment de travailler sur leur process de facturation, de suivi des factures et du recouvrement pour que ça devienne une simple formalité et que ce ne soit plus du tout un stress. Je te remercie beaucoup d'être venu sur le podcast ce mois-ci encore et je te dis à très vite. On se revoit le mois prochain.

  • Speaker #1

    Je te remercie. Oui, on se revoit le mois prochain avec grand plaisir.

  • Speaker #0

    Bon, toujours au rendez-vous Antoine. Allez.

  • Speaker #1

    A bientôt.

  • Speaker #0

    Salut Antoine. Merci d'avoir écouté cet épisode jusqu'au bout. J'espère qu'il t'a plu et que tu en ressors inspiré. Si c'est le cas, abonne-toi pour ne rater aucun épisode. Parles-en autour de toi et surtout laisse-moi une note 5 étoiles et un avis sur Apple Podcasts ou Spotify. A la semaine prochaine !

Description

Depuis 9 ans, Antoine Makhlouf travaille avec des centaines de crèches chez Meeko. Il a accumulé une mine de données sur leur gestion de la facturation, des impayés et de la trésorerie. Il connaît donc bien nos défis de gestionnaires de micro-crèches.

Dans cet épisode, il nous donne des solutions concrètes pour éviter les impayés et optimiser notre trésorerie :

  • Les erreurs les plus fréquentes dans la facturation

  • Qu’est-ce qui peut mettre en péril la trésorerie d’une crèche et comment l’éviter

  • Les astuces pratiques pour éviter les pertes de temps et les impayés

  • Les méthodes pour anticiper les paiements et éviter les litiges avec les familles

  • Comment alléger l'administratif au quotidien, simplifier les process et facturer sans stress.

Antoine partage son expertise pour t’aider à faire de la gestion financière une force pour ta micro-crèche, et non une source de stress.


Que tu sois confronté à des impayés ou que tu cherches à gagner du temps, cet épisode t’apportera des solutions concrètes pour améliorer la rentabilité de ta micro-crèche sans complications inutiles.


Bonne écoute !


                ...              ...              ...              ...    

  

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Envie d'écouter la série spéciale gestion de crèche? c'est une fois par mois, et voici les épisodes précédents :


76. Trucs et Astuces quand tu ouvres ta crèche

74. 10 conseils pratiques pour simplifier le planning de ta crèche

71. Transmissions digitales, transparence ou hyper-connexion ?

67. Les Enjeux de la Facturation : Forfait ou réel, quel tarif choisir ?


                ...              ...              ...              ...    


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Écriture & Voix : Amale Cosma

Montage : Aurélie Clément

Visuel : Emmanuel Perez agence cmondada.com


Hébergé par Ausha. Visitez ausha.co/politique-de-confidentialite pour plus d'informations.

Transcription

  • Speaker #0

    A quoi ressemblerait ta crèche si tu pouvais t'entourer des meilleurs ? Moi, c'est ce que j'ai fait. Pendant les 15 dernières années, de la crèche collective associative à la micro-crèche privée, j'ai tout expérimenté. La petite enfance est un métier à forte contrainte, mais aussi à forte valeur ajoutée. Avec les meilleurs psys, pédiatres, directeurs pédagogiques et les meilleures formations, j'ai pu développer la qualité d'accueil et la qualité de vie au travail. Alors si toi aussi tu es motivé par la qualité, Bienvenue dans Références Petite Enfance, bienvenue dans ton podcast. Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans notre série mensuelle dédiée à la gestion administrative des micro-crèches. Cette série qu'on a créée, qu'on a co-créée avec notre partenaire Miko. Et aujourd'hui, je suis avec quelqu'un que j'apprécie énormément, Antoine Maclouf, qui a co-fondé Miko avec ses acolytes. On va parler d'argent dans les crèches. Mais avant ça, est-ce que tu peux te présenter en deux mots, Antoine ? Tu es un tout jeune créateur d'entreprise.

  • Speaker #1

    Bonjour Amal. J'ai eu la chance de pouvoir créer l'entreprise directement à la sortie de mes études avec mon cousin, mon oncle. Donc, c'est très familial et un ami à nous. On est arrivé dans le milieu de la petite enfance et on en est ravi.

  • Speaker #0

    Je sais que tu adores travailler avec tous ces acteurs de la petite enfance qui sont passionnés. Et moi aussi, ça tombe bien.

  • Speaker #1

    C'est un vrai plaisir.

  • Speaker #0

    D'ailleurs, j'en profite pour dire aux auditeurs et aux auditrices que si vous voulez poser des questions, donc à moi ou à Antoine, Vous pouvez nous écrire, vous nous les envoyez et on tâchera d'y répondre. Donc je mets tous les liens dans les notes de l'épisode. On répond à tout le monde. Aujourd'hui, j'avais envie de parler avec toi d'un sujet crucial pour la qualité d'accueil de nos crèches. C'est un sujet d'argent. Comme tu le sais Antoine, beaucoup de gestionnaires de crèches sont seuls quand ils gèrent leur boîte ou en tout cas, ils n'ont pas un service administratif et financier. Alors peut-être que la gestion des flux d'argent, ce n'est pas leur... première préoccupation, la première chose qu'il regarde, alors que pourtant, c'est vraiment le nerf de la guerre. Mais souvent, on est débordé par le terrain, le management, les demandes des familles, les besoins des enfants. Enfin, tu connais bien tout ça. Et la facturation, ce n'est pas forcément notre passion. Et dans cette situation, on peut vite se retrouver avec des trous dans le budget juste parce qu'on n'a pas le bon process pour gérer nos factures. En tout cas, moi, ça m'est déjà arrivé. Alors, est-ce que les crèches avec qui tu travailles te parlent de ce problème ?

  • Speaker #1

    Oui, c'est un des gros points sur lesquels on échange avec nos utilisateurs. Souvent, c'est des passionnés qui ne pensent pas forcément tout de suite à la notion d'argent, même si on est dans du secteur privé, dans les micro-crèches. Mais j'aimerais dire que pour que la crèche tourne, il faut quand même qu'il y ait des revenus. Et donc, c'est un point essentiel à prendre en compte. Si jamais on n'a pas les fonds qui viennent ou qu'on ne s'en soucie pas vraiment, tout peut s'effondrer. Donc, l'idée, c'est d'avoir les points clés, de se dire comment mieux optimiser ou en tout cas le processus de tous les mois récupérer simplement les sommes dues. Comment faire pour trouver la bonne solution sans justement être un pro de la gestion de patrimoine ou gestion de fonds juste pour facturer des familles.

  • Speaker #0

    Sans passer son temps à surveiller son compte en banque.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Tu sais, c'est très important ton témoignage, parce qu'en ce moment, tout le monde est sur les dents. Il y a eu le livre Les Ogres qui est paru. Et donc, il y a beaucoup de gens qui s'étonnent, qui nous disent « Ah là là, mais c'est vraiment comme ça dans les crèches ? C'est vraiment des ogres, tous les fondateurs de crèches, etc. » Et tu témoignes, comme moi en fait, que finalement, tu travailles avec beaucoup de crèches et que tu vois surtout des gens passionnés qui veulent bien faire et qui ne se soucient pas assez presque de leurs finances.

  • Speaker #1

    Je vois même presque que ça. Souvent, en plus, en micro-crèche, quand on a créé son projet, etc., ça peut peut-être aussi faire réfléchir pas mal de gestionnaires en se disant « mais est-ce que je suis un bon gestionnaire ? Est-ce que je pense qu'à l'argent ? » Alors qu'en réalité, à chaque fois qu'on échange avec vous, tout ce qui ressort, c'est d'abord la passion pour les plus petits.

  • Speaker #0

    En tout cas, c'est important d'en parler, même si j'ai lu le bouquin avec beaucoup d'attention et je pense que ça peut aussi faire évoluer les choses. Mais en tout cas, on a aussi plein de gestionnaires de crèche et de micro-crèche. qui font vraiment leur maximum. Mais parfois, ce n'est pas forcément simple parce que ce sont des toutes petites entreprises et donc on n'est pas le couteau suisse qu'on voudrait être. On ne sait pas forcément tout maîtriser. Donc on a envie, on essaye d'être un peu l'homme orchestre quand on gère sa micro-crèche, c'est-à-dire avoir à la fois le bon management, la bonne gestion des finances, savoir faire des factures, savoir faire des plannings, savoir recruter les bonnes personnes, répondre aux... parents vendre ses places, c'est vraiment oui, c'est l'homme orchestrant.

  • Speaker #1

    Exactement. Donc nous, ce qu'on va essayer de faire, c'est peut-être donner quelques clés, quelques conseils pour que ce soit plus facile, au moins sur ce point-là.

  • Speaker #0

    Exactement, c'est un peu le principe de cette série. Dans les premiers épisodes qu'on a tournés ensemble, on avait parlé de tout ce qu'on pouvait mettre derrière la facturation dans une crèche, c'est-à-dire les choix qu'on allait faire sur notre mode de facturation, est-ce qu'on allait facturer au forfait, à l'heure, etc. Aujourd'hui, c'est un petit peu différent, on ne parle plus des choix dans notre mode de facturation, mais vraiment de la procédure, comment je fais entre le moment où je signe un contrat, voilà, je dois l'enregistrer, et le moment où j'ai les sous sur mon compte en banque. Donc, c'est quoi les étapes ? pour arriver à se faire payer et avoir son chiffre d'affaires sur son compte en banque et pouvoir ensuite payer nos salaires, payer nos frais, etc. Donc, quand on dit gérer nos factures, Antoine, on parle d'une chaîne d'action qui démarre, comme je disais, à l'enregistrement d'un contrat et qui va jusqu'à un encaissement. Mais entre les deux, qu'est-ce qui se passe ? Il y a quand même pas mal de points de vigilance. Alors, c'est quoi la clé ?

  • Speaker #1

    Je vais repartir en effet du contrat, comme tu l'as dit. Et une fois qu'on a signé ce contrat, on a le montant. Et en général, on a toutes les échéances ou en tout cas toutes les factures. Dans la grande majorité des cas, il y a des lissages. Et donc, c'est tous les mois la même chose. Après, il y a les petits suppléments qui arrivent au quotidien. Et donc, la première chose, en fait, de se dire, c'est que, OK, j'ai signé un contrat avec une famille. Il faut que quelque part, je sache que je dois facturer cette famille. C'est tout bête, mais il n'y a pas plus dommage, on va dire, de se dire que... On a fait signer un contrat qu'on a complètement oublié que cette famille était entrée dans la structure. Et donc, on oublie de lui préparer une facture. Ça peut paraître un peu bête, si je puis dire, mais en réalité, ça peut s'oublier vite.

  • Speaker #0

    C'est un cas d'école, en fait. On a l'impression comme ça que c'est le B.A.B.A.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Et en fait, on peut aussi avoir des problèmes d'exhaustivité de la liste des personnes à facturer.

  • Speaker #1

    Voilà, c'est ça. Donc, premier conseil, c'est dès que j'ai le contrat, je prépare mes factures. Même si je prépare ce qu'on appelle... techniquement des proformas. En fait, c'est simplement des factures brouillon. Au moins, j'ai toutes mes factures à l'avance. Ça me permet déjà de ne pas oublier et en plus d'avoir un petit œil sur le montant que je devrais recevoir au minimum tous les mois.

  • Speaker #0

    Dès que tu signes ton contrat, tu fais tes 12 factures, le nombre de factures qu'il faut et ensuite, tu vas les modifier et les valider au moment où la facture va être émise.

  • Speaker #1

    Voilà, ça, ça va être le quotidien mensuel. c'est de se dire, est-ce que j'ai bien pris en compte tous les suppléments ou les déductions ?

  • Speaker #0

    Ce que moi j'appelle les éléments de facturation, un peu comme les éléments de paye.

  • Speaker #1

    Exactement, c'est un bon parallèle. Et ça, l'idée, c'est d'éviter de faire des allers-retours avec la famille parce que c'est énergivore, c'est ce qui va faire en sorte que tout le monde sera un peu pas content parce que la facture ne correspond pas exactement à ce que j'avais prévu, donc je refais un aller-retour. Faire des allers-retours en facture, c'est... toujours un peu galère, surtout s'il faut commencer à émettre des avoirs, etc. Je ne rentre pas dans les détails pour l'instant. En tout cas, il vaut mieux se préparer à ça et éviter ça. Donc, être sûr qu'on a facturé le bon nombre d'heures, tout simplement, et les bons suppléments qu'on a bien déduits s'il y avait des absences.

  • Speaker #0

    Je ne suis pas forcément à l'heure, on avait parlé de forfait, mais en tout cas, ce que tu veux dire, c'est qu'il faut avoir facturé les bonnes lignes.

  • Speaker #1

    Oui, c'est ça.

  • Speaker #0

    Donc, les bons éléments de facturation. Donc là encore, c'est peut-être une question d'outils, c'est vraiment avoir une bonne traçabilité. de ce qui s'est passé ce mois-ci dans ma crèche et pouvoir exécuter les choses de façon très fluide.

  • Speaker #1

    Oui, d'ailleurs, je déconseille presque naturellement à tout le monde de faire des petits post-it à droite, à gauche, en disant, mois prochain, il faut que je rajoute ce temps pour la facture de telle famille.

  • Speaker #0

    Tu vas faire rigoler les directrices de crèche qui nous écoutent parce que c'est les spécialistes des post-it. On a tous des tas de post-it partout.

  • Speaker #1

    Je sais que les post-it sont très utiles, mais pour la facturation, ne passez pas par des post-it. C'est un conseil, en tout cas.

  • Speaker #0

    Donc, ton deuxième conseil, c'est d'avoir des éléments de facturation simples et efficaces, traçables et qu'on n'ait pas à discuter trop avec les familles de ce qu'elles ont fait ce mois-ci. D'ailleurs, ce genre d'échange, d'aller-retour, ça peut entraîner des négociations et être le début de la fin, le début de l'horreur.

  • Speaker #1

    Oui, parce que je dirais que tous les gens qui nous écoutent savent à quel point ce n'est pas agréable d'avoir un parent qui commence à se fâcher parce que soit il ne comprend pas, tout simplement, pourquoi il y a tant qui est facturé, soit parce que ce n'était pas attendu. Je suis sûr que tout le monde a un parent en tête sur qui on vérifie quatre fois la facture pour éviter tout problème.

  • Speaker #0

    Du coup, c'est vrai que moi, ce que je conseille beaucoup, c'est d'avoir un règlement très simple. Notre règlement de fonctionnement de crèche, c'est d'éviter au maximum les cas particuliers, les complexités.

  • Speaker #1

    Très bon conseil.

  • Speaker #0

    Comme ça, au moins, il n'y a pas 36 cas.

  • Speaker #1

    Notamment pour tout ce qui est heures supplémentaires. Si jamais il y a de la facturation d'heures supplémentaires parce qu'on est à l'heure et que le parent est venu en retard. Ou même en forfait. Ça arrive, c'est un forfait, mais le parent est venu plus tard que prévu. Oui, nous, on peut voir des utilisateurs qui ont des idées farfelues. En fait, c'est beaucoup de prise de tête pour essayer que les parents ne fassent pas de d'heures sub. Mais en réalité, moi, je dis d'aller au plus simple. C'est soit vous facturer vraiment très précis. Si la personne veut vraiment aller très loin dans la précision et dire toutes les 5 à 15 minutes, soit ça va être toutes les demi-heures en plus et d'avoir toujours un petit battement avant de facturer les premiers suppléments. C'est là aussi où on n'a pas envie de rentrer dans le débat. Je suis arrivé, il était 12, le temps de récupérer la veste. Il était 15, on n'a pas envie de rentrer dans ces débats-là.

  • Speaker #0

    Mais c'est vrai que parfois, c'est utile, comme tu dis. Il faut que ce soit très simple. Quand on a des problèmes de gros dépassements le soir, après la fermeture ou quoi, par exemple, tu peux avoir une grosse pénalité un peu plus importante. Ce n'est pas une heure sup, mais ça va être une pénalité de 25 euros.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Et dans ces cas-là, ça peut être un moyen aussi d'arrêter l'hémorragie d'heures des parents. qui parfois ne se rendent pas compte aussi de l'impact sur la crèche.

  • Speaker #1

    Oui, ou de retravailler le contrat d'ailleurs. Il y a beaucoup de structures qui disent aux parents, mais regardez, en fait, c'est le contrat qui ne vous va pas, vu que vous êtes là tout le temps, 30 minutes plus tard que prévu. Faisons un contrat qui prend en charge ces 30 minutes. Ce sera même plus avantageux pour le parent à terme, plutôt qu'à chaque fois, tous les mois, regarder quel jour il y avait en supplément, même si maintenant ça se fait automatiquement, mais éviter au plus les frictions.

  • Speaker #0

    Ça, c'était ton deuxième conseil. Alors ensuite, qu'est-ce que tu nous proposes ?

  • Speaker #1

    Donc là, on a nos factures. On a, on va dire, tous les éléments de facturation. Donc, on est censé être prêt à envoyer les factures. Il y a quand même un point qu'il ne faut pas oublier, c'est avant d'envoyer les factures, si jamais j'avais eu, par exemple, des trop perçus ou des avoirs à déduire. Qu'est-ce qu'on appelle des trop perçus ? C'est un parent qui a fait un chèque plus élevé que ce qu'il aurait dû. Et donc, sur son compte client, il a un solde positif. parce que, je ne sais pas, je prends un exemple tout bête. Il s'est trompé,

  • Speaker #0

    quoi.

  • Speaker #1

    C'est ça, il a fait un virement au lieu de payer 1 000 euros. Ben oui, surtout si d'un mois à l'autre, ce n'est pas forcément tout le temps pareil. Ce mois-ci, j'ai viré, je ne sais pas, 1 200 au lieu de 1 000 euros. Eh bien, les 200 euros, plutôt que de tout de suite faire un avoir ou rembourser le parent, ils peuvent rester dans le compte du parent. Ça fait un trop perçu de 200 euros. Et en fait, c'est de les utiliser pour payer la facture d'après. tout simplement.

  • Speaker #0

    Ouais, en fait, c'est un moyen de paiement. Tu fais une régule sur ta facture et du coup, ça va venir régler une partie du solde à payer.

  • Speaker #1

    Exactement. Donc ça, c'est avoir avec le parent. Il y a des parents peut-être qui ont besoin d'avoir le retour tout de suite. Et donc là, il faut faire par exemple un avoir et rembourser l'avoir directement. Ou alors, je l'utilise pour payer ma facture d'après. Et donc, ça, c'est juste avant d'envoyer les factures, je régularise mes comptes clients pour que tout le monde soit à zéro. Et surtout comme ça, quand le parent reçoit sa facture, eh bien, il la recevra avec la mention de vous avez déjà payé tant, donc il ne vous reste que tant à payer.

  • Speaker #0

    Puis ça prouve aussi notre bonne foi et ça le met en confiance. Donc, je pense que c'est aussi intéressant pour la relation qu'on peut avoir avec nos bénéficiaires, nos parents, nos utilisateurs.

  • Speaker #1

    Oui, tout à fait.

  • Speaker #0

    OK, donc ce troisième conseil, c'est vraiment dans le même esprit que le deuxième, c'est-à-dire sur le deuxième, c'était sur les éléments de facturation. Là, on est plutôt sur les moyens de paiement, mais c'est pareil, c'est ne rien oublier sur notre facture. Donc là, on est toujours dans notre première étape, c'est-à-dire qu'on est en train de préparer nos factures et on voudrait facturer sans rien oublier. Et en fait, on a parlé beaucoup des parents, mais tu sais, moi, je facture aussi pas mal d'entreprises. Alors, est-ce que c'est la même chose ? Est-ce qu'il y a des choses différentes ? Et est-ce que je risque d'oublier des entreprises ? Parce qu'en plus, elles ont des périodicités un petit peu... différentes aussi. C'est-à-dire que les parents, en fait, ils payent toujours tous les mois en fin de mois. Mais les entreprises, ça dépend de la date à laquelle on a signé le contrat. En tout cas, ça peut dépendre. Ce n'est pas aussi systématique. Donc, est-ce que tu as un conseil sur la facturation des entreprises ? Oui,

  • Speaker #1

    je te confirme que ça dépend beaucoup et ça dépend beaucoup des entreprises aussi. Il y a des entreprises qui demandent à ce que ce soit un paiement trimestriel. Ça peut être dès le début du contrat, mais ça peut être aussi un paiement mensuel comme pour le parent. Et donc là, c'est la même chose. Je conseille aussi d'avoir les mêmes étapes, c'est-à-dire de créer à l'avance les factures. En plus, en général, pour les entreprises, il ne va pas y avoir de déduction ou de supplément. Souvent, le contrat est fixe et on paye un montant qui ne va pas varier. Autant, pour cette raison encore plus, préparer les factures à l'avance. Encore une fois, ce sont des brouillons, des proformas. Donc en fait, on peut les valider au tout dernier moment et les envoyer aussi aux entreprises. Pour la périodicité, on voit vraiment de tout. Si jamais vous travaillez avec, par exemple, des entreprises spécialisées dans la réservation de berceaux, selon l'entreprise, ils pourront vous demander d'avoir trimestriel ou mensuel. Mais après, si vous travaillez directement avec d'autres entreprises autour de vous, par exemple, en général, vous vous mettez d'accord. Ce qui est le plus pratique, le plus simple, ça dépend vraiment de l'entreprise.

  • Speaker #0

    Et c'est vrai que si on y arrive, dans la mesure du possible, C'est bien d'imposer quand même, si ça ne gêne pas le client, l'entreprise, c'est bien de pouvoir proposer une périodicité qui soit un peu commune à au moins quelques-unes de nos entreprises pour ne pas se retrouver à faire des factures tous les trois jours.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Donc, si on peut se décider sur le début du mois, la fin du mois, trois mois, quelque chose d'un peu commun et ne pas se mettre à faire des factures aux dates anniversaires tous les mois, c'est quand même plus sympa. D'ailleurs, c'est encore mieux si l'entreprise peut payer... à terme à échoir, c'est-à-dire en début de période. Comme ça, pour la crèche, ça lui permet aussi d'avoir un peu plus de trésorerie. Donc, si c'est une entreprise qui a des finances saines, qui est bien dans ses finances et tout, en général, ils sont d'accord. Et donc, dans notre contrat avec l'entreprise, on leur dit, voilà, on va vous facturer en début de trimestre à terme à échoir. Et du coup, nous, ça ne nous fait qu'une facture pour le trimestre au lieu d'en faire trois. Et en plus, on est payé d'avance, donc on a de la trésorerie. Donc, c'est vraiment le système que... Moi, j'essaye de mettre en place quand c'est possible.

  • Speaker #1

    Oui, très bon conseil.

  • Speaker #0

    Alors Antoine, ça y est, on a préparé nos factures. On a fait notre étape facturée sans rien oublier. Et maintenant, on va passer à l'étape 2. Donc, on va transmettre nos factures.

  • Speaker #1

    C'est ça. Là, il faut les envoyer maintenant que je les ai. Il faut les envoyer à plusieurs personnes en réalité. Il y a déjà les familles et les entreprises concernées. Donc, l'idée, c'est d'oublier personne. Et pour oublier personne, c'est encore une fois le même principe. Vu que j'avais préparé mes factures à l'avance et que je les ai validées avec tous les éléments de facturation, normalement, je sais que je n'ai oublié personne. Et donc, au moment d'envoyer les factures, l'idée, c'est de le faire au même moment, de ne pas trop s'amuser à envoyer une partie des factures le premier, puis à d'autres familles le deux, etc.

  • Speaker #0

    De vérifier qu'on a le temps de faire tous nos envois, toute notre facturation au même moment. C'est ça. Pas être interrompu et puis se dire, je finirai demain ou ce genre de choses.

  • Speaker #1

    Exactement, parce que demain, il y a forcément aussi quelque chose qui peut interrompre. Et à la fin, on se retrouve à peut-être avoir oublié d'envoyer une facture. Ça peut arriver, mais on n'a vraiment pas envie aussi d'attendre que le parent nous dise, au fait, on n'a pas reçu la facture. En plus d'avoir une mauvaise image, niveau... assurance pour le parent, il se dit mais est-ce que c'est bien suivi ? Est-ce que du coup, je vais faire peut-être plus attention à ce qu'il y a dans la facture ? Est-ce qu'elle a bien été faite ? Enfin voilà, il ne faut pas que le parent se pose de questions.

  • Speaker #0

    Écoute, ça, j'en témoigne. Malheureusement, ça m'est déjà arrivé. Je ne me suis pas fait reprendre deux fois, mais c'est vrai qu'il y a eu des fois où tu as un doute sur un parent, tu te dis mais quand même, il ne me paye pas, etc. C'était au début quand je démarrais. En fait, tu te rends compte qu'il ne reçoit tout simplement pas tes mails. Et donc parfois, il y a des bugs entre ton logiciel et puis... la boîte mail du parent, ou alors tu as mal renseigné son adresse. Il peut y avoir mille raisons, mais en fait, parfois, il peut y avoir des malentendus comme ça. Et c'est vrai que ça, c'est dommage. D'ailleurs, je pense qu'il faut vraiment très, très bien vérifier quand on renseigne les adresses mail des parents dans nos outils.

  • Speaker #1

    Nous, pour ça, ce qu'on fait, c'est qu'on marque, à chaque fois qu'une facture est envoyée, on marque la date automatiquement de l'envoi. Et si jamais on détecte que l'adresse mail n'existe pas ou est fausse, on va prévenir. les utilisateurs en disant vous avez essayé d'envoyer un mail à cette personne mais apparemment le mail n'a pas pu aboutir ah très bien j'allais dire il faudrait avoir des accusés de réception ou d'ouverture et aussi on propose nous on a une application pour les parents quand les utilisateurs envoient les factures ça les envoie aussi sur l'application comme ça les parents peuvent directement la récupérer et surtout retrouver d'autres factures pour éviter de chercher dans tous ces mails j'ai l'historique de toutes mes factures

  • Speaker #0

    Ils les ont dans une app, en fait, sur leur téléphone. C'est ça. Alors, maintenant que j'ai envoyé toutes mes factures aux familles, qu'est-ce qui va se passer ? Est-ce que tu as d'autres conseils sur cette étape de transmission des factures ?

  • Speaker #1

    Il faut aussi maintenant transmettre à la CAF ce qu'on appelle un peu une attestation ou un accusé, comme quoi on a bien facturé telle famille. Et ça, ça va permettre aux familles d'obtenir ce qu'on appelle le complément de mode de garde, le CMG. Et c'est le montant que les familles reçoivent de la CAF en fonction, bien sûr, de la facture.

  • Speaker #0

    Il y a des auditeurs qui ne savent peut-être pas que ça s'appelle le CMG. Parce que parfois, on l'appelle la page et parfois, on l'appelle le CMG. Mais en fait, c'est la même chose.

  • Speaker #1

    C'est ça, exactement. La page, en fait, c'est, on va dire, le dispositif, le type d'allocation. Et le CMG, c'est vraiment ce qui est versé. Ça s'appelle le complément, justement, puisque c'est un complément que la CAF verse aux familles.

  • Speaker #0

    Le complément mode de garde.

  • Speaker #1

    Et donc, pour que ce soit efficace, la CAF, alors, ça fait maintenant peut-être 3-4 ans, quelque chose comme ça. Ils ont revu un peu tout ce système. Avant, on était obligés d'avoir des attestations à remplir.

  • Speaker #0

    Je m'en souviens, Antoine. Ah, ça, je m'en souviens.

  • Speaker #1

    Tu allais dire, ça devait être pénible.

  • Speaker #0

    C'était long, faire les attestations parent par parent. Ensuite, tu sais, on leur donnait et ils devaient eux-mêmes l'envoyer à la CAF.

  • Speaker #1

    C'est ça.

  • Speaker #0

    Et on ne pouvait pas faire de subrogation. Enfin, nous, en tant que crèche, envoyer les dossiers à la CAF. Donc, les parents se retrouvaient à essayer de comprendre pourquoi. Pourquoi ils ne touchaient pas la page ? Il y avait des énormes retards de paiement. C'était vraiment, au début, c'était vraiment compliqué. Et du coup, ça créait aussi des sujets de tension parce que parfois, ils se demandaient si on avait mal fait le travail. Après, quand on a eu cette possibilité d'envoyer nous-mêmes à la CAF, il y a eu aussi une période de flottement.

  • Speaker #1

    Alors ça, je peux en témoigner. Déjà, à la période d'avant, quand il fallait remplir manuellement les attestations, chaque département presque avait des attestations différentes. Et donc, nous, on essayait de les gérer pour que ça pré-remplisse automatiquement toutes les données. pour éviter de le faire parent par parent. Et il fallait qu'on gère chaque département. C'était vraiment une galère.

  • Speaker #0

    Tout ça pour que ça change à chaque fois, tous les deux ans, tous les six mois.

  • Speaker #1

    En plus.

  • Speaker #0

    C'est sympa de développer des logiciels pour la CAF.

  • Speaker #1

    Oui, alors heureusement, on essaye maintenant d'avoir des uniformisations. Les éditeurs aussi ont dû témoigner à la CAF et dire qu'il fallait trouver une autre solution. Et l'autre solution, c'est de dématérialiser tout ça. Et donc, la CAF a mis en place quelque chose d'uniforme pour toutes les CAF. Déjà, il n'y avait plus besoin d'avoir département par département et surtout, plus besoin d'envoyer aux parents. C'est-à-dire que la structure peut directement lister toutes les familles avec les factures, le nombre d'heures qui ont été réalisées, directement l'envoyer à la CAF et comme ça, la CAF peut le traiter plus facilement. Derrière, c'est un fichier Excel, il n'y a rien de sorcier. Ce fichier-là, on peut le générer nous aussi, mais maintenant, on n'a plus à gén��rer 50 fichiers différents PDF. On a un seul fichier Excel pour toutes les CAF.

  • Speaker #0

    C'est ça, parce que tu pouvais avoir, par exemple, 10 micro-crèches. Et dans une micro-crèche, tu pouvais avoir des familles qui venaient de deux départements.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Et donc, tu devais faire des fichiers pour chaque crèche, mais aussi pour chaque département. Oui. C'était un petit peu ingérable. Et puis, on avait aussi beaucoup de retard, beaucoup de délai. Est-ce que ça s'est un peu réglé ? Ah oui. Les parents sont réglés plus vite ou plus régulièrement, en tout cas.

  • Speaker #1

    C'est le premier retour qu'on a eu de toutes les structures. honnêtement, c'est que grâce à ce nouveau système, de transférer ce fichier sur ce qui s'appelle démarche simplifiée, chaque crèche a un compte, tout le monde nous a dit, ah oui, maintenant, les délais, c'est vraiment top. Au bout de maximum dix jours, les parents ont déjà reçu le montant CMG. Ça a changé vraiment, vraiment en termes de délais. Ça, on peut le témoigner.

  • Speaker #0

    Surtout que la page, c'est quand même un gros montant. Donc, l'avance de frais de la part des parents est importante. C'est des montants qui sont vraiment... de plus de 600 voire 900 euros. Et donc, quand on a la page deux mois plus tard, ça fait un sacré trou dans le budget. En tout cas, à l'époque où c'était manuel, comme tu dis, parfois les parents avaient deux voire trois mois de retard. Donc, ils avaient payé ce montant sur plusieurs mois. Ils attendaient le remboursement de la CAF. Et oui,

  • Speaker #1

    et beaucoup attendaient, comme tu dis, le remboursement pour payer la facture de la crèche et même encore maintenant.

  • Speaker #0

    C'est ça, ça mettait les crèches en difficulté, les parents en difficulté. Et puis par la chaîne de conséquences, il y avait la crèche derrière qui avait des retards de paiement énormes à couvrir.

  • Speaker #1

    Donc le conseil, c'est plus vous vous envoyez votre fichier CAF tôt, plus les parents sont remboursés tôt. Et donc logiquement, ceux qui attendent pour payer leur facture, ils paieront plus tôt aussi.

  • Speaker #0

    Ça marche beaucoup mieux qu'avant, c'est ça la conclusion.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Alors on a... préparé nos factures et on les a transmises. Et maintenant, on est à la dernière étape. L'étape clé, c'est le recouvrement. Antoine, est-ce que tu vas pouvoir nous donner des bons conseils pour éviter les impayés dans les crèches et me dire un petit peu comment faire la bonne procédure de recouvrement ?

  • Speaker #1

    La première chose, si c'est possible, je dirais de mettre en place le prélèvement CEPA, c'est-à-dire prélever les familles sans attendre que la famille fasse un virement, donne un chèque, etc. Dans la mesure du possible, pourquoi ? Parce qu'il y a des familles qui ont des chèques Césu, par exemple. Mais si on le met en place dès le début, au moins, c'est clair pour les familles. Et ça vous permet d'éviter énormément d'impayés. Ça, c'est des témoignages qu'on a eus vraiment tous les jours et qu'on a encore. Du moment où on met en place le prélèvement CEPA. eh bien il y a beaucoup moins d'impayés.

  • Speaker #0

    Ça enlève aussi une charge de travail, malgré tout. Parce que même si on est un petit peu obligé d'accepter, quand certaines familles qui travaillent dans certains domaines ont du cash, ou l'échec c'est vu, comme tu dis, il y a des cas où on est un petit peu obligé. Mais malgré tout, c'est vrai que ça génère du travail en plus. Et comme je disais tout à l'heure, le gestionnaire de crèche, au début, il est un petit peu couteau suisse tout seul. Il n'a pas beaucoup de monde autour de lui pour aller à la banque, encaisser ceci, encaisser cela. Donc, les flux de cash, de chèques, etc., ça ne simplifie pas forcément la tâche. C'est ça.

  • Speaker #1

    Et les banques, aujourd'hui, il y a des outils. Toutes les banques pro proposent aujourd'hui de faire du prélèvement CEPA. Donc, en fait, c'est quoi ? C'est simplement avoir un fichier bancaire qui regroupe tous les montants et toutes les familles à prélever. Donc, il faudra, bien sûr, au préalable, avoir mis les RIB des familles, leur faire signer un mandat. Mais une fois que ça, c'est fait, tous les mois, en fait, je vais directement prélever l'intégralité des familles à date fixe. Et surtout, je n'ai pas besoin de, comme tu dis, aller traiter un par un des différents types de virements,

  • Speaker #0

    de règlements, etc. Alors ça, c'est ton conseil sur le moyen de paiement. Donc c'est favoriser au maximum les prélèvements CEPA. Je rajoute aussi, quand on est obligé d'accepter des chèques CESU, parce que les familles ont besoin de les utiliser, c'est de leur demander, dans la mesure du possible, même d'imposer. de ne prendre que des chèques dématérialisés. Parce qu'en fait, il suffit de les échanger. Il y a des familles qui ont des chèques papiers, ce qui est quand même assez pénible pour la crèche à traiter. Mais en fait, ils peuvent très facilement les transformer en chèques dématérialisés. Et pour la crèche, c'est vraiment un gain de temps précieux. Parce qu'encore une fois, tous ces petits dossiers administratifs à gérer, toutes ces petites tâches, faire des dossiers de demande, de paiement des CESU, faire le courrier, etc. C'est quand même vraiment pas notre métier.

  • Speaker #1

    Et on peut combiner les deux. On peut très bien, comme tu dis, avoir les CESU de manière numérique et à côté de ça, faire le prélèvement du reste. Souvent, le CESU ne va pas payer l'intégralité de la facture.

  • Speaker #0

    Malheureusement.

  • Speaker #1

    Donc, on peut très bien combiner les deux. L'un n'empêche pas l'autre. Donc, l'idée, c'est qu'on fait d'abord l'encaissement des CESU. Et une fois que ça, c'est fait, on prélève le restant de la facture. Donc ça, d'ailleurs, on propose de prélever simplement le restant de la facture dans le fichier bancaire. Pas besoin d'aller... manuellement mettre qu'on veut prélever tant par famille.

  • Speaker #0

    Ok, donc premier conseil, c'est vraiment favoriser les moyens de paiement les plus simples et les plus fiables pour la crèche auprès de nos familles. Et ensuite, malheureusement, je vais quand même avoir des familles qui ne vont pas être prélevées ou qui vont avoir un compte non solvable, donc le prélèvement va être rejeté, ou bien qui ont refusé d'être prélevés et qui n'ont pas donné leur chèque ce mois-ci, etc. À ce moment-là, qu'est-ce que je fais ?

  • Speaker #1

    Eh bien, des relances. C'est... Les relances, une fois qu'on a détecté que la facture était en impayé, donc souvent c'est avec une date, on a mis qu'il y avait X jours pour régler la facture et on voit qu'il n'y a toujours rien, eh bien, il faut relancer des familles. Il ne faut pas avoir peur, je dirais, de relancer des familles puisque…

  • Speaker #0

    Les gens ont peur, tu sais de ça.

  • Speaker #1

    Je sais et je les comprends puisqu'on se dit, mais on va être vu encore une fois, quelqu'un qui va chercher l'argent, etc. Mais encore une fois, c'est… c'est quand même sur ça que repose le service. Il faut que tout tourne comme il faut pour qu'il n'y ait pas de grains dans l'engrenage. Et donc, il faut se dire que quand on va réclamer un impayé à une famille, c'est quand même la famille qui est en tort d'abord. Donc, si ça peut rassurer les structures, dites-vous, les gestionnaires, dites-vous que vous n'êtes pas en tort, vous avez fait tout ce qu'il fallait, la famille n'a pas pitié. Ça se trouve, c'est vraiment juste un oubli dans la majorité des cas.

  • Speaker #0

    Oui, c'est ça le truc.

  • Speaker #1

    Voilà, c'est « ah bah oui, j'ai pas fait le virement, j'ai juste oublié parce que j'étais en vacances, etc. » Si ça peut rassurer, dites-vous qu'à chaque fois presque c'est ça. Il y a des cas où c'était pas possible parce qu'il fallait attendre un petit peu, parce que la famille n'a pas eu le montant CMG tout de suite. Et donc là, je dirais qu'il faut être compréhensif, tout simplement. Et puis après, il y a des familles qui peut-être, ça va être ça tous les mois. Et là, je pense qu'il faut se mettre au clair avec ces familles-là. Parce que sinon, à la fin, ça ne va forcément pas bien finir. On n'a pas envie, encore une fois, d'aller dans un canal plus légal, dans des procédures. On n'a pas du tout envie de faire ça.

  • Speaker #0

    En fait, pour éviter ça, il faut réagir le plus vite possible. Et c'est vrai qu'au début, quand on démarre dans le métier, on a peur du conflit. On a peur de vexer les familles. On a peur de ne pas être assez humain. Donc, on va plutôt différer et se dire, je vais attendre encore quelques jours, etc.

  • Speaker #1

    Et ça s'aggrave.

  • Speaker #0

    Voilà, plus on attend, plus c'est difficile. On y met de plus en plus d'affect. On imagine des problèmes chez la famille, on se dit bah oui mais il n'a pas les moyens et ceci et cela. Et en fait, il y a quand même beaucoup de cas où comme tu dis, c'est parce qu'ils ont oublié ou pour des raisons x ou y qui peuvent se régler finalement assez simplement. Donc déjà, il faut écumer tous ces cas-là. Et on est déjà mieux, quoi. Donc, vraiment, enlever l'affect et se fixer une date. Les relances sont automatiques. Tout le monde est relancé en même temps. Et on a déjà une bonne partie des impayés qui vont être réglés de façon simple.

  • Speaker #1

    Puis, un tout dernier conseil aussi par rapport à ça. c'est de ne pas attendre le bilan de sa société pour se rendre compte qu'il y avait des impayés ou qu'on a oublié une fois.

  • Speaker #0

    Ça, ça sent le vécu. Tu as des crèches qui s'en rendent compte beaucoup trop tard.

  • Speaker #1

    Oui, il y en a qui attendent les bilans.

  • Speaker #0

    Ils ne se rendent pas compte qu'il y a des impayés jusqu'au dernier moment.

  • Speaker #1

    C'est ça. Donc, il faut bien avoir un fil. Voilà. Il faut vraiment qu'il y ait un compte client à côté. Il y a la famille, il y a le contrat de la famille, de l'enfant, des parents. Ça, c'est une chose. On va dire que c'est le côté humain. Et à côté de ça, compte client qui est là juste pour la facturation et ce compte client, il faut le suivre. Il faut qu'il y ait quelqu'un en comptabilité qui a ce Ausha. Souvent, on peut externaliser, bien sûr, mais si déjà, on a la possibilité d'avoir un œil dessus et de se dire « Ah oui, là, je sais que ce compte client, cette facture est en impayé, etc. depuis tant de temps, c'est déjà ça. »

  • Speaker #0

    Oui, déjà, avant que ça arrive jusqu'au comptable, suivre son compte bancaire et puis son outil de facturation et voir ce qui reste en impayé. Et ne pas attendre que ce soit trop tard. Parce que c'est vrai que, comme je disais au début de l'épisode, ce n'est pas notre sujet favori. Donc parfois, on peut rester longtemps, peut-être un mois, deux mois, voire trois mois. Et là, tu parlais même de certaines crèches qui mettent parfois près d'un an à temps de la clôture. C'est de mettre longtemps avant de se dire, tiens, mais en fait, ça fait un moment que je n'ai pas regardé où en sont les règlements de mes factures. Et c'est un peu se mettre des œillards. Donc, il vaut mieux regarder les choses en face. Parce qu'on va écumer déjà un certain nombre d'impayés. Et ensuite, il ne restera plus que les cas, soit des gens qui sont plus solvables, qui ont un vrai problème, ou soit les mauvais payeurs, on en a quand même. Comment on fait ? Qu'est-ce qu'on va faire quand on se retrouve dans cette situation ?

  • Speaker #1

    Je pense qu'il faut bien se couvrir légalement, que ce soit dans le contrat déjà de base, ou sur les factures, il y a des mentions légales à mettre et à bien indiquer aux familles. Donc, je pense déjà de bien se couvrir à l'avance.

  • Speaker #0

    faire le bon contrat et les bonnes mentions sur la facture.

  • Speaker #1

    Il ne faut pas attendre que ça arrive pour les mettre. On se dit, je ne vais pas mettre de pénalité, je sais que ça peut arriver une fois, deux fois. Mais en réalité, il vaut mieux tout mettre sur papier. Même si ça peut faire un peu peur, les familles vont comprendre. Et de toute façon, les familles, normalement, il n'y a pas de souci. Si elles règlent, elles n'auront pas de pénalité. Mais au moins, quand il y a vraiment des abus ou des mauvais payeurs, il ne faut pas qu'on soit perdant. en tant que structure.

  • Speaker #0

    Puis ça permet de s'appuyer sur quelque chose de formel, d'écrit. Donc, c'est important, encore une fois, pour être dans quelque chose d'objectif et pas dans une relation trop personnelle, trop affective, où c'est vrai qu'on se sent très prise à partie, en fait, en tant qu'entrepreneur, qu'en tant que gestionnaire. Moi, j'essaye de ne pas faire reposer ça sur l'équipe et la directrice parce que je trouve que c'est difficile d'accueillir un enfant.

  • Speaker #1

    Oui, c'est bien de se séparer les deux.

  • Speaker #0

    Oui, voilà, de gérer ça. Donc moi, en tant que gestionnaire, je prends ça sur moi. Je pense que c'est normal. Ça prend un peu au trip quand même, parce que nous, on a l'impression de ne pas être respecté, que notre travail n'est pas pris en compte. Et on ne sait pas trop ce que pense la famille. En tout cas, il y a peu de mauvais payeurs, mais il y en a. Et quand il y en a, c'est violent. Moi, j'en ai eu. Je peux te dire, je m'en souviens encore, la personne qui a toujours une bonne excuse, tu patientes et tous les mois, tu te dis non, mais là... Je comprends, elle a ci, elle a ça, etc. Puis tout d'un coup, elle te dit, en fait, j'ai une autre crèche, j'ai une crèche municipale qui m'a donné une place. Elle disparaît, elle avait tout prévu et elle s'en va avec trois ou quatre mois d'impayé. Et toi, tu te rends compte qu'en fait, il y avait un projet derrière.

  • Speaker #1

    C'était calculé. Toi, tu es déjà allée au juridique d'ailleurs ?

  • Speaker #0

    Est-ce que j'ai déjà fait des procédures ? Non, c'est vraiment ce cas-là, cette famille-là, c'est celle qui m'a le plus marquée parce que j'avais trouvé ça vraiment... mal intentionnée et j'étais vraiment hyper vexée.

  • Speaker #1

    C'est rassurant de se dire que tu n'as qu'un cas en tête sur toutes les structures et sur le nombre d'années où tu gérais les crèches.

  • Speaker #0

    Oui, sur les 17 ans. Après, j'ai eu des cas beaucoup plus faibles, de petits impayés ou des familles qui étaient vraiment en difficulté. Et là, ça ne met pas en péril ton activité. C'est des petits montants. Et en général, dans ces cas-là, on trouve des solutions. Et même... Souvent, la famille va faire un projet différent. Soit elle-même va dire qu'elle a la mamie qui va garder l'enfant. Il y a des choses qui changent. Mais dans ces cas-là, quand la famille est en difficulté, c'est un peu différent. Quand tu as quelqu'un qui te manque de respect, ce n'est pas la même chose. On a des mauvais payeurs. On en a très peu, heureusement. Quand on en a, comme tu dis, c'est quand même important d'être armé, d'avoir fait le bon contrat. d'avoir fait les bonnes factures, etc. Donc, je pense que c'est aussi pour ça. Tu sais que je n'ai pas eu tant de problèmes que ça. C'est parce qu'en fait... on avait une gestion assez carrée et des bons outils pour se défendre. Donc ça se passait bien, on avait des bons rapports avec les familles et tout. Et c'est vrai que malheureusement, tu te souviens toujours du truc qui s'est mal passé.

  • Speaker #1

    C'est vrai, oui.

  • Speaker #0

    Donc ça marque. Alors est-ce que parmi tes utilisateurs, tu as des retours justement ? Est-ce que tu sais si j'ai plutôt de la chance ou si c'est généralement le cas ? Est-ce que tu as des retours sur les taux d'impayés de tes utilisateurs ?

  • Speaker #1

    Souvent, quand des utilisateurs viennent nous voir pour des problèmes d'impayés, pour comment les gérer, etc., c'est souvent les mêmes qui vont avoir des impayés tout le temps, sur plusieurs années. Donc je dirais que c'est vraiment dans des zones, ça dépend vraiment des zones où on est. Et peut-être pas que, parce que si c'est à chaque fois les mêmes structures qui reviennent nous voir, c'est peut-être que finalement il y a encore des verrous à mettre, ou il y a encore une chose à changer, peut-être être plus direct avec les familles.

  • Speaker #0

    C'est un peu toujours les mêmes. Voilà,

  • Speaker #1

    je dirais que c'est plutôt toujours les mêmes. Est-ce que c'est parce que c'est la zone ou parce que c'est le process qui n'est pas forcément bien mis en place ? Je n'ai pas la réponse exacte, mais ça doit être un peu des deux.

  • Speaker #0

    Après, il y a un impayé peut-être sur lequel nous, on est un peu focus, les crèches, c'est l'impayé du mois d'août, parfois même le mois de juillet.

  • Speaker #1

    Ah bah oui.

  • Speaker #0

    Que tu connais bien. Oui, tout à fait. Est-ce que tu peux en dire quelque chose ? Est-ce que tu as un retour là-dessus d'expérience ? Oui. Excuse-moi. pour les auditeurs, pour rappeler un peu cette problématique du mois d'août et même du mois de juillet, c'est que les parents, ils se disent « Attends, moi, je n'ai pas envie de payer cet été, alors je ne suis pas là. Mon enfant, il entre à l'école en septembre, donc ni vu ni connu. Je vais partir en vacances en juillet, voire un peu avant, et puis je ne paye pas les deux derniers mois. » Bon, parfois, c'est que le mois d'août quand on a de la chance. Mais voilà, c'est comment bétonner en fait. Ce mois d'août, parce qu'on en avait parlé dans l'épisode sur les modes de facturation, si on privilégie un lissage, dans ce cas, la famille, elle paye tous les mois la même chose. Et donc, le mois d'août, il est dû puisqu'il est compris dans notre lissage.

  • Speaker #1

    Tout à fait. Donc, encore une fois, commencez par bien expliquer aux parents ça, parce que des fois, c'est des parents qui ne comprennent pas, alors qu'on leur avait peut-être dit au début, mais parce qu'ils ne comprennent pas... ils vont encore plus se dire, non, mais je ne vais pas payer cette facture parce que mon enfant, il était là une semaine au mois d'août. Donc vraiment, leur expliquer que, je reprends à chaque fois mon petit exemple, c'est un peu comme sa facture électricité où en été, on paye autant qu'en hiver alors qu'on ne consomme pas de la même manière, c'est parce qu'on a lissé sur toute l'année. Donc réexpliquer ça de manière simple aux parents. Vraiment, c'est le premier conseil pour éviter que les parents se questionnent sur pourquoi. Et ensuite... se couvrir. Alors nous, ce qu'on voit, c'est qu'il y a souvent, ça peut être des dépôts de garantie qui sont mis en place. Après, il y a plein de noms, ça peut être des accomptes, des cautions, des arbres. Tout ça, je les regroupe un peu dans le même panier, même si légalement, ce n'est pas exactement la même chose. Mais l'idée, c'est d'avoir un dépôt de garantie qui peut couvrir au cas où la famille se volatilise. Au 31 août, elle ne donne plus aucune nouvelle. Souvent, quand c'est l'enfant qui rentre à l'école, on se dit que l'année d'après, il ne va pas venir en crèche.

  • Speaker #0

    C'est ça, c'est souvent cette année-là. Et donc, oui, c'est vrai qu'on utilise le dépôt de garantie, qu'on appelle souvent caution en crèche. Et en fait, on va venir l'utiliser comme moyen de paiement de la dernière facture. Et puis, il y a aussi, bien sûr, tout ce qu'on va prévoir dans notre règlement de fonctionnement pour expliquer tout ça aux parents. Donc, c'est ce que tu dis, c'est vraiment être transparent, expliquer les choses. Avoir des règles simples, lisibles, qui sont faciles à expliquer, mais aussi faciles à comprendre. Et c'est comme ça qu'on va pouvoir réduire au maximum nos impayés. En général, ça se passe bien quand même, dans la globalité des cas. Mais c'est vrai que la procédure, tout ce qu'on met en place en fait pour faire les choses de façon très systématique, récurrente, simple, c'est ça qui va vraiment améliorer les choses, fluidifier, mettre de l'huile dans les rouages. Donc c'est vraiment... Avoir de bons outils, un bon process qui va nous sauver et nous permettre de retrouver nos sous à la fin de l'année. Tu souhaites ça à tous nos auditeurs, Antoine ?

  • Speaker #1

    Je souhaite en tout cas que ce ne soit pas un problème ou un poids. Vraiment se dire que ça fait partie du travail, mais il ne faut surtout pas que ce soit un poids du quotidien. Donc, pour éviter que ce soit un poids du quotidien, mettre en place les process comme tu viens de dire et tout ira beaucoup mieux après.

  • Speaker #0

    On va conclure là-dessus. Je pense que... C'est vraiment ça le message et c'est aussi pour ça qu'on a créé cette petite série d'épisodes mensuels sur la gestion administrative des crèches. C'est que ce n'est pas notre cœur de métier quand on ouvre une crèche, on ne fait pas ça pour gérer des factures et du recouvrement. Mais c'est le nerf de la guerre, donc autant le faire d'une façon simple et efficace. Et si on a des process récurrents et des outils efficaces, ça ne va pas être un poids, une charge. Ça doit sortir de notre charge mentale. Une fois que c'est mis en place, et ça peut se mettre en place de façon simple, très rapidement, ça va devenir quelque chose d'automatique. Et même si on a un outil informatique comme Nico, on va pouvoir faire tout ça en un seul clic. Et là, c'est encore mieux. Donc, je ne saurais que recommander aux auditeurs vraiment de travailler sur leur process de facturation, de suivi des factures et du recouvrement pour que ça devienne une simple formalité et que ce ne soit plus du tout un stress. Je te remercie beaucoup d'être venu sur le podcast ce mois-ci encore et je te dis à très vite. On se revoit le mois prochain.

  • Speaker #1

    Je te remercie. Oui, on se revoit le mois prochain avec grand plaisir.

  • Speaker #0

    Bon, toujours au rendez-vous Antoine. Allez.

  • Speaker #1

    A bientôt.

  • Speaker #0

    Salut Antoine. Merci d'avoir écouté cet épisode jusqu'au bout. J'espère qu'il t'a plu et que tu en ressors inspiré. Si c'est le cas, abonne-toi pour ne rater aucun épisode. Parles-en autour de toi et surtout laisse-moi une note 5 étoiles et un avis sur Apple Podcasts ou Spotify. A la semaine prochaine !

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Description

Depuis 9 ans, Antoine Makhlouf travaille avec des centaines de crèches chez Meeko. Il a accumulé une mine de données sur leur gestion de la facturation, des impayés et de la trésorerie. Il connaît donc bien nos défis de gestionnaires de micro-crèches.

Dans cet épisode, il nous donne des solutions concrètes pour éviter les impayés et optimiser notre trésorerie :

  • Les erreurs les plus fréquentes dans la facturation

  • Qu’est-ce qui peut mettre en péril la trésorerie d’une crèche et comment l’éviter

  • Les astuces pratiques pour éviter les pertes de temps et les impayés

  • Les méthodes pour anticiper les paiements et éviter les litiges avec les familles

  • Comment alléger l'administratif au quotidien, simplifier les process et facturer sans stress.

Antoine partage son expertise pour t’aider à faire de la gestion financière une force pour ta micro-crèche, et non une source de stress.


Que tu sois confronté à des impayés ou que tu cherches à gagner du temps, cet épisode t’apportera des solutions concrètes pour améliorer la rentabilité de ta micro-crèche sans complications inutiles.


Bonne écoute !


                ...              ...              ...              ...    

  

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Envie d'écouter la série spéciale gestion de crèche? c'est une fois par mois, et voici les épisodes précédents :


76. Trucs et Astuces quand tu ouvres ta crèche

74. 10 conseils pratiques pour simplifier le planning de ta crèche

71. Transmissions digitales, transparence ou hyper-connexion ?

67. Les Enjeux de la Facturation : Forfait ou réel, quel tarif choisir ?


                ...              ...              ...              ...    


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Écriture & Voix : Amale Cosma

Montage : Aurélie Clément

Visuel : Emmanuel Perez agence cmondada.com


Hébergé par Ausha. Visitez ausha.co/politique-de-confidentialite pour plus d'informations.

Transcription

  • Speaker #0

    A quoi ressemblerait ta crèche si tu pouvais t'entourer des meilleurs ? Moi, c'est ce que j'ai fait. Pendant les 15 dernières années, de la crèche collective associative à la micro-crèche privée, j'ai tout expérimenté. La petite enfance est un métier à forte contrainte, mais aussi à forte valeur ajoutée. Avec les meilleurs psys, pédiatres, directeurs pédagogiques et les meilleures formations, j'ai pu développer la qualité d'accueil et la qualité de vie au travail. Alors si toi aussi tu es motivé par la qualité, Bienvenue dans Références Petite Enfance, bienvenue dans ton podcast. Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans notre série mensuelle dédiée à la gestion administrative des micro-crèches. Cette série qu'on a créée, qu'on a co-créée avec notre partenaire Miko. Et aujourd'hui, je suis avec quelqu'un que j'apprécie énormément, Antoine Maclouf, qui a co-fondé Miko avec ses acolytes. On va parler d'argent dans les crèches. Mais avant ça, est-ce que tu peux te présenter en deux mots, Antoine ? Tu es un tout jeune créateur d'entreprise.

  • Speaker #1

    Bonjour Amal. J'ai eu la chance de pouvoir créer l'entreprise directement à la sortie de mes études avec mon cousin, mon oncle. Donc, c'est très familial et un ami à nous. On est arrivé dans le milieu de la petite enfance et on en est ravi.

  • Speaker #0

    Je sais que tu adores travailler avec tous ces acteurs de la petite enfance qui sont passionnés. Et moi aussi, ça tombe bien.

  • Speaker #1

    C'est un vrai plaisir.

  • Speaker #0

    D'ailleurs, j'en profite pour dire aux auditeurs et aux auditrices que si vous voulez poser des questions, donc à moi ou à Antoine, Vous pouvez nous écrire, vous nous les envoyez et on tâchera d'y répondre. Donc je mets tous les liens dans les notes de l'épisode. On répond à tout le monde. Aujourd'hui, j'avais envie de parler avec toi d'un sujet crucial pour la qualité d'accueil de nos crèches. C'est un sujet d'argent. Comme tu le sais Antoine, beaucoup de gestionnaires de crèches sont seuls quand ils gèrent leur boîte ou en tout cas, ils n'ont pas un service administratif et financier. Alors peut-être que la gestion des flux d'argent, ce n'est pas leur... première préoccupation, la première chose qu'il regarde, alors que pourtant, c'est vraiment le nerf de la guerre. Mais souvent, on est débordé par le terrain, le management, les demandes des familles, les besoins des enfants. Enfin, tu connais bien tout ça. Et la facturation, ce n'est pas forcément notre passion. Et dans cette situation, on peut vite se retrouver avec des trous dans le budget juste parce qu'on n'a pas le bon process pour gérer nos factures. En tout cas, moi, ça m'est déjà arrivé. Alors, est-ce que les crèches avec qui tu travailles te parlent de ce problème ?

  • Speaker #1

    Oui, c'est un des gros points sur lesquels on échange avec nos utilisateurs. Souvent, c'est des passionnés qui ne pensent pas forcément tout de suite à la notion d'argent, même si on est dans du secteur privé, dans les micro-crèches. Mais j'aimerais dire que pour que la crèche tourne, il faut quand même qu'il y ait des revenus. Et donc, c'est un point essentiel à prendre en compte. Si jamais on n'a pas les fonds qui viennent ou qu'on ne s'en soucie pas vraiment, tout peut s'effondrer. Donc, l'idée, c'est d'avoir les points clés, de se dire comment mieux optimiser ou en tout cas le processus de tous les mois récupérer simplement les sommes dues. Comment faire pour trouver la bonne solution sans justement être un pro de la gestion de patrimoine ou gestion de fonds juste pour facturer des familles.

  • Speaker #0

    Sans passer son temps à surveiller son compte en banque.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Tu sais, c'est très important ton témoignage, parce qu'en ce moment, tout le monde est sur les dents. Il y a eu le livre Les Ogres qui est paru. Et donc, il y a beaucoup de gens qui s'étonnent, qui nous disent « Ah là là, mais c'est vraiment comme ça dans les crèches ? C'est vraiment des ogres, tous les fondateurs de crèches, etc. » Et tu témoignes, comme moi en fait, que finalement, tu travailles avec beaucoup de crèches et que tu vois surtout des gens passionnés qui veulent bien faire et qui ne se soucient pas assez presque de leurs finances.

  • Speaker #1

    Je vois même presque que ça. Souvent, en plus, en micro-crèche, quand on a créé son projet, etc., ça peut peut-être aussi faire réfléchir pas mal de gestionnaires en se disant « mais est-ce que je suis un bon gestionnaire ? Est-ce que je pense qu'à l'argent ? » Alors qu'en réalité, à chaque fois qu'on échange avec vous, tout ce qui ressort, c'est d'abord la passion pour les plus petits.

  • Speaker #0

    En tout cas, c'est important d'en parler, même si j'ai lu le bouquin avec beaucoup d'attention et je pense que ça peut aussi faire évoluer les choses. Mais en tout cas, on a aussi plein de gestionnaires de crèche et de micro-crèche. qui font vraiment leur maximum. Mais parfois, ce n'est pas forcément simple parce que ce sont des toutes petites entreprises et donc on n'est pas le couteau suisse qu'on voudrait être. On ne sait pas forcément tout maîtriser. Donc on a envie, on essaye d'être un peu l'homme orchestre quand on gère sa micro-crèche, c'est-à-dire avoir à la fois le bon management, la bonne gestion des finances, savoir faire des factures, savoir faire des plannings, savoir recruter les bonnes personnes, répondre aux... parents vendre ses places, c'est vraiment oui, c'est l'homme orchestrant.

  • Speaker #1

    Exactement. Donc nous, ce qu'on va essayer de faire, c'est peut-être donner quelques clés, quelques conseils pour que ce soit plus facile, au moins sur ce point-là.

  • Speaker #0

    Exactement, c'est un peu le principe de cette série. Dans les premiers épisodes qu'on a tournés ensemble, on avait parlé de tout ce qu'on pouvait mettre derrière la facturation dans une crèche, c'est-à-dire les choix qu'on allait faire sur notre mode de facturation, est-ce qu'on allait facturer au forfait, à l'heure, etc. Aujourd'hui, c'est un petit peu différent, on ne parle plus des choix dans notre mode de facturation, mais vraiment de la procédure, comment je fais entre le moment où je signe un contrat, voilà, je dois l'enregistrer, et le moment où j'ai les sous sur mon compte en banque. Donc, c'est quoi les étapes ? pour arriver à se faire payer et avoir son chiffre d'affaires sur son compte en banque et pouvoir ensuite payer nos salaires, payer nos frais, etc. Donc, quand on dit gérer nos factures, Antoine, on parle d'une chaîne d'action qui démarre, comme je disais, à l'enregistrement d'un contrat et qui va jusqu'à un encaissement. Mais entre les deux, qu'est-ce qui se passe ? Il y a quand même pas mal de points de vigilance. Alors, c'est quoi la clé ?

  • Speaker #1

    Je vais repartir en effet du contrat, comme tu l'as dit. Et une fois qu'on a signé ce contrat, on a le montant. Et en général, on a toutes les échéances ou en tout cas toutes les factures. Dans la grande majorité des cas, il y a des lissages. Et donc, c'est tous les mois la même chose. Après, il y a les petits suppléments qui arrivent au quotidien. Et donc, la première chose, en fait, de se dire, c'est que, OK, j'ai signé un contrat avec une famille. Il faut que quelque part, je sache que je dois facturer cette famille. C'est tout bête, mais il n'y a pas plus dommage, on va dire, de se dire que... On a fait signer un contrat qu'on a complètement oublié que cette famille était entrée dans la structure. Et donc, on oublie de lui préparer une facture. Ça peut paraître un peu bête, si je puis dire, mais en réalité, ça peut s'oublier vite.

  • Speaker #0

    C'est un cas d'école, en fait. On a l'impression comme ça que c'est le B.A.B.A.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Et en fait, on peut aussi avoir des problèmes d'exhaustivité de la liste des personnes à facturer.

  • Speaker #1

    Voilà, c'est ça. Donc, premier conseil, c'est dès que j'ai le contrat, je prépare mes factures. Même si je prépare ce qu'on appelle... techniquement des proformas. En fait, c'est simplement des factures brouillon. Au moins, j'ai toutes mes factures à l'avance. Ça me permet déjà de ne pas oublier et en plus d'avoir un petit œil sur le montant que je devrais recevoir au minimum tous les mois.

  • Speaker #0

    Dès que tu signes ton contrat, tu fais tes 12 factures, le nombre de factures qu'il faut et ensuite, tu vas les modifier et les valider au moment où la facture va être émise.

  • Speaker #1

    Voilà, ça, ça va être le quotidien mensuel. c'est de se dire, est-ce que j'ai bien pris en compte tous les suppléments ou les déductions ?

  • Speaker #0

    Ce que moi j'appelle les éléments de facturation, un peu comme les éléments de paye.

  • Speaker #1

    Exactement, c'est un bon parallèle. Et ça, l'idée, c'est d'éviter de faire des allers-retours avec la famille parce que c'est énergivore, c'est ce qui va faire en sorte que tout le monde sera un peu pas content parce que la facture ne correspond pas exactement à ce que j'avais prévu, donc je refais un aller-retour. Faire des allers-retours en facture, c'est... toujours un peu galère, surtout s'il faut commencer à émettre des avoirs, etc. Je ne rentre pas dans les détails pour l'instant. En tout cas, il vaut mieux se préparer à ça et éviter ça. Donc, être sûr qu'on a facturé le bon nombre d'heures, tout simplement, et les bons suppléments qu'on a bien déduits s'il y avait des absences.

  • Speaker #0

    Je ne suis pas forcément à l'heure, on avait parlé de forfait, mais en tout cas, ce que tu veux dire, c'est qu'il faut avoir facturé les bonnes lignes.

  • Speaker #1

    Oui, c'est ça.

  • Speaker #0

    Donc, les bons éléments de facturation. Donc là encore, c'est peut-être une question d'outils, c'est vraiment avoir une bonne traçabilité. de ce qui s'est passé ce mois-ci dans ma crèche et pouvoir exécuter les choses de façon très fluide.

  • Speaker #1

    Oui, d'ailleurs, je déconseille presque naturellement à tout le monde de faire des petits post-it à droite, à gauche, en disant, mois prochain, il faut que je rajoute ce temps pour la facture de telle famille.

  • Speaker #0

    Tu vas faire rigoler les directrices de crèche qui nous écoutent parce que c'est les spécialistes des post-it. On a tous des tas de post-it partout.

  • Speaker #1

    Je sais que les post-it sont très utiles, mais pour la facturation, ne passez pas par des post-it. C'est un conseil, en tout cas.

  • Speaker #0

    Donc, ton deuxième conseil, c'est d'avoir des éléments de facturation simples et efficaces, traçables et qu'on n'ait pas à discuter trop avec les familles de ce qu'elles ont fait ce mois-ci. D'ailleurs, ce genre d'échange, d'aller-retour, ça peut entraîner des négociations et être le début de la fin, le début de l'horreur.

  • Speaker #1

    Oui, parce que je dirais que tous les gens qui nous écoutent savent à quel point ce n'est pas agréable d'avoir un parent qui commence à se fâcher parce que soit il ne comprend pas, tout simplement, pourquoi il y a tant qui est facturé, soit parce que ce n'était pas attendu. Je suis sûr que tout le monde a un parent en tête sur qui on vérifie quatre fois la facture pour éviter tout problème.

  • Speaker #0

    Du coup, c'est vrai que moi, ce que je conseille beaucoup, c'est d'avoir un règlement très simple. Notre règlement de fonctionnement de crèche, c'est d'éviter au maximum les cas particuliers, les complexités.

  • Speaker #1

    Très bon conseil.

  • Speaker #0

    Comme ça, au moins, il n'y a pas 36 cas.

  • Speaker #1

    Notamment pour tout ce qui est heures supplémentaires. Si jamais il y a de la facturation d'heures supplémentaires parce qu'on est à l'heure et que le parent est venu en retard. Ou même en forfait. Ça arrive, c'est un forfait, mais le parent est venu plus tard que prévu. Oui, nous, on peut voir des utilisateurs qui ont des idées farfelues. En fait, c'est beaucoup de prise de tête pour essayer que les parents ne fassent pas de d'heures sub. Mais en réalité, moi, je dis d'aller au plus simple. C'est soit vous facturer vraiment très précis. Si la personne veut vraiment aller très loin dans la précision et dire toutes les 5 à 15 minutes, soit ça va être toutes les demi-heures en plus et d'avoir toujours un petit battement avant de facturer les premiers suppléments. C'est là aussi où on n'a pas envie de rentrer dans le débat. Je suis arrivé, il était 12, le temps de récupérer la veste. Il était 15, on n'a pas envie de rentrer dans ces débats-là.

  • Speaker #0

    Mais c'est vrai que parfois, c'est utile, comme tu dis. Il faut que ce soit très simple. Quand on a des problèmes de gros dépassements le soir, après la fermeture ou quoi, par exemple, tu peux avoir une grosse pénalité un peu plus importante. Ce n'est pas une heure sup, mais ça va être une pénalité de 25 euros.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Et dans ces cas-là, ça peut être un moyen aussi d'arrêter l'hémorragie d'heures des parents. qui parfois ne se rendent pas compte aussi de l'impact sur la crèche.

  • Speaker #1

    Oui, ou de retravailler le contrat d'ailleurs. Il y a beaucoup de structures qui disent aux parents, mais regardez, en fait, c'est le contrat qui ne vous va pas, vu que vous êtes là tout le temps, 30 minutes plus tard que prévu. Faisons un contrat qui prend en charge ces 30 minutes. Ce sera même plus avantageux pour le parent à terme, plutôt qu'à chaque fois, tous les mois, regarder quel jour il y avait en supplément, même si maintenant ça se fait automatiquement, mais éviter au plus les frictions.

  • Speaker #0

    Ça, c'était ton deuxième conseil. Alors ensuite, qu'est-ce que tu nous proposes ?

  • Speaker #1

    Donc là, on a nos factures. On a, on va dire, tous les éléments de facturation. Donc, on est censé être prêt à envoyer les factures. Il y a quand même un point qu'il ne faut pas oublier, c'est avant d'envoyer les factures, si jamais j'avais eu, par exemple, des trop perçus ou des avoirs à déduire. Qu'est-ce qu'on appelle des trop perçus ? C'est un parent qui a fait un chèque plus élevé que ce qu'il aurait dû. Et donc, sur son compte client, il a un solde positif. parce que, je ne sais pas, je prends un exemple tout bête. Il s'est trompé,

  • Speaker #0

    quoi.

  • Speaker #1

    C'est ça, il a fait un virement au lieu de payer 1 000 euros. Ben oui, surtout si d'un mois à l'autre, ce n'est pas forcément tout le temps pareil. Ce mois-ci, j'ai viré, je ne sais pas, 1 200 au lieu de 1 000 euros. Eh bien, les 200 euros, plutôt que de tout de suite faire un avoir ou rembourser le parent, ils peuvent rester dans le compte du parent. Ça fait un trop perçu de 200 euros. Et en fait, c'est de les utiliser pour payer la facture d'après. tout simplement.

  • Speaker #0

    Ouais, en fait, c'est un moyen de paiement. Tu fais une régule sur ta facture et du coup, ça va venir régler une partie du solde à payer.

  • Speaker #1

    Exactement. Donc ça, c'est avoir avec le parent. Il y a des parents peut-être qui ont besoin d'avoir le retour tout de suite. Et donc là, il faut faire par exemple un avoir et rembourser l'avoir directement. Ou alors, je l'utilise pour payer ma facture d'après. Et donc, ça, c'est juste avant d'envoyer les factures, je régularise mes comptes clients pour que tout le monde soit à zéro. Et surtout comme ça, quand le parent reçoit sa facture, eh bien, il la recevra avec la mention de vous avez déjà payé tant, donc il ne vous reste que tant à payer.

  • Speaker #0

    Puis ça prouve aussi notre bonne foi et ça le met en confiance. Donc, je pense que c'est aussi intéressant pour la relation qu'on peut avoir avec nos bénéficiaires, nos parents, nos utilisateurs.

  • Speaker #1

    Oui, tout à fait.

  • Speaker #0

    OK, donc ce troisième conseil, c'est vraiment dans le même esprit que le deuxième, c'est-à-dire sur le deuxième, c'était sur les éléments de facturation. Là, on est plutôt sur les moyens de paiement, mais c'est pareil, c'est ne rien oublier sur notre facture. Donc là, on est toujours dans notre première étape, c'est-à-dire qu'on est en train de préparer nos factures et on voudrait facturer sans rien oublier. Et en fait, on a parlé beaucoup des parents, mais tu sais, moi, je facture aussi pas mal d'entreprises. Alors, est-ce que c'est la même chose ? Est-ce qu'il y a des choses différentes ? Et est-ce que je risque d'oublier des entreprises ? Parce qu'en plus, elles ont des périodicités un petit peu... différentes aussi. C'est-à-dire que les parents, en fait, ils payent toujours tous les mois en fin de mois. Mais les entreprises, ça dépend de la date à laquelle on a signé le contrat. En tout cas, ça peut dépendre. Ce n'est pas aussi systématique. Donc, est-ce que tu as un conseil sur la facturation des entreprises ? Oui,

  • Speaker #1

    je te confirme que ça dépend beaucoup et ça dépend beaucoup des entreprises aussi. Il y a des entreprises qui demandent à ce que ce soit un paiement trimestriel. Ça peut être dès le début du contrat, mais ça peut être aussi un paiement mensuel comme pour le parent. Et donc là, c'est la même chose. Je conseille aussi d'avoir les mêmes étapes, c'est-à-dire de créer à l'avance les factures. En plus, en général, pour les entreprises, il ne va pas y avoir de déduction ou de supplément. Souvent, le contrat est fixe et on paye un montant qui ne va pas varier. Autant, pour cette raison encore plus, préparer les factures à l'avance. Encore une fois, ce sont des brouillons, des proformas. Donc en fait, on peut les valider au tout dernier moment et les envoyer aussi aux entreprises. Pour la périodicité, on voit vraiment de tout. Si jamais vous travaillez avec, par exemple, des entreprises spécialisées dans la réservation de berceaux, selon l'entreprise, ils pourront vous demander d'avoir trimestriel ou mensuel. Mais après, si vous travaillez directement avec d'autres entreprises autour de vous, par exemple, en général, vous vous mettez d'accord. Ce qui est le plus pratique, le plus simple, ça dépend vraiment de l'entreprise.

  • Speaker #0

    Et c'est vrai que si on y arrive, dans la mesure du possible, C'est bien d'imposer quand même, si ça ne gêne pas le client, l'entreprise, c'est bien de pouvoir proposer une périodicité qui soit un peu commune à au moins quelques-unes de nos entreprises pour ne pas se retrouver à faire des factures tous les trois jours.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Donc, si on peut se décider sur le début du mois, la fin du mois, trois mois, quelque chose d'un peu commun et ne pas se mettre à faire des factures aux dates anniversaires tous les mois, c'est quand même plus sympa. D'ailleurs, c'est encore mieux si l'entreprise peut payer... à terme à échoir, c'est-à-dire en début de période. Comme ça, pour la crèche, ça lui permet aussi d'avoir un peu plus de trésorerie. Donc, si c'est une entreprise qui a des finances saines, qui est bien dans ses finances et tout, en général, ils sont d'accord. Et donc, dans notre contrat avec l'entreprise, on leur dit, voilà, on va vous facturer en début de trimestre à terme à échoir. Et du coup, nous, ça ne nous fait qu'une facture pour le trimestre au lieu d'en faire trois. Et en plus, on est payé d'avance, donc on a de la trésorerie. Donc, c'est vraiment le système que... Moi, j'essaye de mettre en place quand c'est possible.

  • Speaker #1

    Oui, très bon conseil.

  • Speaker #0

    Alors Antoine, ça y est, on a préparé nos factures. On a fait notre étape facturée sans rien oublier. Et maintenant, on va passer à l'étape 2. Donc, on va transmettre nos factures.

  • Speaker #1

    C'est ça. Là, il faut les envoyer maintenant que je les ai. Il faut les envoyer à plusieurs personnes en réalité. Il y a déjà les familles et les entreprises concernées. Donc, l'idée, c'est d'oublier personne. Et pour oublier personne, c'est encore une fois le même principe. Vu que j'avais préparé mes factures à l'avance et que je les ai validées avec tous les éléments de facturation, normalement, je sais que je n'ai oublié personne. Et donc, au moment d'envoyer les factures, l'idée, c'est de le faire au même moment, de ne pas trop s'amuser à envoyer une partie des factures le premier, puis à d'autres familles le deux, etc.

  • Speaker #0

    De vérifier qu'on a le temps de faire tous nos envois, toute notre facturation au même moment. C'est ça. Pas être interrompu et puis se dire, je finirai demain ou ce genre de choses.

  • Speaker #1

    Exactement, parce que demain, il y a forcément aussi quelque chose qui peut interrompre. Et à la fin, on se retrouve à peut-être avoir oublié d'envoyer une facture. Ça peut arriver, mais on n'a vraiment pas envie aussi d'attendre que le parent nous dise, au fait, on n'a pas reçu la facture. En plus d'avoir une mauvaise image, niveau... assurance pour le parent, il se dit mais est-ce que c'est bien suivi ? Est-ce que du coup, je vais faire peut-être plus attention à ce qu'il y a dans la facture ? Est-ce qu'elle a bien été faite ? Enfin voilà, il ne faut pas que le parent se pose de questions.

  • Speaker #0

    Écoute, ça, j'en témoigne. Malheureusement, ça m'est déjà arrivé. Je ne me suis pas fait reprendre deux fois, mais c'est vrai qu'il y a eu des fois où tu as un doute sur un parent, tu te dis mais quand même, il ne me paye pas, etc. C'était au début quand je démarrais. En fait, tu te rends compte qu'il ne reçoit tout simplement pas tes mails. Et donc parfois, il y a des bugs entre ton logiciel et puis... la boîte mail du parent, ou alors tu as mal renseigné son adresse. Il peut y avoir mille raisons, mais en fait, parfois, il peut y avoir des malentendus comme ça. Et c'est vrai que ça, c'est dommage. D'ailleurs, je pense qu'il faut vraiment très, très bien vérifier quand on renseigne les adresses mail des parents dans nos outils.

  • Speaker #1

    Nous, pour ça, ce qu'on fait, c'est qu'on marque, à chaque fois qu'une facture est envoyée, on marque la date automatiquement de l'envoi. Et si jamais on détecte que l'adresse mail n'existe pas ou est fausse, on va prévenir. les utilisateurs en disant vous avez essayé d'envoyer un mail à cette personne mais apparemment le mail n'a pas pu aboutir ah très bien j'allais dire il faudrait avoir des accusés de réception ou d'ouverture et aussi on propose nous on a une application pour les parents quand les utilisateurs envoient les factures ça les envoie aussi sur l'application comme ça les parents peuvent directement la récupérer et surtout retrouver d'autres factures pour éviter de chercher dans tous ces mails j'ai l'historique de toutes mes factures

  • Speaker #0

    Ils les ont dans une app, en fait, sur leur téléphone. C'est ça. Alors, maintenant que j'ai envoyé toutes mes factures aux familles, qu'est-ce qui va se passer ? Est-ce que tu as d'autres conseils sur cette étape de transmission des factures ?

  • Speaker #1

    Il faut aussi maintenant transmettre à la CAF ce qu'on appelle un peu une attestation ou un accusé, comme quoi on a bien facturé telle famille. Et ça, ça va permettre aux familles d'obtenir ce qu'on appelle le complément de mode de garde, le CMG. Et c'est le montant que les familles reçoivent de la CAF en fonction, bien sûr, de la facture.

  • Speaker #0

    Il y a des auditeurs qui ne savent peut-être pas que ça s'appelle le CMG. Parce que parfois, on l'appelle la page et parfois, on l'appelle le CMG. Mais en fait, c'est la même chose.

  • Speaker #1

    C'est ça, exactement. La page, en fait, c'est, on va dire, le dispositif, le type d'allocation. Et le CMG, c'est vraiment ce qui est versé. Ça s'appelle le complément, justement, puisque c'est un complément que la CAF verse aux familles.

  • Speaker #0

    Le complément mode de garde.

  • Speaker #1

    Et donc, pour que ce soit efficace, la CAF, alors, ça fait maintenant peut-être 3-4 ans, quelque chose comme ça. Ils ont revu un peu tout ce système. Avant, on était obligés d'avoir des attestations à remplir.

  • Speaker #0

    Je m'en souviens, Antoine. Ah, ça, je m'en souviens.

  • Speaker #1

    Tu allais dire, ça devait être pénible.

  • Speaker #0

    C'était long, faire les attestations parent par parent. Ensuite, tu sais, on leur donnait et ils devaient eux-mêmes l'envoyer à la CAF.

  • Speaker #1

    C'est ça.

  • Speaker #0

    Et on ne pouvait pas faire de subrogation. Enfin, nous, en tant que crèche, envoyer les dossiers à la CAF. Donc, les parents se retrouvaient à essayer de comprendre pourquoi. Pourquoi ils ne touchaient pas la page ? Il y avait des énormes retards de paiement. C'était vraiment, au début, c'était vraiment compliqué. Et du coup, ça créait aussi des sujets de tension parce que parfois, ils se demandaient si on avait mal fait le travail. Après, quand on a eu cette possibilité d'envoyer nous-mêmes à la CAF, il y a eu aussi une période de flottement.

  • Speaker #1

    Alors ça, je peux en témoigner. Déjà, à la période d'avant, quand il fallait remplir manuellement les attestations, chaque département presque avait des attestations différentes. Et donc, nous, on essayait de les gérer pour que ça pré-remplisse automatiquement toutes les données. pour éviter de le faire parent par parent. Et il fallait qu'on gère chaque département. C'était vraiment une galère.

  • Speaker #0

    Tout ça pour que ça change à chaque fois, tous les deux ans, tous les six mois.

  • Speaker #1

    En plus.

  • Speaker #0

    C'est sympa de développer des logiciels pour la CAF.

  • Speaker #1

    Oui, alors heureusement, on essaye maintenant d'avoir des uniformisations. Les éditeurs aussi ont dû témoigner à la CAF et dire qu'il fallait trouver une autre solution. Et l'autre solution, c'est de dématérialiser tout ça. Et donc, la CAF a mis en place quelque chose d'uniforme pour toutes les CAF. Déjà, il n'y avait plus besoin d'avoir département par département et surtout, plus besoin d'envoyer aux parents. C'est-à-dire que la structure peut directement lister toutes les familles avec les factures, le nombre d'heures qui ont été réalisées, directement l'envoyer à la CAF et comme ça, la CAF peut le traiter plus facilement. Derrière, c'est un fichier Excel, il n'y a rien de sorcier. Ce fichier-là, on peut le générer nous aussi, mais maintenant, on n'a plus à gén��rer 50 fichiers différents PDF. On a un seul fichier Excel pour toutes les CAF.

  • Speaker #0

    C'est ça, parce que tu pouvais avoir, par exemple, 10 micro-crèches. Et dans une micro-crèche, tu pouvais avoir des familles qui venaient de deux départements.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Et donc, tu devais faire des fichiers pour chaque crèche, mais aussi pour chaque département. Oui. C'était un petit peu ingérable. Et puis, on avait aussi beaucoup de retard, beaucoup de délai. Est-ce que ça s'est un peu réglé ? Ah oui. Les parents sont réglés plus vite ou plus régulièrement, en tout cas.

  • Speaker #1

    C'est le premier retour qu'on a eu de toutes les structures. honnêtement, c'est que grâce à ce nouveau système, de transférer ce fichier sur ce qui s'appelle démarche simplifiée, chaque crèche a un compte, tout le monde nous a dit, ah oui, maintenant, les délais, c'est vraiment top. Au bout de maximum dix jours, les parents ont déjà reçu le montant CMG. Ça a changé vraiment, vraiment en termes de délais. Ça, on peut le témoigner.

  • Speaker #0

    Surtout que la page, c'est quand même un gros montant. Donc, l'avance de frais de la part des parents est importante. C'est des montants qui sont vraiment... de plus de 600 voire 900 euros. Et donc, quand on a la page deux mois plus tard, ça fait un sacré trou dans le budget. En tout cas, à l'époque où c'était manuel, comme tu dis, parfois les parents avaient deux voire trois mois de retard. Donc, ils avaient payé ce montant sur plusieurs mois. Ils attendaient le remboursement de la CAF. Et oui,

  • Speaker #1

    et beaucoup attendaient, comme tu dis, le remboursement pour payer la facture de la crèche et même encore maintenant.

  • Speaker #0

    C'est ça, ça mettait les crèches en difficulté, les parents en difficulté. Et puis par la chaîne de conséquences, il y avait la crèche derrière qui avait des retards de paiement énormes à couvrir.

  • Speaker #1

    Donc le conseil, c'est plus vous vous envoyez votre fichier CAF tôt, plus les parents sont remboursés tôt. Et donc logiquement, ceux qui attendent pour payer leur facture, ils paieront plus tôt aussi.

  • Speaker #0

    Ça marche beaucoup mieux qu'avant, c'est ça la conclusion.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Alors on a... préparé nos factures et on les a transmises. Et maintenant, on est à la dernière étape. L'étape clé, c'est le recouvrement. Antoine, est-ce que tu vas pouvoir nous donner des bons conseils pour éviter les impayés dans les crèches et me dire un petit peu comment faire la bonne procédure de recouvrement ?

  • Speaker #1

    La première chose, si c'est possible, je dirais de mettre en place le prélèvement CEPA, c'est-à-dire prélever les familles sans attendre que la famille fasse un virement, donne un chèque, etc. Dans la mesure du possible, pourquoi ? Parce qu'il y a des familles qui ont des chèques Césu, par exemple. Mais si on le met en place dès le début, au moins, c'est clair pour les familles. Et ça vous permet d'éviter énormément d'impayés. Ça, c'est des témoignages qu'on a eus vraiment tous les jours et qu'on a encore. Du moment où on met en place le prélèvement CEPA. eh bien il y a beaucoup moins d'impayés.

  • Speaker #0

    Ça enlève aussi une charge de travail, malgré tout. Parce que même si on est un petit peu obligé d'accepter, quand certaines familles qui travaillent dans certains domaines ont du cash, ou l'échec c'est vu, comme tu dis, il y a des cas où on est un petit peu obligé. Mais malgré tout, c'est vrai que ça génère du travail en plus. Et comme je disais tout à l'heure, le gestionnaire de crèche, au début, il est un petit peu couteau suisse tout seul. Il n'a pas beaucoup de monde autour de lui pour aller à la banque, encaisser ceci, encaisser cela. Donc, les flux de cash, de chèques, etc., ça ne simplifie pas forcément la tâche. C'est ça.

  • Speaker #1

    Et les banques, aujourd'hui, il y a des outils. Toutes les banques pro proposent aujourd'hui de faire du prélèvement CEPA. Donc, en fait, c'est quoi ? C'est simplement avoir un fichier bancaire qui regroupe tous les montants et toutes les familles à prélever. Donc, il faudra, bien sûr, au préalable, avoir mis les RIB des familles, leur faire signer un mandat. Mais une fois que ça, c'est fait, tous les mois, en fait, je vais directement prélever l'intégralité des familles à date fixe. Et surtout, je n'ai pas besoin de, comme tu dis, aller traiter un par un des différents types de virements,

  • Speaker #0

    de règlements, etc. Alors ça, c'est ton conseil sur le moyen de paiement. Donc c'est favoriser au maximum les prélèvements CEPA. Je rajoute aussi, quand on est obligé d'accepter des chèques CESU, parce que les familles ont besoin de les utiliser, c'est de leur demander, dans la mesure du possible, même d'imposer. de ne prendre que des chèques dématérialisés. Parce qu'en fait, il suffit de les échanger. Il y a des familles qui ont des chèques papiers, ce qui est quand même assez pénible pour la crèche à traiter. Mais en fait, ils peuvent très facilement les transformer en chèques dématérialisés. Et pour la crèche, c'est vraiment un gain de temps précieux. Parce qu'encore une fois, tous ces petits dossiers administratifs à gérer, toutes ces petites tâches, faire des dossiers de demande, de paiement des CESU, faire le courrier, etc. C'est quand même vraiment pas notre métier.

  • Speaker #1

    Et on peut combiner les deux. On peut très bien, comme tu dis, avoir les CESU de manière numérique et à côté de ça, faire le prélèvement du reste. Souvent, le CESU ne va pas payer l'intégralité de la facture.

  • Speaker #0

    Malheureusement.

  • Speaker #1

    Donc, on peut très bien combiner les deux. L'un n'empêche pas l'autre. Donc, l'idée, c'est qu'on fait d'abord l'encaissement des CESU. Et une fois que ça, c'est fait, on prélève le restant de la facture. Donc ça, d'ailleurs, on propose de prélever simplement le restant de la facture dans le fichier bancaire. Pas besoin d'aller... manuellement mettre qu'on veut prélever tant par famille.

  • Speaker #0

    Ok, donc premier conseil, c'est vraiment favoriser les moyens de paiement les plus simples et les plus fiables pour la crèche auprès de nos familles. Et ensuite, malheureusement, je vais quand même avoir des familles qui ne vont pas être prélevées ou qui vont avoir un compte non solvable, donc le prélèvement va être rejeté, ou bien qui ont refusé d'être prélevés et qui n'ont pas donné leur chèque ce mois-ci, etc. À ce moment-là, qu'est-ce que je fais ?

  • Speaker #1

    Eh bien, des relances. C'est... Les relances, une fois qu'on a détecté que la facture était en impayé, donc souvent c'est avec une date, on a mis qu'il y avait X jours pour régler la facture et on voit qu'il n'y a toujours rien, eh bien, il faut relancer des familles. Il ne faut pas avoir peur, je dirais, de relancer des familles puisque…

  • Speaker #0

    Les gens ont peur, tu sais de ça.

  • Speaker #1

    Je sais et je les comprends puisqu'on se dit, mais on va être vu encore une fois, quelqu'un qui va chercher l'argent, etc. Mais encore une fois, c'est… c'est quand même sur ça que repose le service. Il faut que tout tourne comme il faut pour qu'il n'y ait pas de grains dans l'engrenage. Et donc, il faut se dire que quand on va réclamer un impayé à une famille, c'est quand même la famille qui est en tort d'abord. Donc, si ça peut rassurer les structures, dites-vous, les gestionnaires, dites-vous que vous n'êtes pas en tort, vous avez fait tout ce qu'il fallait, la famille n'a pas pitié. Ça se trouve, c'est vraiment juste un oubli dans la majorité des cas.

  • Speaker #0

    Oui, c'est ça le truc.

  • Speaker #1

    Voilà, c'est « ah bah oui, j'ai pas fait le virement, j'ai juste oublié parce que j'étais en vacances, etc. » Si ça peut rassurer, dites-vous qu'à chaque fois presque c'est ça. Il y a des cas où c'était pas possible parce qu'il fallait attendre un petit peu, parce que la famille n'a pas eu le montant CMG tout de suite. Et donc là, je dirais qu'il faut être compréhensif, tout simplement. Et puis après, il y a des familles qui peut-être, ça va être ça tous les mois. Et là, je pense qu'il faut se mettre au clair avec ces familles-là. Parce que sinon, à la fin, ça ne va forcément pas bien finir. On n'a pas envie, encore une fois, d'aller dans un canal plus légal, dans des procédures. On n'a pas du tout envie de faire ça.

  • Speaker #0

    En fait, pour éviter ça, il faut réagir le plus vite possible. Et c'est vrai qu'au début, quand on démarre dans le métier, on a peur du conflit. On a peur de vexer les familles. On a peur de ne pas être assez humain. Donc, on va plutôt différer et se dire, je vais attendre encore quelques jours, etc.

  • Speaker #1

    Et ça s'aggrave.

  • Speaker #0

    Voilà, plus on attend, plus c'est difficile. On y met de plus en plus d'affect. On imagine des problèmes chez la famille, on se dit bah oui mais il n'a pas les moyens et ceci et cela. Et en fait, il y a quand même beaucoup de cas où comme tu dis, c'est parce qu'ils ont oublié ou pour des raisons x ou y qui peuvent se régler finalement assez simplement. Donc déjà, il faut écumer tous ces cas-là. Et on est déjà mieux, quoi. Donc, vraiment, enlever l'affect et se fixer une date. Les relances sont automatiques. Tout le monde est relancé en même temps. Et on a déjà une bonne partie des impayés qui vont être réglés de façon simple.

  • Speaker #1

    Puis, un tout dernier conseil aussi par rapport à ça. c'est de ne pas attendre le bilan de sa société pour se rendre compte qu'il y avait des impayés ou qu'on a oublié une fois.

  • Speaker #0

    Ça, ça sent le vécu. Tu as des crèches qui s'en rendent compte beaucoup trop tard.

  • Speaker #1

    Oui, il y en a qui attendent les bilans.

  • Speaker #0

    Ils ne se rendent pas compte qu'il y a des impayés jusqu'au dernier moment.

  • Speaker #1

    C'est ça. Donc, il faut bien avoir un fil. Voilà. Il faut vraiment qu'il y ait un compte client à côté. Il y a la famille, il y a le contrat de la famille, de l'enfant, des parents. Ça, c'est une chose. On va dire que c'est le côté humain. Et à côté de ça, compte client qui est là juste pour la facturation et ce compte client, il faut le suivre. Il faut qu'il y ait quelqu'un en comptabilité qui a ce Ausha. Souvent, on peut externaliser, bien sûr, mais si déjà, on a la possibilité d'avoir un œil dessus et de se dire « Ah oui, là, je sais que ce compte client, cette facture est en impayé, etc. depuis tant de temps, c'est déjà ça. »

  • Speaker #0

    Oui, déjà, avant que ça arrive jusqu'au comptable, suivre son compte bancaire et puis son outil de facturation et voir ce qui reste en impayé. Et ne pas attendre que ce soit trop tard. Parce que c'est vrai que, comme je disais au début de l'épisode, ce n'est pas notre sujet favori. Donc parfois, on peut rester longtemps, peut-être un mois, deux mois, voire trois mois. Et là, tu parlais même de certaines crèches qui mettent parfois près d'un an à temps de la clôture. C'est de mettre longtemps avant de se dire, tiens, mais en fait, ça fait un moment que je n'ai pas regardé où en sont les règlements de mes factures. Et c'est un peu se mettre des œillards. Donc, il vaut mieux regarder les choses en face. Parce qu'on va écumer déjà un certain nombre d'impayés. Et ensuite, il ne restera plus que les cas, soit des gens qui sont plus solvables, qui ont un vrai problème, ou soit les mauvais payeurs, on en a quand même. Comment on fait ? Qu'est-ce qu'on va faire quand on se retrouve dans cette situation ?

  • Speaker #1

    Je pense qu'il faut bien se couvrir légalement, que ce soit dans le contrat déjà de base, ou sur les factures, il y a des mentions légales à mettre et à bien indiquer aux familles. Donc, je pense déjà de bien se couvrir à l'avance.

  • Speaker #0

    faire le bon contrat et les bonnes mentions sur la facture.

  • Speaker #1

    Il ne faut pas attendre que ça arrive pour les mettre. On se dit, je ne vais pas mettre de pénalité, je sais que ça peut arriver une fois, deux fois. Mais en réalité, il vaut mieux tout mettre sur papier. Même si ça peut faire un peu peur, les familles vont comprendre. Et de toute façon, les familles, normalement, il n'y a pas de souci. Si elles règlent, elles n'auront pas de pénalité. Mais au moins, quand il y a vraiment des abus ou des mauvais payeurs, il ne faut pas qu'on soit perdant. en tant que structure.

  • Speaker #0

    Puis ça permet de s'appuyer sur quelque chose de formel, d'écrit. Donc, c'est important, encore une fois, pour être dans quelque chose d'objectif et pas dans une relation trop personnelle, trop affective, où c'est vrai qu'on se sent très prise à partie, en fait, en tant qu'entrepreneur, qu'en tant que gestionnaire. Moi, j'essaye de ne pas faire reposer ça sur l'équipe et la directrice parce que je trouve que c'est difficile d'accueillir un enfant.

  • Speaker #1

    Oui, c'est bien de se séparer les deux.

  • Speaker #0

    Oui, voilà, de gérer ça. Donc moi, en tant que gestionnaire, je prends ça sur moi. Je pense que c'est normal. Ça prend un peu au trip quand même, parce que nous, on a l'impression de ne pas être respecté, que notre travail n'est pas pris en compte. Et on ne sait pas trop ce que pense la famille. En tout cas, il y a peu de mauvais payeurs, mais il y en a. Et quand il y en a, c'est violent. Moi, j'en ai eu. Je peux te dire, je m'en souviens encore, la personne qui a toujours une bonne excuse, tu patientes et tous les mois, tu te dis non, mais là... Je comprends, elle a ci, elle a ça, etc. Puis tout d'un coup, elle te dit, en fait, j'ai une autre crèche, j'ai une crèche municipale qui m'a donné une place. Elle disparaît, elle avait tout prévu et elle s'en va avec trois ou quatre mois d'impayé. Et toi, tu te rends compte qu'en fait, il y avait un projet derrière.

  • Speaker #1

    C'était calculé. Toi, tu es déjà allée au juridique d'ailleurs ?

  • Speaker #0

    Est-ce que j'ai déjà fait des procédures ? Non, c'est vraiment ce cas-là, cette famille-là, c'est celle qui m'a le plus marquée parce que j'avais trouvé ça vraiment... mal intentionnée et j'étais vraiment hyper vexée.

  • Speaker #1

    C'est rassurant de se dire que tu n'as qu'un cas en tête sur toutes les structures et sur le nombre d'années où tu gérais les crèches.

  • Speaker #0

    Oui, sur les 17 ans. Après, j'ai eu des cas beaucoup plus faibles, de petits impayés ou des familles qui étaient vraiment en difficulté. Et là, ça ne met pas en péril ton activité. C'est des petits montants. Et en général, dans ces cas-là, on trouve des solutions. Et même... Souvent, la famille va faire un projet différent. Soit elle-même va dire qu'elle a la mamie qui va garder l'enfant. Il y a des choses qui changent. Mais dans ces cas-là, quand la famille est en difficulté, c'est un peu différent. Quand tu as quelqu'un qui te manque de respect, ce n'est pas la même chose. On a des mauvais payeurs. On en a très peu, heureusement. Quand on en a, comme tu dis, c'est quand même important d'être armé, d'avoir fait le bon contrat. d'avoir fait les bonnes factures, etc. Donc, je pense que c'est aussi pour ça. Tu sais que je n'ai pas eu tant de problèmes que ça. C'est parce qu'en fait... on avait une gestion assez carrée et des bons outils pour se défendre. Donc ça se passait bien, on avait des bons rapports avec les familles et tout. Et c'est vrai que malheureusement, tu te souviens toujours du truc qui s'est mal passé.

  • Speaker #1

    C'est vrai, oui.

  • Speaker #0

    Donc ça marque. Alors est-ce que parmi tes utilisateurs, tu as des retours justement ? Est-ce que tu sais si j'ai plutôt de la chance ou si c'est généralement le cas ? Est-ce que tu as des retours sur les taux d'impayés de tes utilisateurs ?

  • Speaker #1

    Souvent, quand des utilisateurs viennent nous voir pour des problèmes d'impayés, pour comment les gérer, etc., c'est souvent les mêmes qui vont avoir des impayés tout le temps, sur plusieurs années. Donc je dirais que c'est vraiment dans des zones, ça dépend vraiment des zones où on est. Et peut-être pas que, parce que si c'est à chaque fois les mêmes structures qui reviennent nous voir, c'est peut-être que finalement il y a encore des verrous à mettre, ou il y a encore une chose à changer, peut-être être plus direct avec les familles.

  • Speaker #0

    C'est un peu toujours les mêmes. Voilà,

  • Speaker #1

    je dirais que c'est plutôt toujours les mêmes. Est-ce que c'est parce que c'est la zone ou parce que c'est le process qui n'est pas forcément bien mis en place ? Je n'ai pas la réponse exacte, mais ça doit être un peu des deux.

  • Speaker #0

    Après, il y a un impayé peut-être sur lequel nous, on est un peu focus, les crèches, c'est l'impayé du mois d'août, parfois même le mois de juillet.

  • Speaker #1

    Ah bah oui.

  • Speaker #0

    Que tu connais bien. Oui, tout à fait. Est-ce que tu peux en dire quelque chose ? Est-ce que tu as un retour là-dessus d'expérience ? Oui. Excuse-moi. pour les auditeurs, pour rappeler un peu cette problématique du mois d'août et même du mois de juillet, c'est que les parents, ils se disent « Attends, moi, je n'ai pas envie de payer cet été, alors je ne suis pas là. Mon enfant, il entre à l'école en septembre, donc ni vu ni connu. Je vais partir en vacances en juillet, voire un peu avant, et puis je ne paye pas les deux derniers mois. » Bon, parfois, c'est que le mois d'août quand on a de la chance. Mais voilà, c'est comment bétonner en fait. Ce mois d'août, parce qu'on en avait parlé dans l'épisode sur les modes de facturation, si on privilégie un lissage, dans ce cas, la famille, elle paye tous les mois la même chose. Et donc, le mois d'août, il est dû puisqu'il est compris dans notre lissage.

  • Speaker #1

    Tout à fait. Donc, encore une fois, commencez par bien expliquer aux parents ça, parce que des fois, c'est des parents qui ne comprennent pas, alors qu'on leur avait peut-être dit au début, mais parce qu'ils ne comprennent pas... ils vont encore plus se dire, non, mais je ne vais pas payer cette facture parce que mon enfant, il était là une semaine au mois d'août. Donc vraiment, leur expliquer que, je reprends à chaque fois mon petit exemple, c'est un peu comme sa facture électricité où en été, on paye autant qu'en hiver alors qu'on ne consomme pas de la même manière, c'est parce qu'on a lissé sur toute l'année. Donc réexpliquer ça de manière simple aux parents. Vraiment, c'est le premier conseil pour éviter que les parents se questionnent sur pourquoi. Et ensuite... se couvrir. Alors nous, ce qu'on voit, c'est qu'il y a souvent, ça peut être des dépôts de garantie qui sont mis en place. Après, il y a plein de noms, ça peut être des accomptes, des cautions, des arbres. Tout ça, je les regroupe un peu dans le même panier, même si légalement, ce n'est pas exactement la même chose. Mais l'idée, c'est d'avoir un dépôt de garantie qui peut couvrir au cas où la famille se volatilise. Au 31 août, elle ne donne plus aucune nouvelle. Souvent, quand c'est l'enfant qui rentre à l'école, on se dit que l'année d'après, il ne va pas venir en crèche.

  • Speaker #0

    C'est ça, c'est souvent cette année-là. Et donc, oui, c'est vrai qu'on utilise le dépôt de garantie, qu'on appelle souvent caution en crèche. Et en fait, on va venir l'utiliser comme moyen de paiement de la dernière facture. Et puis, il y a aussi, bien sûr, tout ce qu'on va prévoir dans notre règlement de fonctionnement pour expliquer tout ça aux parents. Donc, c'est ce que tu dis, c'est vraiment être transparent, expliquer les choses. Avoir des règles simples, lisibles, qui sont faciles à expliquer, mais aussi faciles à comprendre. Et c'est comme ça qu'on va pouvoir réduire au maximum nos impayés. En général, ça se passe bien quand même, dans la globalité des cas. Mais c'est vrai que la procédure, tout ce qu'on met en place en fait pour faire les choses de façon très systématique, récurrente, simple, c'est ça qui va vraiment améliorer les choses, fluidifier, mettre de l'huile dans les rouages. Donc c'est vraiment... Avoir de bons outils, un bon process qui va nous sauver et nous permettre de retrouver nos sous à la fin de l'année. Tu souhaites ça à tous nos auditeurs, Antoine ?

  • Speaker #1

    Je souhaite en tout cas que ce ne soit pas un problème ou un poids. Vraiment se dire que ça fait partie du travail, mais il ne faut surtout pas que ce soit un poids du quotidien. Donc, pour éviter que ce soit un poids du quotidien, mettre en place les process comme tu viens de dire et tout ira beaucoup mieux après.

  • Speaker #0

    On va conclure là-dessus. Je pense que... C'est vraiment ça le message et c'est aussi pour ça qu'on a créé cette petite série d'épisodes mensuels sur la gestion administrative des crèches. C'est que ce n'est pas notre cœur de métier quand on ouvre une crèche, on ne fait pas ça pour gérer des factures et du recouvrement. Mais c'est le nerf de la guerre, donc autant le faire d'une façon simple et efficace. Et si on a des process récurrents et des outils efficaces, ça ne va pas être un poids, une charge. Ça doit sortir de notre charge mentale. Une fois que c'est mis en place, et ça peut se mettre en place de façon simple, très rapidement, ça va devenir quelque chose d'automatique. Et même si on a un outil informatique comme Nico, on va pouvoir faire tout ça en un seul clic. Et là, c'est encore mieux. Donc, je ne saurais que recommander aux auditeurs vraiment de travailler sur leur process de facturation, de suivi des factures et du recouvrement pour que ça devienne une simple formalité et que ce ne soit plus du tout un stress. Je te remercie beaucoup d'être venu sur le podcast ce mois-ci encore et je te dis à très vite. On se revoit le mois prochain.

  • Speaker #1

    Je te remercie. Oui, on se revoit le mois prochain avec grand plaisir.

  • Speaker #0

    Bon, toujours au rendez-vous Antoine. Allez.

  • Speaker #1

    A bientôt.

  • Speaker #0

    Salut Antoine. Merci d'avoir écouté cet épisode jusqu'au bout. J'espère qu'il t'a plu et que tu en ressors inspiré. Si c'est le cas, abonne-toi pour ne rater aucun épisode. Parles-en autour de toi et surtout laisse-moi une note 5 étoiles et un avis sur Apple Podcasts ou Spotify. A la semaine prochaine !

Description

Depuis 9 ans, Antoine Makhlouf travaille avec des centaines de crèches chez Meeko. Il a accumulé une mine de données sur leur gestion de la facturation, des impayés et de la trésorerie. Il connaît donc bien nos défis de gestionnaires de micro-crèches.

Dans cet épisode, il nous donne des solutions concrètes pour éviter les impayés et optimiser notre trésorerie :

  • Les erreurs les plus fréquentes dans la facturation

  • Qu’est-ce qui peut mettre en péril la trésorerie d’une crèche et comment l’éviter

  • Les astuces pratiques pour éviter les pertes de temps et les impayés

  • Les méthodes pour anticiper les paiements et éviter les litiges avec les familles

  • Comment alléger l'administratif au quotidien, simplifier les process et facturer sans stress.

Antoine partage son expertise pour t’aider à faire de la gestion financière une force pour ta micro-crèche, et non une source de stress.


Que tu sois confronté à des impayés ou que tu cherches à gagner du temps, cet épisode t’apportera des solutions concrètes pour améliorer la rentabilité de ta micro-crèche sans complications inutiles.


Bonne écoute !


                ...              ...              ...              ...    

  

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Envie d'écouter la série spéciale gestion de crèche? c'est une fois par mois, et voici les épisodes précédents :


76. Trucs et Astuces quand tu ouvres ta crèche

74. 10 conseils pratiques pour simplifier le planning de ta crèche

71. Transmissions digitales, transparence ou hyper-connexion ?

67. Les Enjeux de la Facturation : Forfait ou réel, quel tarif choisir ?


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Écriture & Voix : Amale Cosma

Montage : Aurélie Clément

Visuel : Emmanuel Perez agence cmondada.com


Hébergé par Ausha. Visitez ausha.co/politique-de-confidentialite pour plus d'informations.

Transcription

  • Speaker #0

    A quoi ressemblerait ta crèche si tu pouvais t'entourer des meilleurs ? Moi, c'est ce que j'ai fait. Pendant les 15 dernières années, de la crèche collective associative à la micro-crèche privée, j'ai tout expérimenté. La petite enfance est un métier à forte contrainte, mais aussi à forte valeur ajoutée. Avec les meilleurs psys, pédiatres, directeurs pédagogiques et les meilleures formations, j'ai pu développer la qualité d'accueil et la qualité de vie au travail. Alors si toi aussi tu es motivé par la qualité, Bienvenue dans Références Petite Enfance, bienvenue dans ton podcast. Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans notre série mensuelle dédiée à la gestion administrative des micro-crèches. Cette série qu'on a créée, qu'on a co-créée avec notre partenaire Miko. Et aujourd'hui, je suis avec quelqu'un que j'apprécie énormément, Antoine Maclouf, qui a co-fondé Miko avec ses acolytes. On va parler d'argent dans les crèches. Mais avant ça, est-ce que tu peux te présenter en deux mots, Antoine ? Tu es un tout jeune créateur d'entreprise.

  • Speaker #1

    Bonjour Amal. J'ai eu la chance de pouvoir créer l'entreprise directement à la sortie de mes études avec mon cousin, mon oncle. Donc, c'est très familial et un ami à nous. On est arrivé dans le milieu de la petite enfance et on en est ravi.

  • Speaker #0

    Je sais que tu adores travailler avec tous ces acteurs de la petite enfance qui sont passionnés. Et moi aussi, ça tombe bien.

  • Speaker #1

    C'est un vrai plaisir.

  • Speaker #0

    D'ailleurs, j'en profite pour dire aux auditeurs et aux auditrices que si vous voulez poser des questions, donc à moi ou à Antoine, Vous pouvez nous écrire, vous nous les envoyez et on tâchera d'y répondre. Donc je mets tous les liens dans les notes de l'épisode. On répond à tout le monde. Aujourd'hui, j'avais envie de parler avec toi d'un sujet crucial pour la qualité d'accueil de nos crèches. C'est un sujet d'argent. Comme tu le sais Antoine, beaucoup de gestionnaires de crèches sont seuls quand ils gèrent leur boîte ou en tout cas, ils n'ont pas un service administratif et financier. Alors peut-être que la gestion des flux d'argent, ce n'est pas leur... première préoccupation, la première chose qu'il regarde, alors que pourtant, c'est vraiment le nerf de la guerre. Mais souvent, on est débordé par le terrain, le management, les demandes des familles, les besoins des enfants. Enfin, tu connais bien tout ça. Et la facturation, ce n'est pas forcément notre passion. Et dans cette situation, on peut vite se retrouver avec des trous dans le budget juste parce qu'on n'a pas le bon process pour gérer nos factures. En tout cas, moi, ça m'est déjà arrivé. Alors, est-ce que les crèches avec qui tu travailles te parlent de ce problème ?

  • Speaker #1

    Oui, c'est un des gros points sur lesquels on échange avec nos utilisateurs. Souvent, c'est des passionnés qui ne pensent pas forcément tout de suite à la notion d'argent, même si on est dans du secteur privé, dans les micro-crèches. Mais j'aimerais dire que pour que la crèche tourne, il faut quand même qu'il y ait des revenus. Et donc, c'est un point essentiel à prendre en compte. Si jamais on n'a pas les fonds qui viennent ou qu'on ne s'en soucie pas vraiment, tout peut s'effondrer. Donc, l'idée, c'est d'avoir les points clés, de se dire comment mieux optimiser ou en tout cas le processus de tous les mois récupérer simplement les sommes dues. Comment faire pour trouver la bonne solution sans justement être un pro de la gestion de patrimoine ou gestion de fonds juste pour facturer des familles.

  • Speaker #0

    Sans passer son temps à surveiller son compte en banque.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Tu sais, c'est très important ton témoignage, parce qu'en ce moment, tout le monde est sur les dents. Il y a eu le livre Les Ogres qui est paru. Et donc, il y a beaucoup de gens qui s'étonnent, qui nous disent « Ah là là, mais c'est vraiment comme ça dans les crèches ? C'est vraiment des ogres, tous les fondateurs de crèches, etc. » Et tu témoignes, comme moi en fait, que finalement, tu travailles avec beaucoup de crèches et que tu vois surtout des gens passionnés qui veulent bien faire et qui ne se soucient pas assez presque de leurs finances.

  • Speaker #1

    Je vois même presque que ça. Souvent, en plus, en micro-crèche, quand on a créé son projet, etc., ça peut peut-être aussi faire réfléchir pas mal de gestionnaires en se disant « mais est-ce que je suis un bon gestionnaire ? Est-ce que je pense qu'à l'argent ? » Alors qu'en réalité, à chaque fois qu'on échange avec vous, tout ce qui ressort, c'est d'abord la passion pour les plus petits.

  • Speaker #0

    En tout cas, c'est important d'en parler, même si j'ai lu le bouquin avec beaucoup d'attention et je pense que ça peut aussi faire évoluer les choses. Mais en tout cas, on a aussi plein de gestionnaires de crèche et de micro-crèche. qui font vraiment leur maximum. Mais parfois, ce n'est pas forcément simple parce que ce sont des toutes petites entreprises et donc on n'est pas le couteau suisse qu'on voudrait être. On ne sait pas forcément tout maîtriser. Donc on a envie, on essaye d'être un peu l'homme orchestre quand on gère sa micro-crèche, c'est-à-dire avoir à la fois le bon management, la bonne gestion des finances, savoir faire des factures, savoir faire des plannings, savoir recruter les bonnes personnes, répondre aux... parents vendre ses places, c'est vraiment oui, c'est l'homme orchestrant.

  • Speaker #1

    Exactement. Donc nous, ce qu'on va essayer de faire, c'est peut-être donner quelques clés, quelques conseils pour que ce soit plus facile, au moins sur ce point-là.

  • Speaker #0

    Exactement, c'est un peu le principe de cette série. Dans les premiers épisodes qu'on a tournés ensemble, on avait parlé de tout ce qu'on pouvait mettre derrière la facturation dans une crèche, c'est-à-dire les choix qu'on allait faire sur notre mode de facturation, est-ce qu'on allait facturer au forfait, à l'heure, etc. Aujourd'hui, c'est un petit peu différent, on ne parle plus des choix dans notre mode de facturation, mais vraiment de la procédure, comment je fais entre le moment où je signe un contrat, voilà, je dois l'enregistrer, et le moment où j'ai les sous sur mon compte en banque. Donc, c'est quoi les étapes ? pour arriver à se faire payer et avoir son chiffre d'affaires sur son compte en banque et pouvoir ensuite payer nos salaires, payer nos frais, etc. Donc, quand on dit gérer nos factures, Antoine, on parle d'une chaîne d'action qui démarre, comme je disais, à l'enregistrement d'un contrat et qui va jusqu'à un encaissement. Mais entre les deux, qu'est-ce qui se passe ? Il y a quand même pas mal de points de vigilance. Alors, c'est quoi la clé ?

  • Speaker #1

    Je vais repartir en effet du contrat, comme tu l'as dit. Et une fois qu'on a signé ce contrat, on a le montant. Et en général, on a toutes les échéances ou en tout cas toutes les factures. Dans la grande majorité des cas, il y a des lissages. Et donc, c'est tous les mois la même chose. Après, il y a les petits suppléments qui arrivent au quotidien. Et donc, la première chose, en fait, de se dire, c'est que, OK, j'ai signé un contrat avec une famille. Il faut que quelque part, je sache que je dois facturer cette famille. C'est tout bête, mais il n'y a pas plus dommage, on va dire, de se dire que... On a fait signer un contrat qu'on a complètement oublié que cette famille était entrée dans la structure. Et donc, on oublie de lui préparer une facture. Ça peut paraître un peu bête, si je puis dire, mais en réalité, ça peut s'oublier vite.

  • Speaker #0

    C'est un cas d'école, en fait. On a l'impression comme ça que c'est le B.A.B.A.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Et en fait, on peut aussi avoir des problèmes d'exhaustivité de la liste des personnes à facturer.

  • Speaker #1

    Voilà, c'est ça. Donc, premier conseil, c'est dès que j'ai le contrat, je prépare mes factures. Même si je prépare ce qu'on appelle... techniquement des proformas. En fait, c'est simplement des factures brouillon. Au moins, j'ai toutes mes factures à l'avance. Ça me permet déjà de ne pas oublier et en plus d'avoir un petit œil sur le montant que je devrais recevoir au minimum tous les mois.

  • Speaker #0

    Dès que tu signes ton contrat, tu fais tes 12 factures, le nombre de factures qu'il faut et ensuite, tu vas les modifier et les valider au moment où la facture va être émise.

  • Speaker #1

    Voilà, ça, ça va être le quotidien mensuel. c'est de se dire, est-ce que j'ai bien pris en compte tous les suppléments ou les déductions ?

  • Speaker #0

    Ce que moi j'appelle les éléments de facturation, un peu comme les éléments de paye.

  • Speaker #1

    Exactement, c'est un bon parallèle. Et ça, l'idée, c'est d'éviter de faire des allers-retours avec la famille parce que c'est énergivore, c'est ce qui va faire en sorte que tout le monde sera un peu pas content parce que la facture ne correspond pas exactement à ce que j'avais prévu, donc je refais un aller-retour. Faire des allers-retours en facture, c'est... toujours un peu galère, surtout s'il faut commencer à émettre des avoirs, etc. Je ne rentre pas dans les détails pour l'instant. En tout cas, il vaut mieux se préparer à ça et éviter ça. Donc, être sûr qu'on a facturé le bon nombre d'heures, tout simplement, et les bons suppléments qu'on a bien déduits s'il y avait des absences.

  • Speaker #0

    Je ne suis pas forcément à l'heure, on avait parlé de forfait, mais en tout cas, ce que tu veux dire, c'est qu'il faut avoir facturé les bonnes lignes.

  • Speaker #1

    Oui, c'est ça.

  • Speaker #0

    Donc, les bons éléments de facturation. Donc là encore, c'est peut-être une question d'outils, c'est vraiment avoir une bonne traçabilité. de ce qui s'est passé ce mois-ci dans ma crèche et pouvoir exécuter les choses de façon très fluide.

  • Speaker #1

    Oui, d'ailleurs, je déconseille presque naturellement à tout le monde de faire des petits post-it à droite, à gauche, en disant, mois prochain, il faut que je rajoute ce temps pour la facture de telle famille.

  • Speaker #0

    Tu vas faire rigoler les directrices de crèche qui nous écoutent parce que c'est les spécialistes des post-it. On a tous des tas de post-it partout.

  • Speaker #1

    Je sais que les post-it sont très utiles, mais pour la facturation, ne passez pas par des post-it. C'est un conseil, en tout cas.

  • Speaker #0

    Donc, ton deuxième conseil, c'est d'avoir des éléments de facturation simples et efficaces, traçables et qu'on n'ait pas à discuter trop avec les familles de ce qu'elles ont fait ce mois-ci. D'ailleurs, ce genre d'échange, d'aller-retour, ça peut entraîner des négociations et être le début de la fin, le début de l'horreur.

  • Speaker #1

    Oui, parce que je dirais que tous les gens qui nous écoutent savent à quel point ce n'est pas agréable d'avoir un parent qui commence à se fâcher parce que soit il ne comprend pas, tout simplement, pourquoi il y a tant qui est facturé, soit parce que ce n'était pas attendu. Je suis sûr que tout le monde a un parent en tête sur qui on vérifie quatre fois la facture pour éviter tout problème.

  • Speaker #0

    Du coup, c'est vrai que moi, ce que je conseille beaucoup, c'est d'avoir un règlement très simple. Notre règlement de fonctionnement de crèche, c'est d'éviter au maximum les cas particuliers, les complexités.

  • Speaker #1

    Très bon conseil.

  • Speaker #0

    Comme ça, au moins, il n'y a pas 36 cas.

  • Speaker #1

    Notamment pour tout ce qui est heures supplémentaires. Si jamais il y a de la facturation d'heures supplémentaires parce qu'on est à l'heure et que le parent est venu en retard. Ou même en forfait. Ça arrive, c'est un forfait, mais le parent est venu plus tard que prévu. Oui, nous, on peut voir des utilisateurs qui ont des idées farfelues. En fait, c'est beaucoup de prise de tête pour essayer que les parents ne fassent pas de d'heures sub. Mais en réalité, moi, je dis d'aller au plus simple. C'est soit vous facturer vraiment très précis. Si la personne veut vraiment aller très loin dans la précision et dire toutes les 5 à 15 minutes, soit ça va être toutes les demi-heures en plus et d'avoir toujours un petit battement avant de facturer les premiers suppléments. C'est là aussi où on n'a pas envie de rentrer dans le débat. Je suis arrivé, il était 12, le temps de récupérer la veste. Il était 15, on n'a pas envie de rentrer dans ces débats-là.

  • Speaker #0

    Mais c'est vrai que parfois, c'est utile, comme tu dis. Il faut que ce soit très simple. Quand on a des problèmes de gros dépassements le soir, après la fermeture ou quoi, par exemple, tu peux avoir une grosse pénalité un peu plus importante. Ce n'est pas une heure sup, mais ça va être une pénalité de 25 euros.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Et dans ces cas-là, ça peut être un moyen aussi d'arrêter l'hémorragie d'heures des parents. qui parfois ne se rendent pas compte aussi de l'impact sur la crèche.

  • Speaker #1

    Oui, ou de retravailler le contrat d'ailleurs. Il y a beaucoup de structures qui disent aux parents, mais regardez, en fait, c'est le contrat qui ne vous va pas, vu que vous êtes là tout le temps, 30 minutes plus tard que prévu. Faisons un contrat qui prend en charge ces 30 minutes. Ce sera même plus avantageux pour le parent à terme, plutôt qu'à chaque fois, tous les mois, regarder quel jour il y avait en supplément, même si maintenant ça se fait automatiquement, mais éviter au plus les frictions.

  • Speaker #0

    Ça, c'était ton deuxième conseil. Alors ensuite, qu'est-ce que tu nous proposes ?

  • Speaker #1

    Donc là, on a nos factures. On a, on va dire, tous les éléments de facturation. Donc, on est censé être prêt à envoyer les factures. Il y a quand même un point qu'il ne faut pas oublier, c'est avant d'envoyer les factures, si jamais j'avais eu, par exemple, des trop perçus ou des avoirs à déduire. Qu'est-ce qu'on appelle des trop perçus ? C'est un parent qui a fait un chèque plus élevé que ce qu'il aurait dû. Et donc, sur son compte client, il a un solde positif. parce que, je ne sais pas, je prends un exemple tout bête. Il s'est trompé,

  • Speaker #0

    quoi.

  • Speaker #1

    C'est ça, il a fait un virement au lieu de payer 1 000 euros. Ben oui, surtout si d'un mois à l'autre, ce n'est pas forcément tout le temps pareil. Ce mois-ci, j'ai viré, je ne sais pas, 1 200 au lieu de 1 000 euros. Eh bien, les 200 euros, plutôt que de tout de suite faire un avoir ou rembourser le parent, ils peuvent rester dans le compte du parent. Ça fait un trop perçu de 200 euros. Et en fait, c'est de les utiliser pour payer la facture d'après. tout simplement.

  • Speaker #0

    Ouais, en fait, c'est un moyen de paiement. Tu fais une régule sur ta facture et du coup, ça va venir régler une partie du solde à payer.

  • Speaker #1

    Exactement. Donc ça, c'est avoir avec le parent. Il y a des parents peut-être qui ont besoin d'avoir le retour tout de suite. Et donc là, il faut faire par exemple un avoir et rembourser l'avoir directement. Ou alors, je l'utilise pour payer ma facture d'après. Et donc, ça, c'est juste avant d'envoyer les factures, je régularise mes comptes clients pour que tout le monde soit à zéro. Et surtout comme ça, quand le parent reçoit sa facture, eh bien, il la recevra avec la mention de vous avez déjà payé tant, donc il ne vous reste que tant à payer.

  • Speaker #0

    Puis ça prouve aussi notre bonne foi et ça le met en confiance. Donc, je pense que c'est aussi intéressant pour la relation qu'on peut avoir avec nos bénéficiaires, nos parents, nos utilisateurs.

  • Speaker #1

    Oui, tout à fait.

  • Speaker #0

    OK, donc ce troisième conseil, c'est vraiment dans le même esprit que le deuxième, c'est-à-dire sur le deuxième, c'était sur les éléments de facturation. Là, on est plutôt sur les moyens de paiement, mais c'est pareil, c'est ne rien oublier sur notre facture. Donc là, on est toujours dans notre première étape, c'est-à-dire qu'on est en train de préparer nos factures et on voudrait facturer sans rien oublier. Et en fait, on a parlé beaucoup des parents, mais tu sais, moi, je facture aussi pas mal d'entreprises. Alors, est-ce que c'est la même chose ? Est-ce qu'il y a des choses différentes ? Et est-ce que je risque d'oublier des entreprises ? Parce qu'en plus, elles ont des périodicités un petit peu... différentes aussi. C'est-à-dire que les parents, en fait, ils payent toujours tous les mois en fin de mois. Mais les entreprises, ça dépend de la date à laquelle on a signé le contrat. En tout cas, ça peut dépendre. Ce n'est pas aussi systématique. Donc, est-ce que tu as un conseil sur la facturation des entreprises ? Oui,

  • Speaker #1

    je te confirme que ça dépend beaucoup et ça dépend beaucoup des entreprises aussi. Il y a des entreprises qui demandent à ce que ce soit un paiement trimestriel. Ça peut être dès le début du contrat, mais ça peut être aussi un paiement mensuel comme pour le parent. Et donc là, c'est la même chose. Je conseille aussi d'avoir les mêmes étapes, c'est-à-dire de créer à l'avance les factures. En plus, en général, pour les entreprises, il ne va pas y avoir de déduction ou de supplément. Souvent, le contrat est fixe et on paye un montant qui ne va pas varier. Autant, pour cette raison encore plus, préparer les factures à l'avance. Encore une fois, ce sont des brouillons, des proformas. Donc en fait, on peut les valider au tout dernier moment et les envoyer aussi aux entreprises. Pour la périodicité, on voit vraiment de tout. Si jamais vous travaillez avec, par exemple, des entreprises spécialisées dans la réservation de berceaux, selon l'entreprise, ils pourront vous demander d'avoir trimestriel ou mensuel. Mais après, si vous travaillez directement avec d'autres entreprises autour de vous, par exemple, en général, vous vous mettez d'accord. Ce qui est le plus pratique, le plus simple, ça dépend vraiment de l'entreprise.

  • Speaker #0

    Et c'est vrai que si on y arrive, dans la mesure du possible, C'est bien d'imposer quand même, si ça ne gêne pas le client, l'entreprise, c'est bien de pouvoir proposer une périodicité qui soit un peu commune à au moins quelques-unes de nos entreprises pour ne pas se retrouver à faire des factures tous les trois jours.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Donc, si on peut se décider sur le début du mois, la fin du mois, trois mois, quelque chose d'un peu commun et ne pas se mettre à faire des factures aux dates anniversaires tous les mois, c'est quand même plus sympa. D'ailleurs, c'est encore mieux si l'entreprise peut payer... à terme à échoir, c'est-à-dire en début de période. Comme ça, pour la crèche, ça lui permet aussi d'avoir un peu plus de trésorerie. Donc, si c'est une entreprise qui a des finances saines, qui est bien dans ses finances et tout, en général, ils sont d'accord. Et donc, dans notre contrat avec l'entreprise, on leur dit, voilà, on va vous facturer en début de trimestre à terme à échoir. Et du coup, nous, ça ne nous fait qu'une facture pour le trimestre au lieu d'en faire trois. Et en plus, on est payé d'avance, donc on a de la trésorerie. Donc, c'est vraiment le système que... Moi, j'essaye de mettre en place quand c'est possible.

  • Speaker #1

    Oui, très bon conseil.

  • Speaker #0

    Alors Antoine, ça y est, on a préparé nos factures. On a fait notre étape facturée sans rien oublier. Et maintenant, on va passer à l'étape 2. Donc, on va transmettre nos factures.

  • Speaker #1

    C'est ça. Là, il faut les envoyer maintenant que je les ai. Il faut les envoyer à plusieurs personnes en réalité. Il y a déjà les familles et les entreprises concernées. Donc, l'idée, c'est d'oublier personne. Et pour oublier personne, c'est encore une fois le même principe. Vu que j'avais préparé mes factures à l'avance et que je les ai validées avec tous les éléments de facturation, normalement, je sais que je n'ai oublié personne. Et donc, au moment d'envoyer les factures, l'idée, c'est de le faire au même moment, de ne pas trop s'amuser à envoyer une partie des factures le premier, puis à d'autres familles le deux, etc.

  • Speaker #0

    De vérifier qu'on a le temps de faire tous nos envois, toute notre facturation au même moment. C'est ça. Pas être interrompu et puis se dire, je finirai demain ou ce genre de choses.

  • Speaker #1

    Exactement, parce que demain, il y a forcément aussi quelque chose qui peut interrompre. Et à la fin, on se retrouve à peut-être avoir oublié d'envoyer une facture. Ça peut arriver, mais on n'a vraiment pas envie aussi d'attendre que le parent nous dise, au fait, on n'a pas reçu la facture. En plus d'avoir une mauvaise image, niveau... assurance pour le parent, il se dit mais est-ce que c'est bien suivi ? Est-ce que du coup, je vais faire peut-être plus attention à ce qu'il y a dans la facture ? Est-ce qu'elle a bien été faite ? Enfin voilà, il ne faut pas que le parent se pose de questions.

  • Speaker #0

    Écoute, ça, j'en témoigne. Malheureusement, ça m'est déjà arrivé. Je ne me suis pas fait reprendre deux fois, mais c'est vrai qu'il y a eu des fois où tu as un doute sur un parent, tu te dis mais quand même, il ne me paye pas, etc. C'était au début quand je démarrais. En fait, tu te rends compte qu'il ne reçoit tout simplement pas tes mails. Et donc parfois, il y a des bugs entre ton logiciel et puis... la boîte mail du parent, ou alors tu as mal renseigné son adresse. Il peut y avoir mille raisons, mais en fait, parfois, il peut y avoir des malentendus comme ça. Et c'est vrai que ça, c'est dommage. D'ailleurs, je pense qu'il faut vraiment très, très bien vérifier quand on renseigne les adresses mail des parents dans nos outils.

  • Speaker #1

    Nous, pour ça, ce qu'on fait, c'est qu'on marque, à chaque fois qu'une facture est envoyée, on marque la date automatiquement de l'envoi. Et si jamais on détecte que l'adresse mail n'existe pas ou est fausse, on va prévenir. les utilisateurs en disant vous avez essayé d'envoyer un mail à cette personne mais apparemment le mail n'a pas pu aboutir ah très bien j'allais dire il faudrait avoir des accusés de réception ou d'ouverture et aussi on propose nous on a une application pour les parents quand les utilisateurs envoient les factures ça les envoie aussi sur l'application comme ça les parents peuvent directement la récupérer et surtout retrouver d'autres factures pour éviter de chercher dans tous ces mails j'ai l'historique de toutes mes factures

  • Speaker #0

    Ils les ont dans une app, en fait, sur leur téléphone. C'est ça. Alors, maintenant que j'ai envoyé toutes mes factures aux familles, qu'est-ce qui va se passer ? Est-ce que tu as d'autres conseils sur cette étape de transmission des factures ?

  • Speaker #1

    Il faut aussi maintenant transmettre à la CAF ce qu'on appelle un peu une attestation ou un accusé, comme quoi on a bien facturé telle famille. Et ça, ça va permettre aux familles d'obtenir ce qu'on appelle le complément de mode de garde, le CMG. Et c'est le montant que les familles reçoivent de la CAF en fonction, bien sûr, de la facture.

  • Speaker #0

    Il y a des auditeurs qui ne savent peut-être pas que ça s'appelle le CMG. Parce que parfois, on l'appelle la page et parfois, on l'appelle le CMG. Mais en fait, c'est la même chose.

  • Speaker #1

    C'est ça, exactement. La page, en fait, c'est, on va dire, le dispositif, le type d'allocation. Et le CMG, c'est vraiment ce qui est versé. Ça s'appelle le complément, justement, puisque c'est un complément que la CAF verse aux familles.

  • Speaker #0

    Le complément mode de garde.

  • Speaker #1

    Et donc, pour que ce soit efficace, la CAF, alors, ça fait maintenant peut-être 3-4 ans, quelque chose comme ça. Ils ont revu un peu tout ce système. Avant, on était obligés d'avoir des attestations à remplir.

  • Speaker #0

    Je m'en souviens, Antoine. Ah, ça, je m'en souviens.

  • Speaker #1

    Tu allais dire, ça devait être pénible.

  • Speaker #0

    C'était long, faire les attestations parent par parent. Ensuite, tu sais, on leur donnait et ils devaient eux-mêmes l'envoyer à la CAF.

  • Speaker #1

    C'est ça.

  • Speaker #0

    Et on ne pouvait pas faire de subrogation. Enfin, nous, en tant que crèche, envoyer les dossiers à la CAF. Donc, les parents se retrouvaient à essayer de comprendre pourquoi. Pourquoi ils ne touchaient pas la page ? Il y avait des énormes retards de paiement. C'était vraiment, au début, c'était vraiment compliqué. Et du coup, ça créait aussi des sujets de tension parce que parfois, ils se demandaient si on avait mal fait le travail. Après, quand on a eu cette possibilité d'envoyer nous-mêmes à la CAF, il y a eu aussi une période de flottement.

  • Speaker #1

    Alors ça, je peux en témoigner. Déjà, à la période d'avant, quand il fallait remplir manuellement les attestations, chaque département presque avait des attestations différentes. Et donc, nous, on essayait de les gérer pour que ça pré-remplisse automatiquement toutes les données. pour éviter de le faire parent par parent. Et il fallait qu'on gère chaque département. C'était vraiment une galère.

  • Speaker #0

    Tout ça pour que ça change à chaque fois, tous les deux ans, tous les six mois.

  • Speaker #1

    En plus.

  • Speaker #0

    C'est sympa de développer des logiciels pour la CAF.

  • Speaker #1

    Oui, alors heureusement, on essaye maintenant d'avoir des uniformisations. Les éditeurs aussi ont dû témoigner à la CAF et dire qu'il fallait trouver une autre solution. Et l'autre solution, c'est de dématérialiser tout ça. Et donc, la CAF a mis en place quelque chose d'uniforme pour toutes les CAF. Déjà, il n'y avait plus besoin d'avoir département par département et surtout, plus besoin d'envoyer aux parents. C'est-à-dire que la structure peut directement lister toutes les familles avec les factures, le nombre d'heures qui ont été réalisées, directement l'envoyer à la CAF et comme ça, la CAF peut le traiter plus facilement. Derrière, c'est un fichier Excel, il n'y a rien de sorcier. Ce fichier-là, on peut le générer nous aussi, mais maintenant, on n'a plus à gén��rer 50 fichiers différents PDF. On a un seul fichier Excel pour toutes les CAF.

  • Speaker #0

    C'est ça, parce que tu pouvais avoir, par exemple, 10 micro-crèches. Et dans une micro-crèche, tu pouvais avoir des familles qui venaient de deux départements.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Et donc, tu devais faire des fichiers pour chaque crèche, mais aussi pour chaque département. Oui. C'était un petit peu ingérable. Et puis, on avait aussi beaucoup de retard, beaucoup de délai. Est-ce que ça s'est un peu réglé ? Ah oui. Les parents sont réglés plus vite ou plus régulièrement, en tout cas.

  • Speaker #1

    C'est le premier retour qu'on a eu de toutes les structures. honnêtement, c'est que grâce à ce nouveau système, de transférer ce fichier sur ce qui s'appelle démarche simplifiée, chaque crèche a un compte, tout le monde nous a dit, ah oui, maintenant, les délais, c'est vraiment top. Au bout de maximum dix jours, les parents ont déjà reçu le montant CMG. Ça a changé vraiment, vraiment en termes de délais. Ça, on peut le témoigner.

  • Speaker #0

    Surtout que la page, c'est quand même un gros montant. Donc, l'avance de frais de la part des parents est importante. C'est des montants qui sont vraiment... de plus de 600 voire 900 euros. Et donc, quand on a la page deux mois plus tard, ça fait un sacré trou dans le budget. En tout cas, à l'époque où c'était manuel, comme tu dis, parfois les parents avaient deux voire trois mois de retard. Donc, ils avaient payé ce montant sur plusieurs mois. Ils attendaient le remboursement de la CAF. Et oui,

  • Speaker #1

    et beaucoup attendaient, comme tu dis, le remboursement pour payer la facture de la crèche et même encore maintenant.

  • Speaker #0

    C'est ça, ça mettait les crèches en difficulté, les parents en difficulté. Et puis par la chaîne de conséquences, il y avait la crèche derrière qui avait des retards de paiement énormes à couvrir.

  • Speaker #1

    Donc le conseil, c'est plus vous vous envoyez votre fichier CAF tôt, plus les parents sont remboursés tôt. Et donc logiquement, ceux qui attendent pour payer leur facture, ils paieront plus tôt aussi.

  • Speaker #0

    Ça marche beaucoup mieux qu'avant, c'est ça la conclusion.

  • Speaker #1

    Exactement.

  • Speaker #0

    Alors on a... préparé nos factures et on les a transmises. Et maintenant, on est à la dernière étape. L'étape clé, c'est le recouvrement. Antoine, est-ce que tu vas pouvoir nous donner des bons conseils pour éviter les impayés dans les crèches et me dire un petit peu comment faire la bonne procédure de recouvrement ?

  • Speaker #1

    La première chose, si c'est possible, je dirais de mettre en place le prélèvement CEPA, c'est-à-dire prélever les familles sans attendre que la famille fasse un virement, donne un chèque, etc. Dans la mesure du possible, pourquoi ? Parce qu'il y a des familles qui ont des chèques Césu, par exemple. Mais si on le met en place dès le début, au moins, c'est clair pour les familles. Et ça vous permet d'éviter énormément d'impayés. Ça, c'est des témoignages qu'on a eus vraiment tous les jours et qu'on a encore. Du moment où on met en place le prélèvement CEPA. eh bien il y a beaucoup moins d'impayés.

  • Speaker #0

    Ça enlève aussi une charge de travail, malgré tout. Parce que même si on est un petit peu obligé d'accepter, quand certaines familles qui travaillent dans certains domaines ont du cash, ou l'échec c'est vu, comme tu dis, il y a des cas où on est un petit peu obligé. Mais malgré tout, c'est vrai que ça génère du travail en plus. Et comme je disais tout à l'heure, le gestionnaire de crèche, au début, il est un petit peu couteau suisse tout seul. Il n'a pas beaucoup de monde autour de lui pour aller à la banque, encaisser ceci, encaisser cela. Donc, les flux de cash, de chèques, etc., ça ne simplifie pas forcément la tâche. C'est ça.

  • Speaker #1

    Et les banques, aujourd'hui, il y a des outils. Toutes les banques pro proposent aujourd'hui de faire du prélèvement CEPA. Donc, en fait, c'est quoi ? C'est simplement avoir un fichier bancaire qui regroupe tous les montants et toutes les familles à prélever. Donc, il faudra, bien sûr, au préalable, avoir mis les RIB des familles, leur faire signer un mandat. Mais une fois que ça, c'est fait, tous les mois, en fait, je vais directement prélever l'intégralité des familles à date fixe. Et surtout, je n'ai pas besoin de, comme tu dis, aller traiter un par un des différents types de virements,

  • Speaker #0

    de règlements, etc. Alors ça, c'est ton conseil sur le moyen de paiement. Donc c'est favoriser au maximum les prélèvements CEPA. Je rajoute aussi, quand on est obligé d'accepter des chèques CESU, parce que les familles ont besoin de les utiliser, c'est de leur demander, dans la mesure du possible, même d'imposer. de ne prendre que des chèques dématérialisés. Parce qu'en fait, il suffit de les échanger. Il y a des familles qui ont des chèques papiers, ce qui est quand même assez pénible pour la crèche à traiter. Mais en fait, ils peuvent très facilement les transformer en chèques dématérialisés. Et pour la crèche, c'est vraiment un gain de temps précieux. Parce qu'encore une fois, tous ces petits dossiers administratifs à gérer, toutes ces petites tâches, faire des dossiers de demande, de paiement des CESU, faire le courrier, etc. C'est quand même vraiment pas notre métier.

  • Speaker #1

    Et on peut combiner les deux. On peut très bien, comme tu dis, avoir les CESU de manière numérique et à côté de ça, faire le prélèvement du reste. Souvent, le CESU ne va pas payer l'intégralité de la facture.

  • Speaker #0

    Malheureusement.

  • Speaker #1

    Donc, on peut très bien combiner les deux. L'un n'empêche pas l'autre. Donc, l'idée, c'est qu'on fait d'abord l'encaissement des CESU. Et une fois que ça, c'est fait, on prélève le restant de la facture. Donc ça, d'ailleurs, on propose de prélever simplement le restant de la facture dans le fichier bancaire. Pas besoin d'aller... manuellement mettre qu'on veut prélever tant par famille.

  • Speaker #0

    Ok, donc premier conseil, c'est vraiment favoriser les moyens de paiement les plus simples et les plus fiables pour la crèche auprès de nos familles. Et ensuite, malheureusement, je vais quand même avoir des familles qui ne vont pas être prélevées ou qui vont avoir un compte non solvable, donc le prélèvement va être rejeté, ou bien qui ont refusé d'être prélevés et qui n'ont pas donné leur chèque ce mois-ci, etc. À ce moment-là, qu'est-ce que je fais ?

  • Speaker #1

    Eh bien, des relances. C'est... Les relances, une fois qu'on a détecté que la facture était en impayé, donc souvent c'est avec une date, on a mis qu'il y avait X jours pour régler la facture et on voit qu'il n'y a toujours rien, eh bien, il faut relancer des familles. Il ne faut pas avoir peur, je dirais, de relancer des familles puisque…

  • Speaker #0

    Les gens ont peur, tu sais de ça.

  • Speaker #1

    Je sais et je les comprends puisqu'on se dit, mais on va être vu encore une fois, quelqu'un qui va chercher l'argent, etc. Mais encore une fois, c'est… c'est quand même sur ça que repose le service. Il faut que tout tourne comme il faut pour qu'il n'y ait pas de grains dans l'engrenage. Et donc, il faut se dire que quand on va réclamer un impayé à une famille, c'est quand même la famille qui est en tort d'abord. Donc, si ça peut rassurer les structures, dites-vous, les gestionnaires, dites-vous que vous n'êtes pas en tort, vous avez fait tout ce qu'il fallait, la famille n'a pas pitié. Ça se trouve, c'est vraiment juste un oubli dans la majorité des cas.

  • Speaker #0

    Oui, c'est ça le truc.

  • Speaker #1

    Voilà, c'est « ah bah oui, j'ai pas fait le virement, j'ai juste oublié parce que j'étais en vacances, etc. » Si ça peut rassurer, dites-vous qu'à chaque fois presque c'est ça. Il y a des cas où c'était pas possible parce qu'il fallait attendre un petit peu, parce que la famille n'a pas eu le montant CMG tout de suite. Et donc là, je dirais qu'il faut être compréhensif, tout simplement. Et puis après, il y a des familles qui peut-être, ça va être ça tous les mois. Et là, je pense qu'il faut se mettre au clair avec ces familles-là. Parce que sinon, à la fin, ça ne va forcément pas bien finir. On n'a pas envie, encore une fois, d'aller dans un canal plus légal, dans des procédures. On n'a pas du tout envie de faire ça.

  • Speaker #0

    En fait, pour éviter ça, il faut réagir le plus vite possible. Et c'est vrai qu'au début, quand on démarre dans le métier, on a peur du conflit. On a peur de vexer les familles. On a peur de ne pas être assez humain. Donc, on va plutôt différer et se dire, je vais attendre encore quelques jours, etc.

  • Speaker #1

    Et ça s'aggrave.

  • Speaker #0

    Voilà, plus on attend, plus c'est difficile. On y met de plus en plus d'affect. On imagine des problèmes chez la famille, on se dit bah oui mais il n'a pas les moyens et ceci et cela. Et en fait, il y a quand même beaucoup de cas où comme tu dis, c'est parce qu'ils ont oublié ou pour des raisons x ou y qui peuvent se régler finalement assez simplement. Donc déjà, il faut écumer tous ces cas-là. Et on est déjà mieux, quoi. Donc, vraiment, enlever l'affect et se fixer une date. Les relances sont automatiques. Tout le monde est relancé en même temps. Et on a déjà une bonne partie des impayés qui vont être réglés de façon simple.

  • Speaker #1

    Puis, un tout dernier conseil aussi par rapport à ça. c'est de ne pas attendre le bilan de sa société pour se rendre compte qu'il y avait des impayés ou qu'on a oublié une fois.

  • Speaker #0

    Ça, ça sent le vécu. Tu as des crèches qui s'en rendent compte beaucoup trop tard.

  • Speaker #1

    Oui, il y en a qui attendent les bilans.

  • Speaker #0

    Ils ne se rendent pas compte qu'il y a des impayés jusqu'au dernier moment.

  • Speaker #1

    C'est ça. Donc, il faut bien avoir un fil. Voilà. Il faut vraiment qu'il y ait un compte client à côté. Il y a la famille, il y a le contrat de la famille, de l'enfant, des parents. Ça, c'est une chose. On va dire que c'est le côté humain. Et à côté de ça, compte client qui est là juste pour la facturation et ce compte client, il faut le suivre. Il faut qu'il y ait quelqu'un en comptabilité qui a ce Ausha. Souvent, on peut externaliser, bien sûr, mais si déjà, on a la possibilité d'avoir un œil dessus et de se dire « Ah oui, là, je sais que ce compte client, cette facture est en impayé, etc. depuis tant de temps, c'est déjà ça. »

  • Speaker #0

    Oui, déjà, avant que ça arrive jusqu'au comptable, suivre son compte bancaire et puis son outil de facturation et voir ce qui reste en impayé. Et ne pas attendre que ce soit trop tard. Parce que c'est vrai que, comme je disais au début de l'épisode, ce n'est pas notre sujet favori. Donc parfois, on peut rester longtemps, peut-être un mois, deux mois, voire trois mois. Et là, tu parlais même de certaines crèches qui mettent parfois près d'un an à temps de la clôture. C'est de mettre longtemps avant de se dire, tiens, mais en fait, ça fait un moment que je n'ai pas regardé où en sont les règlements de mes factures. Et c'est un peu se mettre des œillards. Donc, il vaut mieux regarder les choses en face. Parce qu'on va écumer déjà un certain nombre d'impayés. Et ensuite, il ne restera plus que les cas, soit des gens qui sont plus solvables, qui ont un vrai problème, ou soit les mauvais payeurs, on en a quand même. Comment on fait ? Qu'est-ce qu'on va faire quand on se retrouve dans cette situation ?

  • Speaker #1

    Je pense qu'il faut bien se couvrir légalement, que ce soit dans le contrat déjà de base, ou sur les factures, il y a des mentions légales à mettre et à bien indiquer aux familles. Donc, je pense déjà de bien se couvrir à l'avance.

  • Speaker #0

    faire le bon contrat et les bonnes mentions sur la facture.

  • Speaker #1

    Il ne faut pas attendre que ça arrive pour les mettre. On se dit, je ne vais pas mettre de pénalité, je sais que ça peut arriver une fois, deux fois. Mais en réalité, il vaut mieux tout mettre sur papier. Même si ça peut faire un peu peur, les familles vont comprendre. Et de toute façon, les familles, normalement, il n'y a pas de souci. Si elles règlent, elles n'auront pas de pénalité. Mais au moins, quand il y a vraiment des abus ou des mauvais payeurs, il ne faut pas qu'on soit perdant. en tant que structure.

  • Speaker #0

    Puis ça permet de s'appuyer sur quelque chose de formel, d'écrit. Donc, c'est important, encore une fois, pour être dans quelque chose d'objectif et pas dans une relation trop personnelle, trop affective, où c'est vrai qu'on se sent très prise à partie, en fait, en tant qu'entrepreneur, qu'en tant que gestionnaire. Moi, j'essaye de ne pas faire reposer ça sur l'équipe et la directrice parce que je trouve que c'est difficile d'accueillir un enfant.

  • Speaker #1

    Oui, c'est bien de se séparer les deux.

  • Speaker #0

    Oui, voilà, de gérer ça. Donc moi, en tant que gestionnaire, je prends ça sur moi. Je pense que c'est normal. Ça prend un peu au trip quand même, parce que nous, on a l'impression de ne pas être respecté, que notre travail n'est pas pris en compte. Et on ne sait pas trop ce que pense la famille. En tout cas, il y a peu de mauvais payeurs, mais il y en a. Et quand il y en a, c'est violent. Moi, j'en ai eu. Je peux te dire, je m'en souviens encore, la personne qui a toujours une bonne excuse, tu patientes et tous les mois, tu te dis non, mais là... Je comprends, elle a ci, elle a ça, etc. Puis tout d'un coup, elle te dit, en fait, j'ai une autre crèche, j'ai une crèche municipale qui m'a donné une place. Elle disparaît, elle avait tout prévu et elle s'en va avec trois ou quatre mois d'impayé. Et toi, tu te rends compte qu'en fait, il y avait un projet derrière.

  • Speaker #1

    C'était calculé. Toi, tu es déjà allée au juridique d'ailleurs ?

  • Speaker #0

    Est-ce que j'ai déjà fait des procédures ? Non, c'est vraiment ce cas-là, cette famille-là, c'est celle qui m'a le plus marquée parce que j'avais trouvé ça vraiment... mal intentionnée et j'étais vraiment hyper vexée.

  • Speaker #1

    C'est rassurant de se dire que tu n'as qu'un cas en tête sur toutes les structures et sur le nombre d'années où tu gérais les crèches.

  • Speaker #0

    Oui, sur les 17 ans. Après, j'ai eu des cas beaucoup plus faibles, de petits impayés ou des familles qui étaient vraiment en difficulté. Et là, ça ne met pas en péril ton activité. C'est des petits montants. Et en général, dans ces cas-là, on trouve des solutions. Et même... Souvent, la famille va faire un projet différent. Soit elle-même va dire qu'elle a la mamie qui va garder l'enfant. Il y a des choses qui changent. Mais dans ces cas-là, quand la famille est en difficulté, c'est un peu différent. Quand tu as quelqu'un qui te manque de respect, ce n'est pas la même chose. On a des mauvais payeurs. On en a très peu, heureusement. Quand on en a, comme tu dis, c'est quand même important d'être armé, d'avoir fait le bon contrat. d'avoir fait les bonnes factures, etc. Donc, je pense que c'est aussi pour ça. Tu sais que je n'ai pas eu tant de problèmes que ça. C'est parce qu'en fait... on avait une gestion assez carrée et des bons outils pour se défendre. Donc ça se passait bien, on avait des bons rapports avec les familles et tout. Et c'est vrai que malheureusement, tu te souviens toujours du truc qui s'est mal passé.

  • Speaker #1

    C'est vrai, oui.

  • Speaker #0

    Donc ça marque. Alors est-ce que parmi tes utilisateurs, tu as des retours justement ? Est-ce que tu sais si j'ai plutôt de la chance ou si c'est généralement le cas ? Est-ce que tu as des retours sur les taux d'impayés de tes utilisateurs ?

  • Speaker #1

    Souvent, quand des utilisateurs viennent nous voir pour des problèmes d'impayés, pour comment les gérer, etc., c'est souvent les mêmes qui vont avoir des impayés tout le temps, sur plusieurs années. Donc je dirais que c'est vraiment dans des zones, ça dépend vraiment des zones où on est. Et peut-être pas que, parce que si c'est à chaque fois les mêmes structures qui reviennent nous voir, c'est peut-être que finalement il y a encore des verrous à mettre, ou il y a encore une chose à changer, peut-être être plus direct avec les familles.

  • Speaker #0

    C'est un peu toujours les mêmes. Voilà,

  • Speaker #1

    je dirais que c'est plutôt toujours les mêmes. Est-ce que c'est parce que c'est la zone ou parce que c'est le process qui n'est pas forcément bien mis en place ? Je n'ai pas la réponse exacte, mais ça doit être un peu des deux.

  • Speaker #0

    Après, il y a un impayé peut-être sur lequel nous, on est un peu focus, les crèches, c'est l'impayé du mois d'août, parfois même le mois de juillet.

  • Speaker #1

    Ah bah oui.

  • Speaker #0

    Que tu connais bien. Oui, tout à fait. Est-ce que tu peux en dire quelque chose ? Est-ce que tu as un retour là-dessus d'expérience ? Oui. Excuse-moi. pour les auditeurs, pour rappeler un peu cette problématique du mois d'août et même du mois de juillet, c'est que les parents, ils se disent « Attends, moi, je n'ai pas envie de payer cet été, alors je ne suis pas là. Mon enfant, il entre à l'école en septembre, donc ni vu ni connu. Je vais partir en vacances en juillet, voire un peu avant, et puis je ne paye pas les deux derniers mois. » Bon, parfois, c'est que le mois d'août quand on a de la chance. Mais voilà, c'est comment bétonner en fait. Ce mois d'août, parce qu'on en avait parlé dans l'épisode sur les modes de facturation, si on privilégie un lissage, dans ce cas, la famille, elle paye tous les mois la même chose. Et donc, le mois d'août, il est dû puisqu'il est compris dans notre lissage.

  • Speaker #1

    Tout à fait. Donc, encore une fois, commencez par bien expliquer aux parents ça, parce que des fois, c'est des parents qui ne comprennent pas, alors qu'on leur avait peut-être dit au début, mais parce qu'ils ne comprennent pas... ils vont encore plus se dire, non, mais je ne vais pas payer cette facture parce que mon enfant, il était là une semaine au mois d'août. Donc vraiment, leur expliquer que, je reprends à chaque fois mon petit exemple, c'est un peu comme sa facture électricité où en été, on paye autant qu'en hiver alors qu'on ne consomme pas de la même manière, c'est parce qu'on a lissé sur toute l'année. Donc réexpliquer ça de manière simple aux parents. Vraiment, c'est le premier conseil pour éviter que les parents se questionnent sur pourquoi. Et ensuite... se couvrir. Alors nous, ce qu'on voit, c'est qu'il y a souvent, ça peut être des dépôts de garantie qui sont mis en place. Après, il y a plein de noms, ça peut être des accomptes, des cautions, des arbres. Tout ça, je les regroupe un peu dans le même panier, même si légalement, ce n'est pas exactement la même chose. Mais l'idée, c'est d'avoir un dépôt de garantie qui peut couvrir au cas où la famille se volatilise. Au 31 août, elle ne donne plus aucune nouvelle. Souvent, quand c'est l'enfant qui rentre à l'école, on se dit que l'année d'après, il ne va pas venir en crèche.

  • Speaker #0

    C'est ça, c'est souvent cette année-là. Et donc, oui, c'est vrai qu'on utilise le dépôt de garantie, qu'on appelle souvent caution en crèche. Et en fait, on va venir l'utiliser comme moyen de paiement de la dernière facture. Et puis, il y a aussi, bien sûr, tout ce qu'on va prévoir dans notre règlement de fonctionnement pour expliquer tout ça aux parents. Donc, c'est ce que tu dis, c'est vraiment être transparent, expliquer les choses. Avoir des règles simples, lisibles, qui sont faciles à expliquer, mais aussi faciles à comprendre. Et c'est comme ça qu'on va pouvoir réduire au maximum nos impayés. En général, ça se passe bien quand même, dans la globalité des cas. Mais c'est vrai que la procédure, tout ce qu'on met en place en fait pour faire les choses de façon très systématique, récurrente, simple, c'est ça qui va vraiment améliorer les choses, fluidifier, mettre de l'huile dans les rouages. Donc c'est vraiment... Avoir de bons outils, un bon process qui va nous sauver et nous permettre de retrouver nos sous à la fin de l'année. Tu souhaites ça à tous nos auditeurs, Antoine ?

  • Speaker #1

    Je souhaite en tout cas que ce ne soit pas un problème ou un poids. Vraiment se dire que ça fait partie du travail, mais il ne faut surtout pas que ce soit un poids du quotidien. Donc, pour éviter que ce soit un poids du quotidien, mettre en place les process comme tu viens de dire et tout ira beaucoup mieux après.

  • Speaker #0

    On va conclure là-dessus. Je pense que... C'est vraiment ça le message et c'est aussi pour ça qu'on a créé cette petite série d'épisodes mensuels sur la gestion administrative des crèches. C'est que ce n'est pas notre cœur de métier quand on ouvre une crèche, on ne fait pas ça pour gérer des factures et du recouvrement. Mais c'est le nerf de la guerre, donc autant le faire d'une façon simple et efficace. Et si on a des process récurrents et des outils efficaces, ça ne va pas être un poids, une charge. Ça doit sortir de notre charge mentale. Une fois que c'est mis en place, et ça peut se mettre en place de façon simple, très rapidement, ça va devenir quelque chose d'automatique. Et même si on a un outil informatique comme Nico, on va pouvoir faire tout ça en un seul clic. Et là, c'est encore mieux. Donc, je ne saurais que recommander aux auditeurs vraiment de travailler sur leur process de facturation, de suivi des factures et du recouvrement pour que ça devienne une simple formalité et que ce ne soit plus du tout un stress. Je te remercie beaucoup d'être venu sur le podcast ce mois-ci encore et je te dis à très vite. On se revoit le mois prochain.

  • Speaker #1

    Je te remercie. Oui, on se revoit le mois prochain avec grand plaisir.

  • Speaker #0

    Bon, toujours au rendez-vous Antoine. Allez.

  • Speaker #1

    A bientôt.

  • Speaker #0

    Salut Antoine. Merci d'avoir écouté cet épisode jusqu'au bout. J'espère qu'il t'a plu et que tu en ressors inspiré. Si c'est le cas, abonne-toi pour ne rater aucun épisode. Parles-en autour de toi et surtout laisse-moi une note 5 étoiles et un avis sur Apple Podcasts ou Spotify. A la semaine prochaine !

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