- Speaker #0
A quoi ressemblerait ta crèche si tu pouvais t'entourer des meilleurs ? Moi, c'est ce que j'ai fait. Pendant les 15 dernières années, de la crèche collective associative à la micro-crèche privée, j'ai tout expérimenté. La petite enfance est un métier à forte contrainte, mais aussi à forte valeur ajoutée. Avec les meilleurs psys, pédiatres, directeurs pédagogiques et les meilleures formations, j'ai pu développer la qualité d'accueil et la qualité de vie au travail. Alors si toi aussi tu es motivé par la qualité, Bienvenue dans Références Petite Enfance, bienvenue dans ton podcast. Salut la petite enfance, aujourd'hui on se retrouve dans un épisode spécial de notre série sur la gestion des micro-crèches, comment l'optimiser, comment la rendre plus légère et plus efficace. C'est le rendez-vous des pros qui veulent arrêter de s'arracher les cheveux sur leur tableau Excel. Et notre invité du jour, c'est le spécialiste de la gestion administrative des crèches, il a fondé Miko. Alors aujourd'hui avec... Antoine Maclouf. On va aborder un sujet très en vogue ces dernières années, c'est le zéro papier. Alors est-ce que le zéro papier c'est vraiment vertueux ? Antoine m'a promis qu'il allait parler du zéro papier avec zéro bullshit dans l'épisode d'aujourd'hui. Bonjour Antoine !
- Speaker #1
Salut Amal ! Et oui je te confirme que ce sera sans filtre aujourd'hui.
- Speaker #0
Bah oui parce que chez Miko forcément vous avez étudié ça de fond en comble, vous auriez pu vous contenter en fait d'être un CRM, un gestionnaire de clients donc en fait... pour une crèche, ce serait, on aurait comme ça les inscriptions, les tarifs, puis on ferait les factures, et puis dans le temps, sur ces logiciels-là, après, on imprimait les factures, on les mettait dans une petite enveloppe. Donc, il n'y avait pas cet aspect zéro papier. Vous auriez pu rester un simple logiciel de crèche, comme on dit dans notre métier. Mais en fait, vous êtes allé beaucoup plus loin. Qu'est-ce qui vous a poussé à investiguer de ce côté-là, du zéro papier ?
- Speaker #1
Tout d'abord, on a fait un petit constat quand on a commencé à être dans le domaine. Donc, petit rappel très rapide, c'est une crèche en particulier qui nous a demandé de créer un logiciel et en faisant l'étude et en allant un peu plus loin dans le domaine, on a échangé avec plein de structures. Donc ça, ça remonte il y a un peu plus de huit ans et on a fait ce constat que la petite enfance, il y avait beaucoup, beaucoup de choses à faire en termes de dématérialisation et les crèches, à ce moment-là, ne se rendaient pas forcément compte que, ah ben tiens ça, pourquoi l'avoir sur papier ? ça pourquoi est-ce qu'on l'imprime finalement ? Il y a des choses qui je pense étaient très mécaniques, on a toujours fait ça comme ça, on n'a pas forcément envisagé d'avoir d'autres solutions et nous avec notre œil un peu informatique, on s'est dit tiens on va essayer de proposer des nouvelles choses et on va reprendre un peu tout ce qui se fait aujourd'hui sur papier, on est allé dans les crèches en observant tout simplement, en disant est-ce qu'on peut juste... rester voir avec la pro là qu'est-ce qu'elle va faire dans la journée, avec la direction, avec un peu tout ce personnel là. Et nous, de notre côté, on notait, on se disait, tiens, là, encore un papier, mais pourquoi ils impriment ça ? Et avec ce constat-là, on s'est dit, tiens, notre logiciel, finalement, il peut intégrer beaucoup, beaucoup plus de choses.
- Speaker #0
C'est vrai que même moi qui suis quand même assez forte en administratif et je n'ai pas trop la phobie administrative, C'est vrai que j'ai remarqué qu'on se pose tout le temps la question en crèche de... Qu'est-ce qu'on doit garder ? Qu'est-ce qu'on doit imprimer ? Qu'est-ce qu'on doit conserver ? Où est-ce qu'il faut les classer ? Combien de temps ?
- Speaker #1
Non, mais tu as raison. Il y a ça aussi, je pense, aussi le côté rassurant de dire « Bon, vu qu'il y a quand même certaines législations qui nous disent qu'il y a des données, vous devez les avoir. » Je pense que tu as tout à fait raison. Ça a aussi incité un peu les crèches à se dire « Dans le doute, je le garde là, ici, mais juste au cas où. »
- Speaker #0
Puis souvent, on le garde aussi au siège, donc on a des doublons. Parce qu'il y a l'assistante administrative ou le gestionnaire qui imprime, qui met dans un classeur au siège. Et puis, il y a la directrice qui fait le double, en fait, sur l'établissement. Et puis, parfois, on se rend compte que dans l'établissement, on a 10 ans d'archives qui n'ont pas bougé, qui ont pris la poussière. Alors, bien sûr, on se dit, bon, allez, on va faire le tri. Sauf que c'est chronophage et fatigant, en fait, de devoir faire le tri à postériori en se disant, bon, qu'est-ce que je garde, qu'est-ce que je ne garde pas ? Alors moi, j'avais une façon de faire, c'est que je fais des boîtes d'archives avec marqué dessus, en fait, la durée. Donc je mets, par exemple... traçabilité, cuisine, temps d'année. Je fais ma boîte selon le thème. Et puis du coup, la directrice, elle doit à chaque fois faire son roulement d'archives elle-même. Donc, je n'étais pas passée au zéro papier. Je sais qu'il y a des crèches qui l'ont fait, qui ont sauté le pas, notamment avec vous. Je sais que vous avez fait un gros chantier avec Fanny Schoessler, notamment, que je connais bien de chez Norséa. Et du coup, je pense que tu vas pouvoir nous faire un retour concret sur les avantages, les inconvénients. Déjà, à quoi ça sert de passer au zéro papier ?
- Speaker #1
Alors, le premier retour, qu'on a eues en passant au zéro papier, c'est un peu ce que tu me dis là, et encore, toi, tu es très organisé, mais c'est le côté, les étagères d'archives, c'est trop galère de les avoir, qui a mis quoi où, etc. Ça, c'est à chaque fois le premier retour qu'on a. On essaye d'être ordonné ou pas, mais ce n'est pas toujours simple. Des fois, on est tellement dans l'opérationnel que le côté rangement, il peut passer après. Et c'est compréhensible parce qu'on n'a pas envie de passer sa journée à classer, à trier des papiers, alors qu'on a les enfants et les familles à côté.
- Speaker #0
On se dit, je le ferai plus tard. Donc, on fait une pile et puis ça s'empile. Et puis, au bout d'un moment, ça devient un peu du grand n'importe quoi. Le côté, je le ferai plus tard, ça peut être très, très long le plus tard. Donc parfois, ça devient de la procrastination. Puis après, classer six mois de papier, c'est vraiment agaçant.
- Speaker #1
Et surtout, ça peut libérer de la place parce qu'il n'y a pas très longtemps, c'était une grosse crèche qui nous a dit maintenant, j'ai libéré, j'ai une nouvelle pièce parce qu'en fait, il y avait une pièce qui ne servait qu'aux archives. Et maintenant, j'ai une nouvelle pièce qui peut servir de bureauterie, qui peut servir pour mettre des activités, des affaires. Tout et n'importe quoi, mais pas juste des papiers qu'on garde pour garder.
- Speaker #0
C'est clair. C'est vrai que le volume, après, il va être différent selon la taille de la crèche. Parfois, même une petite crèche, justement, peut stocker des tonnes de papiers, alors qu'elle n'a pas forcément autant de berceaux que ça. Mais du coup, oui, même un petit volume pour une petite crèche, on peut en faire quelque chose. Donc, effectivement, il y a l'aspect ordre, comme tu disais, le classement et tout ça qui vient en moins, qu'on n'a plus à faire. Et puis, il y a vraiment le volume, la place qu'on libère. pour peut-être le matériel de la crèche.
- Speaker #1
Je voudrais rajouter aussi qu'en plus, on parlait de législation, en fait, on ne sait pas trop combien de temps on doit garder, etc. Alors, on le sait un peu parce que c'est écrit quand même dans la loi, en fait, il faut entre 3 et 5 ans après le départ de l'enfant, selon le type de données qu'on garde. Il y a des données fiscales, par exemple, qu'il faut garder plus longtemps. Il y a des données de santé qui sont aussi différentes, etc. On va dire qu'en moyenne, c'est entre 3 et 5 ans, ces données-là, qu'on doit conserver. Et c'est difficile de se dire, ça, j'en ai plus besoin. Ah, mais ça, c'était telle année, donc c'est bon maintenant. Et avec tout le côté législatif, ça fait un petit peu peur.
- Speaker #0
On a toujours peur de se tromper, oui.
- Speaker #1
Voilà, c'est ça.
- Speaker #0
Alors, est-ce que tu as d'autres points positifs, justement, dans ce qu'on peut gagner à passer par le zéro papier ?
- Speaker #1
Déjà, il y a un énorme gain de temps pour les équipes. Ça évite de refaire à la main chaque contrat, devis, autres documents. On va dire les équipes côté administration. Les équipes... auprès des enfants, il y a tout le côté transmission. Évitez de devoir noter toutes les transmissions sur papier. C'est tellement plus pratique et plus rapide d'avoir tout ça de manière numérique. Et surtout, après, de conserver pour la traçabilité. C'est beaucoup plus fluide et si jamais il y a un souci, si jamais il y a un contrôle ou autre, c'est tellement plus facile de retourner à telle date. Je me souviens, il y avait un litige une fois avec une famille concernant les siestes de l'enfant. et la PMI avait besoin de voir avec la crèche qu'est-ce qui se passait, etc. Et heureusement, on pouvait remonter jour par jour et se dire, non mais là, ce jour-là, l'enfant était à la crèche et il y avait bien une sieste, il a bien dormi et ça a servi quand même à faire en sorte que la crèche puisse prouver que non, regardez, nous, on a fait le suivi qu'il fallait. Je crois que ça a débouché de manière positive pour la crèche.
- Speaker #0
C'est un exemple qu'on retrouve, nous, sur le terrain, c'est-à-dire qu'on est contrôlé. Moi, je sensibilise beaucoup les personnes avec qui je travaille. C'est attention, en cas de contrôle, si on fait tous ces papiers, c'est aussi pour pouvoir se justifier, justifier de ce qui s'est passé, retrouver l'historique et puis pas forcément se justifier. D'ailleurs, parfois, on va faire face à un problème, mais en tout cas, on va pouvoir retrouver ce qui s'est passé. Alors, bien sûr qu'on peut retrouver ce qui s'est passé sur un papier, c'est sûr, mais il y a plus de risques de perte. On peut perdre un papier, on peut mal le classer. Il peut être dans un fichier qu'on ne retrouve pas. et puis il faut fouiller un peu quand même pour retrouver les notes. Alors, quand on est très organisé, on retrouve, moi, j'ai toujours retrouvé mes papiers. Je n'aime pas tellement conserver des tonnes de papiers, mais quand la PMI m'a consultée, m'a interrogée, j'ai toujours retrouvé tous mes papiers, mais je pense que c'est quand même une charge en plus. Ceci étant dit, justement, tu vas peut-être pouvoir me répondre sur ce point, c'est que je peux perdre un papier, mais je peux peut-être perdre aussi mes archives numériques. C'est quoi le backup ? C'est quoi la garantie que je vais avoir si je commence à mettre des choses sur un... On appelle ça un drive, on dit c'est dans les nuages, c'est dans le cloud. Que ce soit sur Miko ou ailleurs, d'ailleurs, moi j'avais une Dropbox. Du coup, est-ce que ça dépend des entreprises ? Est-ce que Miko ou un autre, c'est la même chose ? C'est quoi les risques de perte ?
- Speaker #1
Tout d'abord, on a des contraintes légales. En tant que nous, fournisseurs de logiciels, on ne peut pas faire n'importe quoi avec les données. Par exemple, on a des certificats pour... voire héberger des données de santé. Ça, c'est un certificat français et ça permet d'avoir des contraintes techniques. Je ne vais pas rentrer vraiment dans le détail technique, mais des contraintes sur les serveurs qu'on utilise, sur la façon dont on sauvegarde les données. Donc déjà, on a des contraintes qui existent pour un peu rassurer, heureusement qu'il y a ça. Ensuite, il faut se dire aussi qu'il y a toujours des sauvegardes. Donc un serveur, finalement, si on revient à la base, c'est comme... une énorme clé USB, je schématise vraiment beaucoup. Mais c'est comme une énorme clé USB qui est branchée quelque part. Et en fait, finalement, ce n'est pas tout à fait dans le cloud. Le cloud, ce n'est pas dans les nuages, c'est juste le moyen d'aller chercher l'information. Mais à la fin, il y a quand même cette clé USB physique. Alors, c'est un gros serveur.
- Speaker #0
Oui, c'est-à-dire qu'il y a une mémoire comme un disque dur quelque part.
- Speaker #1
C'est ça. Et ça, ça doit être ultra sécurisé parce que c'est ça qui peut avoir des problèmes, on va dire environnementaux. Imaginons une submersion parce qu'il y a un dégât des eaux ou ce genre de choses. Il faut choisir des serveurs ultra performants et ultra sécurisés dans cette manière-là. En plus, il y a des réplications de données. C'est-à-dire que si un jour, il y a un problème avec un serveur pour cause d'un incendie, c'est arrivé à un autre serveur il n'y a pas très longtemps, sans le citer, mais il y a un incendie, pour ne pas perdre les données, il faut qu'il y ait une... deuxième sauvegarde de ces données, au moins quelque part. Nous, on utilise des serveurs qui sont en France, à Paris notamment, mais qui sont sur différentes zones géographiques pour limiter les risques.
- Speaker #0
Tu vas avoir deux serveurs dans ta boîte et ils ne vont pas être au même endroit. Tu restes un fournisseur local, tu ne mets pas tes données en Chine. C'est ça. Et ça, on y est très attaché aussi en France et dans la petite enfance. Ça fait partie du développement durable. C'est une entreprise française qui stocke ses données en France. Et pour autant, tu vas avoir plusieurs lieux de stockage pour au cas où si tu as un backup qui saute, tu peux faire appel à l'autre. Donc la crèche, elle ne perd pas l'ensemble de ces données.
- Speaker #1
Et en plus de ça, il y a des sauvegardes récurrentes qui sont faites même plusieurs fois par jour. Après, une fois qu'une donnée est supprimée, il y a des obligations légales avec tout ce qui est RGPD notamment, etc. où là, les données sont complètement supprimées quand il y a la demande de suppression des données. Et enfin, nous, en tant que... concepteurs, on va dire, de logiciels, on fait en sorte que ce soit facile pour les utilisateurs de récupérer les données, de les enregistrer, de les exporter. Donc nous, on fait tout pour que chaque chose qu'on enregistre sur Miko, on puisse après l'exporter si on veut avoir son propre petit fichier Excel ou mettre sur son propre serveur ou sa propre clé USB. On peut le faire et au moins on limite au maximum la perte de données. On va dire que par rapport au papier, on a quand même beaucoup d'avantages sur ça.
- Speaker #0
On en a parlé aussi Merci. Dans un épisode précédent, il y a la possibilité de mettre en place une information très transparente des parents en temps réel sur certains points. Donc si les auditeurs n'ont pas entendu cet épisode, vous pouvez aller l'écouter. C'est un épisode sur les transmissions numériques, les bonnes pratiques justement de transmission numérique pour trouver le bon cadre de travail parce qu'on peut avoir envie d'être transparent avec les parents sans générer un excès non plus de connexion. une sorte d'obsession chez le parent qui veut absolument savoir tout ce qui se passe à la minute. Donc, on avait parlé de comment trouver le bon cadre. Je pense qu'il y a aussi justement cette facilité dans le zéro papier de pouvoir mettre en place un système un peu hybride de transmission avec les parents.
- Speaker #1
D'ailleurs, en parlant de ça, le fait d'avoir le côté un peu numérique, ça aide à la transparence avec les parents puisqu'ils voient certaines infos. On ne va pas refaire l'épisode, mais on peut choisir un peu ce qu'on communique. Sur papier, il y a un peu ce côté, la crèche l'a noté dans son coin, nous l'a dit le soir.
- Speaker #0
Oui, on ne montre pas le papier, c'est vrai. On cache notre copie.
- Speaker #1
Exactement.
- Speaker #0
C'est vrai que nous, on dit aux équipes, il ne faut pas qu'ils regardent le papier. C'est le papier de la crèche. Il peut y avoir des informations qui ne concernent pas le parent. C'est un classeur où il y a d'autres enfants, etc. Donc, c'est vrai qu'il y a un côté, je cache ma copie. Oui, c'est vrai, tu as raison. même si ce n'est pas un manque de transparence en soi, mais c'est l'impression que ça peut donner.
- Speaker #1
Bien sûr, on sait bien que... Des fois, c'est juste parce qu'on n'a pas envie de montrer la façon dont on écrit. Voilà, exactement.
- Speaker #0
Du coup, là, j'ai pas mal de points positifs. Je ne sais pas si tu en as à rajouter, mais j'ai noté les galères de classement. Donc, avoir plus d'ordre, éviter les galères de classement. J'ai noté qu'on libérait beaucoup de places. Selon les cas, ça peut être plus ou moins de volume. En tout cas, il y a un vrai volume qui est gagné pour ranger autre chose. Il y a la gestion de toutes les obligations légales et administratives. C'est-à-dire qu'en utilisant le logiciel plutôt que mes placards... automatiquement, je respecte les délais administratifs de conservation selon les papiers. Donc, chaque document va conserver la bonne durée. Je vais respecter aussi mes obligations RGPD, la confidentialité des données personnelles, les formats, etc. Donc, ça m'évite aussi toute cette réflexion sur qu'est-ce qu'il faut faire, dans quelle durée, etc. Et puis, ça me permet aussi d'avoir une très bonne traçabilité, notamment si je suis contrôlée. Donc, tout ça, c'est effectivement des garanties qui sont top, en fait, grâce à l'utilisation du numérique. Alors, je sensibilise les auditeurs. Attention, vraiment, là, Antoine, tu en as parlé sur la réglementation concernant les données de santé, notamment le RGPD et tout. Vraiment, on peut faire beaucoup de choses nous-mêmes sur Excel, sur Alamano, etc., mais il faut vraiment, vraiment faire très attention avec les données qu'on conserve et qu'on communique aussi. c'est quand même un secteur qui est très spécifiques où il y a des données sensibles, personnelles et de santé. Donc voilà, fin de la parenthèse là-dessus. Donc avec tout ça, ça fait beaucoup de points positifs. Maintenant, moi, je me pose quand même cette question de l'intérêt réel de stocker sur Internet. Pourquoi ? Parce que comme je me suis beaucoup intéressée au développement durable, c'est vrai que souvent, on m'a dit, c'est bien gentil de moins imprimer pour ne pas couper des arbres, etc. On économise du papier, etc. Sauf qu'en réalité, il s'avère que le stockage des données, on m'a dit, attention, stocker des mails, etc. C'est de l'énergie, c'est de la consommation d'énergie. Alors, est-ce que tu peux me dire si c'est de l'info ou de l'intox ? Est-ce que vraiment, le numérique, c'est vertueux d'un point de vue énergie ? C'est quoi le problème de l'énergie, de la consommation d'énergie, etc. ?
- Speaker #1
Le numérique, évidemment, il n'est pas 100% clean. Ce n'est pas neutre, même si nous, on utilise encore une fois des serveurs qui... eux-mêmes, pour fonctionner, sont neutres, mais en soi, on utilise quand même de l'énergie. Et ce qui est, on va dire, le plus en termes de consommation, c'est vraiment les flux de données. Ce n'est pas tant en soi le stockage même, puisque aujourd'hui, c'est assez facile, entre guillemets, de stocker et de ne pas trop polluer avec des données qui sont juste stockées. Mais par contre, c'est les échanges. Donc, c'est quand on va chercher une donnée, envoyer une donnée, et ça, c'est ça qui... prend le plus ce qu'on appelle de bande passante et qui pollue le plus finalement. Et c'est notamment, par exemple, les photos vidéo. Envoyer une photo ou télécharger une photo, ce n'est pas du tout la même chose que juste enregistrer les informations, le nom, prénom d'un enfant. Ça, ce n'est rien, entre guillemets, en termes de volume de données et ça ne prend pas énormément. Mais par contre, des photos qui font plusieurs mégas, là, c'est là où ça prend beaucoup. Et nous, c'est notre responsabilité aussi d'optimiser ça. Donc en tant que concepteur, et nous on a une équipe technique qui est vraiment compétente sur ça, qui a un passé sur tout ce qui est échange de données, qui a travaillé sur beaucoup de thèmes autour de ça. Et aujourd'hui, ils sont capables d'optimiser au maximum les photos, notamment les vidéos, quand on en envoie via Miko. Nous ce qu'on fait, c'est qu'on a des outils de compression et de décompression. on essaye de faire en sorte que la qualité reste bonne quand on a la photo mais que si jamais on doit la partager on peut trouver d'autres solutions, je ne vais pas aller dans le détail technique, mais qui permettent de réduire un peu tout ça.
- Speaker #0
Sans aller dans le détail technique, mais c'est vrai que j'avais fait un épisode, l'épisode 55 en mai 2024, avec Anaïs Baumgarten, qui est vraiment très spécialisée justement sur toutes ces questions de développement durable. Et justement, elle avait beaucoup parlé de ça. Comment on fait pour réduire le volume des photos et des vidéos. Et en t'écoutant, je me dis que même moi, tu vois, si je dois dire coucou à ma copine ou à ma maman... Sur WhatsApp, il vaut mieux que je lui écrive un petit coucou plutôt que de lui envoyer un vocal ou une vidéo ou une photo où je fais coucou. Il vaut mieux écrire coucou.
- Speaker #1
Oui, ça sera moins lourd, c'est sûr. Et au-delà de ça, il y a aussi après la conception même des serveurs, ce qu'on appelle nous l'architecture des serveurs. Pour aller encore plus technique, c'est ce qu'on appelle la scalabilité. Et en fait, je peux faire un peu un exemple, un parallèle avec quand on est dans une pièce et qu'il n'y a plus personne et que les lumières s'éteignent. où en fonction du nombre de personnes, il y aura plus ou moins de lumière. C'est un peu ça finalement que nous on fait, et ça permet d'économiser des serveurs de la ressource et de l'énergie, donc en fonction de la demande. Donc forcément, à 3h du mat, il y aura moins de personnes sur Miko, forcément, même si on a quelques dom-toms qui sont à l'autre bout de la planète et qui sont toujours là, mais on a besoin de moins de ressources pour que Miko fonctionne.
- Speaker #0
Mine de rien, c'est très important pour les crèches dont on parle. Ça a l'air un peu, tu me dis, oui, c'est technique. Tu as peur peut-être de perdre un peu les auditeurs. Mais tu sais que quand on ouvre une crèche et après, quand on est gestionnaire, en fait, on a des arguments aussi pour convaincre et on a des convictions, des valeurs. Enfin, tu vois, le marketing reflète aussi nos valeurs personnelles. Quand de plus en plus de crèches se disent être justement durables, green, etc. Oui,
- Speaker #1
c'est vrai.
- Speaker #0
Voilà, en fait, c'est des questions qui se posent. C'est-à-dire que quand tu dis je suis une crèche durable, je suis une crèche verte, etc., c'est quoi ? Qu'est-ce que tu mets en avant ? Est-ce que c'est juste des mots ? Ou est-ce que derrière, effectivement, tu es allé voir les pratiques de ton fournisseur alimentaire, les pratiques de celui qui conserve tes données, de ton logiciel, etc. Donc, en fait, c'est vrai que nous, c'est intéressant qu'on sache comment ça se passe derrière, derrière notre prestataire. Que fait, par exemple, notre gestionnaire de données comme toi ? pour pouvoir après affirmer des choses sur notre site internet. Quand les parents nous demandent, voilà, c'est quoi, pourquoi vous dites que vous êtes durable ? Moi, je trouve ça vraiment important de pouvoir justifier comment on a fait pour choisir nos partenaires, en fait, et vraiment se dire qu'on a appris, voilà, des entreprises locales qui font des démarches vertueuses, etc. Ça, je te le dis juste pour que tu saches que c'est vraiment important pour les crèches, ces histoires de développement durable. Pour finir sur cet épisode, Antoine, je me demande un petit peu qu'est-ce que je vais pouvoir finalement optimiser si je veux aller au bout de ma démarche zéro papier ? Je pense qu'il y a des crèches qui le savent, qui l'ont fait. Je parlais de Narcea tout à l'heure. Du coup, tu as un vrai retour d'expérience avec certains de tes clients. Est-ce que tu peux me faire une petite liste, me donner des exemples de tout ce que je vais pouvoir gérer de façon automatisée, numérisée ? sans avoir à me prendre la tête, moi, à imprimer mes feuilles tous les jours, etc.
- Speaker #1
Le meilleur moyen d'ailleurs de tester ça, c'est de faire en sorte que l'imprimante soit en panne une fois ou de ne pas remplacer l'encre et on se rend vite compte que, ah oui, mais c'est vrai que ça, on l'imprime, ça ne sert à rien, etc.
- Speaker #0
Tous les lundis, tu sais, ou les vendredis soirs ou les lundis matins, on donne à notre équipe toutes les feuilles de la semaine. Donc, il y a tout ce temps d'impression, de classement, de mettre les feuilles dans la bonne pièce, etc.
- Speaker #1
Eh bien ça, c'est du temps économisé. et en termes de tout ce qu'on peut remplacer aujourd'hui, en tout cas, et on a encore plein d'idées et plein de choses qu'on voit. Nous, on a une petite liste qu'on voit au quotidien. Ce qu'on voit le plus, c'est les feuilles de transmission ou les cahiers. Réellement, ça, c'est la première chose que vraiment on a pu changer dans les crèches et on est vraiment content que ça marche de mieux en mieux. En tout cas, les gens sont sensibles à ça et se disent « Ah oui, c'est vrai que je n'ai plus besoin d'écrire toutes ces transmissions. »
- Speaker #0
Ok, donc pour les feuilles de transmission, je redis que ce que j'ai dit tout à l'heure, il y a un épisode qu'on a fait là-dessus, donc vraiment les auditeurs, n'hésitez pas à l'écouter parce que c'est vrai que moi, j'étais un peu sceptique, je te l'ai dit dans l'épisode et puis tu m'as convaincue. Il faut vraiment réfléchir, penser au cadre de travail, donc comment on va utiliser cet outil et c'est ça qui fait la différence. Ce n'est pas juste mettre ça sur un logiciel et sur une tablette, c'est aussi comment on va penser l'utilisation de l'outil. Donc voilà, un sujet qu'on a beaucoup. creuser dans cet épisode avec Antoine. Ensuite, qu'est-ce qu'on peut faire d'autre ?
- Speaker #1
On a tout le côté administratif, où là, je pense au contrat, au devis. C'est tout bête, mais à chaque fois qu'on fait un nouveau devis, des fois, on veut l'imprimer pour le montrer aux parents. Le contrat, quand on veut le faire signer, on peut faire tout ça de manière électronique, maintenant. Les factures et tout ce qui est mandat aussi, par exemple, s'il y a un mandat de prélèvement, plus besoin de faire signer ça et de l'imprimer encore une fois. les factures, il n'y a plus besoin de donner les factures. À une époque, même la CAF demandait les factures pour le remboursement, etc. Heureusement, il n'y a plus besoin de tout ça. Donc, si même la CAF est passée à la dématérialisation, eh bien, j'invite toutes les crèches à y passer aussi.
- Speaker #0
Ah oui, si c'est la CAF maintenant qui nous montre le chemin de l'innovation, là, c'est vraiment un grand pas en avant.
- Speaker #1
Exactement. OK.
- Speaker #0
Donc, on a toute cette partie contrat de vie, facture, mandat de prélèvement. Quoi d'autre ?
- Speaker #1
Ce qui prend beaucoup de place, c'est les préinscriptions et les dossiers des familles, puisque, en général, on a plein de documents, plein de formulaires.
- Speaker #0
Les justificatifs, les formulaires.
- Speaker #1
Exactement. Donc ça, c'est des gros dossiers. Pareil, on peut le numériser, on peut l'avoir, on peut le classer, retrouver beaucoup plus facilement, même si on a bien fait notre travail. Des fois, on aimerait bien retrouver une préinscription qu'une famille nous a faite il y a un an et qui revient vers nous aujourd'hui. C'est quand même plus simple. Voilà, c'est de manière numérique.
- Speaker #0
Ça, c'est le côté vraiment CRM du logiciel. Et puis, si la famille, dans son dossier d'inscription, m'envoie ses justificatifs par mail, au lieu de les imprimer pour les mettre dans le classeur, donc je n'ai plus besoin de les imprimer. En fait, je les mets directement dans le logiciel.
- Speaker #1
Exactement. Et tu parlais du doublon aussi avec les équipes. Mais s'il y a des équipes qui doivent être informées, des autorisations tout simplement. Est-ce que l'enfant peut être maquillé ? Est-ce qu'il a l'autorisation de sortie ? Ou même d'être pris en photo ? Plutôt que d'aller avoir le doublon des données et d'aller rechercher ça dans le classeur qui serait à la crèche et l'autre qui serait à la direction, on l'a directement via l'application.
- Speaker #0
Et puis moi, en tant que gestionnaire, je n'ai plus besoin de vérifier auprès de ma directrice qu'elle a bien reçu l'avis d'imposition, etc. Oui,
- Speaker #1
exactement. On a aussi tout le... Alors, on parlait des pros qui sont... auprès des enfants. Souvent, nous, on a vu, par exemple, des feuilles accrochées devant les dortoirs et accrochées...
- Speaker #0
Ça, c'est indispensable, la surveillance de dortoir, bien sûr.
- Speaker #1
Exactement. Mais on peut aussi le numériser et on peut noter qui était là, on peut noter à quelle heure, avoir un petit rappel toutes les 15 minutes, etc. Ok,
- Speaker #0
super.
- Speaker #1
Surveillance de dortoir. Nettoyage des pièces aussi. Souvent, il y a aussi des petites feuilles qu'on a vues où ça, ça a été bien nettoyé tel jour. Ou des fois, ça peut même être ... carrément des jouets qui sont nettoyés.
- Speaker #0
Ça peut aller dans le détail pour mon protocole d'entretien. Oui. Alors, qu'est-ce que tu as d'autre ?
- Speaker #1
On a aussi tout ce qui est lettres d'information, les circulaires qu'on donne aux parents. Mais quand on imprime ou quand on affiche à l'entrée de la crèche une information juste parce qu'on fait un goûter, par exemple, et qu'on veut avertir les parents, pas besoin d'imprimer cette circulaire-là et de mettre un petit clipart, un petit logo pour faire joli. On peut le faire de manière numérique.
- Speaker #0
Alors ça, c'est vrai que la directrice ou le relais de direction, il y a toujours quelqu'un qui passe du temps. et moi j'ai vu parfois des directrices perdre énormément de temps parce que selon les personnes, elles sont plus ou moins à l'aise sur l'outil donc parfois c'est des heures pour faire les petits papillons de communication, les petits bordereaux. Donc généralement, elle va mettre déjà une heure à écrire qu'on accueille la nouvelle stagiaire, à mettre le logo, etc. Comme tu dis. Souvent, au lieu de dire au siège qu'elle voudrait le logo, elle essaie de le récupérer, de faire un bidouille, etc. Donc elle perd du temps. Et puis ensuite, elle va l'imprimer, le mettre dans l'entrée. Mais elle va aussi en général l'imprimer pour les 15 familles ou les 25 familles selon la crèche. Donc imprimer, couper les papiers, les donner aux pros. Il faut que les pros les donnent à chaque parent, etc. Donc en effet, c'est quand même peut-être plus simple. À la limite, tu peux quand même l'afficher dans l'entrée. Mais en tout cas, tu vas pouvoir envoyer un message sur l'appli de chaque parent.
- Speaker #1
Et là, en plus, on parle d'une circulaire qui n'est que d'un seul sens. Donc c'est la direction ou la pro qui donne aux parents. Mais des fois, il y a des choses à retourner. Par exemple, il y a souvent des sondages qui sont faits ou des questionnaires de satisfaction. Et pareil, plutôt que d'avoir ces allers-retours de papier, encore une fois, imprimés, de l'avoir directement dans l'app,
- Speaker #0
c'est quand même pratique. Là, je me projette vraiment sur le terrain. Je repense à des sondages qu'on a faits où après, on se demandait qui a répondu, qui n'a pas répondu. Puis, il faut aller voir l'app. Vous avez posé la question à tel ou tel. C'est ça. Et en fait, on a un peu de mal à comprendre qui a dit quoi. Donc, il y a vraiment le côté communication avec les parents qui va moins peser sur l'équipe de terrain et sur le temps de travail des unes et des autres. Qu'est-ce qu'il y a d'autre ? Là, tu as fait le tour, non ? Ça fait déjà beaucoup.
- Speaker #1
Il y a encore beaucoup de choses. Toujours pour les parents, il y a tout ce côté un peu les menus de la semaine ou le règlement intérieur. C'est tout bête, mais au moins, ils peuvent le consulter tout le temps. Les menus de la semaine, on peut mettre à jour très facilement et il n'y a pas besoin de chaque semaine imprimer encore une fois.
- Speaker #0
Surtout que souvent, on oublie de remettre le bon menu dans l'entrée. Donc, parfois, on se rend compte qu'il y a toujours le menu d'il y a trois semaines.
- Speaker #1
Exactement. Et puis après, il y a aussi, pour les équipes, il y a les protocoles. Souvent, il y a des protocoles qui sont préparés en amont. Et pour que l'équipe puisse y accéder de manière très facile, « Ah tiens, comment on fait ça déjà ? » Ou « Ici, dans cette crèche-là, ils ont décidé de faire cette activité-là de quelle manière ? » plein de choses, les protocoles, et bien là, on peut les avoir directement.
- Speaker #0
Donc, tu as une petite zone de recherche, j'imagine, où tu peux taper le mot fièvre, ou... Oui, exactement. Et hop, tu tombes tout de suite sur la bonne petite procédure. Tu n'es plus obligé d'aller feuilleter ton classeur qui est potentiellement rangé sous clé, etc. Donc là, hop, tu vois, tu m'apprends des choses.
- Speaker #1
Et toujours pour les équipes, il y a les plannings. Le nombre de plannings équipes qu'on voit imprimés, on se dit, bah oui, mais j'ai besoin d'avoir mon planning sous les yeux, etc. Mais aujourd'hui, il y a tellement de solutions. On peut l'avoir de manière numérique, mais on se dit, des fois, c'est bien de l'avoir sous papier, etc. parce qu'on l'a un peu partout. Et bien là, encore une fois, on a aujourd'hui nos agendas. Et bien nous, on a une solution qui permet de rajouter dans son agenda personnel, tant que pro, les plannings équipes qui sont mis à jour automatiquement en plus. Au lieu d'imprimer et à main, ça, j'ai fait une erreur et finalement, c'est tel pro qui va venir de telle heure à telle heure. Au lieu de tout réimprimer, j'ai juste à mettre à jour et ça va automatiquement mettre à jour chez tout le monde. sans devoir réimprimer et réaccrocher.
- Speaker #0
Ok, alors moi par contre, je veux qu'elle signe quand même les plannings pour être sûre qu'il y a bien eu la... Tu vois, moi, gestionnaire, je vais demander à ma coordinatrice, qui elle va demander à la directrice, de faire signer les plannings par l'équipe tous les mois, être sûre qu'ils ont bien été communiqués, que tout le monde en a bien eu connaissance, qu'ils ont été signés. Du coup là, est-ce que je peux être sûre ou est-ce que c'est un peu difficile de savoir qui a eu quoi ?
- Speaker #1
Alors, on peut demander tout simplement à la pro de répondre ou de valider. C'est sûr que ce n'est pas une signature officielle, mais ça permet d'avoir le retour de « oui, oui, j'ai bien eu la mise à jour de ce planning-là » ou en tout cas « c'est OK pour moi » .
- Speaker #0
Oui, on pourrait cocher une sorte de cadre, en fait, pour être sûr que ça a bien été validé, ça a bien été reçu et lu par la professionnelle. Je pense que de toute façon, on peut quand même, à côté de ça, avoir notre petite réunion planning du mois.
- Speaker #1
Oui, bien sûr qu'on ne va pas remplacer. Avec Miko, on ne veut surtout jamais remplacer le côté humain. On veut juste que ce soit l'outil qui accompagne.
- Speaker #0
C'est ça. Voilà, donc moi ce que je ferais dans ce cas-là, c'est que j'imprime quand même une édition pour la faire signer à ma réunion mensuelle, puisque tous les vendredis, une semaine avant la fin du mois, je vais faire signer pour le mois suivant. les plannings que j'ai prévus. Donc ça, je le fais quand même. Mais par contre, ensuite, elles peuvent retrouver dans la tablette tout ce qui a été déjà signé, si elles ont besoin de le trouver plus facilement.
- Speaker #1
C'est ça, et ça évite d'imprimer X fois le planning pour X personnes. Et puis après, il y a aussi, de manière un peu plus générale, quand on veut communiquer sur sa structure, un peu le côté même commercial, finalement. Ça peut être des flyers, ça peut être sur des choses qu'on fait au quotidien. qui ne sont pas forcément aux parents, mais une crèche a besoin de communiquer sur son existence, tout simplement, sur la rentrée, qu'il y a des places disponibles, ce genre de choses, eh bien, on peut aussi utiliser les outils numériques et ne pas forcément imprimer plein de flyers, même si c'est un peu différent dans le cadre, par exemple, d'une ouverture où on a besoin de se faire connaître. Forcément, on n'existe peut-être pas encore tout à fait de manière numérique.
- Speaker #0
Ok, mais écoute, j'ai l'impression que les possibilités sont infinies. est-ce que tu as quelque chose à ajouter ou est-ce que c'est la fin de notre épisode que je trouve déjà très complet pour ma part ?
- Speaker #1
Aujourd'hui les crèches nous remontent encore plein d'idées au quotidien donc là c'est on va dire un éventail de tout ce qu'on peut faire et ça peut peut-être même donner des idées donc encore une fois si vous vous dites ah mais là je suis en train d'écrire quelque chose sur un papier est-ce qu'il n'y a pas une solution alternative ou l'imprimante est en panne ah bah c'est l'occasion de savoir ce que je vais faire avec ma numérisation de mes papiers, eh bien, on va dire, c'est le moment. N'hésitez pas à donner vos retours. Dites-nous s'il y a des choses qu'on n'a pas pensées. On ne pense pas forcément à tout ce qui peut être possible.
- Speaker #0
Je sais que vous êtes beaucoup dans cette démarche d'amélioration continue, de réflexion continue. Donc, c'est ça que j'aime aussi dans ton équipe, Antoine. Et c'est vrai qu'on est à un moment très charnier, en fait, parce que le développement du numérique est en pleine expansion. Donc, on est en train aussi de recadrer ce développement parce qu'à une époque, ça partait un peu dans tous les sens et il y a eu cette peur aussi des excès. Et là, maintenant, j'ai l'impression que c'est en train de se restructurer d'une manière plus durable pour trouver les meilleures solutions, les meilleures astuces. Et je trouve que vous êtes vraiment dans cette démarche-là. Donc, comme tu dis, je pense que les crèches ont beaucoup de choses à apporter. Et ce qui est bien avec toi, c'est que tu es très à l'écoute de ce qu'elles te remontent. donc merci pour ça Antoine j'espère que les auditeurs vont autant en apprendre que moi dans cet épisode et je te retrouve le mois prochain pour la suite de notre série qu'est-ce que t'en dis ?
- Speaker #1
On se retrouve avec grand plaisir le mois prochain Allez ciao Salut
- Speaker #0
Merci d'avoir écouté cet épisode jusqu'au bout j'espère qu'il t'a plu et que tu en ressors inspiré si c'est le cas abonne-toi pour ne rater aucun épisode parle-en autour de toi et surtout laisse-moi une note 5 étoiles et un avis sur Apple Podcasts ou Spotify A la semaine prochaine
