Transcription

• Speaker #0

  T'es dirigeante de microcrèche, tous les mois tu fais tes plannings et pourtant ça se passe jamais comme t'avais prévu. C'est peut-être parce que tu commets une de ces trois erreurs que je vois tout le temps chez les dirigeants de microcrèche. Dans cet épisode, je vais t'expliquer comment les corriger une bonne fois pour toutes et comment passer d'un planning qui génère du travail et de l'anxiété à un planning qui génère de la sérénité et des solutions. Sérénité pour toi, dirigeant, sérénité pour ton équipe et sérénité pour les enfants et les familles. Parce que oui, faire des plannings, ça fait partie de ton job, mais quand t'as créé ta crèche, tu pensais pas que ça allait te prendre 20 heures par mois, ni que t'allais devoir le refaire sans arrêt. Si on se connaît pas encore, je m'appelle Amal Kosma, et avec Aurélie Clément, on a créé Références Petite Enfance, le podcast numéro 1 du secteur, mais c'est aussi une agence de conseil. Et rien que cette année, on a déjà accompagné 45 dirigeants de micro-crèches avec notre méthode Crèches Rentables. Pour préparer cet épisode, j'ai utilisé mes 17 années d'expérience en management, en crèche et en micro-crèche. Alors les plannings, ça me connaît. J'ai galéré moi aussi au début et je vois aussi plein de dirigeants qui galèrent encore sur leur planning. Et c'est pour ça que j'ai créé cet épisode. Et Aurélie et moi, on a aussi construit le sprint Gère ton équipe sans t'épuiser, dont je vais te parler à la fin de cet épisode. Alors reste bien connecté jusqu'au bout. Allez, on y va pour les trois erreurs. Let's go ! Erreur fatale numéro 1. Alors ça vous ne le voyez pas mais pourtant c'est gros comme une maison. Tu crées un planning qui n'est pas lisible et personne ne comprend rien. Quand un dirigeant me dit qu'il a 3 temps pleins sur telle crèche, 2 temps partiels, des 28h, des 20h, quelqu'un qui va d'une crèche à l'autre, une directrice qui fait 10h ceci, 10h cela, tatatitatata, bah moi je ne comprends pas. Et si moi, avec mes 17 ans d'expérience et de pratique du terrain, moi qui connais sur le bout des doigts les postes dans les crèches, si moi je n'arrive pas à comprendre qui fait quoi à quelle heure dans ton équipe, alors imagine ce que ressent ton équipe et ce que ressentent les enfants et les parents. Par exemple, j'ai en tête le planning de Laura qu'elle m'a montré parce qu'elle est cliente chez nous, chez Références Petite Enfance. Et donc là, elle partait d'un planning croisé avec des couleurs partout. Ça changeait tous les jours. Il n'y avait pas les mêmes personnes. Il n'y avait pas le même nombre de personnes même tous les jours à la même heure. Donc déjà, rien que de voir l'image, le visuel de ce planning. J'étais déjà perdue. Donc en fait, ce que tu dois faire, c'est un planning qui déjà visuellement est clair, simple et lisible. Si déjà visuellement il est clair, simple et lisible, c'est un bon départ. Et quand tu fais ton planning, demande-toi si tu dois passer une demi-heure à essayer de le comprendre ou à essayer de l'expliquer. Ou si c'est compréhensible en un seul coup d'œil. Qui fait quoi, à quelle heure et pour quelle raison il est fait comme ça ton planning ? Ça doit être tout le temps la même chose. on ne doit pas à chaque fois devoir réexpliquer Pourquoi on a construit son planning de telle ou telle manière ? Donc il te faut quelque chose de simple et de visuel. Et quand je vois les gens qui demandent sur Facebook ou ailleurs, c'est quoi le bon outil ? Est-ce que c'est ChatGPT, Excel, Miko ? Sachez que l'outil, ce n'est pas lui qui va faire que ça va être simple. Donc ne vous y trompez pas. Ce n'est pas une question de savoir si je l'ai fait sur ChatGPT ou sur Miko ou sur Excel ou autre. Tu peux même le faire sur un bout de papier avec un crayon. Mais il faut que ce soit lisible, simple et lisible. Deuxième erreur fondamentale, c'est que tu construis ton planning comme un planning bouche-trou. Et oui, ton planning, il doit être réfléchi selon ce que j'appelle le pilier éducatif. C'est-à-dire qu'on construit notre planning pour pouvoir répondre à notre besoin éducatif, à la qualité d'accueil. Alors que tous les plannings que je vois, ils sont conçus pour boucher les trous. Qu'est-ce que ça veut dire ? Ça veut dire qu'en fait, je veux couvrir mes 10 heures ou 11 heures ou 12 heures d'accueil. Donc tu prends les contraintes en compte, tu respectes les règles légales. et tu essayes de couvrir ton amplitude. C'est pour ça que je dis que tu as une logique bouche-trou. Sauf qu'en réalité, tu n'es pas juste une garderie, tu n'es pas un dépose-minute, tu n'es pas là juste pour couvrir l'absence des parents et la durée où ils ne sont pas disponibles pour l'enfant. Et en plus, comme tu es dans une logique bouche-trou, les gens continuent à faire des trous, puisque de toute façon, tu règles ce problème systématiquement. Donc ça veut dire quoi ? Ça veut dire que cette logique génère des absences. Oui, puisque tes professionnels, ils voient bien qu'à chaque fois qu'ils ont un souci, une demande, une absence inopinée, etc., Mais toi, tu refais tout. tu reprends tout à zéro, tu recommences ton planning. Donc si tu construis ton planning comme ça, c'est un cercle vicieux. Donc là, il faut que tu sois hyper précis à quel principe éducatif tu veux répondre grâce à ton planning. Est-ce que c'est la continuité de soins ? Est-ce que c'est la référence ? Est-ce que c'est autre chose ? En tout cas, ton planning, il doit se justifier par autre chose que simplement avoir rempli tous les quarts d'heure avec le bon nombre de personnes. Et le bonus, c'est que ton pilier éducatif, il apporte une valeur distinctive à ta crèche. à ton projet. Donc pour le salarié, c'est autant de motivation puisqu'il y a du sens au travail. Et pour les parents aussi, ils t'activent la qualité d'accueil et la différenciation de ta crèche. Pourquoi ils sont inscrits là ? Pourquoi ils déposent leurs enfants tous les jours chez toi ? Et tout ça, c'est pas du bullshit, crois-moi, parce qu'un planning qui est lisible et qui est fondé sur une valeur forte en laquelle tu crois, c'est un planning qui apporte de la qualité. pour de vrai. Qualité pour les enfants et qualité de vie au travail pour les professionnels. Alors n'hésite pas à faire pause deux secondes dans cette vidéo pour te demander ce qui, dans ton projet éducatif, pourrait être un principe fondateur de ton planning. Et si t'as pas envie de faire ça tout seul, rejoins-nous pour le sprint « Gère ton équipe sans t'épuiser » . Je te donne tous les détails à la fin de cet épisode. Bon, je crois que t'es prêt pour la troisième erreur et c'est la pire de toutes. C'est le fait de ne pas gérer, de ne pas t'occuper de tes plannings. Et oui, tu délègues peut-être tes plannings à la directrice, à la référente technique. Sauf qu'en fait, si tu n'as pas de vision, si tu ne transmets pas une vision du planning qui est fondatrice à ta directrice et que tu lui délègues tout simplement le bébé, la patate chaude, elle va faire en fonction de elle, sa vision. Ça veut dire quoi ? Il va y avoir des conséquences. Déjà, si ta directrice s'en va et que tu intègres une nouvelle directrice, à chaque fois, elle apporte sa nouvelle vision. Donc, il n'y a aucun acquis, aucun actif qui est généré. sur le sujet du planning et donc ton management, il repose sur des sables mouvants, sur un terrain complètement instable, puisque le planning, c'est quand même fondateur, c'est quand même le nerf de la gare du management. Et donc, si à chaque fois qu'on change de directrice, on change de vision, on change de rotation, on change de logique, de comment ça tourne, pourquoi ça tourne, etc. Il n'y a pas de stabilité dans ton équipe. Sauf qu'en fait, ce n'est pas à elle d'apporter la vision de l'entreprise, c'est à toi. c'est toi le patron. Et même si t'es pas ni infirmière ni EJE, t'as sans doute quand même une vision. Moi, par exemple, j'étais fiscaliste avant. J'étais juriste fiscale. Et donc, quand j'ai commencé dans les crèches, j'avais complètement ce syndrome de l'imposteur et je me disais, bah, de toute façon, j'ai pas de vision. Bon, j'ai fait 20 ans de thérapie pour comprendre qu'en fait, j'ai bien une vision. Si j'ai créé mes crèches, c'est par passion du métier. C'est parce que je voulais qu'on accueille les enfants dans de bonnes conditions. Je voulais des crèches qui soient... à l'image de l'accueil que moi je voulais pour mes enfants. Donc j'avais bien une vision. Et surtout, j'ai aussi accumulé beaucoup d'expérience. Si toi t'as pas une vision claire, si t'as besoin d'aide pour définir c'est quoi ta vision de l'accueil, viens travailler avec nous chez Références Petites Enfances. On va t'aider à y voir plus clair, à dépasser tes blocages psychologiques et ce foutu syndrome de l'imposteur, et à te rendre compte que t'as bien quelque chose à apporter. aux familles et aux salariés et surtout aux enfants. Donc si je résume ce que je viens de dire, c'est important que ce soit toi qui donne la vision de ton principe éducatif et de ce qui va fonder ton planning. C'est important aussi que ton planning ne dépende pas des aléas, du turnover, des remplacements, des différentes personnes qui vont être en charge. Ça donne de la permanence à ton fonctionnement et à la qualité d'accueil. Et aussi et surtout à ton management. Si tu ne t'en occupes pas toi-même, tu dépends à 100% de la personne qui s'en occupe à ta place. J'ai l'exemple en tête d'un patron qui a 10 micro-crèches. On a travaillé avec lui sur pas mal de blocages qu'il y avait dans son équipe. Quand il est arrivé, il m'a expliqué que quand il proposait quelque chose ou quand il demandait quelque chose à son équipe, la coordinatrice et les directrices des crèches, elles avaient toujours une bonne raison de refuser ses propositions, de ne pas appliquer ce qu'il recommandait. Donc il était complètement bloqué et impuissant face à cette équipe, puisque dans son cas, c'était la coordinatrice et les directrices qui maîtrisaient le planning. Et lui, il n'en savait rien. Donc comment il pouvait répondre quand on lui disait « Non, on ne peut pas accueillir un enfant de plus à telle heure » ou ce genre de choses ? « Non, ce n'est pas possible, ça ne rentre pas, ce n'est pas réglementaire, etc. » Lui, il ne pouvait rien faire parce qu'en fait, il ne savait pas comment était construit son planning. Donc il ne pouvait que se fier à ce que lui disait son équipe. et c'est aussi, ça va avec cette idée qu'on fait confiance, on délègue et donc la confiance, ce serait complètement déléguer quelque chose. Sauf que non, on dit souvent la confiance, ça n'exclut pas le contrôle. Et bien dans ce cas, dans le cadre du management et du planning, en effet, tu vas d'abord commencer par mettre les mains dans le cambouis, par bien comprendre ce que tu veux donner dans ce planning et pourquoi on va imposer ce planning-là. Et ensuite, tu vas pouvoir le déléguer parce que tu le connais. par cœur. Donc tu n'es plus tributaire des allées et venues des nouveaux salariés et de leur goût, de leur expérience ou de leurs envies. D'ailleurs, si tu demandes souvent à des directrices pourquoi elles font le planning de telle ou telle manière, elles ne savent pas vraiment parce qu'elles sont aussi dans cette logique, dans la première erreur qu'on a traitée au début de l'épisode. C'est la logique un peu de couvrir tout simplement, donc de boucher les trous. Et donc c'est hyper stressant, hyper angoissant. Pour un patron de crèche, parce que du coup, il sait que si sa directrice démissionne, si elle s'en va, lui-même, pendant la période intermédiaire, il va devoir gérer le planning alors qu'en fait, il n'en sait rien. Et puis ensuite, quand il va accueillir la nouvelle directrice, elle va devoir soit adopter... les pratiques d'une ancienne personne mais sans vraiment savoir pourquoi ça a été fait comme ça. Donc bon, c'est pas super facile de s'adapter à une technique, à une méthode quand en fait on n'a pas le sens et le principe de pourquoi ça a été fait comme ça. Ou alors elle va arriver et dire, bah non, moi dans ma crèche on faisait autrement. Et c'est ce qui arrive souvent. Et donc là, bon bah, c'est un peu le braquage de l'équipe. Et de toute façon, elle non plus va pas forcément apporter beaucoup de sens. pour justifier sa méthode à elle. Donc le meilleur conseil que je peux te donner dans cet épisode, c'est de mettre les mains dans le cambouis. Ne délègue pas 100% comme ça de ton planning, de ton management avant de t'être approprié les bases, les valeurs distinctives que tu veux mettre en oeuvre dans ton entreprise, dans tes micro-crèches. Donc même si c'est pas parfait tout de suite, tu feras comme moi, tu vas acquérir de l'expérience et au fur et à mesure tu vas t'améliorer et tu va maîtriser de mieux en mieux. ce qui se passe sur ton terrain pour tes professionnels. C'est comme ça que tu vas pouvoir les soutenir. C'est comme ça que tu vas enfin trouver la bonne organisation du travail. Et ça va tout changer dans ta vision du management et dans ton mode de management de tes équipes. Même si tu délègues ça à ta directrice. Et tu seras bien content dans quelques années d'avoir complètement changé de point de vue, d'avoir révolutionné ta vision du management en tant que chef d'entreprise. Bon, donc t'as compris, si tu veux mettre en place le bon planning, celui qui tourne tout seul et celui qui a une valeur de différenciation pour les familles, qui permet de voir la différence entre ta micro-crèche et celle des autres, rejoins le sprint Gère ton équipe sans t'épuiser qu'on organise Aurélie et moi très prochainement. Tu vas trouver le lien dans les notes de l'épisode. Tu peux déjà prendre un premier rendez-vous pour vérifier que ça correspond à tes besoins, à tes attentes. Alors je te donne le programme incroyable qu'on va faire. Pendant ce sprint, gère ton équipe sans t'épuiser. Tu vas avoir le planning qui tourne tout seul, qui est simple et lisible pour tout le monde et qui donne du sens au travail. Tu vas aussi avoir le planning des absences, c'est-à-dire que tu auras tous les scénarios d'absence et que tu ne seras plus obligé de négocier les remplacements et les heures supplémentaires. On va travailler aussi l'organisation du travail, c'est-à-dire qui fait quoi à quelle heure dans la crèche et les tâches et missions qui sont attribuées à chaque personne de ton équipe. On va t'aider à identifier la valeur éducative qui va fonder ton planning. Ensuite, on va construire ensemble le planning qui tourne tout seul, même en cas d'absence et qui autogénère les remplacements. Tu vas apprendre à utiliser ton organisation de travail comme un levier d'engagement chez tes salariés et comme un levier aussi de satisfaction famille. Et c'est ça toute la beauté de notre méthode crèche rentable, c'est que tu entres dans le cercle vertueux. de la rentabilité, c'est-à-dire que tu as de la satisfaction famille, de la satisfaction chez les professionnels. Ça va engendrer de la rétention des salariés, ça va engendrer du bouche à oreille chez les familles. Et donc, c'est ça qui va rendre ta crèche rentable. Et c'est cette rentabilité qui te permet aussi de réinvestir tout le temps dans ta qualité d'accueil. Et on va aussi travailler sur les plannings croisés, enfants professionnels, parce qu'une des questions que vous posez systématiquement, c'est la question du temps. taux d'encadrement et donc avec ce planning croisé on va pouvoir vérifier combien d'enfants on peut accueillir, à quelle heure, tout au long de la journée et tout au long de l'année. Et l'idée derrière tout ça bien sûr c'est d'avoir une crèche remplie sans avoir peur d'avoir des professionnels débordés. Donc c'est tout ça qu'on va voir pendant le sprint, gère ton équipe sans t'épuiser. Tu vas donc améliorer à la fois ton management et en même temps ton remplissage et ta rentabilité. Et tout tout ça au service de la qualité d'accueil. Donc c'est parti, on te retrouve dans le sprint Aurélie et moi. Je te dis à très bientôt et abonne-toi à la chaîne si tu veux d'autres épisodes pour mieux gérer ta micro-crèche. Ciao !