Speaker #0Vous connaissez sûrement ce sentiment, vous finissez une journée bien remplie, mais vous avez l'impression de n'avoir rien accompli d'important. Vous avez coché plein de cases dans votre to-do list, mais vos vrais projets sont restés en suspens. Vous avez couru d'une réunion à l'autre, répondu à des dizaines de mails, traité des urgences, et au final, ce qui compte vraiment est encore en attente. Et si le problème n'était pas le manque de temps, mais le trop plein de superflux ? Aujourd'hui dans Rock Your Management, on va explorer comment réduire le superflu, Repenser nos habitudes et libérer de l'espace pour ce qui compte vraiment. Moi c'est Camille et dans Rocker Management je te partage toutes les quinzaines des astuces et pratiques pour révolutionner ta façon de manager. Alors mets ton casque, coupe tes notifs et c'est parti ! Pourquoi on accumule ? La première question qui j'ai envie de me poser c'est pourquoi est-ce qu'on se retrouve coincé dans ce trop plein ? Une des premières raisons que je vois c'est la culture du toujours plus. Dans beaucoup d'entreprises, on associe la valeur au volume. Plus je traite de mail, plus je fais de réunion, plus je fais de reporting et plus je suis sérieux. Pourtant, ça génère souvent plus de bruit, surtout. Par exemple, un manager qui se venterait d'avoir 60 réunions ce mois-ci, est-ce que c'est signe d'efficacité ou juste de dispersion ? On a ces habitudes de plus et encore plus, mais on ne remet jamais en question ce qui est établi. On fait certaines choses parce qu'on les a toujours faites, un reporting, une réunion hebdomadaire, un process qui a dix ans maintenant, et personne ne se demande est-ce que c'est encore utile. Je pense à un exemple de Peter Sengeux qu'il a donné dans la cinquième discipline, livre que je recommande d'ailleurs, dans une usine, une personne qui au moment de créer une palette, rédige une note. à l'intérieur, il le fait passer dans l'autre bâtiment qui continue d'ajouter des informations sur la note encore et encore jusqu'à arriver au quatrième ou cinquième bâtiment où la personne, elle prend la feuille et elle la jette. Et quand on essaie de comprendre le pourquoi des choses, on se rend compte que c'était une pratique qui avait été mise en place à un moment où il y avait une panne informatique et il fallait pallier. Mais on ne s'est jamais reposé la question de pourquoi est-ce qu'on l'avait fait déjà et est-ce qu'il fallait l'abroger. Donc on va trouver dans les entreprises plein de petits... étapes, plein de petits process qui sont mis en place qui n'ont pas d'utilité. Pour moi le troisième point c'est la peur de dire non. C'est dire oui à tout, c'est la recette magique pour être en surcharge. On dit oui toujours parce qu'on veut paraître disponible, impliqué, serviable, mais à force de dire oui on dit non à nos priorités. Un manager par exemple qui accepte de participer à un groupe de travail transverse qui s'ajoute ou tu as ton agenda déjà surchargé, résultat, il se couche. car chaque soir il est moins efficace et il essaie de finir ses missions ou qu'il termine mal. Le superflu s'installe petit à petit sans qu'on s'en rende compte. Un jour il occupe plus de place que l'essentiel. Voyons quelques méthodes et quelques questionnements qui vont vous permettre d'identifier votre superflu. Identifier le superflu On l'a vu dans l'étape précédente, un des premiers points c'est donc d'identifier le superflu, de le mettre en lumière, parce qu'on ne peut pas réduire ce qu'on n'a pas identifié. Donc voilà quelques exemples. La première chose que je vois c'est les réunions. Combien de réunions vous avez par semaine qui sont juste une transmission d'informations ? Combien finissent par durer une heure alors qu'elles auraient pu durer 20 minutes ? Un manager qui passe 12 heures par semaine en réunion, qui analyse son agenda, réaliserait que... 4 ou 5 de ces réunions pourraient être remplacées par un simple mail. Et ce temps-là, c'est du temps que vous allez pouvoir mettre à profit pour l'équipe ou pour travailler sur vos sujets stratégiques. Le deuxième axe, c'est les mails. Beaucoup trop de mails sont des copiés-collés inutiles. Le fameux « répondre à tous » que tout le monde utilise, de peur de rater quelque chose ou d'oublier quelqu'un qui pollue la boîte de tout le monde et qui occupe le temps de l'entreprise. Combien de mails avez-vous par jour ? Et combien sont vraiment importants ? Pour savoir lesquels sont importants, regardez combien vous en avez envoyé, à combien vous avez répondu. Cela va vous donner un indicateur important. Souvent, la plupart d'entre eux sont juste des suivis de discussion et des fois, vous avez juste besoin de la décision. Le troisième point, c'est les process et les rituels. On a des process dans les entreprises qui servent souvent juste à rassurer, mais ne créer pas de valeur. Un exemple que je vois de temps en temps, c'est remplir des tableaux de suivi pour avoir un hystérique au cas où. généralement toutes les... Tous les process qui sont dans le au cas où ne produisent pas de valeur. Quand vous créez un artefact, un document, un tableau de suivi, Posez-vous la question de qui l'utilise réellement et allez poser la question à ces personnes-là, savoir si ce tableau est utile et si vous ne pouvez pas trouver une autre pratique qui vous serait moins énergivore. Un exemple simple, c'est la saisie des temps. On l'a tous. Cela peut rapidement représenter une heure par semaine pour remplir des formulaires qui sont utilisés potentiellement de manière occasionnelle. Qui utilise ces données ? De quoi a-t-il ou elle vraiment besoin ? Et enfin, le quatrième point, c'est les habitudes personnelles. J'ai pris l'habitude de mon côté d'arrêter de vérifier les emails toutes les 10 minutes. J'ai désactivé les notifications des messages Teams, j'ai désactivé les notifications des emails, et je sais que je regarde mes emails le matin en arrivant, après manger, après le repas de midi et le soir avant de partir. Une autre habitude qui peut coûter, c'est le fait de commencer votre journée par des petites tâches faciles au lieu de faire les vraies priorités. et vous finissez par remplir votre journée de petites tâches qui, ouais, sont simples, mais qui apportent finalement peu de valeur. Le superflu est partout, il est dans les process, les échanges, mais aussi dans nos propres réflexes, dans nos habitudes de travail. Voilà maintenant les bonnes questions à se poser qui vont vous permettre de repenser vos habitudes. Repensez les habitudes ! Maintenant, on a identifié tout ce superflu, comment est-ce qu'on s'en débarrasse ? On s'en débarrasse en apprenant à se questionner systématiquement sur la valeur que cela produit. Trois questions simples que vous pouvez vous poser. Vous pouvez d'ailleurs les écrire sur un post-it et les poser en bas de votre écran de manière à être vraiment visible ou les mettre en mantra sur la couverture de votre prise de note. La première question, c'est est-ce que cela contribue ? à mes objectifs stratégiques. Est-ce que cela apporte vraiment de la valeur en fait pour ce qui est vraiment important dans mon rôle ? Ensuite sur les rituels ou les process, est-ce que ce rituel et ce process est encore utile aujourd'hui ? Et enfin est-ce que je fais ça par habitude ou est-ce que cela a une vraie valeur ajoutée ? Un exemple pratique que je vous invite à essayer c'est de vous poser vous même une réunion afin qu'on ne puisse pas remplir votre journée. Vous bloquez votre journée sans réunion, en mettant la vôtre. Au début, vos collaborateurs vont trouver ça étrange. Et rapidement, ils vont voir que vous avancez plus vite sur les dossiers stratégiques. Et votre équipe va gagner en autonomie, elle va gagner en sens. Donc il y aura de la valeur directe. Un autre exemple complet, c'est de limiter le fait de regarder vos emails. Ne regardez que trois fois par jour. et vous verrez que vous allez rapidement vous débloquer une ou deux heures de concentration. Le point important c'est, il faut se questionner mais pas tout supprimer. C'est essayer de garder ce qui apporte vraiment de la valeur. Et si vous doutez, supprimez-le. Cela reviendra. Les bénéfices Encore une fois, on vient de réduire tout ce superflu, qu'est-ce qui change maintenant ? Eh bien, vous allez avoir plus de temps pour l'essentiel. Si vous gagnez 4 ou 5 heures par semaine en supprimant des réunions inutiles, vous allez pouvoir investir ces heures dans le coaching de vos collaborateurs. Vous aurez plus de clarté mentale, moins de notifications, moins de dispersion, plus de capacité à réfléchir, à anticiper les choses. Plus d'énergie pour l'équipe. Un manager qui arrête de micromanager en vérifiant le résultat de toutes les tâches. de ses managers, retrouve du temps, de l'énergie. Ses collaborateurs se sentent plus autonomes et responsabilisés. Et enfin, vous aurez moins de frustration et plus de satisfaction. A la fin de la journée, vous aurez le sentiment d'avoir avancé sur l'essentiel et pas seulement de cette tragédie. Réduire le superflu, c'est gagner du temps, mais surtout du sens et de la sérénité. La conclusion En résumé, le superflu c'est tout ce qui occupe notre temps sans créer de valeur. Le réduire, ce n'est pas faire moins, c'est faire mieux. Ça commence par un réflexe simple, oser questionner ses habitudes. Vous pouvez avoir cette interaction avec un de vos collègues managers, Regardez chacun vos tâches, votre quotidien, qu'est-ce qui vous prend plus de temps, comment est-ce que vous pouvez faire pour réduire cette charge et vous questionner mutuellement. Je vous invite pendant cette semaine à noter chaque tâche, réunion, email, où vous vous êtes dit « ça ne servait à rien » et à la fin vous relisez votre liste et vous vous demandez « comment est-ce que je peux faire pour éviter ça la prochaine fois ? » Vous verrez, c'est libérateur. En tout cas, si tu n'étais pas encore abonné ou liké cet épisode, je t'invite à le faire maintenant. Encore merci d'écouter jusqu'au bout. Le petit commentaire, ça fait plaisir. Et je vous donne rendez-vous dans 15 jours pour un nouvel épisode dans Rocker Management. D'ici là, prenez soin de vous et de votre équipe.
