Speaker #0Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour à toutes et à tous, j'espère que vous allez bien. Aujourd'hui, on va explorer ensemble 10 applications gratuites qui sont tout simplement indispensables si vous êtes manager, consultant ou entrepreneur. Pour faire le tour de ces applications, je vais aborder 10 domaines de la vie professionnelle. qui sont indispensables pour gérer vos projets, communiquer efficacement avec votre écosystème, gérer votre temps, gérer votre comptabilité, vos devis, vos factures, gérer vos clients avec un CRM, prendre des notes, publier sur différents réseaux sociaux. en même temps, gérer vos documents sur le cloud, faire de la veille et être à jour des infos qui vous intéressent, et enfin, gérer vos mots de passe et tout ça avec des outils et des applications entièrement gratuites. Allez, c'est parti pour 10 outils indispensables et surtout, je ne le répéterai pas à chaque fois, mais tous les outils que je vais vous présenter sont gratuits ou à minima proposent une version gratuite qui est largement suffisante pour les besoins professionnels et quotidiens. Comment faites-vous actuellement pour suivre l'avancement de vos projets ? Si vous êtes comme la plupart des managers ou entrepreneurs, vous cherchez probablement un moyen simple et visuel de tout organiser. Trello pourrait bien être la solution parfaite pour vous. Trello, ça s'écrit T-R-E-L-L-O. Pourquoi est-ce que Trello peut être intéressant pour vous ? Tout simplement parce que Trello fonctionne avec des tableaux, des listes, des cartes, un peu comme des post-it numériques. Vous pouvez organiser vos tâches en colonne, les déplacer à mesure que vous progressez, et voir tout votre projet prendre forme devant vos yeux. C'est très très visuel. C'est facile à prendre en main, et c'est parfait pour collaborer avec une équipe, ou alors tout seul. Ça c'est comme vous voulez. Vous pouvez ajouter les membres à vos tableaux, suivre les tâches en temps réel, et même automatiser certaines actions avec Butler. Butler c'est l'outil intégré d'automatisation de Trello. Le seul inconvénient que j'y trouve, c'est que si vous avez un projet vraiment complexe, avec des dépendances de tâches, ou si vous gérez plusieurs projets en même temps, peut-être que la version gratuite sera un petit peu limitée, et là il faudra passer sur d'autres outils. Moi, j'utilise Trello pour tous mes projets. Par exemple, pour ce podcast, je compile les idées ainsi que les émissions qui ont été réalisées dans un seul tableau. Comme ça, j'ai une vision totale de tout ce qui se passe dans mon podcast. Dès que j'ai une nouvelle idée ou dès que j'ai de l'information à mettre dans une thématique que je traiterai plus tard, je peux écrire cette info directement depuis mon téléphone, ma tablette ou mon ordinateur. C'est hyper pratique et très organisé. Si vous dirigez une petite équipe et que vous devez lancer une campagne marketing avec Trello, par exemple, vous pouvez le faire. Vous pourrez créer un tableau pour ce projet, organiser les tâches en colonne comme idée, en cours, à valider et terminer, et pour le coup suivre tout le processus du brainstorming au lancement. C'est simple, collaboratif et surtout très efficace en équipe. Pour aborder la deuxième application, je vais vous poser une question auxquelles je connais déjà la réponse. Est-ce que vous avez déjà perdu du temps à chercher un message important dans une longue chaîne d'email ? Oui, je suppose que oui. Bon, imaginez une plateforme où toutes vos communications d'équipe sont centrales. décentralisé et organisé par projet. C'est exactement ce que propose Slack. Slack, ça s'écrit S-L-A-C-K. Bon, vous êtes prêts à découvrir comment Slack peut simplifier votre communication au quotidien ? Eh bien, avec cet outil, chaque sujet ou projet a son propre canal de discussion. Ça veut dire que tout est bien rangé et que vous ne perdez plus de temps à chercher un message important au milieu de conversations non pertinentes. Le gros avantage, c'est que vous pouvez créer des canaux pour chaque projet, même faire des appels vidéo directement depuis l'application. Bref, c'est tout. C'est très très complet. Et le mieux, c'est que Slack s'intègre avec plein d'autres outils comme Trello, Google Drive ou plein d'autres pour vraiment tout centraliser. Peut-être les inconvénients, c'est qu'on peut très vite se retrouver avec de nombreux canaux où l'information peut devenir difficile à retrouver. Donc, faites simple avec peu de canaux et bien identifiés par projet ou par client par exemple. Pour ma part, j'utilise Slack avec un collectif d'experts avec qui je travaille au quotidien. Les canaux sont identifiés par client et chaque expert a accès au client avec lequel il travaille. travail. On retrouve donc très facilement et très rapidement toutes les informations liées à ce client, ce qui est vraiment un gain de temps incroyable et en plus on a une communication qui se fait d'une manière très naturelle et de façon permanente entre les différents experts pour parler des différents sujets qu'on travaille avec nos clients. Donc c'est topissime. Combien de fois avez-vous oublié une tâche importante parce qu'elle s'est perdue dans le flux de votre journée ? Avec Todoist, ça s'écrit T O D O I S T, vous allez pouvoir pouvoir structurer vos journées pour ne plus jamais rien oublier. Que diriez-vous d'une application qui transforme votre to-do list en un assistant personnel ? Pourquoi est-ce que c'est intéressant Todoist ? Tout simplement parce que Todoist vous permet de créer des listes de tâches pour chaque projet, de fixer les dates d'échéance et même de définir des priorités pour savoir quoi faire en premier. L'application est très simple à utiliser, avec une interface épurée qui vous aide à rester concentré sur l'essentiel. Vous pouvez aussi planifier des tâches récurrentes, ce qui est pratique pour les tâches hebdomadaires ou mensuelles par exemple, ou même annuelles. En revanche, peut-être que certaines fonctionnalités avancées comme les filtres personnalisés ou les rappels basés sur la géo-localisation sont réservées à la version premium, donc la version payante. Mais franchement, pour l'utiliser depuis des années, vous n'êtes pas obligé de souscrire à un abonnement payant, même si celui-ci est franchement très abordable, puisqu'on est aux alentours de 30 euros par an. Ce qui est génial avec Todoist, ou du moins ce que je trouve génial, c'est que vous pouvez hiérarchiser, prioriser vos tâches par projet, par thème ou par date. Ça, c'est selon votre façon de fonctionner et de gérer vos tâches. Moi, ce que j'adore, c'est de cliquer sur une tâche quand elle est réalisée pour qu'elle disparaisse de ma Todoist. Et là, franchement, yes ! C'est une vraie satisfaction à chaque fois. Si vous êtes indépendant ou consultant, est-ce que la gestion financière de votre entreprise est parfois un casse-tête ? Oui, c'est le cas pour certains d'entre vous. Alors imaginez une application qui vous permet de tout gérer, des devis aux factures en passant par les paiements, et ça sans dépenser un centime. Cette application c'est WAVE, ça s'écrit W-A-V-E. Ça pourrait bien être vraiment l'outil qu'il vous faut. Pourquoi ? Parce que Wave vous permet de créer des devis, des factures, de suivre vos paiements, de gérer vos dépenses, et même de générer des rapports financiers, et tout ça de manière totalement gratuite et simple. C'est hyper simple à utiliser, même si vous n'êtes pas un expert en cotabilité. L'interface est intuitive, et vous pouvez connecter vos comptes bancaires pour automatiser le suivi des transactions. Côté inconvénients, certaines fonctionnalités comme la gestion de la paie ou les paiements en ligne sont payantes. Bon voilà, ça peut être un inconvénient si vous avez besoin de ces services. Bon, et côté client, comment vous suivez vos prospects et vos clients ? Si vous avez du mal à garder une vue d'ensemble de vos relations commerciales, HubSpot CRM pourrait bien révolutionner votre gestion client. HubSpot, ça s'écrit H-U-B-S-P-O-T. C'est un outil qui pourrait vraiment améliorer vos ventes. Vous allez pouvoir suivre toutes les interactions avec vos prospects et vos clients. Vous allez pouvoir les relancer après l'envoi d'un devis. Ça, c'est souvent des choses qui ne sont pas faites d'une manière très rigoureuse. Vous pourrez gérer vos statistiques. Vous allez pouvoir voir votre pipeline de vente, tout ça bien sûr gratuitement. Et la meilleure partie, c'est que vous pourrez gérer un nombre illimité de contacts. L'interface est super intuitive et vous pouvez même relier votre compte Gmail ou Outlook pour retrouver tous vos emails directement dans la fiche contact de votre client. Tout est donc centralisé au même endroit, les emails, les appels téléphoniques, les rendez-vous, ou encore les notes ou les devis envoyés à ce client. Si vous avez vraiment besoin d'une fonctionnalité marketing avancée comme l'automatisation des campagnes, Là, pour le coup, il faudra passer à la version payante. Mais moi, franchement, j'utilise en tant que consultant depuis des années maintenant, HubSpot CRM. Ça me permet vraiment de ne rien oublier, d'avoir toujours à disposition toutes les interactions avec un contact, qu'il soit client ou prospect. C'est un outil que j'ai mis en place chez plusieurs de mes clients et ils l'utilisent au quotidien pour gérer en équipe tous leurs prospects et leurs clients. Et ça fonctionne super bien. Dans les domaines abordés tout à l'heure, au début de cette émission, je vous ai parlé des notes, de la prise de notes. Est-ce que vous aimeriez avoir un espace de travail unique pour organiser toutes vos idées, vos projets, éventuellement collaborer avec votre équipe ? Eh bien, Notion pourrait bien être cet espace tout-en-un que vous recherchez. Notion, ça s'écrit N-O-T-I-O-N. Pourquoi est-ce que c'est intéressant ? Parce que c'est une application qui vous permet de structurer vos pensées, de créer des bases de données, de gérer des projets, et même de collaborer avec d'autres personnes, le tout dans une seule application. C'est extrêmement flexible, vous pouvez créer des pages pour absolument n'importe quoi, des notes de réunion, des plans de projet, des bases de connaissances, ou encore votre projet de voyage en famille ou entre amis à l'autre bout du monde. Vous allez pouvoir tout organiser quand vous le souhaitez et comme vous le souhaitez. Ça peut être un petit peu intimidant, Notion c'est un peu une nébuleuse, c'est un peu assez complexe au premier abord, ça peut être intimidant, plein de fonctionnalités, plein de possibilités, etc. Mais une fois que vous aurez pris le coup de main, vous allez voir que c'est un vrai jeu d'enfant. Pour vous donner un exemple concret, supposons que vous êtes un manager qui doit gérer plusieurs projets en même temps, et bien avec Notion, vous pourrez créer des tableaux pour chaque projet, y ajouter des tâches, des deadlines, des notes, tout en permettant à votre équipe de collaborer en temps réel. C'est extrêmement puissant et extrêmement collaboratif. Est-ce que vous vous sentez parfois débordé par la gestion de vos réseaux sociaux ? Que vous soyez consultant, manager, dirigeant ou autre, peu importe, vous avez besoin régulièrement de communiquer sur les réseaux sociaux. Or, vous avez peut-être, comme moi, plusieurs réseaux sociaux, et donc c'est toujours un peu fastidieux de faire plusieurs posts sur différents réseaux sociaux. Vous allez pouvoir utiliser une application qui est géniale, qui s'appelle Publer, qui est gratuite. Publer, ça s'écrit P-U-B-L-E-R, et ça peut vous aider à planifier vos publications en avance pour que vous puissiez vous concentrer sur d'autres aspects de vos entreprises ou de votre activité. Si ça vous intéresse de savoir comment gagner du temps sur les réseaux sociaux, eh bien, je vais vous expliquer comment ça fonctionne. Vous allez pouvoir planifier vos publications pour la semaine ou pour le mois à venir et suivre leurs performances sans avoir à vous connecter à chaque plateforme individuelle. Vous pouvez gérer jusqu'à 5 comptes sociaux avec la version gratuite, ce qui est parfait pour les petites entreprises, les entrepreneurs, ou encore les managers ou même les dirigeants. Moi, je l'utilise énormément pour publier sur les différentes plateformes de réseaux sociaux, que ce soit sur LinkedIn, Instagram, Facebook ou encore sur ma page Google. Je ne perds plus de temps à aller sur chaque plateforme. Je prépare mes posts à l'avance et je les programme pour les publier de façon optimisée en fonction des différents réseaux sociaux et de mes cibles. Par exemple, je publie plutôt le matin. De bonheur sur LinkedIn et plus tôt en début de soirée sur Facebook. Avec Publer, la programmation est faite à l'avance et je ne m'en occupe plus. C'est un temps incroyable et une charge mentale en moins. Et côté stockage et partage de vos documents, comment vous gérez tout ça ? Si vous cherchez un moyen sûr et accessible de stocker vos fichiers tout en facilitant la collaboration avec votre équipe ou avec votre écosystème, quand je parle d'écosystème, ça peut être les partenaires, ça peut être des fournisseurs, ça peut être... des clients, peu importe, la suite Google Workspace pourrait bien être vraiment l'outil que vous cherchez. Alors comment s'écrit Workspace ? Ça s'écrit W-O-R-K-S-P-A-C-E. Google Workspace. C'est quoi ? C'est une suite qui va vous permettre de stocker, de collaborer, de partager tous vos documents en ligne. Vous avez 15Go d'espace gratuit. Donc franchement, c'est quand même suffisant pour n'importe qui qui veut démarrer de manière gratuite, encore une fois. Que vous soyez au bureau ou en déplacement, vos fichiers sont accessibles partout, y compris sur téléphone, sur tablette et bien évidemment sur un ordinateur. Vous avez toute la suite bureautique complète, les documents, les tableaux, les présentations, les emails ou encore des mini-sites internet. Tout est concentré dans la même suite, donc dans cette suite qui s'appelle Google Workspace. L'un des plus grands avantages, c'est la collaboration en temps réel. Vous allez pouvoir partager des documents avec vos collègues ou vos clients, travailler ensemble sur un même fichier et voir les modifications en direct. Le seul inconvénient, si je vous parlais de 15Go, c'est vrai que quand on commence à avoir pas mal de documents, éventuellement des photos, des choses qui viennent un peu alourdir ou des vidéos qui viennent un peu alourdir, votre espace, là pour le coup, les 15Go seront peut-être un peu faibles, donc il faudra passer sur un service payant, c'est de l'ordre d'à peu près 10€ par mois. Moi j'utilise les services Google depuis près de 10 ans maintenant, au départ en mode gratuit et depuis quelques années en mode payant. car c'est mon unique stockage de documents, et je suis au-delà des 15 Go largement, donc j'avais besoin de passer sur la version payante. Ça reste quand même très abordable en termes de prix, au-delà de l'aspect collaboratif en temps réel, ou du travail en asynchrone que je peux avoir avec mes collègues experts ou mes clients, je trouve que c'est vraiment incroyable tout ce que je peux faire avec cet environnement Google. C'est le principe de ce qu'on peut trouver avec Microsoft, c'est le même principe. Sauf que là, on est sur l'environnement Google. Je vais pouvoir aussi me loguer et donc m'identifier avec mon adresse mail et mon code secret depuis n'importe quel ordinateur. Et avec la double identification, pour sécuriser le tout, le tour est joué. Je vais pouvoir retrouver l'ensemble de mes documents sur n'importe quel ordinateur ou n'importe quel téléphone, tablette qui se trouve à ma disposition. Côté mot de passe, combien de mots de passe devez-vous mémoriser au quotidien ? Est-ce que ce serait pas mal si vous pouviez tous les sécuriser en un seul endroit sans avoir à vous rappeler de chacun de vos mots de passe ? Eh bien l'application LastPass pourrait bien être la solution idéale pour vous. LastPass, ça s'écrit L-A-S-T-P-A-2-S tout en un seul mot. Pourquoi est-ce que c'est intéressant ? Parce que cette application stocke pour vous tous vos mots de passe de manière sécurisée, elle va les crypter. Elle va remplir automatiquement quand vous en avez besoin, que ce soit sur un site internet ou sur une application. Donc il n'y a plus besoin de vous rappeler des dizaines de mots de passe différents. L'avantage, c'est que ça vous permet de générer des mots de passe extrêmement forts pour chaque compte. Vous n'avez pas à vous creuser la tête pour essayer de trouver un nouveau mot de passe. Et puis surtout, vous allez faire un mot de passe différent, c'est ça qui est le plus sécurisant, un mot de passe différent par site internet. Côté inconvénients, c'est que la version gratuite limite la synchronisation des mots de passe à un seul appareil. Donc ça peut être un inconvénient si vous utilisez à la fois votre ordinateur et à la fois votre téléphone par exemple. Et j'en termine avec la dernière application, une application de veille. C'est toujours intéressant à avoir. Je ne sais pas comment vous faites vous pour rester à jour sur les dernières tendances dans votre secteur. Pas toujours évident, vous avez Google, vous avez plein de choses pour pouvoir aller chercher des informations. Mais ce serait pas mal d'avoir un système qui vous permette d'avoir toutes les informations au même endroit. Et bien vous avez Flipboard. Flipboard ça s'écrit F-L-I-P. P-B-O-A-R-D. Et ça vous permet de créer des magazines personnalisés pour suivre toutes les informations pertinentes qui vous intéressent. Pour le coup, là, vous avez tout au même endroit. C'est une sorte de magazine personnalisé en fonction de vos centres d'intérêt. Et puis, vous allez pouvoir y ajouter des articles provenant de différentes sources. C'est idéal pour rester à jour sur ce qui se passe dans votre secteur. Vous allez pouvoir regrouper toutes les informations pertinentes en un seul endroit. Et l'interface est vraiment agréable à utiliser. Comme si vous feuilletez un magazine, vraiment, vous irez voir, c'est vraiment sympa. Pour vous donner un exemple, si vous êtes entrepreneur dans le secteur de la tech, technologie, vous pourrez par exemple créer un magazine sur Flipboard avec des articles sur les dernières innovations, les tendances du marché, les développements technologiques, etc. Vous avez ainsi toutes les informations importantes à portée de main et que vous allez pouvoir feuilleter. Moi, j'utilise beaucoup sur mon téléphone directement, je trouve ça plus sympa. Voilà, j'en ai fini avec ces 10 applications indispensables pour tous les managers, pour tous les entrepreneurs, pour tous les dirigeants, pour tous les consultants. J'espère que vous avez apprécié cet épisode. N'oubliez pas de vous abonner à Shido Podcast sur votre plateforme préférée, que ce soit Spotify, que ce soit Instagram, que ce soit Instagram. Merci. que ce soit Apple Podcasts, etc., ou Deezer. N'hésitez pas non plus à me donner une évaluation 5 étoiles si vous avez aimé les conseils partagés aujourd'hui. 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