Transcription

• Speaker #0

  Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour et bienvenue dans ce deuxième épisode de Shido Podcast. Je suis Raphaël et aujourd'hui nous allons plonger tête la première dans un univers fascinant où l'efficacité règne en maître, les agendas numériques et la prise de rendez-vous en ligne. Préparez-vous à découvrir. Je vais commencer par vous parler des outils pour gérer vos agendas numériques. Il en existe de nombreux, mais nous allons en examiner quelques-uns, chacun ayant ses avantages et ses inconvénients. Le premier dont je veux vous parler, c'est Google Agenda. Il fait partie de l'univers Google Workspace et il a de nombreux avantages. Premier avantage, il est gratuit, il se synchronise avec d'autres services comme par exemple Gmail pour les mails, Google Meet pour les rendez-vous en visio. Il est également connecté avec Google Maps et pourra vous créer un temps de trajet directement dans votre agenda avant le rendez-vous en question. Ça vous permettra de bloquer un moment de temps de déplacement. C'est très simple à faire. Il permet aussi des partages faciles avec d'autres personnes, comme vos collaborateurs ou votre famille par exemple. Et puis bien sûr, on peut y mettre des alertes pour un rappel de rendez-vous, 10 minutes avant le rendez-vous par exemple. Côté inconvénients, il peut manquer de fonctionnalités avancées pour les professionnels qui nécessitent pour le coup d'un compte Google. Donc c'est un petit inconvénient. Si on fait un tour du côté de Microsoft Outlook, l'avantage c'est intégré avec la suite Microsoft. Bien sûr, la gestion des emails se fait de manière naturelle, parce que depuis le début des emails, beaucoup de gens utilisent Outlook pour gérer ces emails. Et puis on a des fonctionnalités de planification avancée, comme avec Google Agenda. Côté inconvénients, il faut un abonnement Office 365 pour certaines fonctionnalités, et je trouve que l'interface, quelquefois, est un peu complexe pour les débutants. Dans l'univers Apple, on a Apple Calendrier. intégration native avec les appareils Apple, bien sûr, donc les iPhones, les Macs, etc. C'est facile d'utilisation, le partage est simplifié. Bref, c'est très intuitif et ça fait le job quand on veut avoir un agenda simple d'utilisation. Côté inconvénients, c'est limité à l'écosystème Apple et on a un manque de fonctionnalité, je trouve, par rapport à Google Agenda ou à Microsoft Outlook. Un quatrième. dont je vais vous parler aussi, qui est peu connu, mais qui a des avantages sympathiques, c'est FramAgenda. Il est gratuit, il y a des fonctions équivalentes à Google Agenda et Outlook. En revanche, il manque de fonctionnalités avancées et il est peu utilisé dans le monde professionnel. Dernière application, c'est Notion. Je vous en ai déjà parlé dans l'épisode précédent. Notion, qui s'écrit N-O-T-I-O-N, a beaucoup d'avantages puisque c'est très flexible, on va pouvoir créer des agendas. personnalisé, on va pouvoir collaborer en équipe, comme les autres d'ailleurs, mais l'agenda personnalisé, c'est un côté sympathique. Les inconvénients, c'est qu'il faut quand même bien maîtriser je trouve les outils numériques, car la courbe d'apprentissage pour une utilisation avancée est relativement longue, c'est pas très intuitif, et Notion nécessite un certain niveau de personnalisation. Pour ma part, j'utilise au quotidien Google Agenda avec des agendas différents selon mes besoins. J'ai un agenda pro, j'ai un agenda perso. J'ai un agenda avec mes suivis de temps chez mes clients. Ça me permet de mettre le temps que je passe systématiquement avec chaque client ou chaque mission. Et puis, j'ai des agendas partagés avec des partenaires. Ça me permet de proposer directement un créneau pour une visio sans avoir à demander si telle ou telle plage horaire est disponible dans nos deux agendas. C'est très rapide et très efficace. Je vous propose maintenant de nous pencher sur les outils de prise de rendez-vous en ligne. Alors, quel est l'intérêt de ces outils ? Eh bien, de vous permettre de proposer des dates pour une réunion, par exemple avec plusieurs participants, ou encore de permettre à vos contacts de vous proposer des moments en ayant accès directement à votre agenda. Si on fait le tour des solutions performantes, nous avons Calendly, qui s'écrit C-A-L-E-N-D-L-Y. L'avantage de Calendly, c'est qu'il est facile d'utilisation. Beaucoup de gens l'utilisent d'ailleurs. Il y a une intégration avec différents calendriers. On peut personnaliser des plages horaires et on peut personnaliser des types de rendez-vous. Par exemple, rendez-vous d'une heure, de 45 minutes, de 30 minutes ou encore de 15 minutes. L'inconvénient de Calendly, c'est que certaines fonctionnalités avancées nécessitent un abonnement payant. Autre inconvénient de taille, pour moi, on ne choisit pas les rendez-vous qui sont pris par vos interlocuteurs. En fait, quelqu'un va sur votre Calendly choisir un moment et directement, ça va vous réserver le créneau dans votre agenda. Mais le problème, c'est que quelquefois, ça ne vous arrange pas. Donc pour moi, c'est un inconvénient. Vous avez Doodle aussi. Doodle est très connu et très utilisé, ou du moins était très utilisé. On le voit de moins en moins arriver maintenant sur les plateformes. L'avantage, c'est une planification de groupe qui est simplifiée. On va pouvoir... l'utiliser de manière gratuite avec quelques outils de base. Et puis, on peut l'intégrer aussi avec vos calendriers. Si vous êtes déjà sur Google Agenda ou sur Microsoft Outlook, vous allez pouvoir intégrer Doodle et votre agenda. L'inconvénient, c'est limité, je trouve, en termes de personnalisation. Et puis, l'interface peut sembler quand même un peu datée. D'ailleurs, il y a souvent de la publicité quand vous êtes en mode gratuit. Un troisième outil que je vous propose... qui est un peu moins connu, qui est une alternative intéressante aux deux autres, c'est YouCanBookMe. Ça s'écrit Y-O-U, plus loin C-A-N, plus loin B-O-O-K, plus loin M-E. YouCanBookMe, c'est une solution qui est beaucoup moins connue en France. L'avantage, c'est qu'on va pouvoir personnaliser de manière avancée sa prise de rendez-vous. Vous pouvez faire de la gestion de rendez-vous en équipe, bien évidemment, comme les autres. s'est intégré aussi, alors ça c'est un petit plus, avec des plateformes de paiement. C'est-à-dire que vous pourrez éventuellement proposer à vos clients des rendez-vous qui sont réglés par avance par ces mêmes clients. L'inconvénient, ça nécessite un abonnement pour des fonctionnalités avancées et je trouve que ce n'est pas évident non plus à utiliser. Il faut ce qu'on appelle une courbe d'apprentissage assez longue. C'est-à-dire qu'il faut un certain temps pour se mettre d'aplomb avec l'outil et il n'est pas super facile à premier abord. Et le dernier... Vous l'avez compris maintenant dans mes émissions, c'est celui que j'utilise en règle générale, qui s'appelle Vite, V-I-T-E. C'est un outil que j'ai découvert il y a quelques années et que j'utilise vraiment tout le temps. L'avantage, c'est de la prise de rendez-vous rapide, c'est l'intégration avec Google Calendrier ou Outlook. Le fonctionnement me convient parfaitement. En fait, lorsqu'un contact me propose des plages de rendez-vous, j'oblige mes contacts à me proposer au moins deux créneaux. Comme ça, c'est moi qui choisis au final le bon moment dans les différentes propositions de mon contact. Parce qu'effectivement, il peut très bien vous proposer un créneau qui est très proche d'un autre créneau horaire, d'un autre rendez-vous, et ça ne vous permet pas d'avoir suffisamment de temps pour préparer votre futur rendez-vous par exemple. Donc c'est vrai que ce n'est pas mal parce que vous avez plusieurs propositions et c'est vous qui choisissez celle que vous souhaitez. Côté inconvénients, il y a certaines fonctionnalités avancées qui nécessitent un abonnement premium. C'est globalement un peu moins de 100 euros par an, mais là, pour le coup, on a vraiment une personnalisation très intéressante et vraiment très poussée. On va pouvoir faire une page avec vos couleurs, votre logo, par exemple, pour la prise de rendez-vous. Donc, c'est vraiment sympathique et je trouve que ça donne une expérience client très intéressante. Maintenant que vous avez choisi le bon outil d'agenda, le bon outil de prise de rendez-vous, que vous soyez dirigeant, manager ou consultant, voici quelques bonnes pratiques pour pouvoir vraiment gérer son temps de la manière la plus efficace possible. Une des bonnes pratiques, c'est la planification. C'est vraiment le B.A.B. pour libérer votre esprit. Vous planifiez des rendez-vous ou des moments de travail dans votre agenda et vous les oubliez. J'entends par là que vous pouvez paramétrer un rappel de 10 minutes par exemple ou de 30 minutes. avant ce rendez-vous, de façon à ce que vous ayez le temps de vous préparer. Deuxième bonne pratique, bloquer du temps pour les imprévus. Si vous chargez... À toc votre agenda, non seulement ça va vous stresser, mais surtout, si une urgence arrive, vous serez obligé de sacrifier un moment ou un rendez-vous planifié de longue date. Donc c'est pas la bonne solution. La gestion du temps personnel aussi à ne pas oublier. Bloquer du temps pour vous-même. La gestion d'une entreprise, d'un service ou d'une équipe peut être intense, mais il est essentiel de préserver du temps pour vous. Pour faire du sport par exemple, pour méditer, pour voir des amis, bref, avoir un temps personnel est vraiment primordial dans la gestion du temps. La synchronisation d'agenda est aussi une bonne pratique importante. Il faut vous assurer de synchroniser vos calendriers avec ceux de votre équipe. Ça facilite la coordination des horaires de réunion, ça réduit les conflits d'emploi du temps et ça favorise surtout une meilleure communication au sein des équipes. Tout le monde sait quand vous êtes dispo ou non. En utilisant les outils de prise de rendez-vous évoqués précédemment, vous permettrez à vos équipes, à vos clients, à vos prospects de voir vos disponibilités et de réserver des créneaux sans devoir vous consulter à chaque fois. C'est vraiment un gain de temps aussi pour vous. Et puis, j'en termine avec une bonne pratique qui est la personnalisation des plages horaires. Personnalisez vos plages horaires en fonction de votre disponibilité. Si vous êtes plus productif le matin, réservez ce créneau pour des réunions importantes ou pour travailler sur un projet important. Cette personnalisation permet vraiment d'optimiser votre emploi du temps. Avant de conclure cet épisode, je vais vous donner mes astuces pour être le plus productif possible. La première, c'est utiliser des agendas différents en fonction de l'organisation de votre vie. Un agenda, par exemple, pour vos activités professionnelles, un agenda pour votre vie perso, un agenda pour la famille. Pour ma part, j'utilise aussi un agenda pour noter le temps que je passe sur mes missions avec mes clients. Utilisez aussi des couleurs pour catégoriser les événements. En affectant des couleurs différentes à différents types d'événements dans votre agenda, ça va vous permettre d'avoir une visualisation rapide de votre journée. Par exemple, vous utilisez le rouge pour les réunions, le bleu pour les rendez-vous en visio ou en présentiel, le vert pour le travail sur vos projets, et puis par exemple le violet pour vos rendez-vous perso. Ça dépend bien évidemment de vos goûts et de vos couleurs préférées. Synchronisez vos agendas avec votre smartphone, je l'ai dit dans les bonnes pratiques, mais c'est vraiment une astuce qui est hyper importante puisque ça va vous permettre d'accéder à vos rendez-vous et vos tâches partout où vous allez, ce qui est essentiel pour rester organisé. Et puis dernière chose, automatisez les rappels, configurez des rappels pour vos rendez-vous et vos tâches, les notifications vous aident à ne rien oublier et à respecter vos engagements, ce qui est quand même plutôt professionnel dans la pratique. On arrive à la fin de cette émission et si vous entendez ce message, c'est que vous avez écouté notre nouvel épisode jusqu'au bout. Et pour ça, un grand merci. Vous pourrez retrouver tout ce que je vous ai partagé aujourd'hui dans l'article de blog sur mon site Shido Conseil. Vous retrouverez également le lien dans la description de cette émission. Je vous retrouve très vite dans une prochaine émission. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. Et je vous dis à très vite. Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. À très vite !

• Speaker #1

  Merci