Speaker #0Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour à toutes et à tous, je suis Raphaël et aujourd'hui, on va parler d'un truc qui va littéralement changer votre vie. L'automatisation des tâches répétitives. Imaginez un monde où votre ordinateur fait tout le boulot ennuyé à votre place, vous laissant du temps pour des choses beaucoup beaucoup plus cool. C'est pas un rêve, c'est la réalité avec les bons outils. Si comme moi, vous en avez marre des corvées qui se répètent jour après jour, alors écoutez ce podcast où les tâches fastidieuses deviennent faciles et automatiques. On va découvrir ensemble des outils géniaux comme Zapier, Pieur, Make et bien d'autres, et également des astuces et des bonnes pratiques qui vont transformer votre quotidien. Prêt à dire adieu aux tâches ennuyeuses et à accueillir une vie plus simple et plus productive ? Alors restez avec moi, parce que ce qui suit va vous époustoufler ! Avant de plonger dans les astuces et les bonnes pratiques, parlons d'abord des outils digitaux. Ces outils sont la base de toute stratégie d'automatisation efficace. Ils vous aideront à automatiser des tâches répétitives, à économiser du temps et à améliorer votre productivité, tant dans votre vie que dans la vie de votre client. vie professionnelle d'ailleurs que personnelle. Voici une sélection des meilleurs outils digitaux pour vous lancer. Le premier, c'est Zapier. Zapier, ça s'écrit Z-A-P-I-E-R. C'est un super outil d'automatisation en ligne qui vous permet de connecter vos applications préférées pour automatiser des tâches répétitives sans avoir besoin de coder. L'un de ses gros avantages, c'est qu'il est vraiment facile à utiliser et qu'il offre une intégration avec plus de 2000 applications. Imaginez, vous pouvez automatiser l'envoi d'un email de bienvenue à chaque nouvel abonné à votre newsletter, ou même créer des tâches d'entrée lot à partir d'emails reçus dans Gmail. Cependant, la version gratuite à délimitation, c'est 5 automatisations. Et si vous avez besoin de plus, il faudra prendre un abonnement payant. Moi, je l'utilise pour automatiser mon CRM HubSpot, avec mon outil de tâche Todoist. J'ai créé également une automatisation qui me permet d'envoyer un email automatiquement à tous mes contacts 3 heures avant la visio. Et pour ça, j'ai tout simplement relié avec Zapier mon Google Agenda et mon Gmail. Le deuxième outil, vous en avez peut-être déjà entendu. parler c'est IFTTT. Alors IFTTT ça veut dire If This Then That. Autrement dit en français si ceci alors cela. C'est un service web qui permet de créer des petites chaînes d'instructions appelées Applets. C'est gratuit pour la plupart des fonctionnalités et c'est super simple à utiliser. Par exemple, vous pouvez automatiser l'allumage des lumières de votre maison au coucher du soleil ou sauvegarder automatiquement vos photos de Facebook dans Google Drive. Par contre, pour des flux de travail un peu plus complexes, IFTTT est moins puissant que Zapier, il y a un support technique pour les utilisateurs gradués qui est franchement light. Le troisième outil, c'est Microsoft Power Automate. Microsoft Power Automate, anciennement connu sous le nom de Microsoft... pour ceux qui le connaissent, c'est vraiment parfait pour les utilisateurs de Windows et Office 365. Il s'intègre parfaitement avec tout l'écosystème Microsoft, ce qui en fait un outil très puissant pour automatiser des processus complexes. Par exemple, vous pouvez automatiser l'envoi de rapports hebdomadaires dans Excel ou recevoir des notifications Teams pour les nouveaux emails importants. Microsoft Power Automate peut être un petit peu complexe pour des débutants et puis certaines fonctionnalités nécessitent un abonnement payant, donc voilà un petit peu les restrictions pour ce... pour cet outil. Le quatrième outil, c'est Make. Make, ça s'écrit M-A-K-E. C'est une plateforme d'automatisation très visuelle. Moi, j'aime bien parce qu'on voit vraiment ce qu'on veut faire très visuellement avec les différentes applications. Donc, on peut connecter beaucoup d'applications. Ça permet de transférer des données entre elles de manière très intuitive. Par exemple, vous pouvez synchroniser des contacts entre différentes plateformes CRM ou automatiser la gestion des commandes dans un e-commerce. Cependant, Make peut être complexe pour les utilisateurs non techniques. et la courbe d'apprentissage est quand même assez élevée comparé à d'autres outils. Un cinquième et avant dernier outil c'est UiPath, ça s'écrit U I P A T H. C'est extrêmement puissant, ça permet d'automatiser des tâches répétitives et complexes souvent utilisées dans les environnements professionnels. Par exemple vous pouvez automatiser le traitement des factures dans les processus comptables ou extraire des données de sites web pour des analyses concurrentielles. Par contre ça nécessite vraiment des compétences techniques pour en tirer vraiment pleinement parti. et puis le coût des licences peut être élevé pour les entreprises. Et enfin le dernier c'est Google Apps Script. C'est une plateforme basée sur JavaScript qui permet d'automatiser et de personnaliser les applications Google comme Sheets, Docs et Gmail. C'est un outil très puissant, très flexible. pour créer des automatisations sur mesure. Par exemple, vous pouvez automatiser des rapports financiers dans Google Sheets, ou envoyer des réponses automatiques personnalisées via Gmail. Ça nécessite quelques compétences en programmation quand même. Vraiment, il faut prendre un petit peu de temps pour comprendre comment ça fonctionne. Et puis peut-être que la documentation des fois est un peu insuffisante, mais vous trouverez quand même beaucoup de tutos sur YouTube par exemple, pour voir un petit peu comment ça fonctionne et comment vous pouvez programmer vos tâches. Maintenant que nous avons exploré les principaux outils d'Igéto, il est temps de discuter des bonnes pratiques. Utiliser les bons outils est une chose, mais savoir les utiliser efficacement en est une autre. Les bonnes pratiques vous permettront de tirer le meilleur parti de vos outils d'automatisation et de garantir que vos processus... automatisé fonctionne sans accroc voici quelques conseils pour vous aider à maximiser l'efficacité de vos automatisation première bonne pratique commencé petit pour débuter identifier des tâches simples automatiser ça vous permettra de vous familiariser avec les outils de d'automatisation sans vous sentir submergé. Par exemple, vous pouvez commencer par automatiser l'envoi de mails de confirmation pour les inscriptions à un événement. Cette tâche simple vous donnera un aperçu de la puissance de l'automatisation et de son impact sur votre charge de travail. Priorisez également les tâches répétitives. Concentrez-vous sur l'automatisation des tâches qui prennent beaucoup de temps et qui sont répétitives. Ces tâches sont souvent ennuyeuses et consomment une grande partie de votre temps. Par exemple, le traitement automatique des factures ou des rapports hebdomadaires peut vous faire gagner quelques heures. chaque semaine. En automatisant ces tâches, vous libérez du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée. Testez également les automatisations. Avant de déployer complètement vos automatisations, assurez-vous qu'elles fonctionnent comme prévues. Faites des essais pour identifier et corriger les erreurs potentielles. Par exemple, vérifiez que les e-mails automatisés contiennent les bonnes informations et sont envoyés aux bonnes personnes avant de les intégrer à votre flux de travail quotidien. Utilisez par exemple votre adresse perso pour faire des tests et voir si ça fonctionne correctement. Testez également les différentes branches de vos automatisations pour vous assurer qu'elle se comporte comme attendu dans tous les scénarios. Utilisez des templates. Profitez des modèles de flux de travail déjà existants pour gagner du temps. Il y en a plein par exemple chez Zapier ou chez Make vous pouvez trouver des templates, c'est à dire des formes d'automatisation qui ont déjà été créées pour vous. Ces modèles sont souvent conçus par des experts et peuvent vous fournir une base solide. Si vous utilisez par exemple des modèles de Zapier pour connecter vos applications, ça peut vraiment vous faciliter la tâche et vous permettre de vous concentrer sur l'optimisation plutôt que sur la performance. que sur la création à partir de zéro. Les templates peuvent également vous inspirer et vous donner des idées d'automatisation auxquelles vous n'auriez pas pensé. Documentez vos automatisations. Gardez une trace écrite de vos automatisations pour faciliter leur maintenance et leur mise à jour. La maintenance, vous verrez, c'est quelque chose de très important. On le verra dans les astuces. Une documentation claire vous aidera, par exemple, à vous, mais aussi à votre équipe. Pensez que les automatisations, ce n'est pas que pour vous, c'est aussi pour vos équipes. Et ça permettra de comprendre et de gérer les automatisations. Par exemple, créez un document détaillant chaque automatisation, ses déclencheurs et ses actions. Notez également les raisons pour lesquelles vous avez créé chaque automatisation et les problèmes qu'elle résout. Cette documentation vous sera précieuse si vous avez besoin d'apporter des modifications à l'avenir ou si quelqu'un d'autre doit prendre en charge vos automatisations. Surveillez et ajustez. Vérifiez régulièrement l'efficacité de vos automatisations et ajustez-les si nécessaire. Les besoins et les conditions peuvent changer, il est donc important de rester flexible. Une bonne pratique est donc de... vérifier et d'analyser les rapports d'erreurs et puis d'ajuster le flux de travail en conséquence. Ça va vraiment faire la différence. Utilisez aussi des tableaux de bord ou des alertes pour être informé des problèmes potentiels. Revoyez périodiquement vos automatisations pour vous assurer qu'elles répondent toujours à vos besoins et apporter des améliorations si nécessaire. Septième bonne pratique, protégez vos données. Assurez-vous que vos automatisations respectent les règles de sécurité et de confidentialité. La protection des données est cruciale, surtout si vous travaillez avec des informations sensibles. Vous pouvez utiliser des outils sécurisés ou bien chiffrer les données. Ça, c'est vraiment essentiel et très important. Intégrer progressivement. Souvent, l'erreur qu'on fait, c'est qu'on intègre très vite ou trop d'automatisation d'un coup, ce qui fait que c'est difficile à gérer derrière. Allez-y plutôt étape par étape pour vous assurer que chaque automatisation fonctionne correctement avant d'en ajouter une autre. Par exemple, ajouter une nouvelle automatisation chaque semaine et surveiller son impact. Cela vous permettra d'identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent trop importants. En l'intréhant progressivement, vous pourrez également adapter vos automatisations en fonction des retours et des besoins qui changent au fur et à mesure. 9ème bombe pratique, formez vos équipes. Si vous automatisez des tâches professionnelles, assurez-vous que tout le monde est au courant et formé. Une bonne formation garantit que tout le monde est au courant et formé. tous les membres de l'équipe peuvent utiliser et bénéficier des automatisations. Il suffit tout simplement de faire des petites sessions de formation et d'utilisation des nouveaux outils, ou bien de faire des tutos. Vous pouvez vous filmer tout simplement en train de préparer et d'expliquer à quoi sert cette automatisation de façon à ce que tout le monde puisse l'utiliser ou éventuellement la changer de façon très rapide et très fluide. Et enfin, restez à jour. Les outils évoluent. Assurez-vous de connaître les nouvelles fonctionnalités et les mises à jour. Puisque vous allez automatiser 2, 3, 4 applications différentes, ces applications-là, elles changent au fur et à mesure, elles évoluent. Et donc, vous allez pouvoir effectivement utiliser, peut-être avec des mises à jour, des améliorations importantes qui rendront vos automatisations encore plus efficaces. Pour ça, tout simplement, suivez les newsletters des outils que vous utilisez. Et puis, regardez de temps en temps ce qui a éventuellement changé. Pour compléter les outils et les bonnes pratiques, je vais vous donner mes astuces. Ces petites stratégies et conseils peuvent grandement améliorer votre expérience d'automatisation. Elles vous aideront à devenir plus productif, à mieux organiser votre travail et à simplifier votre quotidien. La première des astuces c'est... Planifier les automatisations. Utilisez des outils comme Google Calendar pour planifier et rappeler les tâches automatisées. La planification vous permet de garder le contrôle sur vos automatisations et vous assurer qu'elles se déroulent comme prévu. Par exemple, créer un rappel mensuel. pour vérifier les automatisations en cours et voir s'il n'y a pas de problème sur ce qui fonctionne actuellement dans vos automatisations. Vous pourrez également aussi planifier les automatisations pour des moments précis de la journée ou de la semaine, comme l'envoi de rapports à chaque fin de mois. Vous vérifiez juste, au moins au départ, que les rapports sont bien envoyés au bon endroit et au bon moment. La sauvegarde de vos données est bien sûr essentielle. Automatisez-la. Vous pouvez utiliser des services comme Google Drive, par exemple... les Zapiers, et systématiquement, à chaque fois que vous avez un nouveau document qui est reçu par email, il est sauvegardé dans Google Drive via Zapier, par exemple. Définissez aussi des déclencheurs intelligents. J'entends par là, utiliser des conditions spécifiques pour activer vos automatisations. Les déclencheurs intelligents vous permettent de contrôler précisément quand et comment vos automatisations se déroulent. Par exemple, envoyer automatiquement un email de suivi une semaine après une réunion client. C'est très simple. Appuyer d'un côté ou Make ou n'importe lesquels des outils dont je vous ai parlé tout à l'heure. Et vous allez relier votre agenda avec votre logiciel d'envoi de mail. Regrouper aussi les tâches similaires. Pour automatiser plusieurs tâches en une seule étape, regroupez-les de manière logique. Regrouper des tâches similaires peut aussi vous simplifier le flux de travail et puis les rendre beaucoup plus efficaces. Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail qui gère la création, le tri et l'archivage des emails. Comme ça, une seule automatisation... vous règle trois tâches différentes. Une de mes astuces, c'est plutôt que d'aller chercher midi à 14h, j'utilise les automatisations proposées par les applications que j'utilise déjà. Ça me permet d'être sûr de la compatibilité entre les différentes intégrations. Ces intégrations natives sont souvent plus fiables et plus faciles à configurer. Exemple, quand vous utilisez Trello pour la gestion des tâches, vous avez plein d'automatisations qui sont déjà natives dans Trello, donc utilisez-les tout simplement, plutôt que d'aller chercher du Zapier, du Mac ou du FTTT. Automatisation. les rapports, utilisez des outils aussi pour générer des rapports réguliers de façon automatique. Les rapports automatisés vous permettent de suivre vos performances et de prendre des décisions basées sur des données précises, sans avoir tous les fins de mois à créer systématiquement, à aller chercher les informations, et puis remplir les informations dans les rapports, ça peut se faire d'une manière automatique. Par exemple, vous pouvez créer un script Google Apps pour générer un rapport hebdomadaire à partir de Google Sheets. J'en termine avec une dernière astuce. c'est la connexion de vos appareils. Là, c'est plutôt côté perso. Vous pouvez utiliser des outils comme IFTTT. Vous allez pouvoir par exemple allumer les lumières de votre salon à votre arrivée grâce à une automatisation basée sur votre position GPS. Vous pouvez également connecter des appareils domestiques, des services en ligne, des outils de productivité pour créer des automatisations harmonisées comme la mise en marche automatique de la cafetière à une certaine heure chaque matin. On arrive à la fin de cet épisode. Merci d'avoir écouté en entier cet épisode de Shido Podcast. J'espère que ces outils, bonnes pratiques et astuces vous aideront à automatiser vos tâches répétitives et à gagner du temps dans votre vie professionnelle et personnelle. N'oubliez pas de suivre mon podcast et de me donner une évaluation 5 étoiles si vous avez aimé les conseils partagés aujourd'hui. Cela m'aide énormément. A très vite pour de nouvelles découvertes digitales et d'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !
