Speaker #0Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour à tous et bienvenue dans un nouvel épisode de Chilo Podcast. Je suis Raphaël et aujourd'hui nous allons explorer un sujet qui rythme notre vie numérique, la gestion des e-mails. Il faut savoir que l'e-mail a fait sa première apparition à l'Institut de Technologie du Massachusetts en 1965. Vous imaginez, ça fait plus de 50 ans. Dans les années 90, les e-mails ont commencé à arriver vraiment de manière massive dans notre vie quotidienne, au départ côté pro, puis naturellement dans notre vie perso. Il faut savoir qu'aujourd'hui, il y a environ 333 milliards d'e-mails qui sont... envoyés et reçus chaque jour. Wow, ça laisse sans voix. Bon, on va voir ensemble comment faire baisser ce nombre d'emails à notre échelle et comment s'en sortir pour ne pas perdre trop de temps à gérer les nombreux mails que vous recevez chaque jour. Allez, c'est parti ! Bon, ce qui est important, c'est le choix de votre service de messagerie. Ça, c'est vraiment crucial. Il y a beaucoup d'options, chacune avec ses avantages. On va donc faire un petit tour du côté des plateformes de messagerie. J'en ai choisi quelques-unes, en plus des deux géants, à savoir Outlook et Gmail, et on va en parler tout de suite. Alors, on a Outlook qui est apprécié pour ses puissantes fonctionnalités de calendrier, de gestion des tâches et de contacts, ce qui en fait un choix solide pour les professionnels. Outlook est intégré à Microsoft 365. Ça veut donc dire que... tous les autres outils comme l'agenda, etc. sont interconnectés avec Outlook. Alors, ça fait plusieurs fois que je cite Microsoft 365. Peut-être que certains ou certaines d'entre vous ne connaissent pas cette suite et se demandent bien de quoi je veux parler. Alors, je vais faire un petit temps d'arrêt et d'explication. C'est quoi Microsoft 365 ? Eh bien, c'est une... une suite de services et d'applications en ligne proposées par Microsoft. Ce qui veut dire que vous n'avez pas besoin d'installer un logiciel sur votre ordinateur. Vous pouvez y accéder depuis n'importe quel ordinateur et depuis n'importe quel navigateur Internet. Il comprend des outils tels que Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint, Teams et bien d'autres. Vous les connaissez déjà, Word, Excel, PowerPoint, etc. SharePoint, Teams, là on est bien sur le cloud, donc sur une façon de faire un petit peu différente que quand vous êtes... Vous travaillez directement sur votre ordinateur. Le gros avantage de ces hébergements en cloud, c'est que vous pouvez avoir accès à votre document Word ou à votre Excel, par exemple, depuis n'importe quel ordinateur. À partir du moment où vous vous loguez, vous mettez votre mot de passe et votre adresse d'email, vous allez pouvoir vous connecter depuis n'importe où et depuis n'importe quel ordinateur. Donc ça, c'est quand même vraiment quelque chose qui est intéressant dans les différentes suites. Ensuite, on a... Son concurrent principal qui est Google Workspace, donc c'est la même chose. On va retrouver les différents gestionnaires de mail, c'est pas Outlook, là c'est Gmail. Un Google Docs, c'est l'équivalent de Word. Un Google Sheets, c'est l'équivalent d'Excel. Un Google Slide, c'est l'équivalent de PowerPoint. Et enfin Gmail qui est l'équivalent d'Outlook. Donc vous voyez, c'est quelque chose qui est assez courant maintenant, de pouvoir travailler avec des suites de cette manière-là, donc des suites qui sont sur le cloud. Voilà. Et le clou, donc, en fait, parle. Pour parler des autres plateformes de messagerie, on a Thunderbird. Alors, Thunderbird, c'est quoi ? C'est une option de messagerie open source. Ça s'écrit Thunderbird, T-H-U-N-D-E-R-B-I-R-D. C'est une option de messagerie qui permet de pouvoir configurer plusieurs adresses mail pour, par exemple, centraliser l'ensemble de vos messageries. La solution propose un système de sécurité été avancé, et surtout, c'est un système de messagerie qui est distribué gratuitement, donc ça peut être intéressant, effectivement, de pouvoir l'utiliser à titre perso, par exemple. Peut-être pas à titre pro, parce qu'il n'y a pas toutes les fonctionnalités, mais au moins à titre perso. Une autre solution aussi, qui est ProtonMail, Proton, ça s'écrit P-R-O-T-O-N, plus loin, Mail, c'est basé en Suisse, c'est une messagerie électronique moins connue. Mais pareil, c'est une très bonne alternative pour un envoi et une réception de vos mails en toute sécurité. En fait, ProtonMail est une solution de messagerie open source et transparente qui est dotée d'un chiffrement de bout en bout. C'est vraiment leur force, c'est de chiffrer les messages que vous envoyez, les messages que vous recevez, de façon à être le plus sécurisé possible. Sa capacité de stockage est limitée. Sur la version gratuite, c'est 1 Go. Pareil, ça peut être pas mal pour être utilisé comme boîte mail perso. Ça peut suffire amplement. Vous avez aussi l'application Mail d'Apple. Pour le coup, c'est pour ceux qui possèdent un iPhone ou un Mac. C'est intéressant puisque vous pouvez tout centraliser sur vos boîtes de réception, que ce soit Gmail, Outlook, Microsoft Exchange, Yahoo, Mail, etc. Bref, il y en a plein. et vous pouvez les centraliser sur cette application Mail d'Apple. Il est possible de basculer d'une moine mail à une autre très facilement. Ça peut être assez pratique pour consulter à la fois vos emails perso et pro. C'est une application qui est installée par défaut sur iOS, donc sur l'environnement de Mac et d'iPhone, et sur macOS pour l'environnement Mac. J'en termine avec ce que j'utilise moi au quotidien, qui est Gmail. Gmail qui fait partie de la suite Google. On est toujours dans l'environnement Google complet, donc avec Drive, avec Agenda, etc. Tout est interconnecté, ce qui permet de gagner beaucoup de temps quand on envoie des emails. On va pouvoir, plutôt que d'envoyer des pièces jointes, utiliser par exemple la possibilité de donner un lien vers le document qui se trouve sur votre Google Drive. C'est quand même beaucoup plus simple et beaucoup plus facile. On peut le faire aussi de la même manière. avec d'autres choses comme l'agenda, on va être interconnecté ou avec les tâches. Donc voilà, très facile d'utilisation. Moi, j'ai utilisé Outlook pendant près de 30 ans, mais depuis que j'utilise Gmail, c'est-à-dire ces 10 dernières années, franchement, je ne reviendrai pas en arrière, tout simplement parce que Gmail est pour moi beaucoup plus simple à utiliser, beaucoup plus ergonomique. Et pour finir, je trouve que le design est plus sympa et beaucoup moins austère que Outlook. Mais bon, voilà, c'est mon point de vue. Alors maintenant que nous avons exploré les différents outils, passons à la deuxième partie de notre épisode, les bonnes pratiques. Une des bonnes pratiques les plus populaires, celle que j'aime bien utiliser moi, c'est la boîte de réception zéro. Alors c'est quoi cette boîte de réception zéro ? Eh bien, cette approche consiste en fait à traiter chaque email dès son arrivée. Voici cinq bonnes pratiques pour maintenir une boîte de réception zéro, c'est-à-dire une boîte de réception où il n'y a plus aucun mail. Première des choses, répondez rapidement. Quand vous ouvrez un email, demandez-vous si vous pouvez y répondre immédiatement. Si oui, vous le faites. Sinon, vous planifiez une action future. Une tâche, par exemple. Vous pouvez l'envoyer dans une tâche pour plus tard. Je vous fais un rappel sur l'épisode des to-do list. Vous pourrez voir un petit peu comment ça se passe. Vous pouvez aussi classer, supprimer, archiver. Ça, ça veut dire que tous les emails devraient être classés dans un dossier approprié. Supprimés s'ils ne sont plus utiles ou archivés. pour pouvoir y retourner plus tard. Vous pouvez faire des sous-dossiers, etc. Ça, c'est les étiquettes ou les catégories. Organisez bien vos emails en utilisant des étiquettes ou des catégories pour les regrouper selon des thèmes spécifiques. Exemple, client, fournisseur, partenaire, perso, etc. Planifiez des sessions de gestion d'email. Au lieu de vérifier constamment votre boîte de réception, c'est vrai que souvent, on a un petit peu ce réflexe-là d'aller régulièrement sur sa boîte d'email. ça vous perturbe sérieusement, donc c'est pas évident après de se reconcentrer sur ce que vous êtes en train de faire, et bien dédiez des plages horaires spécifiques pour la gestion d'email. Moi ce que je vous conseille, c'est 3 sessions par jour. Le matin en arrivant, vous faites un quart d'heure, 20 minutes sur vos emails. L'après-midi, soit avant, soit après manger, ça c'est à voir comment vous aimez travailler. Et puis le soir avant de partir, pareil, petite session, un quart d'heure, 20 minutes. Pas plus. Et je vous dirai après dans les astuces comment faire. Désabonnez-vous aussi des newsletters inutiles. Faire le ménage de temps en temps en vous désabonnant des newsletters, franchement c'est une bonne pratique qui va vous permettre de gagner du temps et d'avoir un tout petit peu moins d'emails dans votre boîte. Au final, l'idée c'est d'avoir une boîte email vide le plus souvent possible. Vous allez voir que c'est très réconfortant pour vous et terriblement moins anxiogène qu'une boîte avec 1352 messages dont 147 non lus. On est d'accord ? Bon, les étiquettes, ça a utilisé aussi les filtres et les étiquettes. Par exemple, des filtres, vous pouvez les utiliser pour des messages récurrents. Vous pouvez par exemple créer un fil pour déplacer automatiquement des newsletters dans un dossier dédié, à lire plus tard ou veille par exemple. Vous pouvez aussi attribuer des étiquettes spécifiques avec des catégories comme, je ne sais pas moi, projet Intel, facture, perso, bref, pour avoir des sous-dossiers. dans lesquelles vous allez classer au fur et à mesure vos emails et donc les sortir de votre boîte d'emails de réception, votre boîte générale. Automatisez l'archivage aussi. Là, pareil, vous pouvez utiliser des fils pour archiver de façon automatique les emails moins importants et les garder hors de votre boîte de réception principale. Pour finir, utiliser des boîtes différentes. On peut le faire par exemple avec Gmail. Vous avez votre boîte principale où vous avez tous vos emails. C'est celle-là qu'on va essayer d'être boîte zéro, avec zéro email dedans. Au fur et à mesure que ça va arriver, vous les traitez. On verra avec les astuces plus tard. Et puis, vous pouvez utiliser aussi les promotions ou les réseaux sociaux. C'est des boîtes mail intelligentes. Gmail va directement quand un email arrive, soit le mettre dans le principal s'il pense qu'effectivement... C'est un message qui vous est dédié, soit dans promotion s'il détecte que c'est du spam par exemple, ou de la pub, soit dans les réseaux sociaux si c'est effectivement un message de rappel, par exemple sur Link ou sur Facebook par exemple. Voilà, ça va arriver directement dans cette boîte-là. Pour bien gérer vos emails et votre boîte mail, il est important de gérer votre temps de façon intelligente. est la plus appropriée à votre méthode de travail à vous. Donc planifiez des plages horaires dédiées, définissez des heures spécifiques dans votre journée pour vérifier et répondre à les emails plutôt que de le faire constamment, c'est ce qu'on disait tout à l'heure dans les bonnes pratiques. Définissez des règles de réponse. Vous pouvez utiliser la méthode CAP, C-A-P, CAP ça veut dire classer, action, poubelle. C'est une règle très simple, moi je l'utilise tous les jours, c'est extrêmement simple. Quand j'ouvre un mail, je me pose la question, est-ce que je dois agir sur ce mail ? Par exemple, est-ce que je dois donner une réponse ? Est-ce que je dois faire une recherche de documentation, etc. ? Est-ce que je dois agir ? Si la réponse est non, alors il y a deux solutions. Soit je la classe, si par exemple je suis en copie et je n'ai pas besoin d'interagir dessus, je la classe. Soit je la mets directement à la poubelle. Le choix est simple. Je n'agis pas sur le mail, il n'y a pas besoin de réponse. Alors je classe ou je mets à la poubelle. Si en revanche je réponds oui à la question dois-je agir ? alors là il y a deux solutions aussi. Soit je peux répondre en moins de deux minutes, je le fais tout de suite. Si ça doit prendre plus de deux minutes, je planifie à un autre moment. C'est une méthode qui franchement va vous dégager votre boîte de réception d'une manière très rapide, et vous y verrez beaucoup plus clair. Une astuce auxquelles on ne pense pas toujours, c'est se désabonner des newsletters inutiles. Passez en revue votre boîte de réception de façon régulière et désabonnez-vous de toutes les newsletters auxquelles vous n'êtes plus intéressé ou auxquelles on vous a abonné de façon un peu automatique, ça arrive. Supprimez les anciens messages inutiles. Faites un grand nettoyage en supprimant les emails obsolètes, les confirmations de rendez-vous par exemple, les spams. Bref, ça encombre votre boîte. C'est pas très bon non plus pour la planète puisque vous savez que les mails sont stockés sur les serveurs, donc ça prend de l'énergie, etc. Donc franchement, supprimez un maximum de messages, ne les archivez pas pour rien si vous savez que vous n'aurez plus jamais accès. Établissez, on parlait de nettoyage, une routine de nettoyage. Planifiez régulièrement du temps pour nettoyer et organiser votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez l'inclure dans votre routine quotidienne. Vous vous souvenez, on parlait de trois fois par jour, je vais voir ma boîte mail. Eh bien, vous pouvez terminer par cinq minutes de nettoyage en fin de journée. Voilà, vous faites cinq minutes de nettoyage, cinq minutes par-ci, cinq minutes par-là tous les jours. Vous allez voir que très vite, votre boîte va être nettoyée rapidement. Utilisez aussi dans les astuces les messages d'absence lors de vos congés. Ça permettra aux gens de ne pas attendre de réponses de suite et de ne pas vous relancer s'ils sont au courant que vous êtes absent. Parce que très souvent, la problématique, elle est là. C'est que les gens vous envoient un email, vous ne donnez pas de réponse que vous êtes en congé, mais ils ne savent pas que vous êtes en congé, puisque vous ne leur avez pas dit tout simplement. Il n'y a pas eu de réponse automatique. Résultat des courses, vous allez vous retrouver avec quelqu'un qui va vous relancer une fois, deux fois, trois fois, ou qui va peut-être même vous appeler pendant vos congés. Donc dès que vous avez plus d'une demi-semaine d'absence, utilisez cette méthode, elle est vraiment pratique, et au moins on ne vous embêtera pas pendant ce moment-là. Pour respecter les autres, pensez aussi à différer un mail au lendemain matin, plutôt que de l'envoyer pendant votre session de travail à 22h. Alors vous avez le droit de travailler à des horaires qui ne sont pas les horaires de bureau, mais ne donnez pas la possibilité à vos collègues à vos collaborateurs ou même à vos clients de lire votre mail et de commencer à cogiter. Ce n'est pas bon pour la charge mentale de votre interlocuteur et de votre contact. Ce n'est pas bon pour vous non plus, mais ça, c'est votre problème. Ne forcez pas les autres et respectez-les par rapport à ça. On envoie le mail avec un système de différé au lendemain matin à 8h par exemple. Allez, je vous donne la dernière astuce. Avoir une adresse mail pro et une adresse mail perso. Mais pas plus, c'est-à-dire pas plus de deux adresses mail. à gérer. Sinon, vous allez vous y perdre. Notamment quand vous donnez l'adresse mail à quelqu'un, vous ne savez plus laquelle donner. Si possible, pas plus de deux fournisseurs de messagerie différents, pour ne pas mettre tous ses oeufs dans le même panier, tout simplement. Et puis pour pouvoir couper en vacances et ne regarder, par exemple, que ses mails perso et laisser de côté sa messagerie professionnelle. Voilà, on arrive à la fin de cette émission. J'espère que vous avez trouvé des conseils, des outils, des astuces utiles pour optimiser votre gestion des e-mails. Si vous souhaitez me poser des questions ou simplifier votre vie ou celle de vos équipes, n'hésitez pas à me contacter sur LinkedIn. Je répondrai à tous vos messages. Mais d'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. À très vite ! Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !
