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• Speaker #0

  Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans notre nouvelle émission de Shido Podcast. Aujourd'hui, nous allons parler gestion de projet. Alors que vous gériez des projets professionnels ou que vous coordonniez des tâches dans votre vie personnelle, eh bien, j'ai tout ce qu'il vous faut pour exceller dans la gestion de projet. Aujourd'hui, on parlera outils numériques, bonnes pratiques et astuces digitales pour optimiser votre gestion de projet. On y va ? En préparant cette émission, j'ai trouvé qu'il y avait beaucoup, beaucoup d'applications pour gérer les projets. J'en ai sélectionné quelques-uns qui me semblent vraiment utiles, et puis surtout je vous parlerai de celui que j'utilise quasi quotidiennement. Ce qui est important, c'est de savoir dès le départ quel type de projet vous voulez gérer. Est-ce que c'est un projet simple ou personnel, par exemple, avec peu de personnes qui interagissent ? Ou alors est-ce que vous souhaitez gérer des projets complexes avec des équipes internes ? des personnes ou des sociétés externes à votre société. En fonction de ça, vous n'allez pas choisir le même support digital. Sinon, vous allez perdre très vite beaucoup de temps à gérer une usine à gaz pour un projet simple qui ne nécessite pas un outil vraiment très élaboré, mais plutôt un outil basique et efficace. On va commencer par aller voir du côté de trois outils relativement similaires qui sont Microsoft Planner. Microsoft, comme vous savez l'écrire, Planner, ça s'écrit P-L-A-2-N-E-R. On va aller voir du côté de Jira aussi. Jira, c'est écrit J-I-R-A, ou encore Asana, Asana, A-S-A-N-A, sont trois outils avec des avantages à peu près similaires. Pour Microsoft Planner, il est intégré avec Office 365, donc ça permet d'être dans l'univers Microsoft. Il y a une interface qui est relativement intuitive et facile à utiliser. C'est idéal pour les petites équipes, et c'est idéal aussi pour des projets qui ne sont pas trop élaborés. Les inconvénients, c'est moins de fonctionnalités avancées, par exemple pour des grands projets ou des projets un peu complexes. Jira, Asana, fonctionnent à peu près aussi de la même manière. C'est-à-dire que Jira, c'est très puissant, par exemple, pour la gestion agile. C'est très personnalisable. C'est pas mal fait aussi pour le suivi des bugs. Donc, ça fonctionne bien. L'inconvénient, ça peut être peut-être un peu complexe pour les nouveaux utilisateurs. Pas toujours évident de prendre en main Jira d'une manière très facile. Asana, quant à lui... L'avantage, c'est d'excellentes fonctionnalités de suivi de projet avec des intégrations multiples. On va pouvoir l'intégrer avec d'autres façons de travailler ou d'autres plateformes. L'inconvénient, ça peut être un peu accablant parce qu'il y a beaucoup de fonctionnalités. Une autre application dont je voulais vous parler, c'est monday.com. monday.com a un avantage. Cette plateforme est très visuelle, elle est personnalisable. Je l'ai utilisée dans mes équipes pendant un certain temps. C'est vrai que... C'est un outil qui est très puissant. Ça peut être un petit peu long à prendre en main au départ. Ça peut devenir cher aussi avec l'ajout de plus de fonctionnalités. Donc, si vous voulez vraiment un outil assez complet, qui peut devenir cher, mais qui fait bien le job, vous pouvez aller sur monday.com. Il y a ClickUp. ClickUp, ça s'écrit C-L-I-C-K-U-P. L'avantage, c'est la possibilité de faire des combinaisons de gestion de projet et de tâches, avec une interface qui est personnalisable. L'inconvénient, un peu comme Asana, c'est une courbe d'apprentissage initiale qui est un peu longue. C'est une application qui est un peu complexe, il faut du temps pour bien l'utiliser. Et c'est ce qui peut faire défaut quand on a besoin d'être dans l'action très vite. Moi, j'utilise au quotidien Trello parce que c'est une interface très simple. C'est très intuitif, on va très vite aller utiliser l'application sans aucun problème, même pour des gens qui n'ont pas trop l'habitude. Donc pour la collaboration, c'est très bon. Ça manque un peu de fonction de reporting avancé et puis un peu de fonctionnalité, mais si vous voulez utiliser ça soit à titre perso, soit pour des gestions de projets qui ne sont pas trop complexes, ça peut vraiment faire le job et ça peut être très efficace très rapidement. Moi, j'utilise par exemple chez des clients pour faire le suivi de mes missions ou bien directement des suivis de projets chez le client. Je l'utilise aussi par exemple pour la création et l'animation de ce podcast. J'ai utilisé Trello. Au départ, c'était pour gérer toutes les tâches que j'avais à faire. Par exemple, trouver les plateformes qui allaient diffuser mon podcast, créer ma pochette, créer le descriptif. Et puis maintenant, j'utilise chaque fois que j'ai une nouvelle idée pour une émission de podcast, je vais créer une carte et j'y mets au fur et à mesure toutes les informations dont j'ai besoin pour monter l'émission. Et comme ça, je retrouve toujours au même endroit à la fois toutes les émissions qui ont été déjà diffusées et toutes celles qui sont en latente et qui sont en cours de montage d'informations. J'utilise beaucoup aussi avec mes clients, je vous l'ai dit, pour partager et suivre une mission de projet. Ça me permet de travailler en asynchrone avec les clients et leurs équipes. Il y a des réunions régulières de mise au point, mais pour le reste du travail, chacun sait ce qu'il a à faire. et il fonctionne en totale autonomie. Tous les outils que je viens de vous présenter ont des versions gratuites, donc vous pouvez les utiliser. Après, si vous voulez des fonctionnalités un petit peu plus étendues, il va falloir effectivement payer, c'est de quelques euros à quelques dizaines d'euros par mois, ça peut vite monter, donc il faut bien savoir ce que vous allez utiliser et comment vous allez l'utiliser. Sur Trello, vous allez pouvoir aller jusqu'à, par exemple, 10 tableaux, donc 10 gestions de projets en même temps, ce qui est déjà pas mal. Au-delà de 10 tableaux, vous pouvez effectivement payer si vous en avez plus. Mais je dirais que 10 tableaux, c'est déjà une bonne moyenne, à la fois pro et perso. En même temps, ça peut être déjà pas mal. Après, vous archivez au fur et à mesure vos tableaux quand vous en avez plus besoin. Et c'est beaucoup plus simple comme ça. Bon, c'est bien d'avoir un super outil digital qui fonctionne à la fois sur PC, sur tablette ou sur smartphone. Car oui, je ne vous l'ai pas dit, mais il est évident. que lorsque l'on choisit une application, quelle qu'elle soit, pas spécialement pour la gestion de projet, elle doit être disponible impérativement sur ces trois supports. Pour moi, c'est même un prérequis. Je disais donc que c'était bien d'avoir un super outil digital, mais il faut aussi avoir des bonnes pratiques pour que ça fonctionne au mieux. Alors, je vais vous en donner quelques-unes. Une des bonnes pratiques qui me semble vraiment importante, c'est avoir des définitions d'objectifs clairs dès le départ pour votre projet. Donc, on peut les définir de différentes manières. Une pratique qui se fait très bien, qui fonctionne bien, c'est SMART, S-M-A-R-T. SMART, ça veut dire spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporel. C'est une méthode qui a fait ses preuves et qui continue à faire ses preuves, puisqu'on va pouvoir déterminer des objectifs clairs très rapidement en se posant les bonnes questions, en fonction de ces cinq lettres et de ces cinq items. Par exemple, pour un projet de développement de site web, Vous pouvez fixer comme objectif de lancer une version bêta en moins de six mois, avec au moins trois fonctionnalités clés, par exemple. Ce qui est important aussi, c'est la planification minutieuse. Il faut vraiment, pour moi, créer un plan de projet détaillé qui inclut les étapes, les délais, les ressources nécessaires. Je vois régulièrement des projets très intéressants qui sont lancés dans les entreprises, mais ces entreprises ne tiennent pas toujours compte des ressources nécessaires en personnel. Résultat, les projets tombent à l'eau. faute de combattant et non pas faute de motivation ou d'intérêt pour le projet. Pour pouvoir pallier à ça, vous pouvez par exemple utiliser un diagramme de Gantt. Pour ceux qui ne connaissent pas trop le diagramme de Gantt, je ferai une émission spécifique sur le sujet. Pour les autres, ceux qui connaissent, vous savez ce que c'est. Et pour planifier les étapes de conception, de développement, de test, de déploiement d'une application mobile par exemple, c'est extrêmement simple et extrêmement clair. Vous verrez de suite quelles sont les ressources nécessaires pour les atteindre. et voir aussi la charge en même temps par période ou par sujet. Ce qui est important aussi, c'est d'avoir une communication efficace dans l'équipe projet. Ça, c'est pour moi primordial pour la réussite. Vous pouvez par exemple établir des canaux de communication clairs et réguliers sur des applications tierces ou directement dans les commentaires. C'est possible par exemple dans Trello. Ou bien vous pouvez faire des réunions hebdomadaires, des réunions de revues de projets, où tout le monde se synchronise sur les tâches à faire, les tâches en retard et la projection. de la charge, par exemple, pour les jours ou les semaines à venir. Vous pouvez aussi organiser des stand-up quotidiens pour une équipe de développement agile afin de discuter des projets et des blocages. L'adaptabilité, c'est aussi quelque chose d'important, c'est une force pour la gestion de projet. Il faut être prêt à ajuster les plans et les stratégies en fonction des changements qui peuvent arriver ou aux défis inattendus qui arrivent au fur et à mesure de votre projet. Par exemple, on peut réviser le calendrier de livraison d'un projet en cas de retard de... d'un fournisseur ou d'un prestataire. Il faut être prêt à réagir rapidement et trouver des actions correctives s'il y a un dérapage. Ça m'amène à vous dire, une bonne pratique aussi, c'est le suivi et le reporting. Ça, c'est vraiment nécessaire si vous voulez que les équipes aient un projet qui fonctionne bien. Et pour ça, il faut effectuer un suivi régulier des progrès, communiquer les résultats à toutes les parties prenantes. Par exemple, vous pouvez utiliser un tableau de bord de projet pour montrer l'avancement par rapport aux objectifs. qui était prévu au départ. Il faut aussi savoir gérer les risques, c'est-à-dire identifier les risques potentiels et développer des plans de contingence, autrement dit des plans B, au cas où les risques identifiés viendraient apparaître dans votre projet. Si je prends par exemple le cas d'un projet informatique majeur, vous pouvez par exemple établir un plan d'urgence en cas de problème technique qui pourrait éventuellement arriver. Et enfin, dans les bonnes pratiques, il y a un usage. pour moi qui est vraiment important, c'est de faire des debriefings et des retours. Une organisation de réunion de debriefing à la fin du projet pour pouvoir discuter de ce qui a bien fonctionné, de ce qui a moins bien fonctionné et des domaines d'amélioration, c'est vraiment quelque chose qui vous permettra de faire un nouveau projet par la suite sans encombre et de pallier à toutes les problématiques que vous avez pu rencontrer. Après les bonnes pratiques, laissez-moi vous proposer maintenant quelques astuces qui sont pour moi incontournables. La première, c'est la gouvernance. Ah, qu'est-ce que veut dire la gouvernance ? Eh bien, c'est organiser une réunion initiale pour aligner les attentes et les rôles de l'équipe. C'est essentiel. C'est ce qu'on appelle la gouvernance d'un projet, c'est-à-dire que tout le monde va se mettre d'accord sur les rôles à venir, sur les rôles... de chacun sur la façon d'utiliser l'application sur laquelle on est en train de travailler, sur la façon de communiquer dans l'équipe, sur la façon de faire des reportings. Bref, c'est essentiel parce que si vous ne prenez pas le temps de le faire à chaque démarrage de projet, vous allez perdre un temps fou avec vos équipes car les règles ne seront pas suivies et ça peut vite devenir un joyeux bazar. Vous pouvez utiliser aussi des outils de collaboration. Vous pouvez utiliser par exemple des plateformes comme Slack ou Teams pour une communication fluide et efficace. Et si vous êtes dans le domaine perso, vous pouvez très bien utiliser WhatsApp et par exemple un document partagé sur Google pour organiser un voyage en famille. Tout ça, bien sûr, coordonné avec Trello, Asana, Jira, Microsoft Planner. L'utilisation de l'application vient en plus et quelquefois, on n'a pas de possibilité de communiquer. avec directement dans l'implication. Ce qui est important dans les astuces aussi, c'est répartir les tâches équitablement. Pour moi, ça c'est le rôle du chef de projet, il faut veiller à une répartition équitable des responsabilités et des charges de travail. Par exemple, faire attention aux personnes dans les équipes qui travaillent à temps partiel, ou des personnes qui sont sur plusieurs projets en même temps. Bien gérer les ressources, c'est important. Et puis dernière chose, ça va peut-être en faire sourire certains, célébrer les petites victoires. C'est une pratique que j'ai déjà évoquée lors de la gestion des tâches personnelles. Là, c'est pareil. Reconnaître et célébrer les progrès, même mineurs, ça permet de maintenir la motivation des équipes. Vous pouvez, par exemple, organiser un déjeuner d'équipe pour célébrer le franchissement d'une grande étape, d'une étape clé dans un projet, dans un gros projet, par exemple. Ou bien, tout simplement, mettre à l'honneur une personne toutes les semaines sur le travail qu'il a fait de la semaine précédente. Voilà, nous arrivons à la fin de cet épisode et je vous remercie sincèrement d'avoir suivi jusqu'au bout. J'espère que vous avez trouvé des astuces ou des bonnes pratiques ou encore découvert des outils que vous ne connaissiez pas. On se retrouve dans un prochain épisode où on parlera de plein d'astuces digitales évidemment et d'outils qui vont vous permettre de gagner du temps au quotidien. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. À très vite ! Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !