Speaker #0Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour et bienvenue dans ce tout nouvel épisode de Chilo Podcast. Je suis Raphaël et aujourd'hui, nous allons parler d'un sujet crucial pour tous les professionnels, la gestion des notes de frais. Ça vous arrive quelquefois d'avoir trois mois de retour dans vos notes de frais ? Ça vous arrive parfois de perdre un ticket de restaurant ou d'essence ? Vous en avez marre de remplir des tableaux Excel qui n'en finissent plus ? Alors, que vous soyez entrepreneur, manager, consultant ou entrepreneur, libérez-vous d'une tâche qui ne vous apporte rien et qui vous fait perdre beaucoup de temps et d'énergie. Nous allons découvrir dans cet épisode comment les outils digitaux peuvent transformer cette tâche, souvent pénible, en un processus fluide et efficace. C'est parti ! Pour gérer vos notes de frais, il existe des dizaines d'outils, tous plus ou moins bien, effectivement, je vous donnerai la liste tout à l'heure. Mais plutôt que de voir individuellement chaque outil, je vais plutôt vous décrire les caractéristiques qui sont les plus importantes à avoir lorsqu'on gère ses notes de frais de façon digitale. Première chose, bien sûr, alors je dis bien sûr, mais ce n'est pas toujours évident pour tout le monde, pour moi c'est vraiment un prérequis, c'est un accès mobile et sur ordinateur. Parce qu'il est important de trouver un outil qui fonctionne aussi bien sur un ordinateur, quand vous êtes au bureau, vous avez besoin d'entrer vos fiches de frais, mais également sur tablette ou sur smartphone, de façon à ce que, quand vous êtes en déplacement, vous pouvez à tout moment saisir une note de frais où que vous soyez. Par exemple, en sortie de restaurant, ou bien vous venez de prendre de l'essence, vous allez pouvoir directement entrer l'information dans votre note de frais. Donc ça, c'est vraiment un prérequis. Ensuite, ce qui fonctionne très bien maintenant, c'est le cas depuis plusieurs années, c'est la capture automatique des reçus. Ça permet de prendre en photo les reçus avec un smartphone et de les télécharger automatiquement dans l'application. Vous pouvez le faire aussi d'ailleurs avec l'application qui est sur PC. Sur un site internet par exemple, vous allez pouvoir aussi télécharger une pièce jointe, un PDF par exemple, pour pouvoir directement le télécharger dans l'application. Ça simplifie la saisie des dépenses et ça assure un meilleur suivi. Pour pouvoir générer des fiches de frais uniquement en scannant un ticket de restaurant, c'est devenu le must maintenant, il n'y a plus besoin de saisir. Au moment de payer, vous scannez votre ticket avec l'application et celle-ci reconnaît tous les champs, c'est-à-dire le nom du restaurant, c'est-à-dire le montant total, les différents taux de TVA avec leurs montants respectifs. Par exemple, 1,77€ à 20% et 2,53€ à 10%. Et puis bien sûr, la date qui figure sur le ticket. Ça a son importance puisque quand vous gérez... des notes de frais, vous n'êtes pas toujours à le faire quand vous faites la dépense. Par exemple, en sortant du restaurant, vous pouvez le faire deux ou trois jours après. Plutôt à chaque fois d'aller essayer de relire ce qui est noté sur votre ticket, parce que ce n'est pas toujours très clair, vous avez directement la saisie automatique qui se fait avec la reconnaissance de caractère sur votre application. Ce qui est intéressant aussi, c'est d'avoir une intégration des cartes de crédit d'entreprise. Ça permet de lier les dépenses. de la carte de crédit directement à l'application, facilitant bien sûr le rapprochement et la catégorisation des dépenses. En parlant de catégorisation, c'est intéressant aussi de classer les dépenses dans les bonnes catégories. Voyage, repas, hébergement, taxi, etc. Bref, avoir vraiment toutes ces différences, puisque vous avez aussi des récupérations de TVA qui ne se font pas de la même manière. Sur un taxi ou sur un billet SNCF, on ne récupère pas la TVA, alors qu'on va la récupérer. par exemple sur du restaurant ou sur de l'essence. Donc ça aussi, c'est important de catégoriser systématiquement les dépenses en fonction de ce que vous avez dépensé dans votre déplacement. Vous pouvez faire aussi, pour certaines applications, des rapports de dépenses qui sont personnalisables. Donc ça permet de créer des rapports détaillés sur des dépenses, par exemple par rapport à un client ou par rapport à une mission particulière. Vous allez vraiment pouvoir... faire des rapports complets. Si vous avez besoin, par exemple, si vous êtes consultant et que vous avez besoin de faire de la refacturation de frais de déplacement, vous allez pouvoir extraire uniquement ce qui est concerné à votre client en frais de déplacement liés, par exemple, du taxi, du train, de l'hôtel, du restaurant, etc. Vous pouvez aussi intégrer des politiques de dépense, c'est-à-dire que vous allez vraiment pouvoir dire Attention, pour les restaurants, c'est maxi 20 euros. par repas, ou c'est maxi 25 euros par repas. Bref, vous allez pouvoir mettre une directive bien précise, avec un montant bien précis, qui sera bloqué. C'est-à-dire que les personnes ne pourront pas, alors soit aller au-delà, soit ce qui est au-delà des 20 euros, par exemple, autorisés, ne seront pas pris en charge, ne seront pas remboursés par l'entreprise. Par exemple, c'est des façons de faire qui sont très personnalisables. Et là, cherchez bien l'application qui vous permet de le faire. Une autre chose qui est intéressante aussi, c'est l'approbation des dépenses. Ça permet au manager de revoir et d'approuver les dépenses directement depuis l'application. C'est-à-dire que les collaborateurs vont faire leur relevé de dépenses, de frais de déplacement, et le manager pourra jeter un œil et puis dire OK ou pas OK, ou ça je prends en charge, ça je ne prends pas en charge. Ce qui fait qu'au niveau de la compta, après, ça passe directement. Il n'y a pas besoin de revérifier. les pertinences ou les autorisations de telle ou telle dépense. Je parle de comptabilité, je parle aussi d'intégration. Il faut évidemment qu'il y ait une transition en douceur des données de dépense vers les systèmes comptables pour que vous ayez une gestion financière qui soit globale et intéressante. C'est-à-dire qu'il faut pouvoir extraire les données directement et les récupérer directement en compta, sans avoir à refaire de la ressaisie. Le suivi du kilométrage, c'est pas mal aussi, pour ceux qui utilisent leur véhicule pour le travail. Cette fonctionnalité permet de pouvoir effectivement se faire rembourser le kilométrage. Et vous pouvez même suivre ce qui est professionnel, ce qui est personnel, et avoir vraiment ce distinguo intéressant. Si vous êtes à l'étranger, ou si vous travaillez beaucoup à l'étranger avec des déplacements hors de nos frontières, c'est important aussi d'avoir du multidevise et du multilingue. C'est-à-dire que vous pourrez vraiment changer les devises en fonction... dans l'endroit où vous vous trouvez. Dernière particularité que je trouve géniale, c'est la valeur probante d'un justificatif ou d'un document. La valeur probante, c'est quoi ? C'est le fait que tout document ou tout justificatif est reconnu comme probant lorsqu'il est considéré comme valide et certifié d'un point de vue légal. Donc ça permet surtout de ne pas avoir à garder ou à photocopier les reçus pour éviter leur altération dans le temps, par exemple. Donc la valeur probante va vous permettre de stocker de façon digitale dans le cloud bien sûr, et surtout de façon légale, des documents, par exemple des tickets, encore une fois, des tickets de restaurant ou autre, à vie, puisque là on n'a pas besoin effectivement de les imprimer ou de les photocopier, on va les garder directement dans un dossier et directement rattachés à la feuille de fil. Si on regarde le côté solutions qui fonctionnent bien et outils qui fonctionnent bien, je peux vous parler d'Expansify, Expansify ça s'écrit E-X-P-E-N-S. On a Spendex aussi qui marche pas mal. On a OneExpense. Ça s'écrit One, O, N, E, X, P, E, N, S, E. Moi, pour ma part, j'utilise N2F. N2F qui est français. C'est une solution française. Vraiment, ils sont très réactifs. Je trouve vraiment, il y a vraiment toutes les fonctionnalités que je viens de vous décrire précédemment. J'ai mis en place aussi cette formation, bien sûr pour moi, mais je suis... plusieurs de mes clients, franchement, qui sont ravis de son utilisation et qui gagnent du temps au quotidien avec cet outil. Donc N2F, pour moi, c'est une des meilleures applications de gestion de frais de déplacement. Passons maintenant aux bonnes pratiques qui vous aideront à optimiser votre gestion des notes de frais. Première des choses à faire, c'est définir une politique claire, établir des règles précises pour les dépenses admissibles et fondamentales. Ça évite bien sûr les moins entendus et puis ça assure une gestion cohérente des frais. Pour cela, il faut aussi sensibiliser les employés, c'est-à-dire former vos collaborateurs à l'utilisation des outils et à l'importance du suivi des dépenses. Ça garantira l'efficacité et la conformité dans toute l'entreprise. On ne peut pas faire n'importe quoi avec les frais, tous ne sont pas remboursables d'une même manière, on ne récupère pas la TVA de la même manière. Donc il faut faire attention aussi à la législation pour que ce soit le plus légal possible. Vous pouvez aussi réviser régulièrement la politique de remboursement des frais. Les besoins de l'entreprise évoluent. Tout comme le contexte économique. Donc, réviser votre politique de dépense régulièrement, c'est essentiel. Et si vous êtes consultant et que vous refacturez vos frais, vous pouvez aussi faire évoluer les autorisations de remboursement de vos clients, par exemple. Des contrôles réguliers aident aussi à prévenir la fraude et les erreurs. C'est une étape clé pour maintenir l'intégrité de votre système de gestion des dépenses et pour éviter qu'il y ait des dépenses qui soient un peu frauduleuses, par exemple. Et puis, terminer par une bonne pratique. Vraiment, j'encourage. la saisie en temps réel, c'est-à-dire que le collaborateur, quand il a, ou vous, quand vous avez une dépense, quelle qu'elle soit, eh bien vous allez tout de suite l'enregistrer dans votre application, de façon à ce que vous ne perdiez pas du temps à cumuler, cumuler, cumuler des reçus, et le faire en fin de mois. Le fait de le faire en temps masqué, comme je vous disais tout à l'heure, vous sortez du restaurant, vous avez votre note, vous êtes en train de la payer, vous scalez directement le ticket, vous l'enregistrez directement. dans votre application, vous gagnez un temps fou et vous évitez une ressaisie supplémentaire. Et j'en terminerai avec quelques astuces pratiques pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre gestion de notes de frais. Une astuce pour les petites entreprises ou les entreprises de taille moyenne, c'est d'utiliser des cartes de paiement d'entreprise. Ça simplifie le suivi des dépenses et ça réduit surtout les avances de frais. On n'est pas obligé à chaque fois d'avancer les frais en tant que collaborateur et c'est quand même beaucoup plus confortable d'utiliser directement la carte de l'entreprise. Ce qu'il faut aussi dans les astuces, c'est définir des seuils de dépense. Ça va aider à contrôler les dépenses et encourager. la responsabilité financière de chaque collaborateur. Optimiser les processus de remboursement aussi, c'est-à-dire que plus vous allez faire votre fiche de frais rapidement, plus vous allez pouvoir être remboursé. Et l'idée, en tant que patron ou en tant que manager, c'est de rembourser de manière rapide pour que les collaborateurs soient satisfaits et puis encourage aussi le respect des procédures. Et la dernière astuce que je pourrais vous donner, c'est exploiter toutes les données que vous avez des fiches de frais de vos collaborateurs pour pouvoir analyser les dépenses et identifier des tendances qui peuvent vous aider à optimiser le budget et à prendre de meilleures décisions pour la suite. Voilà, nous avons parcouru ensemble un vaste éventail de solutions, de pratiques et d'astuces pour rendre la gestion de vos notes de frais aussi simple et efficace que possible. J'espère que vous avez trouvé ces informations utiles pour votre activité. N'oubliez pas de vous abonner à Shido Podcast pour ne manquer aucune de mes vidéos. pour plus de conseils et d'astuces digitaux. N'oubliez pas non plus de mettre une petite étoile, ou du moins cinq petites étoiles, si vous le souhaitez, sur mes épisodes, sur mon podcast. Et puis, merci surtout de m'avoir écouté. Et à bientôt pour un nouvel épisode passionnant. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. À très vite ! Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !
