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• Speaker #0

  Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour et bienvenue dans ce tout nouvel épisode de Shido Podcast. Aujourd'hui, nous allons explorer comment le digital peut transformer nos réunions en véritables sessions de productivité. Nous allons découvrir ensemble des outils digitaux incontournables, je vous partagerai des bonnes pratiques et surtout je vous révélerai des astuces pour rendre vos réunions plus efficaces que jamais. Alors, prêts à révolutionner vos réunions ? C'est parti ! Dans cet épisode, je ne vais pas faire l'état des outils numériques pour faire des réunions à distance, car je l'ai déjà traité dans l'épisode 3 qui s'intitulait Visio, maîtriser les outils, les pratiques et les astuces pour des réunions inoubliables Je vous invite donc à l'écouter pour y découvrir. les plateformes de visioconférence les plus performantes et comment choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins. Je vous donne également les règles d'or pour une visio sans accroc de la préparation de votre équipement à la gestion des distractions. Mais pour l'heure, voici les outils que vous pouvez utiliser pour faire ceci. vous pouvez utiliser pour enrichir vos réunions. Le premier, et celui que j'utilise quasi quotidiennement, c'est Klaxoon. Klaxoon, ça s'écrit K-L-A-X-O-O-N. C'est une société française qui a développé tout un écosystème autour de la collaboration. On y travaille sur ce qu'on appelle des boards, des tableaux, qui permettent en fait de pouvoir échanger avec des post-it, avec des images, avec des dessins, avec des vidéos. On peut vraiment y mettre tout ce qu'on a envie, tout ce qui nous passe par la tête, dans ces... dans ces différents tableaux. Ce klaxon a pour avantage une vraie interaction de tous les participants. On peut l'utiliser à distance comme en présentiel. C'est vraiment un outil qui est multi-utilisation, on va dire. Il y a un vrai brainstorming dynamique quand on utilise ce klaxon parce que le fait de pouvoir utiliser à la fois de l'écriture, mais aussi de l'image, éventuellement du son ou de la vidéo, va permettre à toutes les personnes de pouvoir vraiment collaborer d'une manière la plus efficace. possible. Au niveau inconvénients, il y a des petits inconvénients comme tous les outils. Il faut un abonnement payant si on veut vraiment débloquer toutes les fonctionnalités et avoir un maximum ou du moins un nombre de boards illimités, nombre de tableaux illimités. Et puis ça nécessite quand même une formation ou du moins un apprentissage pour les fonctionnalités avancées. On peut faire énormément de choses avec avec l'Axon. Un autre outil qui est pas mal et qui est alors un peu plus restreint dans les fonctionnalités, c'est Aspire. Asana, avec plutôt une connotation gestion de projet, un peu comme Trello. On a déjà évoqué Trello dans les différentes émissions auparavant. On va pouvoir faire de la gestion de projet efficace, on va pouvoir faire du suivi de tâches. C'est très intuitif, c'est très visuel. L'inconvénient, que ce soit Asana ou Trello, c'est que ça peut être un petit peu complexe sur Asana pour les nouveaux utilisateurs. Pour Trello, Là, pour le coup, si on veut faire des projets vraiment complexes, avec beaucoup d'intervenants, avec beaucoup d'informations, là, ça peut être un peu limité. Et puis, j'y vois aussi un autre inconvénient sur Trello, c'est qu'on ne peut pas gérer comme dans un Gantt, on ne peut pas gérer les tâches avec les différentes relations entre les tâches et les interdépendances entre les tâches. Autre outil qui est vraiment sympa aussi à utiliser, un peu dans le type de klaxon, c'est Miro. Ça s'écrit M. IRO, c'est un tableau blanc interactif, donc on va pouvoir vraiment faire une collaboration visuelle, pareil, on va pouvoir utiliser beaucoup d'outils différents, donc c'est pas mal. Je trouve quand même qu'il faut une certaine maîtrise pour pouvoir vraiment l'utiliser de manière optimale, et c'est pas toujours évident pour quelqu'un qui arrive sur un tableau Miro, de pouvoir l'utiliser très rapidement quand il est en réunion, s'il n'a jamais utilisé Miro, c'est pas toujours évident, voilà. On a aussi bien évidemment Microsoft Teams, donc tout l'environnement Teams, tout l'environnement l'environnement Microsoft. C'est très convivial. On va pouvoir utiliser plein d'outils, que ce soit des tableaux blancs, qui ne sont pas aussi évolués que Klaxoon, bien évidemment, mais on va quand même pouvoir faire des choses avec. C'est peut-être un peu lourd, Microsoft Team, pour des petites structures. Il vaut mieux utiliser par exemple Klaxoon ou Trello. Je trouve que c'est plus efficace. Alors, on vient de faire un tour des outils digitaux, ou du moins une partie des outils digitaux qu'on peut utiliser en réunion pour qu'elles soient les plus fluides, les plus pertinentes, les plus créatives possibles. On va voir maintenant les bonnes pratiques. Les bonnes pratiques que je vais vous donner maintenant... ne sont pas toujours liées avec un outil digital ou une astuce digitale. Vous verrez que je mélange un petit peu tout. Mais ce qui est intéressant, c'est de voir un petit peu quelles sont toutes les bonnes pratiques pour pouvoir avoir des réunions les plus efficaces possibles. Première bonne pratique intéressante, c'est de définir... un ordre du jour clair. Je vois plein de réunions qui sont organisées et il n'y a pas d'ordre du jour, ou du moins, pas d'ordre du jour clair et précis. C'est vraiment important. Pourquoi ? Parce que quand on arrive dans une réunion et qu'on a un ordre du jour bien précis et bien expliqué, et partagé, bien sûr, avec tous les participants, ça permet effectivement que tout le monde arrive avec le même niveau d'information et soit prêt dès la première minute de la réunion. Donc on ne perd pas de temps à dire qu'est-ce qu'on veut. qu'on fait là, c'était quoi effectivement le sujet du jour, je l'entends quelquefois, oui, c'est pas tout à fait logique. Donc, travaillons sur l'ordre du jour, une réunion ça se prépare, on n'arrive pas comme ça, la fleur au fusil, au dernier moment, pour dire, allez, on y va, on fait notre réunion, de quoi on doit parler, ah oui, c'est vrai, c'est peut-être tel ou tel sujet, non, c'est pas précis, et on n'est pas productif. Cet ordre du jour, vous pouvez l'écrire sur un document partagé, partagé par tous, par exemple un Google Docs, ou un Word partagé, ce qui permettra aussi avant d'aller en réunion de lire déjà ce qu'il ya sur l'ordre du jour et éventuellement de préparer son intervention dans la réunion ce qui permet d'amener ma deuxième bonne pratique qui est limité le temps de réunion parce que si tout le monde est bien dans le bon timing et a bien préparé sa réunion on va pouvoir faire des réunions qui dure maxi en présentiel 45 minutes ça va permettre vraiment de maintenir l'attention éviter les discussions superflue éviter tous les dérapages qu'on peut retrouver en réunion quand elles ne sont pas bien organisées. Une bonne pratique aussi importante, c'est faire la différence entre les ateliers de travail. Donc un atelier de travail, ça peut durer 45 minutes, effectivement, voire une heure. Et puis des points d'avancement de projet. Là, pour le coup, qui doivent être extrêmement courts, 15 minutes grand maximum. Si c'est des points d'avancement hebdo ou journalier, plus ça va être rapproché. Si c'est des journaliers, c'est 5 minutes, 10 minutes grand maximum. Si c'est hebdomadaire, 15 minutes, 20 minutes grand maximum, mais pas plus. Il faut vraiment aller à l'essentiel. Ça évite qu'on s'ennuie, qu'on s'endorme, qu'on en ait marre de ces points. Il faut que ce soit vivant, il faut que ça aille vite et efficace surtout. Il faut aussi encourager la participation de toutes les personnes qui sont en réunion. Vous pouvez utiliser des outils de vote ou de sondage. Il en existe par exemple dans Klaxoon pour voter sur tel ou tel sujet. Et vous pouvez même utiliser des jetons pour donner un peu de piment dans votre vote. Je m'explique. Vous pouvez... vous pouvez par exemple donner 5 jetons à tous les participants qui sont sur un tableau klaxon et qui les utiliseront comme bon leur semble. Soit ils répartissent leurs 5 jetons sur plusieurs idées qui leur paraissent les plus intéressantes, soit ils mettent tous leurs jetons sur une seule idée. On peut aussi utiliser des outils comme Slido, S-L-I-D-O, pour recueillir les avis en temps réel. Ça permet d'une interaction et une prise de décision collective. C'est simple et efficace, et ça peut se faire sous forme de sondage tout simplement. Pensez à faire des pots. pause lors des longues réunions. Pour les réunions prolongées, il faut toujours faire des pauses pour maintenir l'énergie et la concentration des participants. Que vous soyez d'ailleurs en présentiel ou en distanciel, pour moi, les pauses, c'est obligatoire. A la fois pour casser le rythme, et puis se dégourdir les jambes, par exemple, mais aussi pour maintenir un taux de concentration maximum pendant la réunion. Vous pouvez utiliser des minuteurs digitaux pour timer les pauses, comme ça au moins, vous ne posez pas de questions et tout le monde revient à l'heure et en même temps. Soyez... vigilant aussi là-dessus, à ce que on respecte les horaires, c'est important. Il n'y a rien de pire que de ne pas démarrer une réunion à l'heure. Si vous avez une réunion à 16h, par exemple, et qu'à 16h05 ou à 16h10, le dernier participant arrive et que vous n'avez pas démarré la réunion, c'est problématique et pas respectueux pour tous ceux qui sont là avant. Donc pensez bien toujours à démarrer à l'heure, et puis tant pis, ceux qui ne sont pas là, vous attendez une, deux minutes maximum, et puis pour les autres, tant pis, ils arriveront par la suite et puis le fait que vous ayez démarré la réunion fera en sorte que pour les prochaines fois, je pense qu'ils vont peut-être arriver à l'heure, ce sera moins gênant pour eux. Assigner des rôles aussi à l'animateur, par exemple, ça peut être pas mal d'avoir un animateur dans une réunion. Un animateur, c'est quoi ? Comme son nom l'indique, il a pour rôle d'animer et de faire vivre la réunion pour qu'elle soit la plus fluide possible. Vous pouvez aussi nommer un ou une secrétaire pour permettre de prendre des notes au fur et à mesure dans un compte-rendu partagé. par tous, tout ce qui est décision, tout ce qui est action à mener, tout ce qui est planning. Vous pouvez aussi nommer un timekeeper. Timekeeper, c'est le gardien du temps en français qui va... Timer les différentes phases de la réunion. Par exemple, s'il y a des moments de décision, s'il y a des moments d'icebreaker, on y reviendra dans les astuces tout à l'heure, s'il y a des moments de vote, etc., il faut les timer pour qu'il y ait un respect des horaires et que tout le monde puisse travailler. dans les meilleures conditions possibles. Donc, attribuez toujours des rôles spécifiques pour structurer la réunion. Vous pouvez aussi prendre un modérateur, par exemple, pour diriger la discussion. Faites toujours un suivi post-réunion. Après la réunion, ce qui est intéressant... c'est de partager un compte rendu bien évidemment et puis les actions à entreprendre. Là vous pouvez utiliser des outils comme Asana ou Trello pour le suivi des tâches, ça peut vraiment être quelque chose qui est un bon support pour pouvoir suivre toutes les tâches surtout si vous êtes sur des réunions de projets, des réunions récurrentes et bien vous avez un support avec toutes les actions, les personnes attitrées, les timings etc. Et puis dernière chose, bonne pratique que moi je mets en place chez mes clients et puis pour moi même bien sûr c'est utile... utiliser la méthode du compte-rendu immédiat et permanent. Alors, qu'est-ce que c'est que cette méthode ? C'est tout simple. Vous prenez un document qui est partagé par tous. Le compte-rendu, il est co-écrit par les participants pendant la réunion. Quand vous travaillez à plusieurs, surtout si vous êtes en distanciel, c'est très facile, chacun va y mettre sa partie, c'est-à-dire va rédiger sa partie. Ça évite surtout qu'il y ait un secrétaire ou une secrétaire qui ait la lourde tâche d'avoir à taper tout le compte-rendu. Et puis ce compte-rendu... Donc il est permanent, il est dans un document partagé par tous. Quand je dis permanent, ça veut dire qu'on n'utilise pas un document par réunion, surtout si vous avez des réunions hebdo ou des réunions mensuelles. Eh bien non, on ne va pas utiliser plusieurs documents, c'est-à-dire un document par réunion, mais on va utiliser un seul document unique et on va mettre toutes les réunions dedans. Ce qui fait que quand on cherche une information, elle n'est que dans un seul document. Déjà, c'est beaucoup plus simple à trouver. Et puis deuxièmement, on va l'écrire en format blog, c'est-à-dire qu'on va mettre tout. toutes les dates les plus récentes au-dessus, ce qui fait que même si on a 50 pages de réunion, on sait que quand on arrive sur le document, la dernière réunion se trouve en premier, et c'est beaucoup plus simple et beaucoup plus rapide d'aller consulter les dernières informations de la dernière réunion. Maintenant que nous avons vu les bonnes pratiques, nous allons voir les astuces. Je vais vous donner quelques petites astuces, vous allez voir, qui sont sympathiques à utiliser. Il y en a probablement certaines que vous connaissez, et puis d'autres, j'espère que vous allez apprendre. Alors, la première, c'est utiliser des icebreakers. Ah, qu'est-ce que c'est qu'un icebreaker ? Comme son nom ne l'indique pas, ou du moins l'indique en français, ça s'appelle briser la glace. Donc ça permet effectivement de pouvoir démarrer une réunion, surtout quand vous êtes avec des gens que vous ne connaissez pas. Ça peut être des clients, ça peut être... des fournisseurs, des partenaires, etc. C'est intéressant de pouvoir briser la glace. Donc il y a plein de façons d'utiliser ce genre d'outils. Il suffit d'aller voir un petit peu sur Internet et de taper Icebreaker, vous allez en trouver plein. Moi, j'en utilise souvent avec des images. On va pouvoir par exemple s'identifier, c'est une sorte de météo par exemple, comment je me sens là maintenant tout de suite. Eh bien, en regardant différentes images que je pourrais proposer, par exemple des moyens de transport, ça peut être avion, ça peut être voiture, ça peut être train, ça peut être... Un ballet de sorcière, par exemple, ça permet à chacun, d'une manière un peu humoristique, de se dire moi, je me sens aujourd'hui à fond, donc je prends la voiture de course et j'explique pourquoi, etc. On va casser la glace, briser la glace. Vous pouvez aussi intégrer des éléments ludiques. Par exemple, vous pouvez utiliser des jeux pour dynamiser les réunions et encourager la participation. Ça casse le rythme, ça fait une façon de voir les choses un peu différente. Et puis, ça peut être intéressant pour des gens qui aiment bien, par exemple, s'amuser. ou qui aiment bien le jeu, le côté ludique, de pouvoir s'éclater aussi en réunion. Parce que le but du jeu, c'est aussi de s'éclater en réunion et d'en ressortir heureux d'avoir passé un bon moment plutôt que d'avoir vraiment passé une réunion qui était ennuyante au possible. Vous pouvez aussi utiliser des outils de mind mapping. Mind mapping, c'est la carte mentale. Ça permet de stimuler la créativité. Donc on a bien sûr les post-it, on a plein de façons de faire pour pouvoir créer des choses, réfléchir à des choses, donner son... son avis, etc., le mind mapping peut être intéressant pour organiser les idées, par exemple, d'une manière très visuelle. Une chose que vous pouvez faire aussi quand vous êtes en hybride, c'est-à-dire à distance et en présentiel, c'est d'enregistrer les réunions pour pouvoir permettre aux absents de les revoir et puis de s'en servir pour travailler, pour donner leur avis. pour voir les décisions qui ont été prises, pour voir les discussions qu'il y a pu avoir pendant cette réunion. Utilisez aussi des modèles prédéfinis pour l'ordre du jour. Ça vous permet de gagner du temps, d'assurer une structure cohérente. S'il y a des points qui sont par exemple récurrents, on évite... d'en oublier parce que souvent c'est ça le problème si vous n'avez pas une structure bien prédéfinie d'ordre jour encore une fois pour des réunions qui sont récurrentes et bien vous pouvez en oublier donc c'est mieux d'avoir ce genre de modèle prédéfinie une bonne astuce aussi c'est encourager les feedbacks pourquoi parce qu'en fait si vous avez l'envie d'améliorer continuellement la qualité de vos réunions et bien solliciter des retours vous verrez que en posant les bonnes questions aux personnes qui sont dans les réunions et bien vous pourrez tenir compte compte de leurs remarques sur la façon par exemple d'animer les réunions, sur le timing, c'est trop long, c'est trop court, je sais pas, par exemple, ou encore les sujets qui sont abordés, vous allez pouvoir améliorer au fur et à mesure vos réunions et vos façons de les animer. Encouragez aussi diverses formes d'expression, c'est-à-dire que il ne faut pas rester uniquement dans la parole, il faut utiliser les images, utiliser des dessins, utiliser des post-its, utiliser de la vidéo, utiliser de la musique, pourquoi pas, vous pouvez vraiment utiliser plein de formes d'expression qui vont permettre de rythmer encore une fois vos réunions. Vérifiez aussi que chaque personne qui était invitée à la réunion soit bien à sa place. Je m'explique. Souvent, je vois des personnes qui sont là en réunion alors qu'elles n'ont rien à apporter à la réunion, elles n'ont pas de choses à retirer non plus de cette réunion, donc libérez ces personnes-là, libérez du temps pour ces personnes et vous gagnerez franchement en efficacité. Profitez enfin de ce moment de réunion comme un lieu d'apprentissage ou un forum pour pouvoir... échanger par exemple des bonnes pratiques ou des expertises. Ça mettra en avant les participants qui vont partager leur expertise et ça permettra aux autres d'apprendre des choses d'une manière la plus simple possible avec le plus de pédagogie possible. Donc ça c'est vraiment intéressant de casser aussi encore une fois le rythme et prévoir un moment pour que chacun à tour de rôle, à chaque réunion, une personne par exemple présente une bonne pratique qu'il a dans son service ou bien une expertise tout simplement. de son métier. Voilà, nous en avons fini avec les outils, les bonnes pratiques et les astuces pour réussir des réunions productives. N'hésitez pas à me donner vos astuces ou vos bonnes pratiques en commentaire. Et si vous avez aimé cette émission, pensez à noter sur la plateforme de votre choix et à suivre le compte Shido Podcast sur Instagram. On se retrouve très vite dans un nouvel épisode et d'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite ! Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !