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• Speaker #0

  Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts.... Bonjour et bienvenue dans un tout nouvel épisode de Shido Podcast. Je suis Raphaël et aujourd'hui nous allons explorer l'univers de la validation digitale. Alors qu'est-ce que j'entends par là ? Eh bien c'est la signature électronique et l'approbation. En préparant cette émission, je pensais... ces deux sujets dans mon format habituel de moins de 20 minutes, mais je me suis vite rendu compte qu'il y avait matière à traiter la signature électronique et l'approbation en deux émissions. Voici donc le premier épisode consacré aux approbations, c'est parti ! Avant d'entrer dans le vif du sujet, je voudrais déjà aborder les différences entre la signature électronique et les processus d'approbation. La signature électronique, c'est un mécanisme légal et sécurisé qui permet à une personne de donner son consentement ou son accord sur le compte. d'un document numérique. Ça peut être une lettre, un contrat, bref ce que vous voulez. C'est l'équivalent numérique d'une signature manuscrite sur papier avec des implications légales qui sont vraiment similaires. Elle est souvent utilisée pour finaliser des contrats ou des accords ou... ou des documents formels. En revanche, les approbations sont des processus organisationnels ou des workflows. Ouh là là là là là, je fais un stop l'explication. Alors, un workflow, c'est un flux de travail, ou encore un flux opérationnel. C'est la représentation d'une suite de tâches ou d'opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme, etc. Le terme flow, F-L-O-W en anglais, veut dire flux, renvoie au passage du produit, du document. de l'information, etc. d'une étape à l'autre. C'est des processus qui sont en fait conçus pour demander et recevoir la validation d'une ou plusieurs personnes avant de procéder à une action spécifique telle que la publication d'un document par exemple ou bien lancement d'un projet ou tout autre processus décisionnel. Les approbations peuvent ne pas avoir la même portée légale qu'une signature électronique mais elles jouent un rôle crucial dans les procédures de validation et de contrôle qualité au sein des organisations. l'avez compris, il y a deux types d'outils, un pour les signatures électroniques, on verra ça dans un prochain épisode, et un pour les approbations, c'est ce qu'on va voir tout de suite. Je vais vous présenter maintenant deux outils principaux qui sont Microsoft 365 et Google Workspace, c'est deux outils d'approbation qui sont intégrés dans ces deux suites, Microsoft 365 que vous connaissez je pense, et Google Workspace, pareil c'est une suite complète. j'en ai déjà parlé dans plusieurs de mes podcasts. Si on fait un focus sur Microsoft 365, on a l'approbation disponible dans Microsoft Teams et dans SharePoint. Alors pareil, pour ceux qui ne connaissent pas trop, Teams, c'est vraiment l'endroit... où on peut discuter et échanger des documents dans une même équipe. Ça peut être par exemple une équipe autour d'un projet de développement ou bien une équipe autour d'un service ou bien encore une équipe entre le service commercial, le service développement, le service marketing et puis un client. Voilà ça c'est des exemples d'équipes. Quand on parle de SharePoint, SharePoint ça s'écrit S H A R E P O I N T, c'est un espace qui est dédié au partage de documents et là on peut mettre tous les documents que vous souhaitez. dans un même endroit et tous ces documents vont être partagés avec d'autres personnes, un peu comme si votre disque dur était accessible par plusieurs personnes en même temps. Microsoft 365 propose donc une intégration fluide des processus d'approbation au sein de ses applications, notamment Microsoft Teams et SharePoint. Alors on va regarder un petit peu côté fonctionnalités clés. Teams permet de créer des demandes d'approbation directement depuis le chat ou les canaux d'équipe, puisque je vous l'ai dit, c'est un système qui permet de dialoguer entre les équipes, ou entre plusieurs personnes. Donc vous allez pouvoir faire vos approbations et vos demandes d'approbation directement depuis le chat ou depuis les canaux d'équipe. Vous pouvez joindre des fichiers stockés dans OneDrive ou dans SharePoint et assigner bien sûr des approbateurs. Si vous utilisez l'approbation depuis Teams, voici les avantages. L'intégration avec Teams centralise les communications et les approbations dans un seul espace. Comme ça, ça facilite en fait le suivi. Vous retrouvez toutes les approbations au même endroit. Le côté inconvénient, c'est peut-être que la... La gestion des approbations peut devenir complexe si elle n'est pas bien organisée, surtout dans les grandes équipes avec de nombreux canaux. C'est vrai que je vois des fois dans les entreprises énormément de canaux, et là ça peut devenir un petit peu complexe. Si toutefois vous utilisez SharePoint, donc on est toujours dans l'environnement Microsoft, si vous utilisez SharePoint, les fonctionnalités clés sont des workflows d'approbation personnalisables qui peuvent être configurés pour des processus documentaires qui sont complexes. Côté avantages d'utiliser SharePoint, c'est plutôt la flexibilité et le contrôle sur le processus d'approbation. C'est vraiment parfait pour des documents qui nécessitent plusieurs niveaux d'approbation par exemple. Côté inconvénients, peut-être une configuration des workflows qui peut être vraiment complexe. Il faut quand même bien maîtriser l'informatique et avoir une bonne compréhension de SharePoint. L'autre outil dont je voulais vous parler pour faire des approbations, c'est la suite Google Workspace. Google Workspace, on a à l'intérieur de la suite Google Docs qui est l'équivalent de Word, on a Google Slides qui est l'équivalent de PowerPoint, on a Google Sheets qui est l'équivalent d'Excel. Bref, vous allez pouvoir faire des approbations de manière accessible et simple directement dans Google Drive et dans Gmail. Alors si on regarde Google Drive, Google Drive c'est l'équivalent de SharePoint dans Microsoft. C'est un endroit où vous avez tous vos documents qui sont centralisés et partagés avec les mêmes personnes. côté fonctionnalité Google Drive permet de demander des approbations sur n'importe quel fichier stocké dans le Drive y compris des documents docs y compris des sheets, y compris des slides donc ça c'est vraiment un point très positif côté avantage je trouve que c'est beaucoup plus facile d'utilisation avec Google Workspace qu'avec Teams ou avec SharePoint c'est vraiment simple et bien sûr il y a un inconvénient du coup c'est que les options d'apprentissage sont relativement basiques et pourraient ne pas convenir au processus d'approbation plus élaboré qui sont là effectivement meilleurs côté Microsoft. Ce que je trouve génial côté Google, c'est qu'on va pouvoir aussi avec des add-ons, donc avec des modules qui sont ajoutés à Gmail par exemple, on va pouvoir gérer des approbations directement depuis la boîte de réception. Donc l'avantage c'est que ça permet de centraliser les notifications d'approbation et les demandes directement dans Gmail. On n'est pas obligé systématiquement d'ouvrir le document concerné, mais on peut le faire directement dans Gmail depuis le mail d'approbation que l'on a reçu. C'est un vrai, vrai gain de temps. L'inconvénient peut-être, c'est que ça dépend de l'utilisation d'add-ons qui sont rajoutés, des add-ons tiers, pour une intégration complète de processus d'approbation. Donc voilà, ça peut éventuellement poser quelques problèmes pour certains. Pour illustrer mes propos et pour que vous puissiez comprendre aussi les usages pour une entreprise ou pour un consultant, voici des exemples de processus d'approbation de documents qui utilisent Microsoft 365 ou Google Workspace. Si vous êtes par exemple manager ou dirigeant, vous allez pouvoir faire dans votre entreprise des rapports financiers trimestriels ou annuels, peu importe, ou mensuels, qui peuvent être créés directement dans Excel, donc avec Microsoft 365, partagés et approuvés par exemple par le directeur financier. Donc ça, ça peut être une... façon de faire. Côté RH, les ressources humaines peuvent aussi utiliser Word pour rédiger des contrats de travail qui sont ensuite soumis à l'approbation de la direction via SharePoint ou Teams, par exemple. Vous pouvez, côté marketing, élaborer des stratégies dans Google Docs, par exemple, et puis les soumettre à l'équipe de direction pour approbation. On peut aussi, au niveau des politiques internes, être rédigé dans Google Docs, dans un Google Docs, et puis partager avec le personnel concerné pour réviser les informations de manière collaborative. et faire à la fin une approbation finale. Si vous êtes en revanche consultant, vous allez pouvoir créer des plans de formation dans Google Sheets et les soumettre aux responsables des ressources humaines de votre client, bien évidemment, pour approbation. Vous pouvez aussi créer un document Google Docs pour rédiger vos propositions de projet et puis ensuite les partager avec vos clients, pareil, pour révision et approbation. Et enfin, un consultant qui est indépendant et qui veut rédiger des rapports détaillés de consultation va pouvoir les faire dans Word. et puis les envoyer à ses clients pour approbation via Outlook, attaché par exemple à OneDrive. Voilà, ce ne sont que quelques exemples bien évidemment, il y en a des milliers, et si vous, chers auditeurs et chères auditrices, vous avez des exemples à nous partager, n'hésitez pas à le faire en commentaire. On va voir maintenant quelles sont les bonnes pratiques pour gérer l'approbation. Il y en a pas mal, mais certaines sont vraiment indispensables. La première, c'est la clarté des demandes. Assurez-vous toujours que chaque demande d'approbation soit bien claire et comprenne tous les détails nécessaires. Sinon, il va y avoir des allers-retours entre le créateur du document et l'approbateur, et ce sera contre-productif. Définissez aussi les rôles, identifiez clairement qui doit approuver quoi, pour éviter toute confusion. Utilisez aussi les fonctionnalités de suivi, qui sont souvent disponibles dans ces plateformes de Google Workspace ou de Microsoft 365, pour garder une trace des approbations qui sont en attente et celles qui sont complétées. Pensez donc à suivre et relancer les approbations qui sont toujours en attente, par exemple. C'est souvent quelque chose qui n'est pas fait, et on se rend compte que les documents sont en attente d'approbation depuis plusieurs jours, voire plusieurs semaines. Utilisez aussi et configurez les notifications. Les notifications vont vraiment vous permettre d'assurer que les approbateurs sont immédiatement informés des demandes que vous leur faites. Et puis, dernière chose dans les bonnes pratiques, archiver. Oui, c'est souvent quelque chose qui n'est pas fait. Conservez un historique des approbations. pour vous en servir par la suite et éviter de réfléchir aux process ou façons de faire que vous avez déjà mis en place une fois. Je vais vous partager maintenant mes astuces digitales pour gagner du temps et de l'efficacité avec les approbations. La première chose, c'est utiliser des modèles prédéfinis. Vous allez pouvoir créer des modèles d'approbation pour les types de documents ou projets que vous utilisez fréquemment. Ça standardise le process. et puis ça accélère la préparation et la soumission des documents. C'est beaucoup plus rapide. Vous pouvez aussi simplifier le flux d'approbation. Évitez les flux d'approbation qui sont trop complexes en ne gardant que les étapes essentielles et les approbateurs clés. Ça réduit la confusion et ça accélère le processus global. Vous pouvez aussi intégrer des outils de collaboration, c'est-à-dire que vous pouvez utiliser des plateformes comme Google Workspace ou comme Microsoft 365, de façon à permettre aux approbateurs de collaborer en temps réel. Donc ça peut permettre à tout le monde de commenter ou de faire des suggestions ou éventuellement de modifier directement les documents avant de les approuver. On gagne du temps et ça évite les allers-retours. Vous pouvez aussi établir des... des règles claires en définissant des critères d'approbation pour chaque type de document ou de projet. Ça aide les approbateurs à prendre des décisions plus rapidement et à réduire les allers-retours inutiles. Une astuce super importante qui n'est pas toujours prise en compte, c'est la version mobile. Assurez-vous toujours que votre outil d'approbation fonctionne également sur mobile. Ça permet aux approbateurs de réagir rapidement même s'ils sont en déplacement. Suivez aussi les progrès. Il y a des outils qui permettent de suivre l'avancement des approbations en temps réel. Ça peut inclure des... des tableaux de bord ou des rapports automatisés. Et puis dernière chose, je le dis souvent dans mes astuces digitales, c'est de réviser et d'ajuster régulièrement, c'est-à-dire d'évaluer périodiquement votre processus d'approbation de façon à identifier les goulets d'étranglement ou les problèmes qui reviennent de manière récurrente, ajuster les flux de travail, les outils ou les rôles selon les besoins pour maintenir une efficacité optimale. Dernière astuce, et là pour le coup pour des utilisateurs qui sont plutôt confirmés en termes de... Si vous utilisez par exemple Microsoft 365, vous allez pouvoir utiliser Microsoft Power Automate pour créer des workflows d'approbation personnalisés qui s'intègrent directement avec Teams ou avec SharePoint et puis d'autres applications. Ça demande un peu d'expertise, mais c'est hyper puissant. Et puis dans Google Workspace, envisagez d'utiliser à ce moment-là Google Script ou bien des add-ons comme AppSheets pour automatiser les demandes d'approbation et les intégrer dans vos workflows. Google. Alors, j'ai peut-être perdu certains d'entre vous, mais ne vous inquiétez pas. Si vous êtes novice, ne rentrez pas et n'écoutez pas cette dernière partie d'astuce, ou ne cherchez pas à comprendre, c'est pas grave. Donc, toutes ces automatisations sont hyper puissantes. Ça vous permet vraiment, avec des bonnes pratiques, de transformer des approbations de tâches fastidieuses en processus fluide et efficace, tant dans votre vie pro que perso. Si vous avez besoin de faire des validations, par exemple, dans une situation, ça peut être fait aussi de cette manière. En tous les cas, faites-vous aider par des consultants spécialisés. L'investissement va vraiment valoir le coup parce que vous allez gagner un temps fou après. Voilà, on arrive à la fin de cet épisode qui, comme je vous l'ai dit, est en deux parties puisque nous avons vu aujourd'hui les approbations. Et nous verrons la prochaine fois les outils, les bonnes pratiques et les astuces digitales pour utiliser les signatures électroniques à bon escient. Merci. les cas de m'avoir écouté aujourd'hui et pour ne rien manquer de mes futurs épisodes pensez à vous abonner et à laisser un commentaire votre feedback m'aide à m'améliorer et à vous offrir le contenu le plus pertinent possible à très vite donc et d'ici là n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. À très vite !