Transcription

• Speaker #0

  Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode de Shido Podcast. Je suis Raphaël et aujourd'hui je vais vous parler signature électronique. Alors dans le dernier épisode, le numéro 14, je vous ai parlé des approbations avec les outils intégrés à Google. Microsoft. Les approbations sont donc une forme de validation digitale très intéressante pour approuver des documents sans pour autant avoir une signature électronique officielle. Aujourd'hui, nous allons donc faire le tour des outils, des bonnes pratiques et des astuces digitales des signatures électroniques. C'est parti ! Je vous propose de commencer par faire le tour des outils digitaux pour réaliser des signatures électroniques. En préparant cette réunion, je me suis rendu compte qu'il existait des dizaines d'applications. Vraiment, c'est incroyable l'essor de la signature électronique par rapport à ces dix dernières années. où en fait les solutions se comptaient sur les doigts d'une main. Bon j'en ai sélectionné quelques unes parmi les plus importantes en 2024, à vous de regarder les fonctionnalités qui vous conviennent évidemment le mieux. On va démarrer avec DocuSign. DocuSign ça s'écrit D O C U S I G N. C'est une plateforme complète de signature électronique qui permet aux utilisateurs de signer, envoyer, suivre et gérer des documents de manière électronique. C'est vraiment le leader du marché. pas mal d'intégrations qui sont possibles avec d'autres plateformes, donc ça c'est vraiment une bonne chose. Peut-être en inconvénient, un coût peut-être un peu élevé pour les petites entreprises, mais franchement c'est le leader et c'est un très beau produit, ça fonctionne bien. Le deuxième que j'ai sélectionné c'est Adobe Sign. Adobe ça s'écrit A-D-O-B-E, plus loin S-I- IGN. Vous allez voir, sign, ça revient à chaque fois, puisque ça veut dire signature en anglais. Donc, on le retrouve dans la plupart des solutions de signature électronique. Adobe Sign, je disais donc, propose une suite complète de fonctionnalités de signature électronique intégrées, bien sûr, à l'écosystème Adobe. Adobe, ça vous parle, non ? Vous savez, tous les documents en PDF, acrobates, etc., c'est Adobe. Les avantages d'Adobe Sign, c'est une forte reconnaissance de la marque. Franchement, ça... vu que souvent on a des PDF à faire signer, ça fonctionne bien. Une vraie sécurité assez élevée, donc franchement ça fonctionne bien aussi de ce côté-là, et c'est très sécurisant. Et puis peut-être au niveau inconvénient, un peu complexe pour des utilisateurs novices. Voilà, c'est vraiment le petit bémol sur Adopsign. Une troisième solution, c'est Dropbox Sign. Dropbox, ça s'écrit D-R-O-P-B-O-X, plus loin S-I-G-N. Dropbox Sign. Sign, c'est anciennement HelloSign pour ceux qui connaissent HelloSign Robbox Sign se distingue par sa simplicité vraiment vous ouvrez votre fichier, vous ajoutez une signature une date, un nom, etc et après l'application fait le reste donc c'est très simple d'utilisation le prix est vraiment compétitif, on va pouvoir avoir jusqu'à 3 documents gratuits par mois et ce qui est pas mal pour ceux qui utilisent un CRM de type HubSpot vous allez pouvoir l'intégrer directement et donc... pouvoir suivre les interactions et le statut de signature avec les contacts qui sont dans votre CRM. CRM, je rappelle juste pour les non-initiés, le CRM, c'est un outil qui va permettre de suivre les clients dans toutes les démarches, à la fois de contacts, d'emails, d'envoi de devis, de commandes, etc. Bref, tout ce qui tourne autour du client va se retrouver au même endroit dans ce logiciel de CRM. Côté inconvénients sur Dropbox Sign, peut-être... des fonctionnalités un peu limitées en comparaison des leaders du marché. Voilà, c'est juste une petite remarque par rapport à ça. On va aller maintenant sur SignNow, ça s'écrit S-I-G-N-N-O-W. C'est vraiment l'application parmi les mieux notées en 2024. Cette application propose des fonctionnalités avancées de signature électronique, de gestion de documents, de flux de travail, un peu comme les autres. Mais je trouve que c'est assez facile d'utilisation et puis c'est un très bon rapport qualité-prix. Peut-être l'inconvénient, c'est que c'est moins connu, ce qui fait que vous pouvez susciter des questions de confiance, c'est-à-dire que vos interlocuteurs ne connaissant pas SignNow, mais connaissent par exemple Adopsign ou DocuSign plus facilement, ils seront peut-être plus en confiance avec ces applications que SignNow. Je continue avec Pandadoc. Pandadoc, ça s'écrit P-A-N-D-A-D-O-C. C'est pareil, une utilisation assez intéressante quand on a... un CRM, puisque là, pour le coup, Pandadoc peut être intégré directement à Salesforce, à HubSpot, à... PipDrive, à Monday, à Zoho, bref, à pas mal d'applications CRM. Et là, ça peut être vraiment intéressant pour pouvoir faire des documents interactifs qui sont directement liés à votre CRM, donc à votre suivi client. Après, au niveau personnalisation, je trouve qu'elle est un peu complexe. Donc voilà, pour quelqu'un qui n'a pas trop de documents à faire signer, qui n'a pas besoin de quelque chose de très évolué, peut-être mieux prendre une autre solution que Pandadoc. Un avant-dernier qui est une solution française et que je voulais mettre en avant aussi, c'est YoSign. Ça s'écrit Y-O-U-S-I-G-N. C'est une solution qui a été créée en 2013 pour faire vraiment de la signature électronique sécurisée, de la gestion de documents, du stockage. Bref, c'est en pleine conformité avec les réglementations européennes, donc là, on n'a vraiment aucun souci. C'est assez facile d'utilisation, franchement. Il y a la possibilité d'intégrer aussi à d'autres... d'autres solutions et d'autres logiciels, donc c'est pas mal. Un inconvénient à date, aujourd'hui, c'est que il n'y a pas d'application mobile. Je trouve ça un petit peu dommage. Et puis j'en termine avec Eversign. Eversign, c'est écrit E-V-E-R-S-I-G-N. C'est la solution que moi j'utilise depuis des années. En mode gratuit, c'est 5 documents par mois, et si vous avez besoin de plus, c'est très abordable en termes de prix. Donc pour un consultant comme moi, c'est vraiment l'outil parfait. C'est simple à prendre en main et un vrai rapport qualité-prix. Bon, c'est très bien, on a vu les outils, mais qu'est-ce qu'on peut en faire de ces signatures électroniques ? Si vous êtes consultant, vous allez pouvoir, par exemple, utiliser la signature électronique pour signer des contrats de service avec vos clients, ce qui permet vraiment une finalisation rapide et sécurisée des accords sans nécessiter de rencontre en personne. C'est-à-dire que vous faites... votre rendez-vous, vous envoyez votre dévi, vous allez pouvoir vous mettre d'accord au téléphone par exemple, ou en visio avec votre client, et vous avez juste à lui envoyer un document à signer, c'est très rapide et ça peut être fait dans la journée, plutôt que de faire un aller-retour de mail, etc. Pareil pour les signatures de devis ou de bons de commande, c'est très efficace, c'est très rapide, puis surtout ça évite des aller-retours par mail, parce que vous allez envoyer un document, votre devis par exemple, à signer, votre client va l'imprimer, puis le signer, puis... le scanner, puis vous le renvoyer à nouveau par mail. Ça prend quand même un certain temps, c'est quand même chronophage, et puis ce n'est pas ce qu'il y a de mieux en termes de rapidité. Vous allez pouvoir aussi, toujours si vous êtes consultant, faire de la signature de feuille de présence, quand vous faites une formation par exemple. L'intérêt de la signature électronique, c'est que vous allez pouvoir la faire, même si vous êtes en présentiel, vous n'êtes pas obligé d'être en classe virtuelle ou en distanciel pour faire de la signature électronique. On peut le faire très bien sur place, avec tout simplement, par exemple, un QR code qui enverra directement vers le document à signer. Ça vous permet de faire signer les gens très rapidement. Et puis surtout, quelqu'un qui, par exemple, parce que ça arrive quelquefois, vous êtes formateur et puis il y a une personne qui n'a pas signé pour X raisons, qui est partie plus vite ou je ne sais quoi, et vous n'avez pas eu le temps de la faire signer, vous allez pouvoir la faire signer à distance avec la signature électronique sans aucun problème. Et puis j'en termine aussi avec les consultants. Vous avez possibilité aussi d'avoir... besoin de signer des accords de non-divulgation ou de confidentialité avant de commencer un travail avec un nouveau client. La signature électronique va vraiment vous permettre de réaliser ces formalités rapidement et en toute sécurité. Maintenant, si vous êtes dirigeant ou si vous êtes manager, voici quelques usages de la signature électronique pour une entreprise. Vous pourrez par exemple utiliser la signature électronique pour formaliser des contrats d'embauche pour des nouveaux employés. Ça permet d'accélérer le processus d'onboarding et puis de réduire les délais administratifs. Ça va très vite, il suffit juste d'envoyer un lien pour signer le contrat. Pareil, vous pouvez aussi signer des accords de partenariat ou des contrats commerciaux. Je parlais tout à l'heure de devis et de bons de commande pour les consultants. On peut faire exactement la même chose aussi si vous êtes sur des gros contrats avec des clients. Ça facilite la transaction, ça réduit le temps de traitement et ça améliore aussi la réactivité de votre entreprise. Ça montre aussi que vous êtes à la page de ce qui se fait actuellement en termes de signature. Et puis enfin, vous pouvez utiliser les signatures électroniques pour approuver rapidement des budgets ou des rapports de dépenses. Pareil, ça permet de maintenir un flux de travail continu et de respecter les échéances financières vraiment sans retard. C'est rapide et efficace. Je vais maintenant vous donner quelques bonnes pratiques essentielles pour l'utilisation des signatures électroniques. La première, c'est la compatibilité légale. C'est-à-dire que... Avant de procéder à une signature électronique, assurez-vous toujours qu'il y a une validité légale pour le type de document qui est concerné. Les lois varient selon les pays, donc quand vous êtes en export ou en import, vous allez travailler avec des pays différents, avec des lois différentes, des types de documents différents, et donc une petite vérification est nécessaire et vous évitera des grands problèmes. Pour les processus critiques, tels que les contrats importants ou des accords financiers, utilisez des méthodes de vérification d'identité robustes. Ça veut dire qu'il va falloir faire attention à ne pas envoyer uniquement un mail, mais bien avoir une deuxième vérification d'identité. Ça peut se faire avec un SMS par exemple, et ça permettra de sécuriser vraiment vos transactions, et puis aussi peut-être donner une confiance renforcée dans le processus numérique avec votre interlocuteur. Gardez également une trace des horodatages et des identifications de chaque signature. Ces informations sont cruciales pour prouver l'intégrité et l'authenticité des documents en cas de litige. Voyez aussi une intégration avec vos outils actuels. Optez plutôt pour des solutions de signature électronique qui s'intègrent bien avec les outils que vous utilisez déjà. Ça simplifie vraiment votre façon de travailler, et puis surtout c'est beaucoup plus simple pour vos équipes ou vous en termes d'apprentissage. En termes de confort, assurez-vous aussi que toutes les parties prenantes comprennent et sont à l'aise avec les outils numériques utilisés. Petite formation peut faire une grande différence, et puis, pourquoi pas, quand vous envoyez un document à un client ou un partenaire, faire une toute petite vidéo très rapide d'explication, une sorte de tuto, pour qu'il puisse signer rapidement et que ce soit simple pour lui. Et enfin, j'en termine dans les bonnes pratiques avec la confidentialité et la sécurité. Soyez toujours vigilants quant à la sécurité et la confidentialité des données que vous manipulez. optez toujours pour des solutions qui offrent des garanties fortes en matière de protection des données. En plus des bonnes pratiques, je vais vous donner mes astuces digitales pour optimiser votre utilisation des signatures électrolytes. Première astuce digitale, vous pouvez préparer des modèles de documents pour les types de contrats ou d'accords ou de bancs de commandes que vous utilisez fréquemment. Si vous avez des documents où les mentions spéciales et les signatures se trouvent toujours à la même place, alors faites un masque qui servira toujours pour les mêmes documents. Plus besoin pour le coup d'aller placer à la mano le nom du client, la date, la signature, bref, ils seront vraiment intégrés directement dans le document au bon endroit. Vous pouvez le faire par exemple pour un devis ou un bon de commande qui est toujours structuré de la même manière. L'avantage, c'est que ça accélère le processus et surtout, ça réduit les erreurs et souvent les oublis. Quelquefois, on oublie de mettre un paraff par exemple sur chaque page. C'est vraiment une façon de faire pour éviter les oublis. Deuxième astuce, rappels automatiques. Ah, les rappels automatiques, vous avez possibilité, mais toutes les solutions ne le font pas, de configurer des rappels pour ne jamais manquer une signature en attente. Vous pouvez par exemple faire un premier rappel à 3 jours ou à 5 jours, et un deuxième rappel à 10 jours. Si c'est automatique, vous n'avez pas besoin de vous en occuper, et les mails de rappel partiront directement chez votre contact pour lui rappeler qu'il faut signer. Troisième astuce, c'est les applications mobiles. utiliser des applications qui permettent de signer ou d'approuver des documents même en déplacement. Pour moi c'est vraiment important, je dirais même que c'est primordial si vous voulez que les signatures se fassent rapidement chez votre interlocuteur. Bah oui, s'il peut signer directement depuis son smartphone même lorsqu'il est en déplacement dans les transports en commun par exemple, eh bien vous allez gagner un temps fou et lui aussi. Les intégrations, on en a parlé un petit peu dans les outils tout à l'heure, c'est important de pouvoir Intégrer des outils de signature directement dans vos systèmes existants, comme par exemple un CRM ou un ERP, ça peut être intéressant de pouvoir les avoir directement à l'intérieur de vos solutions habituelles, de façon à ne pas passer d'un outil à un autre, entre l'ERP par exemple et la signature électronique, ou entre le CRM et la signature électronique. Avec ce système, les deux sont liés directement et ça va beaucoup plus vite. Cinquième astuce, la sécurisation des emails. Pour envoyer des documents, utilisez des liens de signature sécurisés plutôt que des pièces jointes directes. Vraiment, ça va ajouter une couche de sécurité à vos communications. Et certaines applications utilisent aussi un code qui doit être envoyé par SMS, par exemple, pour authentifier le signataire. Et puis, dernière astuce, avant de vous engager financièrement, profitez des périodes d'essai offertes par les nombreux outils qui se présentent à vous. Ça va vous permettre de tester leur efficacité dans votre environnement spécifique. et donc de pouvoir choisir vraiment celle qui vous convient le mieux. Voilà, nous en avons terminé avec cette thématique des approbations et des signatures électroniques en deux épisodes. J'espère que vous y aurez trouvé des infos intéressantes pour vous et vos équipes. N'hésitez pas à faire appel à moi si besoin pour vous accompagner dans vos démarches de validation électronique. N'hésitez pas également à me dire quel sujet vous aimeriez que l'on aborde dans les prochains épisodes. Pour ça, dites-le moi en commentaire ou bien sur les réseaux sociaux. Sur Instagram, c'est Shido Podcast. Sur LinkedIn, c'est Raphaël Hans. Merci en tous les cas d'avoir écouté et à la prochaine pour plus de conseils et d'astuces numériques. Et d'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite ! Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !