Speaker #0Bienvenue sur Shido Podcast, le podcast indispensable pour tous les dirigeants, managers et consultants en quête d'astuces et de bonnes pratiques digitales pour simplifier leur quotidien pro et perso. Ce programme est disponible sur l'ensemble des plateformes de diffusion de podcasts. Bonjour et bienvenue dans ce tout nouvel épisode de Shido Podcast. Je suis Raphaël et aujourd'hui nous allons plonger dans un sujet qui touche de plus en plus de monde, le télétravail. Le télétravail est devenu une réalité quotidienne pour beaucoup d'entre nous. Que vous soyez novice en la matière ou un télétravailleur, chevronné, il y a toujours des moyens d'améliorer votre expérience et de maximiser votre productivité. Dans cet épisode, nous allons explorer les outils numériques indispensables pour bien télétravailler, je vous partagerai des bonnes pratiques pour rester efficace et je vous révélerai mes astuces digitales qui vous aideront à optimiser votre journée de travail, que ce soit du côté professionnel ou personnel. Alors installez-vous confortablement, prenez de quoi noter et préparez-vous à découvrir comment tirer le meilleur parti du télétravail. C'est parti ! Je vais commencer par une sélection d'outils numériques qui sont selon moi indispensables pour tout télétravailleur ou télétravailleuse qui se respecte. Alors attention, ce que je vais vous proposer c'est ma sélection parmi de nombreux outils et en aucun cas, cette liste est exhaustive, il y a plein d'outils. il y a plein de solutions. J'ai choisi de vous présenter deux solutions par thématique importante du télétravail. Par exemple, les outils de communication et de collaboration ou encore les outils de gestion de projet. Donc on va aller voir ces thématiques-là et on va voir à chaque fois deux outils qui sont pour moi indispensables. Première thématique, les outils de communication et de collaboration. Alors d'abord, on a Slack. Slack, c'est comme le chat de WhatsApp, mais en beaucoup mieux. Vous pouvez créer des canaux thématiques pour chaque projet ou chaque équipe, ce qui permet de garder des discussions organisées. En plus, vous pouvez intégrer plein d'autres applications comme Google Drive, comme Trello ou même des bots, vous savez, les petits utilitaires automatiques qui exécutent des tâches répétitives et qui les automatisent. C'est vraiment super pour la communication en temps réel avec des collègues. Et vous pouvez aussi utiliser les outils de communication. Et vous pouvez aussi envoyer des fichiers, des images, et même stocker ces fichiers ou ces images, et même pourquoi pas des GIFs, pour pouvoir détendre un petit peu l'atmosphère et avoir des discussions qui sont plutôt sympathiques. Donc Slack, S-L-A-C-K, c'est le premier outil que je voulais vous présenter dans les outils de communication et de collaboration. Le deuxième, c'est Microsoft Teams. Si vous utilisez déjà la suite Microsoft Office, Teams, c'est vraiment parfait pour vous. Il offre des fonctionnalités de messagerie instantanées. d'appels vidéo, de réunions virtuelles. Bref, vous pouvez facilement partager et collaborer sur des documents Word, Excel ou PowerPoint en temps réel. Teams intègre réellement les fonctionnalités de planification de réunion et de suivi des tâches, ce qui en fait vraiment un outil tout-en-un pour la collaboration. Et c'est vraiment très utile quand on est en télétravail. Si vous voulez d'ailleurs approfondir ce sujet des outils de communication et de collaboration, vous pouvez écouter l'épisode numéro 13 qui s'intitule Messagerie instantanée, mieux communiquer en équipe ou en famille famille où là je vais vraiment aller en détail dans les outils dont je vous présenterai beaucoup plus d'outils et puis surtout on verra tout ce qui est astuces digitales et tout ce qui est bonne pratique dans la catégorie gestion de projets parce que là aussi on gère des projets quand on est en télétravail un souvent eh bien on a très l'autre et l'eau c'est pour moi une super option ça utilise la méthode camban donc ça permet vraiment de travailler en tableau d'une manière très efficace et très lisible pour n'importe qui pour différents projets chaque tableau peut être divisé en liste et chaque liste en cartes représentant des tâches. Donc vous pouvez facilement déplacer les cartes entre les listes pour montrer la progression des tâches. Vous pouvez assigner des membres de l'équipe à chaque carte, enfin à certaines cartes. Et puis vous pouvez ajouter des échéances, vous pouvez ajouter des images, vous pouvez ajouter des fichiers. Vraiment Trello est très visuel et très intuitif, ce qui le rend vraiment facile à utiliser pour tout le monde. Même quelqu'un qui n'a jamais utilisé Trello, en quelques minutes il va prendre en main facilement l'outil. Un autre excellent outil est Asana. Asana, ça s'écrit A-S-A-N-A. Asana aide vraiment les équipes à planifier, à organiser, à gérer le travail. Vous pouvez d'ailleurs créer des projets et les diviser en sous-tâches, en tâches et en sous-tâches, bien sûr. Vous pouvez assigner ces tâches aux membres de l'équipe, un peu comme dans Trello. Vous pouvez définir des dates d'échéance, vous pouvez suivre les progrès grâce à des vues de listes, de calendriers, de tableaux. Bref, c'est très complet, c'est très flexible, et ça permet aussi bien de gérer des petits projets que des grands projets. Je trouve qu'Asana, par rapport à Trello, est beaucoup plus... plus développé et permet beaucoup plus de choses que Trello. Trello c'est bien pour démarrer quand on veut être un petit peu plus puissant dans la gestion de projet on va utiliser Asana. De la même façon, si vous voulez approfondir le sujet de la gestion de projet, j'ai également fait un épisode là-dessus. Il s'agit de l'épisode numéro 6 intitulé Gestion de projet pro et perso, booster votre efficacité avec les astuces digitales On va aborder maintenant les outils de productivité personnel. Si vous avez besoin d'un gestionnaire des tâches, moi j'utilise Todoist, on en a déjà parlé. Todoist, T-O-D-O-I-S-T, pour moi il est vraiment parfait. Vous pouvez créer des listes de tâches pour tout ce que vous avez à faire. Vous pouvez les organiser en projet, vous pouvez définir des rappels et des échéances. Vous pouvez également assigner des personnes de votre équipe à certaines tâches. L'application vous envoie des notifications pour vous rappeler vos tâches importantes et vous permet de suivre votre progrès grâce à des statistiques de productivité. C'est simple, efficace et vraiment pratique pour rester organisé. Moi, je l'utilise tous les jours. Ça me permet de décharger ma charge mentale. Au fur et à mesure que j'ai des tâches à faire, plutôt que de les garder en tête, plutôt que de les noter sur un petit bout de papier, j'ai toujours mon téléphone ou mon ordinateur à portée de main, donc je vais noter directement dans l'application la tâche à faire, je lui mets une date, une priorité, et c'est parti. L'autre outil dont je voulais vous parler concernant la productivité personnelle, c'est Notion. Notion, N-O-T-I-O-N. C'est une plateforme de productivité tout en un. Vraiment, elle est multi-usage. Vous pouvez prendre des notes, vous pouvez gérer des tâches, vous pourrez stocker des fichiers, Vous pouvez même créer des bases de données personnelles. Notchain est vraiment super flexible. Vous pouvez par exemple créer des pages pour chaque projet, ajouter des listes de tâches, des calendriers, des tableaux et bien plus encore. C'est comme un tableau blanc numérique où vous pouvez organiser toutes vos idées et tous vos travaux. Et c'est vous qui gérez la façon dont vous allez organiser toutes ces informations. Pour en savoir plus, vous pouvez écouter l'épisode numéro 1 dont le sujet est Gérer ses tâches pro et perso avec des outils et astuces digitales où là vraiment je balaye aussi tous les outils de productivité personnelle qui existent avec les bonnes pratiques et les astuces. Quand on est télétravailleur, on a aussi besoin de gérer son temps. Vous pouvez essayer Pomodoro Timer. La technique Pomodoro, c'est une technique qui consiste à travailler pendant 25 minutes, puis à prendre une pause de 5 minutes, puis à nouveau de travailler 25 minutes, puis une pause de 5 minutes, etc. Après 4 cycles, vous prenez une pause un petit peu plus longue. C'est vraiment parfait pour rester concentré sans vous épuiser. Il y a plein d'applications, une minuteur en ligne qui suit cette méthode, et c'est un excellent moyen d'améliorer votre productivité. Un autre outil utile aussi, c'est RescueTime. Rescue, c'est écrit R-E-S-C-U-E, plus loin Time, T-I-M-E. RescueTime enregistre automatiquement l'utilisation des applications et des sites web sur votre ordinateur. Ça veut dire qu'à la fin d'un journée, vous allez pouvoir avoir un rapport détaillé de comment vous avez utilisé votre temps. C'est pas mal pour pouvoir identifier les activités qui vous font perdre du temps par exemple, et puis trouver des moyens d'améliorer votre efficacité. Vous pouvez même configurer des alertes pour vous rappeler de rester concentré. Côté stockage cloud et partage de fichiers, pour moi c'est Google Drive qui est vraiment une option très solide. Google Drive en mode gratuit offre 15Go de stockage, donc là ça permet quand même de partager facilement des fichiers et des dossiers avec d'autres personnes. Vous pouvez aussi utiliser Google Docs, Sheets, Slides, qui sont les équivalents de Word, Excel et PowerPoint pour créer des documents collaboratifs en temps réel. C'est super pratique pour travailler en équipe, même à distance. Si vous êtes employé dans une entreprise, celle-ci aura forcément un système de stockage des données sécurisées, qui peut d'ailleurs être Google Drive ou bien Microsoft 365. C'est en général les deux leaders sur le marché du cloud. Une autre alternative, c'est Dropbox. C'est une excellente option aussi de stockage et de partage de fichiers. Dropbox existe depuis très longtemps. mais c'est vrai que c'est pas trop trop connu et c'est plutôt au côté plutôt personnel maintenant plutôt que professionnel. Ça permet de synchroniser automatiquement vos fichiers sur tous vos appareils donc ça signifie que vous pouvez y accéder n'importe où ou n'importe quand et puis Dropbox offre aussi des fonctionnalités de partage de fichiers très simples et vous pouvez intégrer d'autres outils comme Slack ou Trello pour une collaboration encore plus efficace. Quand on est en télétravail, on utilise beaucoup la visioconférence. Là, je vous invite à utiliser deux outils. Le premier, c'est Zoom. C'est vraiment un incontournable. Tout le monde l'a connu pendant la pandémie. Donc, on sait qu'il y a une bonne qualité vidéo. C'est fiable. Vous pouvez organiser des réunions virtuelles, partager votre écran et même enregistrer vos sessions pour les regarder plus tard. Vraiment, c'est complet. Zoom offre aussi des fonctionnalités comme les salles de réunion virtuelles qui permettent de diviser une grande réunion en petits groupes pour les discussions plus ciblées. L'autre outil, c'est Google Meet. C'est aussi une excellente option, surtout d'ailleurs si vous utilisez déjà Google Workspace. Avec Google Meet, vous pouvez organiser des réunions en ligne avec partage d'écran, sous-titres en temps réel. L'intégration de Google Calendar, donc la partie calendrier, ça facilite vraiment la planification des réunions. Et le tout est synchronisé avec votre compte Google, ce qui rend l'utilisation très fluide. Donc c'est comme Zoom, vous allez pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités d'une bonne visioconférence. Attention quand même à avoir les bonnes pratiques, les bonnes astuces pour faire de la visio, vraiment une réussite. Vous pouvez d'ailleurs écouter l'épisode numéro 3 qui s'appelle Visio, maîtriser les outils, les pratiques et les astuces pour des réunions inoubliables où je vous donne vraiment tous ces aspects de bonnes astuces et de bonnes pratiques. Concernant les outils de prise de notes et de documentation, pour la prise de notes, j'en ai retenu deux. Le premier, c'est Evernote. C'est vraiment super, Evernote. Vous pouvez capturer, organiser, partager vos notes vraiment très facilement. Vous pouvez ajouter des images, des fichiers audio. Donc ça, c'est sympa aussi, parce que vous avez une petite note à prendre, vous pouvez ajouter directement en audio, plutôt que de l'écrire. Vous pouvez mettre des liens web, bien évidemment, des to-do list à vos notes. Bref, c'est un outil vraiment très très puissant. Le deuxième, c'est OneNote de Microsoft, qui est vraiment très utile aussi. Vous pouvez créer des blocs notes numériques, vous pouvez organiser vos notes avec des sections et des pages, vous pouvez dessiner des diagrammes, vous pouvez collaborer avec d'autres utilisateurs en temps réel. Et comme OneNote est intégré à la suite Microsoft Office, vraiment, ça fonctionne parfaitement avec Word, Excel, PowerPoint, etc. J'ai d'ailleurs enregistré un épisode très récemment sur la prise de notes. Il s'agit du numéro 12, qui s'intitule Prise de notes digitales, les secrets pour transformer vos idées en actions Dans la partie outils de gestion de mot de passe, puisque là aussi c'est quelque chose, quand on est en télétravail, à prendre en compte, qui est très important. Deux outils pour gérer votre mot de passe. L'ASPAS, ça s'écrit L-A-S-T-P-A-2-S. Pour moi, c'est un choix sûr. Ça va stocker et remplir automatiquement vos mots de passe sur tous vos appareils. Propose aussi un générateur de mots de passe fort et des options de partage sécurisé. Pour moi, c'est une solution qui est vraiment très pratique pour ne jamais plus oublier un mot de passe et être vraiment sécurisé au maximum. L'autre, c'est 1Password. Ça s'écrit 1, le chiffre 1, password P-A-2-S-W-O-R-D. C'est une option assez utilisée, avec des fonctionnalités de stockage sécurisé, de partage de mots de passe et d'authentification à deux facteurs. Donc là, on a vraiment une sécurité renforcée. Et avec 1Password, vous pouvez stocker toutes vos informations de connexion en un seul endroit et y accéder facilement depuis n'importe quel appareil. Et j'en termine avec votre bien-être. Eh bien oui, parce que... Quand on est en télétravail, il faut aussi penser à du bien-être et à de la gestion du stress. Je vous propose d'utiliser Headspace. Headspace, ça s'écrit H-E-A-D-S-P-A-C-E. C'est une application de méditation qui propose des sessions guidées pour réduire le stress, améliorer la concentration et favoriser la relaxation. Donc vous pouvez par exemple utiliser, vous savez, avec la méthode Pomodoro dont on a parlé tout à l'heure, et bien quand vous êtes dans une pause un peu plus longue, vous pouvez utiliser par exemple Headspace pour ça. pour faire une petite méditation, qui va vous redonner de la concentration, et puis qui va vous aider aussi à mieux dormir, à mieux gérer votre stress, etc. Il y a une autre application qui est beaucoup plus connue, qui est Calm, C-A-L-M. C'est vraiment une application géniale aussi pour la méditation et la relaxation. Vous avez des programmes de méditation, des histoires pour dormir, des exercices de respiration, pour vous aider à gérer le stress et améliorer votre bien-être général. Donc là vraiment, si vous voulez installer... une routine de relaxation rapide, efficace, vous pouvez utiliser CALM. Voilà, on vient de passer en revue les outils digitaux indispensables pour bien télétravailler. Maintenant que vous êtes équipé, parlons des bonnes pratiques pour optimiser votre télétravail au quotidien. Parce qu'avoir les bons outils, c'est une chose, mais savoir comment les utiliser efficacement, c'est encore mieux. Première des choses à faire, créer un espace réservé au travail. Ça peut être une pièce, un coin de votre salon ou même un bureau improvisé. L'important, c'est d'avoir un endroit où vous pouvez vous concentrer et travailler efficacement, loin des distractions domestiques. Ensuite, adoptez une routine quotidienne. Ayez des heures fixes pour commencer et terminer votre journée et prenez des pauses régulières. On a vu la méthode Pomodoro, c'est effectivement une solution pour pouvoir s'aménager un temps bien particulier dans votre télétravail. Cette structure vous aide aussi à éviter les heures supplémentaires involontaires et à garder un bon équilibre entre votre vie pro et perso. La communication, c'est la clé. Tenez vos collègues et votre équipe au courant de vos progrès, de vos disponibilités, éventuellement obstacles que vous rencontrez. Le mieux, c'est vraiment d'échanger et de parler et d'expliquer les choses. Parce que si vous restez dans votre coin, vous n'allez pas pouvoir avoir une écoute de votre équipe outre votre manager. Ça permet aussi d'éviter les malentendus et de maintenir tout le monde sur la même longueur d'ondes. Les distractions numériques peuvent vraiment plomber votre productivité. Utilisez des outils comme StayFocus, S-T-A-Y-F-O-U-S, ou Freedom, F-R-E-E-D-O-M, pour bloquer temporairement l'accès au site web distrayant. Vous verrez, ça fait toute la différence pour rester concentré. Chaque matin, prenez quelques minutes pour définir les objectifs clairs de votre journée. Que ce soit pour des tâches professionnelles ou personnelles, avoir des objectifs vous aide à rester concentré et à mesurer vos progrès en fin de journée. Et puis, comme je vous l'ai déjà dit, célébrer les petites victoires, c'est quelque chose de très important, surtout quand on est seul chez soi pour travailler. Le télétravail peut parfois mener à de longues périodes de travail ininterrompues. Programmer des pauses régulières pour vous détendre et recharger vos batteries, une petite promenade, un exercice de relaxation ou simplement lire un livre peuvent faire des merveilles. Délimitez clairement la fin de votre journée de travail et respectez cette limite. On va essayer d'éviter les heures supplémentaires. A la fin de votre journée, fermez votre ordinateur et mettez fin à vos activités professionnelles. Ça vous aide à prévenir l'appuisement professionnel et à profiter de votre vie personnelle. Vous pouvez également limiter les réunions inutiles. Avant de planifier une réunion, demandez-vous si elle est vraiment nécessaire. Parfois, un simple email ou un message Slack suffit pour résoudre une question. Réduire le nombre de réunions permet aussi de mieux utiliser votre temps de travail. Parmi les bonnes pratiques importantes, c'est utiliser aussi la visioconférence avec modération. Oui, vous êtes en visio quasiment toute la journée, donc les réunions vidéo, ça c'est super utile, mais ça peut être aussi très très fatigant. Donc réservez-les pour des discussions vraiment nécessaires. Vous pouvez aussi bien évidemment utiliser le téléphone, ça permet d'avoir un échange un peu différent et de ne pas être focus sur son écran. Vous pouvez le faire aussi en marchant dans la pièce par exemple, et ça, ça peut être pas mal parce que vous allez avoir... une dynamique qui sera complètement différente ou bien aussi un échange écrit peut très bien faire l'affaire. Et enfin, dans les bonnes pratiques, la communication écrite peut parfois être mal interprétée. Soyez clair, soyez concis et positif dans vos échanges. Ça aide à éviter les malentendus et à maintenir un bon climat de travail, même à distance. Et voilà pour les bonnes pratiques. En les appliquant, vous allez pouvoir structurer vos journées et travailler de manière plus sereine et productive. Maintenant, passons à la dernière partie de notre épisode, les astuces digitales. Ce sont ces petits trucs et conseils qui peuvent faire une grande différence dans votre organisation et votre efficacité au quotidien. Prêt pour ces astuces ? Allez, je vous les donne, c'est parti ! Vous en avez marre des tâches répétitives qui vous prennent beaucoup beaucoup de temps ? Eh bien, automatisez-les ! Utilisez des outils comme Zapier, Z-A-P-I-E-R, ou I-F-T-T-T, I-F-T-T-T, comme ça se prononce, c'est des lettres. Uniquement, ces plateformes peuvent automatiser tout un tas de trucs, comme envoyer des rappels ou mettre à jour vos tableaux de bord. Imaginez, vous pouvez programmer l'emploi automatique de rapport chaque semaine sans lever le petit doigt. Je ferai d'ailleurs très prochainement un épisode sur... l'automatisation des tâches répétitives deuxième astuce programmer vos emails et bien oui vous avez plein de d'e-mail envoyé mais c'est peut-être pas toujours le bon moment pas de souci avec des outils comme gmail ou outlook vous pouvez programmer vos messages pour qu'ils partent à l'heure idéale parfait pour ne pas oublier d'envoyer ce mail important même si vous n'êtes pas connecté troisième astuce créer des raccourcis clavier personnalisé si vous avez envie de gagner du temps les raccourcis clavier sont vos amis prenez le temps de créer des raccourcis personnalisé pour les actions vous faites souvent Par exemple, un simple raccourci pour ouvrir votre logiciel de gestion de projet ou pour naviguer entre vos documents peut vraiment vous simplifier la vie. Si comme moi, vous passez beaucoup de temps sur votre navigateur, vous pouvez utiliser des extensions. Il y en existe plein. Moi, j'utilise Google Chrome, donc j'ai énormément d'applications et d'extensions qui peuvent venir m'aider, que ce soit pour éventuellement enregistrer une vidéo directement sur mon ordinateur pour faire un tuto, ou bien si vous avez par exemple toujours des onglets ouverts en même temps. temps vous pouvez utiliser une extension comme one tab o n e t a b ça peut vraiment vous sauver la mise en regroupant tous vos onglets dans une seule liste si vous avez plusieurs appareils sur lesquels vous travaillez par exemple ordinateur tablette smartphone assurez vous que tout est bien synchronisé utiliser les services comme google drive ou dropbox on en a parlé tout à l'heure pour que vos fichiers soient accessibles partout tout le temps plus besoin de vous envoyer des fichiers par email tout est déjà à portée de main et ça c'est vraiment un vrai gain de temps à une astuce qui est super important tant est le travail c'est gérer les notifications les notifications c'est pratique mais ça peut devenir vraiment envahissant prenez le temps de configurer vos notifications pour ne recevoir que ce qui est vraiment important désactiver celle des réseaux sociaux par exemple pendant vos heures de travail pour rester concentré vous pouvez écouter l'épisode numéro 5 dédié aux notifications où j'explique vraiment quelles sont toutes les bonnes pratiques et bien sûr les astuces pour gérer vos notifications pensez aussi à prioriser vos tâches importantes bien Bien sûr, il y a toujours plus de travail que de temps pour le faire, donc utilisez une méthode, ça peut être la méthode Eisenhower par exemple, qui consiste à classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Concentrez-vous d'abord sur ce qui est à la fois urgent et important, puis ensuite sur le reste. C'est une méthode super importante pour ne pas se noyer dans votre to-do list. Planifiez des périodes de travail en ligne et hors ligne. Tout le monde n'a pas besoin de vous en même temps. Planifiez donc des plages horaires spécifiques pour collaborer en ligne. et réservez d'autres moments pour travailler hors ligne sur des tâches nécessitant plus de concentration. Ainsi, vous éviterez les interruptions constantes et vous pourrez avancer sereinement sur tous vos projets. Et enfin, dernière astuce, testez des nouveaux outils. Le monde des outils digitaux évolue constamment. Prenez le temps d'explorer de nouveaux outils régulièrement. Les essais gratuits sont parfaits pour ça. Qui sait, vous pourriez découvrir une nouvelle application qui révolutionne votre façon de travailler. Et puis, bien sûr, écoutez Shido Podcast. Bien sûr, vous aurez... plein de solutions, plein d'idées, plein d'astuces numériques et plein d'outils numériques qui vont vous permettre aussi de vous aider à trouver le bon outil pour vous aider à travailler plus sereinement et plus rapidement. Et voilà, nous arrivons à la fin de cet épisode de Shido Podcast. J'espère que vous avez trouvé ces conseils et astuces utiles pour améliorer votre expérience de télétravail. Le télétravail peut offrir une grande flexibilité, mais il nécessite aussi une bonne organisation et les bons outils pour être vraiment efficace. efficace. N'oubliez pas que chaque personne est différente. Ce qui fonctionne pour l'un ne peut pas convenir à l'autre. Alors n'hésitez pas à tester différentes approches et adapter ces conseils à votre propre style de travail. Merci beaucoup d'avoir écouté cet épisode. Si vous avez aimé... Et pensez à vous abonner et à partager ce podcast avec vos collègues et amis. Vous pouvez également nous laisser vos commentaires et suggestions pour les prochains épisodes. Restez connectés, restez productifs et surtout, prenez soin de vous. A très bientôt pour un nouvel épisode de Shido Podcast. Et d'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite ! Merci d'avoir écouté Shido Podcast. On se retrouve dans un prochain épisode pour des tips, des astuces et des outils digitaux qui vous permettront de gagner du temps et de l'efficacité dans votre vie pro et perso. D'ici là, n'oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !
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