Speaker #0Bonjour, ça fait un petit moment que j'ai pas pris le micro par ici et ça me fait super plaisir d'appuyer sur play là à l'instant pour un nouvel épisode de podcast. Je pense que cet épisode sera assez court. C'est un épisode pour lequel je vais solliciter votre avis en story sur Instagram pour savoir si ça vous intéressait que je parle de ce sujet. Et le sujet c'est comment j'ai sauvé ma retraite de yoga, celle qui arrive dans un peu plus de deux semaines, au mois de mai. et que j'ai failli annuler suite à un manque d'inscription. Bienvenue dans Sous le tapis. Ici, on parle yoga au-delà des clichés. Ce podcast est pour les passionnés qui aiment creuser, comprendre, décoder. Les profs qui veulent enseigner avec plus de confiance, de discernement et de liberté. Celles et ceux qui pratiquent et aiment autant réfléchir qu'éprouver. Les esprits curieux, fascinés et intrigués. Ceux qui pensent que le yoga est un truc trop rigide ou trop perché. Bref, les gens qui doutent, qui s'étonnent, qui se questionnent. Ici, pas de formule magique ni de vérité figée, juste un espace pour penser, affiner, nuancer. Je suis Marie, prof de yoga et formatrice, passionnée et curieuse, surtout de ce qui se cache sous la surface. On se lève le tapis ? C'est parti ! Organiser un événement, une retraite, un atelier, c'est jamais simple, c'est toujours un peu stressant. Parfois, c'est... Vraiment stressant. Donc ça dépend, évidemment, il y a énormément de facteurs qui entrent en jeu dans l'organisation d'un événement. Le choix du lieu, la date, le nombre de personnes, le tarif, l'organisation, etc. Et parfois, c'est très fluide. Parfois, ça se remplit très facilement et parfois, pas du tout. D'une année sur l'autre, moi, ça fait des années que j'organise des retraites maintenant. J'en ai organisé plus d'une vingtaine depuis sept ou huit ans. Et ça, c'est... Jamais passé de la même façon. J'ai observé, en tout cas moi, me concernant un changement de comportement d'achat. Depuis la période Covid, j'ai l'impression qu'on est beaucoup plus sur du last minute, alors qu'avant, mes événements se remplissaient des mois à l'avance. Dès que je lançais les inscriptions, quasiment, ça se remplissait tout d'un coup. Donc, voilà, une retraite que je fais très, très régulièrement, pour ne pas dire chaque année au même endroit. D'une année sur l'autre, les comportements d'inscription ne sont pas du tout les mêmes. Et donc, ça peut être un peu déstabilisant parfois quand on s'est un peu reposé sur des habitudes faciles, simples, des remplissages fluides. Quand ça ne se passe pas comme ça, ça peut être vraiment déstabilisant. Donc, j'ai eu envie de partager cette expérience. Et puis de dire aussi comment j'ai fait pour ne pas annuler cette retraite que j'ai failli annuler il y a quelques semaines parce que j'ai eu des désistements. Ce n'est pas parce que je ne voulais plus la faire, mais j'ai eu un moment de panique vraiment. Et donc, j'avais envie de vous raconter un petit peu ce qui s'est passé, comment j'ai géré, ce que j'ai appris de tout ça. Et peut-être que si vous aussi vous organisez des événements et que ça vous stresse, cet épisode pourra un peu vous rassurer, je l'espère. Voilà le contexte. J'organise ma retraite en Provence au mois de mai pendant les ponts des jours fériés. D'habitude, j'ai toujours l'habitude de la faire le week-end du 8 mai. Cette année, je me suis dit, je ne sais pas pourquoi, je vais changer, je vais faire l'ascension. 14 mai, c'est un tout petit peu plus tard, peut-être qu'il fera un petit peu plus chaud. Bref, j'ai eu envie de changer un peu la date. J'ai ouvert les inscriptions il y a plusieurs mois. C'était en fin 2025, je ne sais plus si c'était novembre ou décembre. Au début, ça s'est rempli assez vite. J'ai eu plus de la moitié des inscriptions qui se sont faites dès que j'ai ouvert les inscriptions. A savoir que j'ai quasiment jamais communiqué sur cette retraite. J'ai juste envoyé un mail au moment où j'ai ouvert les inscriptions. Et puis, je l'ai mise en ligne sur mon site internet et point. Et comme j'ai eu la moitié des inscriptions directes, un peu plus même, je ne me suis pas du tout inquiétée. Je me suis dit, OK, j'en parlerai un petit peu comme ça ponctuellement au fil du temps. et puis ça... Ça se remplira un peu naturellement. J'ai eu aussi des inscriptions, comme c'était juste avant les fêtes, des personnes qui m'ont demandé si je pouvais leur réserver des places et qu'elles me règlent la compte seulement après les fêtes, parce qu'il y avait la période des cadeaux de Noël. Et donc, je comprends complètement. Puis, c'est des personnes que je connais bien. Donc, pas de souci, je vous garde deux places. Et donc, j'ai exceptionnellement réservé deux places pour des personnes qui n'ont pas réglé la compte, alors que d'habitude, pour bloquer les places, Dans mes conditions, il faut régler la compte. Ça sécurise tout le monde, en fait. Elles sont sûres d'avoir leur place. Moi, je suis sûre d'avoir un minimum d'engagement des personnes. Donc, le truc, c'est qu'après les fêtes, janvier, février, je me dis, tiens, il faut que je recontacte les filles pour leur demander si c'est toujours bon, si je leur garde toujours les places, pour que moi, je sache où j'en suis au niveau des inscriptions. Entre temps, j'ai dû avoir une ou deux inscriptions supplémentaires. Et donc, quand j'ai contacté les filles, elles avaient eu des aléas de la vie qui font qu'elles étaient plus sûres et que du coup, elles ne voulaient pas s'engager. Sauf que moi, du coup, ça m'a mis un peu un coup de panique parce que je me suis dit « Oh, waouh ! Ok, je comptais sur ça en fait et pour moi, c'était acté. » Donc du coup, là aujourd'hui, ça me met un peu dans la merde. Alors dans la merde, non, c'est un grand mot, mais en tout cas dans la panique parce que j'ai dépassé le délai d'annulation auprès du lieu. qui fait que du coup, si aujourd'hui j'annule la retraite, ça me coûte une blinde. Donc concrètement, il ne vaut mieux pas annuler. Sauf qu'aujourd'hui, au nombre d'inscriptions que j'ai, en comptant du coup deux personnes en moins, cette retraite n'est pas rentable. Et en plus, pour la maintenir, je dois moi sortir débourser de l'argent pour compléter tous les lits vacants auprès du lieu. Il faut que je règle le nombre de places qui sont vides. Donc du coup c'est... C'est assez stressant. Ce qui m'a vraiment mis en panique, c'est ça en fait, c'est deux désistements plus le fait que ce soit après le délai d'annulation. Donc à ce moment-là, concrètement, ce que j'ai fait, c'est que déjà je me suis posée en me disant, bon, combien il me faut de personnes là en plus pour sauver les meubles, pour couvrir les frais, pour faire en sorte que ça me coûte le moins possible. Donc j'ai fait mes petits calculs, je me suis dit ok, je crois que du coup à ce moment-là, j'avais 9 inscriptions, ça redescendait à 7, il me semble, je ne me rappelle plus exactement du coup parce qu'entre temps, du coup, j'ai reçu des inscriptions. Mais à ce moment-là, je fais mes petits calculs et je me dis ok, si je suis à 8 personnes, je sauve les meubles, ça ne me rapporte presque rien, ça ne me coûte rien. Donc bon, c'est ok pour moi. Alors attention, il faut être ok avec ça parce qu'on ne peut pas tous se permettre aussi d'organiser des événements qui ne nous rapportent rien. Là, moi, je me dis que je suis OK avec ça parce que déjà, c'est beaucoup de plaisir pour moi. Les moments en retraite, c'est des personnes que j'aime retrouver ou que j'ai envie de rencontrer, qui se sont inscrites. C'est des bons moments dans un bel endroit. Je me dis OK, ça va, il y a pire dans la vie que de ne pas gagner d'argent sur ce truc-là. L'essentiel, c'est que ça ne m'en coûte pas déjà. Donc, c'est là que je me suis dit OK. Est-ce que je suis capable de retrouver une ou deux personnes pour sécuriser ça ? Et donc concrètement, qu'est-ce que j'ai fait ? Première chose, c'est communiquer. Puisqu'on a un peu l'impression, pour avoir parlé avec plusieurs profs de yoga qui annulent leur retraite en se disant « c'est impossible, maintenant je ne trouverai jamais le nombre de personnes » . En fait, on ne peut pas savoir. Et le truc, c'est qu'on a l'impression qu'en ayant fait un carousel qu'on a mis en épingle et puis deux, trois stories de temps en temps, Les gens vont sauter dessus et remplir, sauf que les gens n'ont pas forcément vu, les gens ne passent pas leur vie sur notre compte Instagram à éplucher toutes les stories à la une, tous les posts à la une épinglés, etc. Et puis que parfois des posts un peu trop formels, même s'ils sont très jolis et très bien faits, c'est moins humain. Donc ce qu'il faut, je pense, c'est vraiment montrer l'ambiance, montrer ce qui va se passer, expliquer concrètement c'est quoi l'état d'esprit, qu'est-ce qu'on va manger, qu'est-ce qu'on va faire. Donc c'est ce que j'essaye de faire. J'essaye d'arrêter de me dire c'est mort, c'est trop tard, puis j'ai communiqué. J'ai assez communiqué ? Non, j'ai pas assez communiqué. Clairement, j'en ai quasiment jamais parlé. Donc maintenant, je vais me mettre, je vais refaire une newsletter. Je vais en parler en story. Je vais en faire un post. Je vais en reparler régulièrement, montrer différents aspects, etc. Montrer ce qu'on va faire, montrer le lieu, donner envie. Parce que vraiment, il y a ce problème. Souvent, on se dit que j'ai déjà communiqué une fois, c'est bon, les gens le savent. Je vais saouler tout le monde. Sauf que non, en fait, les gens ne le savent pas. Les gens voient passer un truc vite fait. Les gens, ils ont 12 000 sollicitations dans leur journée. Donc, soit ils ont oublié, soit ils n'ont pas vu, soit ils hésitaient. Mais du coup, ils sont passés à autre chose et il faut peut-être leur rappeler. Ce que j'ai fait aussi, deuxième chose, c'est que j'ai fait une promo, une petite promo flash. J'ai envoyé un mail, une promo qui me permettait pour le coup de... Presque faire du prix coûtant, de rien gagner dessus, mais au moins de limiter la casse. Parce que si j'avais une à deux personnes de plus, ça me permettait, moi, déjà, de ne pas avoir à débourser d'argent. Donc, même si ça ne m'en faisait pas gagner, ça me permettait ça. Ce qui m'a permis d'avoir une à deux inscriptions supplémentaires. Et donc, à ce stade, finalement, mon objectif n'était plus de remplir absolument la retraite, c'était de minimiser la casse, de sauver les meubles, vraiment de sauver l'événement. Et puis, une chose importante aussi, c'est que j'ai relativisé parce que j'organise régulièrement des retraites, plusieurs dans l'année. Donc, en général, elles se remplissent toutes, parfois dès l'inscription, parfois jusqu'à la dernière minute. Il me restait plus d'un mois avant la retraite. Donc, je me suis dit bon, ça va, là, ça y est, elle est sécurisée. Elle est sauvée, tu ne vas pas te mettre la rate au courbouillon, tu ne vas pas t'empêcher de dormir la nuit. Tout le reste, ça fonctionne. Tout ce que tu proposes, tous tes projets, on trouve leur public. J'adore ce que je fais, j'ai la chance de pouvoir vivre intégralement de ce métier que j'aime. Voilà, je fais des calculs, je communique, je fais une petite promo et puis je relativise, je prends du recul en fait. C'est-à-dire que je pense que c'est hyper important parce que nous, quand on a la tête dans le guidon, on est dans notre organisation, on est dans notre événement, on trouve ça génial, on a l'impression d'y mettre toute notre âme. Et donc, on se remet vachement en question quand ça ne vient pas se remplir comme ça en claquant des doigts du jour au lendemain. On se dit que du coup, les gens ne s'intéressent pas à ce qu'on fait, qu'on est nul, qu'on a mal choisi, que le tarif ne va pas, que la date ne va pas, etc. Alors qu'en fait, il y a tellement de choses à prendre en compte. Et donc, je pense que vraiment, on a ce besoin de prendre un peu de recul et de se dire que, OK, ce n'est pas non plus le monde qui s'effondre. Ce n'est pas toute notre vie qui est remise en question. C'est un événement parmi plein d'autres qui peut-être a un peu moins de succès. Mais ce n'est peut-être pas juste une question de, peut-être même pas du tout d'ailleurs, une question de succès. C'est peut-être une question de timing. C'est peut-être une question de conjoncture, de plein, plein, plein de facteurs. Je pense que c'est hyper important de relativiser. Pour faire le point à aujourd'hui, quelques semaines après ce moment de panique totale, j'ai dix personnes inscrites, il m'en fallait huit, donc on est bon. La retraite a lieu dans une semaine et demie. Je suis super contente, contente d'avoir bousculé un petit peu les choses pour que ça se maintienne, contente de pouvoir offrir cette expérience à ces dix personnes. Je sais que ça sera des super moments, parce que c'est aussi pour ça d'ailleurs que j'organise des retraites, parce que c'est des super moments et que c'est l'occasion vraiment d'approfondir et la pratique et le temps passé ensemble, etc. Donc, à bon entendeur, il reste d'ailleurs deux places. C'est le moment de s'inscrire. Je mettrai le lien dans la description de l'épisode. Et juste, j'aimerais clôturer cet épisode parce que j'ai appris de cette période de panique. que j'avais déjà vécu, bien évidemment, plusieurs fois auparavant. Mais qu'est-ce que je referais différemment avec le recul ? Déjà, je communiquerais un peu plus dès le début, parce que là, je me suis contentée, je me suis un peu reposée sur mes lauriers aussi, d'envoyer un seul mail, et puis ensuite d'attendre et de me dire « oui, ça va le faire » . Sauf que les gens oublient, c'était juste avant les fêtes, etc. Et je n'ai pas à recommuniquer après. Donc, c'est de communiquer plus, si ça ne se remplit pas d'un seul coup. Il ne faut vraiment pas avoir peur de parler de ce qu'on fait si on organise des choses qui sont alignées, qu'on aime vraiment faire et qu'on est fier d'organiser. On devrait avoir même envie de le crier sur tous les toits. Personne ne va se plaindre parce qu'on parle de notre retraite. Ou alors, si c'est le cas, c'est que les gens n'ont rien à faire sur l'espace sur lequel on partage cette information. Ceux que ça n'intéresse pas, ils vont juste scroller, passer à autre chose. Ceux que ça intéresse... ils vont peut-être avoir besoin que tu le partages 10, 15, 40 fois pour pouvoir voir passer l'information. Ce que j'en retiens aussi, c'est qu'aujourd'hui, je ne prendrai plus d'inscription sans un compte. C'est-à-dire que je ne considérerai plus qu'il y a des places qui sont réservées si tant que je n'ai pas reçu la compte, ça me permettra de mieux anticiper. Donc celle-ci, elle sera non négociable pour mes prochaines retraites. J'ai un protocole d'inscription et je ne dérogerai plus. À cette règle-là, il n'y aura plus d'eau. Il y a des places où il n'y a plus de place. Et c'est comme ça, premier arrivé, premier servi. Et puis ensuite, enfin, dernièrement, c'est d'accepter que tous les événements ne soient pas ultra rentables. En tout cas, moi, pour ma part, c'est OK. C'est une expérience. Ce sont des beaux moments. Parfois, on organise un truc, ça se remplit hyper bien et on gagne de l'argent. Parfois, ça se remplit juste et on gagne peu ou pas grand-chose. Dans mon cas, ce n'est pas très grave. En tout cas, là, cette fois-ci. Donc, l'important, c'est de ne pas perdre d'argent, puis c'est de ne pas y laisser des plumes aussi. Et donc, voilà, enfin, le message que j'ai envie de faire passer, c'est que pour les personnes qui organisent des événements, des retraites, des ateliers, des formations et qui stressent à cause de cette organisation, c'est normal. En fait, c'est stressant d'avancer de l'argent. C'est stressant de ne pas savoir si ça va se remplir. C'est stressant de gérer. Les désistements, c'est beaucoup de logistique, c'est beaucoup d'énergie. Et donc vraiment, ce qu'il faut en retenir, c'est que c'est hyper important de faire ces calculs à l'avance, savoir combien exactement de personnes il nous faut pour couvrir les frais, à quelle date, jusqu'à quelle date on peut annuler sans frais, pour pouvoir savoir où est le seuil sans panique, pour pouvoir évaluer à l'avance le seuil de panique, justement. C'est hyper important, il y a vraiment des choses à mettre en place pour... pour éviter que nos projets nous foutent la rate au courbouillon. Et donc, si je peux en parler aujourd'hui avec autant de détachement, c'est aussi parce que j'organise des événements depuis des années, que des retraites, j'en ai fait plein. Je pense que c'est important aussi de prendre le temps et de, encore une fois, vraiment essayer de faire ce pas de côté pour observer les choses un peu plus objectivement quand on commence à rentrer dans la panique, plutôt que de se dire qu'on est nul. Juste se dire, OK, la prochaine fois, qu'est-ce que je ferai pour éviter de me retrouver dans la même situation ? Voilà, je crois que j'ai fait à peu près le tour de ce que je voulais partager. J'en ferai aussi un post Instagram, puisque j'ai retenu que quand j'ai fait un petit sondage en story, la majorité des personnes avaient voté pour que j'en parle dans un post Instagram. Mais il y avait quand même pas mal de monde qui voulait un épisode. Donc, c'est chose faite. J'en ferai un post Instagram pour annoncer l'épisode. Et comme ça, tout le monde est content. Je fais un tout petit aparté avant de clôturer l'épisode pour dire que dans ma formation en ligne, j'ai ajouté un bonus. pour les profs de yoga qui souhaitent organiser des événements et notamment des retraites, dans lequel je partage dans toutes les étapes de A à Z comment gérer, organiser le projet. J'y partage des fiches de suivi, des inscriptions, un tableau avec toutes les choses à demander, à clarifier avec les lieux. Je donne vraiment tout le protocole, toute la procédure de A à Z, toutes les étapes. pour l'organisation de projets et pour que ça se fasse avec le plus de sérénité, de fluidité possible. Je partage des petites checklists des choses à réussir juste avant, pendant. Je partage également des mails, des modèles de mails à envoyer. Je partage un modèle de page de description de l'événement, etc. Donc voilà, si jamais tu lorgnes sur ma formation en ligne, sache qu'il y a dans la formation incluse un bonus. parmi les autres bonus, qui est vraiment sur le sujet de l'organisation d'événements comme des retraites. Et voilà, et puis juste, je rajoute, juste avant de clôturer, qu'il reste deux places à cette fameuse retraite du 14 au 17 mai. Si ça t'appelle, welcome, n'hésite pas à m'écrire. Il y a aussi toutes les informations sur mon site internet et je remets le lien également dans la description de l'épisode. Merci de m'avoir écouté jusqu'à maintenant et à très vite dans un prochain épisode ou sur le tapis de yoga.
