Description

Adèle croule sous les tâches. Elle savait qu’accepter un deuxième projet allait être difficile par manque de temps. Mais en réalité, ce n’est pas une question de quantité. C’est une question de priorité.

Avec l’outil de l’Agendami, elle a consigné toutes ses tâches dans son agenda.

Résultat :

👉 elle a pris conscience de là où son temps s’évaporait,

👉 elle a pu bloquer des créneaux pour ce qui compte vraiment,

👉 et elle a découvert qu’en travaillant moins mais mieux, elle pouvait retrouver de l’impact et de l’énergie.

Pour un manager, proposer l’Agendami à un collaborateur, c’est pouvoir l’aider à mieux gérer son temps en ayant une vision précise de ce qu’il fait (sans bien sûr tomber dans le flicage, comme souvent tout est dans l’intention…).

Hébergé par Ausha. Visitez ausha.co/politique-de-confidentialite pour plus d'informations.

Transcription

• Speaker #0

  Pour pouvoir travailler à sa manière, Adèle a demandé à son manager Jeff de lui attribuer un deuxième projet. D'abord réfractaire, il y a vu une opportunité de tester sa capacité à en gérer deux en parallèle. Une compétence indispensable pour qu'elle puisse être promue manager. Je suis Will, créateur de la méthode Eponyme qui permet aux salariés, managers et dirigeants de réconcilier humains et performances dans leur travail.

• Speaker #1

  Je pense que j'ai fait une bêtise en prenant ce deuxième projet-là. Déjà que j'étais sous l'eau quand j'en avais qu'un. Et puis il y a un truc que je ne t'ai pas dit aussi, c'est que j'attends mon deuxième enfant. Donc là, vraiment, je ne vais pas y arriver.

• Speaker #0

  Bon, déjà, félicitations, super nouvelle.

• Speaker #1

  Merci.

• Speaker #0

  Et qu'est-ce qui te ferait dire que tu n'y arriveras pas ?

• Speaker #1

  C'est juste que là, du coup, je passe mon temps à courir, je suis interrompue en permanence, ce qui fait que je me retrouve à travailler de plus en plus tard le soir. Il faudrait que j'en fasse encore plus, mais là, je ne peux pas.

• Speaker #0

  Et si au contraire, il fallait que tu travailles moins ?

• Speaker #1

  Attends, je ne suis pas sûre de comprendre. Je te dis qu'il faut que j'en fasse plus et toi, tu me dis qu'il faudrait que j'en fasse moins ? Oui.

• Speaker #0

  Ce que j'essaie de te dire, c'est que travailler toujours plus, c'est un puissant fond. où la quantité finit par l'emporter sur la qualité et donc sur l'impact. Et en plus, toi, psychiquement, ça te fatigue.

• Speaker #1

  Alors, pour la fatigue, ça c'est sûr. Pour la qualité, ça je ne sais pas, peut-être. Mais ce qui est sûr, c'est que de toute façon, je ne vois pas ce que je pourrais arrêter de faire.

• Speaker #0

  C'est justement pour ça que je t'ai proposé de faire l'agenda mi. Cet exercice consiste à consigner toutes ces tâches dans son agenda. Adèle m'a envoyé deux captures d'écran. Une avant qu'elle ne fasse l'exercice, l'autre après. Elles n'ont pas grand chose à voir. En tant que manager, vous pouvez proposer la même chose à vos collaborateurs. Nous allons maintenant voir comment s'en servir. Déjà, qu'est-ce que ça t'a apporté de le faire ?

• Speaker #1

  Tu vois ces journées où tu as l'impression de courir en permanence et d'avoir rien fait à la fin ? Le fait d'avoir tout consigné dans mon agenda, je me rends compte que je fais beaucoup de choses et ça c'est hyper rassurant.

• Speaker #0

  Exactement et c'est aussi très utile pour questionner l'utilisation de ta ressource la plus précieuse, ton temps. Par exemple tu vois le soir tu me disais que tu faisais des prêts mais on voit aussi que tu fais des comptes rendus.

• Speaker #1

  Oui, et je me rends compte que ça me prendrait beaucoup moins de temps de les faire en sortie de réunion plutôt qu'après.

• Speaker #0

  Qu'est-ce qui t'empêche de le faire ?

• Speaker #1

  C'est juste que les gens me posent des points dès qu'ils voient que j'ai un moment libre.

• Speaker #0

  C'est du vol. Comment ça ? Les gens te volent ton temps.

• Speaker #1

  Enfin, je ne vais pas non plus leur interdire de me voir.

• Speaker #0

  Non, mais tu peux choisir les moments où toi tu es disponible. Pourquoi tu ne bloques pas dans ton agenda mis 30 minutes après ta réunion pour faire le compte-rendu ? Comment tu fais quand t'as une tâche qui demande de la concentration ?

• Speaker #1

  Bah je le fais le soir du coup.

• Speaker #0

  Donc là c'est toi qui te voles ton propre temps ?

• Speaker #1

  Non enfin t'exagères. T'as peut-être pas complètement tort. En soi je pourrais poser des créneaux dans mon agenda pour préparer mes presses justement. D'autant plus que je mets souvent plus de temps que ce que j'avais prévu.

• Speaker #0

  Là c'est peut-être parce que t'es victime de la loi de Parkinson.

• Speaker #1

  La quoi ?

• Speaker #0

  Plus tu te donnes du temps. pour faire une tâche, plus tu en prends.

• Speaker #1

  Ok.

• Speaker #0

  Est-ce que le soir, quand tu démarres ta presse, tu te fixes une limite maximum de temps ?

• Speaker #1

  Non, parce qu'en soi, ma fille est déjà couchée, donc au final, que je finisse à 21h ou 22h, ça ne change plus grand-chose.

• Speaker #0

  Ok, le problème, c'est que ça risque de te prendre plus de temps que nécessaire. Alors que si tu bloques en avance dans ton agenda mis un créneau, tu te forces à estimer une durée pour chaque tâche et donc à t'y contraindre. Et au final, tu verras que tu arriveras au même résultat en beaucoup moins de temps.

• Speaker #1

  Ok. Tu vois, au final, je me dis que ça vaut peut-être le coup que je me pose un moment en début de semaine pour planifier mes tâches principales que je bloquerai dans mon agenda. Surtout que j'ai plutôt tendance à surplanifier ce que j'ai à faire.

• Speaker #0

  En tant que manager, l'agenda est un outil puissant pour aider vos collaborateurs à reprendre le contrôle sur la gestion de leur temps. Mais quelles tâches mettre en priorité dans son agenda mi ? Pour tenter d'y répondre, nous allons voir un dernier outil, le succès du jour. Et comment tu vas choisir les tâches que tu vas mettre dans ton agenda mi en début de semaine ?

• Speaker #1

  Les plus prioritaires.

• Speaker #0

  C'est quoi les plus prioritaires ?

• Speaker #1

  Les plus importantes. Tu vas me demander c'est quoi les plus importantes ?

• Speaker #0

  Oui, tu me vois arriver avec mes gros sabots, mais blague à part, importante pour qui ? Pour toi, pour IFG, pour le client ?

• Speaker #1

  Pour mon client déjà, pour IFG, pour moi c'est pas tellement le sujet.

• Speaker #0

  Je suis pas forcément d'accord. Si tu fais rien qui te nourrisse toi, tu vas finir par te cramer. Je te rappelle qu'il n'y a pas si longtemps tu voulais quitter IFG.

• Speaker #1

  Ouais, pas faux. Mais bon, je te dis, moi j'ai pas le temps.

• Speaker #0

  Et en même temps, si on t'appelait pour te dire que ta fille était aux urgences, tu irais la voir tout de suite.

• Speaker #1

  Bah oui, évidemment.

• Speaker #0

  Parce que c'est important pour toi. On en revient à l'heure de vérité.

• Speaker #1

  Ok.

• Speaker #0

  Aujourd'hui tu choisis de ne pas prendre de temps pour toi et de privilégier IFG ou le client. Et c'est ok. mais est-ce que ça vaudrait pas le coup de prendre ne serait-ce que 30 minutes pour une tâche qui te nourrisse toi. On appelle ça le succès du jour.

• Speaker #1

  OK.

• Speaker #0

  Et tu verras que juste une simple tâche de 30 minutes dans une journée, ça suffit à faire de ta journée une très bonne journée.

• Speaker #1

  OK, mais tu as un exemple là de succès du jour ?

• Speaker #0

  La question à te poser plutôt, c'est qu'est-ce que tu aimerais faire que tu n'as pas le temps de faire aujourd'hui ?

• Speaker #1

  J'aimerais bien écrire un article sur comment on a utilisé l'IA dans notre dernier projet.

• Speaker #0

  Ok, en quoi c'est important pour toi ?

• Speaker #1

  C'est important pour moi de mettre en avant l'équipe et forcément indirectement, moi, me mettre un peu en lumière, mais ça c'est mon besoin de reconnaissance.

• Speaker #0

  Ok, très bien. Mais cette tâche, elle me paraît un peu grosse pour rentrer dans l'agenda Mii. Si tu devais commencer par une petite tâche de 30 minutes, ce serait quoi ?

• Speaker #1

  Je pense que je pourrais écrire le plan de l'article déjà.

• Speaker #0

  Et voilà, t'as ton premier succès du jour. Et tu peux en préparer d'autres.

• Speaker #1

  Ok. Qu'est-ce que je pourrais faire ? Je pourrais me bloquer au moins un soir par semaine pour aller chercher Diane à la crèche. Et dans ce cas-là, je retravaillerai le soir. Après, moi je trouve ça hyper sympa sur le papier de l'agenda mien. Mais dans la réalité, moi je suis interrompue en permanence par des messages, des notifications. Donc je vois pas trop comment ça peut marcher.

• Speaker #0

  Je te rassure, t'es pas la seule. Ça rejoint un sujet beaucoup plus vaste, les interruptions. Et on en parle dans le prochain épisode. En tant que manager, l'agenda Mii constitue un outil puissant pour aider vos collaborateurs à mieux s'organiser. Ce qui consiste pour nous à faire mieux efficience plutôt que plus efficacité. L'agenda Mii fait de leur agenda la mémoire de leur temps et permet d'en améliorer la gestion. Par exemple en révélant des tâches dont ils pouvaient sous-estimer la fréquence ou la durée. En planifiant à l'avance les plus importantes, ils sacralisent le temps nécessaire à leur réalisation tout en s'imposant une contrainte vertueuse de durée. Il n'est plus possible de surplanifier et il devient nécessaire de prioriser les tâches les plus importantes. Pour leur entreprise bien sûr. mais aussi pour eux. Le succès du jour les invite ainsi à essayer chaque jour de réaliser une tâche de 30 minutes minimum qui nourrisse leur valeur et leur évite de s'épuiser psychiquement et donc d'éviter le burnout.