Transcription

• Speaker #0

  Salut ! Dis-moi, si tu devais t'absenter de ton entreprise, mettons pendant une semaine, qu'est-ce qui continuera à fonctionner et qu'est-ce qui devrait attendre ton retour ? Je te pose la question parce qu'il y a quelques jours, j'ai passé une heure en consulting avec un entrepreneur d'un e-commerce. Il gère vraiment beaucoup de choses lui-même. Il a quelques personnes autour de lui pour l'aider sur certaines parties de son activité, mais ça fait plusieurs années qu'il n'a pas pris de vacances. Déjà, je ne sais pas du tout comment il tient. Pendant notre échange, il m'a parlé de son savoir-faire, de sa passion pour son travail, mais aussi de tout l'administratif qu'il accumule et de tout ce qu'il aimerait développer. Ce qui m'a marqué le plus, en fait, dans ce qu'il me racontait, c'est à quel point tous ces sujets étaient liés. C'est-à-dire que pour conseiller ses clients, il fallait qu'ils soient là. Pour avancer certaines tâches, il fallait encore qu'ils soient là. Et tu t'en doutes. pour imaginer la suite du développement de sa boîte, il comptait sur le peu de temps qu'il pouvait réussir à trouver dans sa semaine. Alors son business fonctionne, mais tu l'as compris, elle fonctionne parce que lui, il est là de base tout le temps. Et peut-être que tu te reconnais ou tu reconnais quelque chose de ton activité là-dedans. Tu n'as pas forcément un e-commerce, on est d'accord, tu peux vendre du conseil, de la formation, des accompagnements, mais dès que... Il doit se passer quelque chose dans ton business, ou qu'un client sort du cadre, ou qu'une information manque, ou même si tu as des gens qui bossent avec toi, si quelqu'un a une question, ça revient systématiquement vers toi. Alors aujourd'hui, je voudrais utiliser cet échange que j'ai eu avec cet entrepreneur pour t'aider à regarder trois endroits où tu peux commencer à rendre ton entreprise beaucoup moins dépendante de toi. On va parler de ton expertise, on va parler des tâches qui te semblent impossibles à faire avancer sans toi et surtout de comment est-ce que tu peux utiliser tout ce temps que tu réussiras à récupérer. Mon but, tu l'as compris dans cet épisode, c'est que tu arrives à mettre en place, dès cette semaine, un premier changement hyper concret. Avant de démarrer l'épisode, j'ai une nouveauté à te partager. J'ai spécifiquement créé pour cet épisode une fiche ressource. que tu peux télécharger gratuitement avec les exercices de cet épisode. Tu peux la retrouver dans les notes de l'épisode. Encore une fois, c'est gratuit. Tu peux la récupérer pour passer de l'écoute à l'action. Si tu la télécharges, je compte sur toi pour me dire ce que tu as dans la pensée. Allez, on démarre avec le premier exercice. Alors, le premier... sujet que je voulais aborder avec toi dans cet épisode et qui est en même temps arrivé en premier dans notre échange avec mon client c'est sa façon d'accompagner ses propres clients avec les années il a développé une méthode qui lui permet de comprendre ce qui va convenir à la personne en face de lui il sait quelles sont les questions qu'il faut poser ce qu'il faut regarder ce qui doit l'alerté en bref il a développé une super compétence sauf que Cette super compétence, cette méthode, elle n'existe que dans sa tête. Et c'est une des raisons pour lesquelles il hésite à la poser quelque part, c'est qu'il a peur qu'on la lui prenne. Est-ce que tu te reconnais là-dedans ? Franchement, moi je comprends cette réticence. Parce que quand tu as passé des années à peaufiner, à affiner ta façon de travailler, tu n'as pas envie de donner à quelqu'un d'autre le résultat de... tous ses efforts pour qu'il se contente de faire un vulgaire copier-coller pour sa propre boîte. Au final, cette inquiétude, peut-être que tu la ressens ou que tu l'as déjà ressentie, mais ce que je voulais te dire, c'est qu'elle finit par t'empêcher de transmettre l'essentiel de ta boîte, y compris si à un moment donné tu délègues, que ce soit à un être humain ou à un agent IA. Et ce stress, cette peur... elle a un coût hyper concret. C'est-à-dire que tout ce qui nécessite ton expertise, ton savoir-faire, ça continue d'attendre que tu sois dispo pour avancer. Donc si tu te reconnais dans cette situation, il faut que tu distingues deux décisions très précises. La première, c'est être capable de mettre à plat ce que tu sais faire. Et la deuxième, c'est de décider qui va pouvoir y accéder. et dans quelle mesure. Donc, tu peux complètement documenter ta méthode de travail, ce qui fait ta signature, ta touche perso, pour ton équipe si tu en as une, mais sans avoir à la publier partout sur tes canaux de communication. Tu peux aussi transmettre une partie de cette méthode sans donner accès à tout ce qui fait la valeur de ton travail. Ce que je veux que tu comprennes là, c'est qu'en fait, quand tu documentes quelque chose, ça ne veut pas dire que ce que tu as mis, par exemple, 5, 10, peut-être même 15 ans à créer, ça va tenir dans une checklist. Si je te prends un exemple concret, un prestataire de service par exemple. Tu vas faire un premier rendez-vous avec ton client. Une partie de ce rendez-vous est probablement assez standard. Tu vas recueillir des infos que tu as besoin pour faire ta facturation par exemple. Tu lui poses à peu près toujours les mêmes questions. Et tu vérifies certains éléments avant de proposer une suite. Bon, ça c'était standard. Et puis il y a une autre partie qui demande ton analyse, ton jugement. ton esprit critique. Parce que dans ce que ton client va te raconter, tu vas repérer peut-être une contradiction. Tu vas comprendre que dans ce qu'il te demande, il y a un autre problème où tu vas vouloir approfondir un point plutôt qu'un autre. Donc, si dans cet exemple, tu considères que tout le rendez-vous repose sur cette deuxième partie, en fait, tu vas le garder pour toi, forcément. Alors que tu pourrais tout à fait mettre en place un système qui te prépare le dossier, qui recueille les informations ou qui vérifie qu'il ne manque rien. Comme ça, toi, tu interviens juste là où ton cerveau, ton regard fait la différence. C'est comme ça que commence une bonne délégation. En regardant ce qui peut être repris par un être humain ou un agent IA et ce qui demande encore ton intervention. Donc là... Sur ce point-là, tu n'as pas besoin de créer un document de 60 pages. Tu peux repérer une tâche que tu fais régulièrement et commencer par là. Tu peux même prendre l'exemple que je t'ai donné, préparer l'arrivée d'un nouveau client. Pendant 10 minutes, tu notes ce que tu fais, dans quel ordre, et comment est-ce que tu sais que c'est bien fait. Et surtout, tu ajoutes un truc, surtout si tu comptes déléguer, à quel moment la personne ou l'agent IA doit revenir vers toi sur cette tâche. Par exemple, si tu as un client qui ne t'a pas envoyé un document précis, qu'est-ce que la personne doit faire ? Si il te fait une demande qui sort complètement du cadre de ce que tu as prévu au niveau de ton offre, la personne peut répondre jusqu'à quel point ? Si jamais elle a un doute, qu'est-ce qu'elle doit t'envoyer pour que toi, tu aies juste à prendre une décision et qu'elle puisse reprendre le relais ? Je pourrais continuer longtemps avec des questions comme ça, mais l'idée c'est... que tu comprennes qu'en te créant ce type de repères, en créant ce type de repères dans ta boîte, tu vas pouvoir petit à petit remplacer des tâches que tu fais complètement toi-même par quelque chose où tu as juste deux ou trois décisions à prendre. Alors, je te spoil d'avance, tes premiers essais seront peut-être pas très concluants, et c'est normal, parce qu'il y a des choses que tu fais peut-être depuis des années qui te paraissent tellement... évidentes que tu penses pas nécessairement à les expliquer. Et le fait de t'entraîner justement à documenter tout ça, à te préparer à le transmettre, ça va te permettre de les voir, toutes ces choses-là. Donc, cette semaine, ce que je te propose, si tu te reconnais dans ce cas-là, c'est de choisir une seule tâche récurrente. Tu fais une première version de process lisable. Si tu bosses avec quelqu'un, tu lui fais tester. Si tu bosses avec une IA, Pareil, tu lui confies la tâche en question et tu vois le résultat que tu obtiens. Deuxième sujet que je voulais aborder avec toi et notamment avec cet entrepreneur, c'est que dans son entreprise, tout le travail était concentré sur les informations produits. Forcément, pour un e-commerce, c'est normal. Donc, il avait des bons de livraison, des quantités à saisir, la gestion des stocks, les fiches produits à compléter, des infos à faire circuler entre plusieurs outils. et il m'en parlait, j'avais vraiment l'impression d'être au pied de l'Himalaya. Et j'imagine que tu vois très bien ce que ça peut donner. C'est en fait, tu sais que tu dois t'en occuper, mais tu ne sais pas par quel bout le prendre. Donc, logiquement, humainement, tu repousses. Et chaque semaine, ça ajoute un petit peu plus de travail au problème de départ. De ton côté, ça peut être ta base client à remettre au propre. Ça peut être ton onboarding, ton parcours d'accueil qui est à revoir. toutes les informations que tu dois récupérer pour pouvoir bien faire ton boulot. Donc, t'as sûrement une to-do list quelque part où t'as noté des choses comme refaire mon parcours client ou m'assurer que je récupère bien le témoignage à un moment donné. Et t'espères trouver un moment pour t'y mettre. Sauf que ces tâches-là, ça va pas te dire que tu dois le faire mardi à 10h. Ça, c'est un chantier en fait, avec plein de décisions à prendre à l'intérieur et plein de tâches à réaliser. Moi, ce que j'ai fait avec mon client et ce que je t'invite à faire, c'est séparer les sujets. C'est-à-dire ? identifier les infos qui manquent, comment est-ce que tu les regroupes, comment est-ce que tu les centralises, comment est-ce que tu peux les récupérer plus facilement et comment tu les vérifies. Pour lui, ça nous a donné une nouvelle façon d'aborder son travail et rester ensuite à vérifier que les outils qu'il utilise le permettaient. Et surtout, comment ses fournisseurs transmettaient les infos pour qu'il n'y ait plus qu'à vérifier derrière. Je précise tout ça parce qu'en fait, quand on parle d'automatiser son business, mettre des agents IA, on peut s'imaginer très rapidement que la solution, elle est déjà en place. C'est-à-dire que ton IA va récupérer les infos, remplir le tableau, mettre à jour les fiches produits, et ça sera bon. Ça, c'est dans un monde idéal. Mais dans la réalité, il faut quand même que tu penses à regarder quelles sont les données que tu reçois, quels sont les accès dont tu te disposes si tu dois aller les récupérer, et surtout quelles sont les erreurs qui sont possibles. Donc, il faut garder ton esprit critique. quand tu bosses avec ce type d'outils pour te dire à quel moment c'est complet, à quel moment ça ne l'est pas. D'où l'intérêt de décomposer le travail en fait. Donc pour toi, si tu te reconnais dans cette situation, tu prends le dernier client que tu as accueilli ou celui que tu es en train d'accueillir en ce moment, ou alors ta dernière facture que tu as relancée, ou ton dernier livrable que tu as créé, peu importe. Et là, tu vas remonter le temps, tu retraces ce que tu as fait. Où est-ce que t'as trouvé les infos ? Est-ce que t'as fait des copiés-collés d'un endroit A à un endroit B ? Est-ce que t'as dû demander des choses ? Est-ce que t'as attendu quelque chose ? Quelles sont les décisions que t'as prises et comment tu les as prises ? En faisant ce travail-là, c'est un peu laborieux au début, mais tu vas te rendre compte que le plus pénible, en fait, c'est pas la tâche en elle-même, c'est d'aller trouver la bonne info au bon endroit, ou de rectifier une erreur s'il y a une erreur. Donc ce que je te propose là, c'est tu prends 10 minutes cette semaine, tu prends une tâche récente sur un dossier client, tu retraces tout ce que tu as fait et tu identifies le premier changement que tu peux mettre en place. Ça peut prendre un petit peu de temps selon ce que tu choisis, mais l'idée c'est qu'à la fin de ces 10 minutes, tu sais ce que tu as à faire ensuite. Donc l'Himalaya s'est transformé en petit caillou. Et dernier point que je voulais voir avec toi dans cet épisode, c'est quand j'ai parlé... à mon client de sa marge disponible. Alors là, c'est un sujet un peu touchy parce que je te parle pas de sa marge financière, je te parle de sa marge en termes de temps et d'énergie. Et tout le monde n'a pas le même rapport au temps. Lui, ce qu'il m'a expliqué, c'est qu'il avait encore quelques heures dans la semaine. Et juste avant, il m'avait dit que ça faisait plus de 4 ans qu'il avait pas pris de vacances. Donc ça m'a fait réfléchir à ce qu'on appelle avoir de la marge. Parce que, au final, si ces heures... soi-disant disponible, elle suppose que tu dois prolonger tes journées ou tu dois jamais t'arrêter, en fait peut-être que là tu comptes sur une capacité de travail que tu utilises déjà au-delà de ce qui serait convenable pour toi. Donc quand tu vas commencer à faire les exercices que je t'ai listés juste avant, tu vas te libérer du temps normalement, et quand tu vas simplifier tes tâches, tes process, tu vas avoir une question qui va popper dans ton cerveau, c'est Qu'est-ce que je fais de ce temps récupéré ? Allez, je parie que tu connais ce réflexe, parce que même moi, je le vis encore. Tu as une tâche qui te prend enfin moins de temps. Donc tu récupères un créneau dans ton agenda, et tout de suite, tu vas vouloir le remplir. Parce que tu as une idée d'offre, tu as un projet de contenu, tu as une amélioration à faire sur ton business. Il y a toujours un truc utile qui attend. Alors ça peut être des bonnes idées, je ne dis pas le contraire. Te dire que chaque heure que tu gagnes doit être réinvestie automatiquement dans ton business, en fait, ça va te donner la sensation d'améliorer ton organisation, tes systèmes, mais tes journées ne seront pas plus légères. Donc moi, ce que je lui ai proposé à mon client, et ce qui serait hyper intéressant pour toi si tu ne l'as pas mis en place, c'est de mettre en place, c'est d'intégrer une épargne de temps dans ton business, un peu comme un livret A, un PEA ou un CTO. L'idée, c'est qu'une partie du temps que tu vas te libérer, tu décides de le garder disponible. au lieu de le réinvestir immédiatement dans un nouveau projet. Pourquoi ? Déjà parce que ça peut servir à te reposer, à finir plus tôt tes journées. Ça peut te servir à absorber un imprévu sans avoir bossé le soir ou le week-end. Ça peut aussi te servir à t'absenter sans que toute la semaine suivante soit dédiée à rattraper ton retard. Ce que je m'apprête à te dire, ça vient de mes... mes années d'expérience en tant que qualiticienne en milieu industriel, mais je trouve qu'on mesure beaucoup trop facilement ce qu'une amélioration nous permet de produire en plus. Mais on regarde tellement moins ce qu'elle nous permet de vivre autrement. Alors que si t'as structuré ton business parce que t'étais fatiguée, t'étais épuisée, pouvoir prendre une journée sans bosser, c'est un résultat. Et c'est un résultat valable. Si à un moment tu voulais arrêter de répondre aux questions de tes clients le soir ou le week-end, avoir une soirée tranquille, c'est aussi un résultat valable. Donc, ce que je t'invite à faire, vraiment, c'est de choisir de consacrer une partie de tes gains de temps à la croissance. Mais pas la croissance, on se met dans un projet et on continue à charbonner. Moi, ce que je veux, c'est que tu fasses tes choix en connaissance de cause plutôt que de te dire, j'ai... Plein de projets en attente, un peu de temps qui se libère, le projet s'engouffre dans ce temps-là. Donc troisième action, si tu te reconnais là-dedans, si tu as libéré du temps dans ton agenda ou tu as simplifié quelque chose, qu'est-ce que tu aimerais que cette amélioration change dans ta semaine ? Essaie de formuler une réponse précise. Ça peut être finir une heure plus tôt vendredi, garder une matinée sans rendez-vous, ça c'est tellement bien. Pouvoir partir quelques jours sans culpabiliser. ou avoir beaucoup plus de temps pour te poser, pour souffler, ou éventuellement pour réfléchir à des décisions sans le faire entre deux urgences. Une fois que tu as formulé ça, tu bloques le créneau dans ton agenda. Et tu le bloques pour de vrai. J'espère en tout cas que cet exemple client et ces trois exercices vont t'aider vraiment à te libérer du temps. En tout cas, ils sont pensés pour. Moi, ce que je retiens... de cet échange avec mon client, c'est que tu peux complètement avoir une entreprise qui dépend de son dirigeant à plusieurs endroits pour plein de raisons différentes, mais que tu peux aussi commencer à gérer sur un des points qui te bloquent sans revoir tout ton business. Donc si pendant cet épisode, t'as pensé à un truc précis, surtout note-le, c'est important. Regarde si tu peux transmettre des leggings tâches. regarde si tu peux simplifier des choses. Et demande-toi surtout ce que tu voudrais pouvoir faire de ce temps, de cette énergie récupérée. Ok ? Je compte sur toi. Pour t'aider de passer de l'écoute à l'action, je t'ai préparé une petite surprise. Et j'espère que tu es encore en train de m'écouter, sinon tu vas la louper. Cette surprise, elle se trouve dans la description de l'épisode. C'est une fiche ressource pour aller plus loin. Elle va vraiment t'aider à passer à l'action, donc n'hésite pas à la récupérer. Et si tu veux savoir précisément où ton business dépend encore beaucoup trop de toi, tu peux venir calculer ton coefficient liberté. Ça te prend moins de 5 minutes et au-delà d'avoir ton score, tu vas connaître quels sont les deux premiers chantiers à régler dans ton business pour récupérer enfin tes vendredis ou tes soirées en fonction de ce que tu préfères. Le lien est... dans la note de cet épisode. On se retrouve très vite dans un prochain épisode de Work in Process. Et n'oublie pas, si t'as kiffé cet épisode, pense à me laisser un avis 5 étoiles sur ta plateforme des gouttes préférées ou même sur YouTube. Si tu me rédiges un avis, pense à me l'envoyer et j'aurai une autre surprise pour toi qui va t'aider à te libérer beaucoup de temps. Je compte sur toi !