Tanguy El MouahidineFocus Projet Bienvenue sur Focus Projet, le podcast du management de projet. Le management de projet, qu'est-ce que c'est ? Ça va être les différentes techniques et outils qui vont nous permettre de mener à bien nos projets. Planning, coût, risque, gestion d'équipe, changement, communication, définition du besoin. Au fil des épisodes, on va voir tout cela ensemble. Alors que tu sois le directeur de projet de la prochaine Gigafactory, ou que tu te retrouves à t'occuper des projets de ton entreprise en plus de ton travail, abonne-toi. Ce podcast va simplifier la réussite de tes projets. Bonjour, votre projet est en difficulté ? Vous avez besoin de remonter la pente ? Ça tombe bien. On voit ensemble comment récupérer un projet qui a déraillé. Il arrive qu'un projet passe dans le rouge. Comment alors faire pour le remettre sur les rails ? Je vous propose dans cet épisode... quelques conseils issus de mon expérience pour remettre un projet sur le droit chemin. De la prise de conscience au retour d'expérience indispensable, voyons quelques bonnes pratiques pour redresser un projet et la contribution que vont avoir les différentes personnes clés. Avant de pouvoir remettre un projet sur les rails, il faut déjà s'apercevoir qu'il y a un problème quelque part. Ça peut paraître bête comme ça, mais ça n'est pas tant que ça. On se rend souvent compte assez tard que le projet rencontre de réelles difficultés et qu'il est nécessaire de mettre en place des actions pour y remédier. Une des choses importantes à comprendre, c'est qu'au plus on va s'attaquer tard à ces difficultés, au plus il va être difficile de les résoudre. Que l'on soit un membre de l'équipe, le chef de projet ou le sponsor, il est donc nécessaire d'arriver à avoir une vision claire de l'état du projet sans se voiler à la face. Le suivi que vous réalisez est donc un atout. pour détecter les moments où le projet va commencer à dériver et où il va donc être nécessaire de mettre en place des actions correctives. Cela peut se manifester avec un retard qui apparaît, des coûts qui augmentent, ou de manière plus générale, une impression d'avoir beaucoup de problématiques à gérer et pas forcément le temps pour le faire correctement. Maintenant que vous avez pris conscience qu'il y avait un problème dans votre projet et qu'il fallait faire quelque chose pour que celui-ci aille mieux, que faire ? On a toujours envie de prendre des actions très rapidement pour remédier au problème. Mais ce n'est pas forcément ce sur quoi il faut se concentrer dans un premier temps. Il est tout d'abord indispensable d'analyser les causes du problème et pourquoi on est arrivé à cette situation-là. Sans cela, les actions qu'on va prendre risquent de ne pas être adaptées et soit ne vont pas résoudre le problème, soit vont l'empirer ou le masquer. Par exemple, une action courante que l'on prend quand on se rend compte qu'on est en retard, c'est de vouloir augmenter les ressources disponibles pour réaliser le travail. Si c'est réellement un problème de ressources, cela va résoudre le problème. Par contre, si le problème vient d'un manque de préparation, des points bloquants en dehors de votre contrôle, vous allez pouvoir mettre plus de ressources, mais vous n'allez pas avancer plus vite. Au contraire, cela risque d'aggraver la situation du projet, car vous allez dépenser plus d'argent pour avancer à la même vitesse. Avant de mettre des actions en place, il est donc nécessaire de bien analyser les sources du problème. Quels sont réellement les points ? qui font que votre projet avance mal, coûte plus cher ou provoque l'apparition de difficultés. Cette analyse est indispensable pour mettre en place une stratégie permettant de redresser le projet. Un autre point important dans cette situation est l'état d'esprit à avoir. Il est indispensable d'accepter la situation telle qu'elle est dans ses faits. Une erreur très courante est d'avoir un optimiste un peu trop prononcé et penser que les difficultés rencontrées ne vont pas avoir d'impact sur la suite. De manière générale, il faut accepter que le temps perdu ne pourra pas être rattrapé, que l'argent dépensé ne pourra pas être à nouveau utilisé et que les problèmes rencontrés ne vont pas disparaître. Pour arriver à remettre le projet dans le droit chemin, il va donc être nécessaire de reconnaître et d'accepter les erreurs passées ainsi que les pertes sans s'y attarder outre mesure. Il n'est pas non plus judicieux d'essayer de trouver les responsables et de pointer des doigts. Il est nécessaire de se concentrer sur le présent et la nuit. Il est nécessaire de se concentrer sur le présent et l'avenir en adoptant une approche pragmatique et en restant ouvert aux changements nécessaires. Le fait d'accepter sa perte va permettre d'éviter en partie le biais cognitif des coûts irrécupérables ou 5 cost fallacy en anglais. Cela va donc nous permettre de prendre des décisions plus rationnelles et orientées vers l'avenir. D'une manière générale, je tendance à dire qu'il faut accepter de prendre sa perte pour pouvoir passer à autre chose. et remettre le projet dans le droit chemin. Une fois ces choses-là établies, comment aller de l'avant ? Une première étape peut être tout d'abord de fixer de nouveaux objectifs atteignables. Si vous avez bien suivi le point précédent, vous devez avoir compris qu'il y a de grandes chances que les objectifs initialement fixés ne sont plus tout à fait réalisables. Il faut donc accepter de les mettre à jour en concertation avec les différentes parties prenantes. Ces objectifs mis à jour doivent aussi être en relation avec la stratégie qui va être mise en place pour remettre le projet sur pied. Cette stratégie doit être adaptée aux causes des problèmes qui ont été détectés précédemment. Il est donc indispensable d'avoir bien réalisé ce travail. Si l'on n'a pas détecté les causes réelles, la stratégie que l'on va mettre en place ne va pas être adaptée, comme j'ai pu l'expliquer précédemment. La question que vous devez vous poser, c'est donc comment définir cette stratégie maintenant ? L'idée est de repartir sur une phase de préparation du projet en se concentrant sur les causes des problèmes que l'on a rencontrés. On va de cette manière adapter la stratégie de réalisation du projet qu'on avait initialement à partir des problèmes qu'on a rencontrés et des causes profondes. Le but est de trouver des solutions pour ces problématiques et d'y répondre le plus efficacement possible. Par exemple, si l'une des causes de nos difficultés est la difficulté d'obtenir des informations d'une des parties prenantes, Il peut être judicieux d'organiser des réunions de manière régulière avec celle-ci pour pouvoir discuter des points en suspens et obtenir plus facilement les informations, ou il peut aussi être envisagé de mettre en place des relances de manière plus systématique afin d'obtenir des réponses plus rapidement. L'équipe projet est une clé de la réussite du redressement du projet. Il est nécessaire de l'impliquer dans la recherche de solutions aux différents problèmes. mais aussi dans la recherche des causes profondes qui ont pu déclencher ces problèmes. Garder l'équipe motivée et impliquée face à ces défis peut être un challenge, mais cela reste nécessaire. Il faut donc éviter toute chasse aux sorcières ou essayer de trouver des responsables pour les problèmes qui ont pu arriver. Même si des erreurs ont pu être commises, il faut les accepter et faire en sorte qu'elles ne se reproduisent pas par la suite. Une erreur courante est de se mettre à régler ses comptes dès qu'on rencontre ces problèmes-là, avant de chercher des solutions. Cela sera peut-être bon pour votre ego, mais cela ne fera pas avancer les choses pour votre projet. Alors maintenant plus que jamais, il est nécessaire d'instaurer un environnement où le feedback est bienvenu et où les idées sont toutes prises en compte. Dernière chose concernant l'équipe, un projet s'apparente plus à un marathon qu'à un sprint. Alors il n'est pas forcément judicieux d'essayer de faire courir toute votre équipe à la allure d'un sprint pendant la fin de votre marathon. Pensez à ménager vos collaborateurs et évitez de trop transmettre. la pression que vous pouvez avoir. Maintenant qu'on a parlé de l'équipe, qu'en est-il du chef de projet ? Une question qui revient souvent, est-il nécessaire de changer de chef de projet dans cette situation ? C'est une tentation que le management peut avoir. Couper la tête du chef de projet et mettre quelqu'un d'autre à sa place en espérant que ça se passe mieux. Mais c'est aussi une action très risquée pour le projet. Le chef de projet a une connaissance importante de son projet. Cette connaissance est nécessaire pour résoudre les problèmes auquel le projet est confronté. Si le chef de projet est remplacé, il sera d'autant plus difficile pour son remplaçant de se réapproprier le projet et de connaître les différents tenants et aboutissants. Cette phase d'apprentissage va ralentir la mise en place d'une stratégie pour redresser le projet et celle-ci risque d'avoir des angles morts liés à la méconnaissance de certaines informations. Pour moi, il y a deux cas où il peut être judicieux de changer de chef de projet. Le premier, c'est si le chef de projet n'arrive pas à se remettre en question, ne reconnaît pas les erreurs qui ont pu être faites et n'est pas prêt à faire différemment. Sans cela, il va être très difficile de prendre les actions adéquates pour faire en sorte que cela aille mieux. Le second cas, c'est si, d'un point de vue relationnel et politique, avec le client ou certaines parties prenantes, vous devez montrer un changement. Dans ce cas, il peut être nécessaire de nommer un nouveau chef de projet. Par contre, dans ce cas de figure, Il est judicieux de garder le chef de projet initial au sein du projet et de le ménager pour qu'il fasse partie de la solution. Cela permettra de conserver sa connaissance et d'être plus efficace. Comment faire alors si on garde le responsable initial du projet ? On en arrive au point suivant qui est l'importance du soutien du sponsor à l'équipe projet. C'est pour moi l'une des clés d'un redressement réussi. Pareil que pour l'équipe projet et son chef, il faut que le sponsor arrive à accepter les choses telles qu'elles sont et soit prêt à aller de l'avant. Dans cette situation, le sponsor doit s'investir un peu plus dans le projet. apporter un regard différent, challenger l'équipe et être force de proposition. Une formule qui marche bien, c'est d'accompagner le chef de projet et son équipe avec un conseiller extérieur au projet pour la recherche des causes, la mise en place d'une stratégie et le début de son déploiement. Dans l'idéal, ce conseiller est le sponsor, mais il est rare qu'il ait suffisamment de temps disponible pour réellement avoir ce rôle. En alternative, on peut missionner Un chef de projet chevronné qui n'a pas été impliqué sur ce projet, ou éventuellement prendre un consultant extérieur. L'avantage de cette formule, c'est que l'on va avoir une personne qui n'aura pas l'affect et l'historique du projet, et qui sera à même de poser des questions bêtes qui ne le sont généralement pas forcément. De cette manière, on limitera les biais et prendra des décisions plus rationnelles pour la remise du projet sur pied. Une fois que le projet est à nouveau sur les rails et qu'il arrive à son terme, il est indispensable de faire un retour d'expérience approfondi sur les problèmes qui se sont produits, les causes détectées et l'efficacité des actions qui ont été mises en place pour établir le projet. C'est ce retour d'expérience qui permettra de ne pas reproduire les mêmes erreurs à l'avenir. Malheureusement, je pense que celui-ci est trop rarement fait. On a souvent tendance à vouloir passer à autre chose et enterrer les difficultés qui se sont produites. Autant, au moment où on gère la crise, je pense qu'il est important de se concentrer sur l'avenir, autant, une fois le projet arrivé à son terme, il est nécessaire d'analyser comment on est arrivé dans la situation difficile qu'on a dû surmonter et quelles ont été les actions efficaces pour y arriver. Là aussi, l'idée n'est pas d'être vindicatif et de chercher des coupables, mais de se concentrer sur les faits. et de trouver comment faire mieux la prochaine fois. Voilà, ce sont mes principaux conseils pour remettre sur pied un projet qui a été planté. Les principales choses à retenir, plus on prend la situation en main tard, plus il sera difficile de redresser le projet. Il est donc important d'avoir un bon suivi pour pouvoir réagir rapidement. L'état d'esprit est important. Il faut arriver à être rationnel et être prêt à se remettre en question. Il est aussi important de prendre le temps d'analyser les causes et difficultés. Cela est indispensable pour mettre en place les correctifs adéquats. Les actions mises en place sans traiter les causes auront tendance à empirer les choses plutôt qu'à les améliorer. Le rétablissement du projet est l'affaire de tous. Le sponsor, le chef de projet et toute l'équipe projet. Sans l'implication et l'alignement de toutes les parties, les choses seront beaucoup plus compliquées. Dernier point, prenez le temps de faire un retour d'expérience sur ce qui s'est passé. Sans cela, il y a de fortes chances pour que vous rencontriez les mêmes problèmes dans le projet suivant. Voilà, c'est tout pour aujourd'hui. J'espère que cet épisode vous a plu et vous sera utile si vous avez un jour à remettre un projet d'aplomb. Vous avez d'autres conseils qui peuvent être utiles dans cette situation ? Vous pensez que les recommandations que j'ai faites ne sont pas judicieuses ? Venez en discuter sur l'Ubidin et partagez votre point de vue. Si cet épisode vous a plu, vous souhaitez en apprendre plus sur le management de projet, abonnez-vous à Focus Projet et partagez ce podcast à vos collègues.
